谈如何进一步加强新时期高校基建档案管理工作.doc

1、1谈如何进一步加强新时期高校基建档案管理工作摘 要：高校基本建设项目档案是在基建工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体等材料。基建档案作为一个独立的高校档案管理门类，随着高校基础设施建设的蓬勃发展， 每年新增的基建项目越来越多，基建档案的管理工作也因此暴露出了一些问题。为此，如何做好基建项目档案的管理工作，确保项目档案系统、齐全、完整、准确，是档案管理工作者责务旁贷的义务和责任。下面笔者结合工作实践，谈几点自己的认识。 关键词：高校；基建档案；管理 1 高校基建工程档案的内容 （一）综合性文件。主要包括上级批准文件；计划任务书；工程地质、水文、气象、地震等文件资料；征地

2、、拆迁安置等文件资料；项目的方案及初步设计文件资料；规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料；工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书；工程竣工验收及质量鉴定文件资料；工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。 （二）土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告；图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料；项目的施工组织设计；监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等；原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料；混凝土、砂浆等配合比及试验报告；工程质量检验及评定文件材料；工程质量事故记录及2处理的文件材料；施工技术总结等。 （三）竣工图。主要包括总平面布置竣工图；室

3、外各种管线竣工图；建筑工程竣工图；装饰工程竣工图；结构工程竣工图；给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。2 高校基建档案管理中存在的主要问题 （一）管理制度不严格，缺少制度保障。虽然国家颁布了高等学校档案实体分类法和高等学校档案工作规范 ，但由于基建工程涉及多个部门，在档案管理工作中缺乏统一的约束机制和调控手段，导致档案工作难落实，管理人员敷衍了事，消极应付；归档滞后、拖拉甚至遥遥无期。 （二）档案管理意识淡薄，归档质量不高。在实际建档工作中，往往由于档案员的档案管理意识不强，基建存在许多问题上。首先，归档的文件内容质量低，许多材料不符合归档要求，如一

4、些具有凭证作用、法律效力的关键文件都是复印件，不追朔原件、盖章都不全、失去原有作用。其次，文件归档材料、纸张大小不统一。个别材料用铅笔、圆珠笔书写，字迹模糊。另外，还有竣工图没有加盖竣工图章，竣工图中相关责任人审核签署漏缺严重，竣工图章不符规格，存档图纸不全和被严重磨损，不能真实准确反映工程实体的实际情况。不少材料分散在承办人和技术员手中，需向知情人询问才得已纠正，其中设计变更、施工记录等散失最为常见。 （三）纸字档案利用存在弊端。基建档案的材料套数多及复杂性，3在长期利用中提供档案原件和复印件时，许多图纸破损严重，且已无其他备份可供复制，另外，往年基建档案人员，考虑到避免在利用过程中遗失、缺

5、漏等问题，将每一个项目的同种图纸用线装订在一起，这样，虽然保证了每一个项目档案的完整性，但利用起来不方便，图纸又大又多，给复印带来极大的难度。 （四） “人才短板”成为基建档案数字化建设的重要因素。目前大多数高校都在进行“新校区”建设，基建部门和档案管理部门的人员较少，能分配给专职的档案管理人员更是严重不足，既熟悉基建业务又熟悉档案管理知识的人员更是少之又少。而作为一名基建档案管理工作者，应能在了解基建工作流程的基础上，掌握文字信息处理技能和熟悉数据库技术，因为“新校区”建设工程浩大，没有相应地信息化管理手段易导致资料的遗失，这一点普遍存在于建设单位和施工单位。 3 高校基建档案管理的对策 （

6、一）完善基建档案管理各项规章制度，是做好基建工程档案归档的前提。一个工程项目的档案资料收集齐全与否，完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中，使档案工作做到 “有法可依，违法必究” ，这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度 化前提。高校要结合本校的工作实际，制定出一套切实可行的规章制度，并经常进行检查、督促。在实际运作中，因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。坚持档案部门与基建部门相结合，齐抓共管做好基建竣工归档工作，明确管理职责，深化职能，落实到人，严格按照基建档案的管4理程序做好每一个工作环节。 （二）增强档

7、案归档意识，提高基建部门归档档案的质量是关键。做好基建档案管理工作必须要建立以基建处（室）为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员职责。基建处（室）作为基建管理者和基建档案形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。从基建工程初始就与建立档案同步进行；工程建设过程要与竣式材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。提前介入随时跟踪项目进度，减少档案材料分散时间，达到每阶段工程完成及时收集归档。 （三）加大基建档案的数字化建设步伐，实现基建档案的信息化是目标。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，传统的纸质归档方式已跟不上现代档案信息资

8、源的收集的发展，因此，对高校基建档案收集的质量、查找利用上都提出了更高的要求。怎样把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，加大设备配备上的投入力度，添置和更新计算机、工程复印机、扫描仪等硬件设施，是进行高校基建档案信息化管理的前提。引进配备合适的档案信息管理软件和计算机专业技术人员是保障。加快对基建档案综合性文件；土建工程及水、电、设备安装工程施工文件；竣工图进行数字扫描转换工作，建立基建档案数据库，逐步实现基建档案归档自动化、馆藏数字化和利用现代化。 （四）加强基建队伍建设，提高

9、专业化管理水平是保障。首先对于5专业性强的管理岗位，逐步实行持证上岗制度。加强对专业技术人员的岗位培训。对重要岗位应实行轮岗制，基建部门负责人应实行 5 年一轮岗，基建部门内部的其他工作人员也要创造条件，定时进行岗位轮换。其次是引进高层次、高技能、创新性和复合型计算机管理人才，推动高校基建档案数字化、信息化进程。 总之，基建档案是高校的宝贵财富，是高校基本建设工作的真实记录和历史凭证，也是今后维护、管理、改建、扩建和资产评估的依据。因此，我们作为档案的管理者，必须把严好质量关，维护基建档案的完整、准确、系统、安全，不断地提高业务水平和服务质量，使?校档案为我们国家的经济发展和高等教育事业发展提供更好的服务，做出更大贡献。 参考文献 1林端庄；高校基建档案科学化管理探析J；福建建设科技；2007（2）.62-63 2陈晓伟，吴欣；高校基建档案管理存在的问题及对策J；机电兵船档案；2009（3）.45-46 3张家妹；新形势下加强高校基建档案管理的思考J；西安邮电学院学报 ；2009（6）.83-84.