实物档案的收集与管理.doc

1、1实物档案的收集与管理摘 要：实物档案是指记录和反映各企事业单位、团体组织在生产、科研、经营、管理等各项工作活动过程中形成的奖杯、奖状、奖牌、证书、旌旗等，实物档案是企业档案一个不可或缺的类别，但多年来实物档案的重视程度较之其它门类的档案，相对来说是比较薄弱的，现就试从目前现状、加强管理两个方面对如何做好实物档案的管理工作，提出了自己的一点个人见解。 关键词：实物档案；收集；管理；重要性 现在许多企业对实物档案的重要性有了一定的认识，并对实物档案管理作出了具体规定。但在实施过程中反映企业经营与发展的实物档案并没有得到全面收集，流失缺口大，所收集到的实物档案在管理上没有真正意义上的到位，致使库存

2、的实物档案不能全面反应实物档案的价值存在，实物档案服务企业经营发展的作用有限 。 （一）实物档案归档意识不强，管理状况明显滞后于其它类别的档案。由于人们对实物档案的重要性不甚了解，缺乏应有的归档意识，致使许多有保存价值的实物散落在各个部门，有的甚至丢失或损毁，严重影响了实物档案的齐全完整，给综合利用留下一定的空白点。实物档案由于其产生时间的不确定，难以形成规律性，具有相对的不可预见性。加之实物档案形成部门归档意识较为薄弱，相关规章制度不健全，信息渠道相对不畅通，直接导致实物档案延时归档，使其收集范围的齐全与2完整难以有效保障。 （二）实物档案的价值体现不足，利用效果不明显。由于实物档案的利用部

3、门相对集中，多数人不了解甚至还不知道有这样一类档案，所以实物档案的利用率较其他档案来说相对就偏低一些，其有效价值也未能充分体现出来，实物档案的历史记录性、凭证作用也没有真正发挥出来。 （三）实物档案的保管条件不符合要求，库房容量严重不足。由于实物档案不同于其它类别的档案，它主要由奖牌、奖状、奖杯、证书、锦旗等形态各异、大小不同的实物组成，是不能出现叠加堆放或挤压碰撞等情况的。由于一些单位对实物档案管理不够重视，没有专门的库房去存放，因此造成收集来的实物档案难以按管理标准摆放，严重影响了实物档案管理与利用。 （四）文物成为档案是有条件的。只有那些铸刻了文字符号，从而记录了特定社会生活内容的文物才

4、是档案。譬如金石档案，所以被认可为档案，理由不在文物本身，而在文物上的文字。这些文字实际上形成了一种文件，是铸造或刻写在实物上的特殊文件。而文物本身则是文字这种载体的载体。因此，文物成为档案，其实质并不是实物成为档案，而是附着于实物上的文字材料成为档案。同时，把实物作为档案是不符合档案自身的发展规律的。如果将实物纳入档案管理范围，那就只会是扩大管理空间，降低管理效益。 （五） “实物档案”这一概念的出现，违背逻辑学原理，是种，属概念的混淆。因为， “档案”是属概念， “实物档案”是种概念。从种、属3概念的外延关系来看，每一个种概念的外延都完全被包含在它的属概念的外延之中，属概念的外延比它的每个

5、种概念的外延要大。而作为种概念的“实物档案”的外延却比作为属概念的“档案”的处延大。 “档案”的外延只包括有原始记录的实物，上面没有原始记录的实物，就不属于档案范畴。 从实物档案的管理现状分析可以看到企业实物档案存在的诸多问题，阻碍了实物档案管理水平的提升，严重限制了实物档案价值体现。企业只有下大气力不断加强实物档案的收集与管理，使实物档案工作逐步步入制度化、规范化的建设轨道，才能更好地体现实物档案的查考价值。 （一）加强收集工作，提高全员归档意识。建立健全企业的实物档案管理制度，把实物档案明确纳入收集范围，加强与相关单位的沟通，及时了解可能产生实物档案的有关动向，积极采取年度收集与随时收集相

6、结合的方法，允许获奖单位临时摆放，但要定期移交到档案管理部门。档案管理部门要认真做好实物档案的管理工作，增强工作的主动性和责任心，加强宣传力度，全方位提高员工的归档意识，以确保实物档案能够及时完整的收集归档。 （二）拓展利用途径，体现档案价值。做好实物档案的利用工作不仅可以发挥档案的原始记录性作用，还可以通过实物档案的展示，充分体现处实物档案与企业文化之间的密切关系。在满足实物档案正常的利用需求外，还可以结合本单位的实际情况举办专题性展览，有条件的单位还可以建立企业荣誉展厅。档案部门也可以充分利用多媒体技术与实物相结合的途径，以播放、展览等多种方式来宣传、展示反映企业在生4产经营过程中所取得的

7、重大成果，为企业员工提供一个全面了解企业的动态平台，从不同的方面、不同的角度彰显企业的实力。 （三）加强库房管理，确保实物档案的安全与完整。实物档案由于种类的不同，其体积、形态各异，其库房管理也应具有一定的针对性。对已归档的实物档案要按照其内容、性质及实物的形态等进行分类整理，并做好实物档案的著录及档号的编制工作。实物档案的库房要严格按档案保管的“八防”要求去做，并根据保管载体的不同，设置与其对应的保管条件，以适应库内实物档案的保存需求。在定制库房柜架时应根据库房的实际空间并结合实物档案的特点，采用不同的存放柜架来存放实物档案，确保实物档案安全保管，合理存放，便捷利用。对企业获得的荣誉类实物档

8、案可视利用率的高低分别摆放于不同的架位，有条件的企业还可以将实物档案通过拍摄的手段将其转换为数字档案，以便于快捷方便的提供借阅和利用。 综上所述实物档案的特点是能够比较直观、鲜明的反映出在某个特定阶段的工作过程中取得的成果，与其它类别的档案共同记录了一个企事业单位或个人的发展轨迹。实物档案收集的难点是散与乱，加强全员归档意识是做好收集工作的关键，与相关单位的沟通交流是做好这项工作的基础。只有认真做好实物档案的管理工作，才能确保档案资源齐全、完整，充分发挥实物档案直观、易懂、有较强说服力的宣传作用，为促进企业的发展提供更加全面、完善的史料，以充足的馆藏，记载企业的成长历程。 “实物档案”说，一直

9、为档案学界所关注。 “实物档案”说是否具有科学性，不仅关系到档案学学科的基础理论建设，而且也关系5到档案收集范围的界定。笔者认为，综合档案馆实物收藏所以引人瞩目，关键在于当前档案展览的频繁举办、行业博物馆的争相建立和文化产品的尝试开发等创新举措，引发档案界对馆藏档案资源建设的热切关注。本文试图就这一情况，结合工作的实际提出一些建议，以求教于同行业专家学者和有关人士。 参考文献 1徐拥军.从档案收集到知识积累M.是由工业出版社，2008：6-24. 2张华丽.基于 J2EE 的档案管理系统设计与实现J.现代商贸工业. 2010：14-17 3周玉玲.纸质与电子档案共存及网络环境电子档案管理模式J.中国科技博览，2009：44-46 4张寅玮.甘肃省电子档案管理研究D. 兰州大学，2011：30-42 5汤星群.基于数字档案馆建设的两点思考J.档案时空，2005：23-28 6杜献峰 . 基于三层 B/S 结构的档案管理系统开发 J. 中原工学院学报，2009：19-25 7刘冬立.基于 Web 的企业档案管理系统的设计与实现D.同济大学，2007：14-23