新时期的政府采购档案信息化管理.doc

1、1新时期的政府采购档案信息化管理摘 要：目前，信息技术正以高速发展的趋势影响着人们生活的方方面面，而人们也享受着信息技术带来的全新信息服务环境。信息技术的广泛使用，逐渐成为当今社会科技发展的核心。信息技术核心化的发展为政府采购档案管理的现代化提供了保障和资源。本文将针对新时期政府采购档案的信息化管理进行阐述，希望对政府部位工作的开展提供一定的理论基础。 关键词：新时期政府；采购档案；信息化管理 信息技术的发展为新时期政府采购档案的创新管理提供了可能，本文我们将结合政府档案采购工作现状、政府采购档案信息化管理优势以及实现档案采购的创新化管理等问题展开阐述，以供参考。 1 新时期的政府采购档案信息

2、化管理现状 1.1 管理人员专业素质有待提高 新时期政府采购档案的管理人员如何适应信息时代的发展？这是管理人员首要考虑的问题，解决这个问题还是要从管理员本身出发，提高自身的专业技术与素质才能从根本上解决这个问题！提高档案建立意识，如果管理员不能树立一个良好的档案建立意识，将很难意识到档案收集的重要性，最终导致管理员对档案出现的情况不能进行及时有效的掌握与处理。另外，管理员一定要进行专业的管理知识培训，掌握档案管理专业知识，懂得控制与维护档案信息资源的有效性、可靠性与实时性，2根据电子档案的特性进行信息的有效收集管理，提高档案管理工作的整体水平。随着计算机的不断发展，档案管理员的计算机录入知识已

3、经得到普及，但是这并不意味着每个人都能很好的操作，相反，管理员对于相关软件及数据库的掌握还有待提高，除此之外，知识结构老化与服务技能单一的情况依旧存在，政府一定要对这些问题进行改进，因为这种落后的技能已经不再适用信息技术应用的新要求。 1.2 档案信息化建设的不规范性 纵观大局，我国政府采购档案的信息化建设其实还处于起步期，这就导致了管理员在对档案的管理上具体操作不规范的现象，说到底还是因为政府统一管理机制的缺乏，最终造成了各个集中采购机构采购档案的规范性差、开发性差、服务性差、共享性差的局面，而这种情况下的信息系统与网络建设形势并不能与采购档案信息资源共享的要求相适应。再具体的操作过程中，有

4、的机构甚至会出现将信息化仅用于采购档案的录入，这样无疑造成了人力、财力、物力的浪费，极大的降低了利用率。1.3 安全保障的缺乏 这种安全保障的缺乏主要体现在两方面，一方面来源于档案管理安全意识的缺乏，另一方面来源于管理方法的缺乏。管理员对档案管理认识的模糊性，往往造成采购档案信息丢失泄密的情况发生，给政府部门甚至国家带来严重的损失。信息技术在档案管理中的运用为新时期政府采购档案管理提供了高效、快捷的管理方法，从而大大提高了档案采购的工作效率，但是需要特别注意的是，一方面信息化的应用提高了采购3工作的地位与作用，另一方面它也带来了一定的安全隐患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，这些事件的发生都极易

5、影响档案的准确性与安全性。 2 新时期的政府采购档案信息化管理的优势和重要性 2.1 传统的档案管理具有数据大、分类复杂等缺点，造成了查询时间的耗损，另外，传统档案的纸制性，十分容易受到潮气与虫害的侵扰，从而导致了档案资料存放的不长久性，传统档案这种费时费力的管理已经相当落后，不能适应社会发展的需求。 2.2 新时期的政府采购档案信息化管理在中学美术档案管理上的运用，将在很大程度上弥补传统档案的弊端。 （1）便于查阅：新时期的政府采购档案信息化管理使得档案进行统一的信息化管理，其完整性便于查阅； （2）节省空间：这种信息化的管理节省了资料储备空间，不用再大费周章的进行大空间的归纳， ，与传统的

6、纸质资料分类相比有明显的优势；（3）利于维护：信息化管理的有条不紊性，更加方便了管理员对相关档案的维护，提高了管理效率； （4）节省劳力：传统管理的复杂性往往需要在对档案的管理上花费相当多的精力，投入一定的劳力，但是信息化管理运用的简单化与精细化具有方便快捷，效率高的特点，节省了劳力； （5）方便检索：信息化管理的另一大优势体现在使用上，传统的资料查阅需要自己深入到各大查阅室，然而进行一一勘察，而信息化管理4则可以直接通过编制检索工具，进行关键词的直接查阅，大大提高了工作效率。 （6）通过政府采购档案的信息化管理，对于教育培训机构而言，将会实现全国性教育平台的构建，同时实现学校与图书馆在线统一

7、的局面，最终得以接入互联网和政府教育平台；最重要的是，政府通过自己出资的方式对教育资源进行购买，然后提供给学校和学生；针对性的加强信息技术能力的教育和培训，以适应信息时代的挑战。 2.3 政府采购信息化与传统最大的不同就是，它是依据计算机为基础实现现代化管理模式，其将快捷性与有效性集于一体，利用网络平台提高了办事效率，节省了办事时间，真正的造福于人民。此外，随着信息化的日益发展，政府也日渐重视采购档案信息化作，并逐渐形成了跨地区、跨行业、跨部门的联合采购，形成了规模的集中采购。档案信息化管理的运用服务了大众，这是档案现代化发展的客观要求，也是社会信息化的重要要求。 3 新时期政府采购档案信息化

8、管理的创新对策 3.1 加强管理意识 提高管理员的档案管理意识是整个档案完善工作的第一步，也是关键一步，因为只有扭转管理员的思想意识才能为信息化档案采购工作的积极进行打好基础。这种管理意识包括管理员的现代化意识、信息化意识、计算机管理意识等等。另外，政府应该对以往的档案进行科学系统的完善，以网络计算为依托，实现信息化的档案管理系统，政府管理员要充分发挥自身的主动性，积极利用信息化成果进行档案信息资源的开5发，把不同层次、不同部门的办公都实现自动化，将其纳入统一的档案信息化系统管理之中，促进管理工作水平的提高。 3.2 提高档案信息化安全保障 政府一定要对档案做好针对性的安全保密规定，以防档案信

9、息的流失，充分确保档案的安全性与完整性。对网络进行必要的防火墙、防毒软件、入侵检测系统的安装，从根本上保障系统的安全。 3.3 提高管理员技术水平 管理员技术水平的高低直接影响着政府采购档案的信息化建设，因此，提高管理员技术水平是实现采购档案工作创新的关键所在。新时期政府采购档案管理的信息化创新要求管理员必须具备坚实的理论知识、专业素养以及现代信息技术，这种复合型人才的打造才是当前政府部门提高档案管理水平的必胜法门。在职学习、脱产培训、外出进修等等都是提高管理员水平的方式，只有不断的更新专业知识，才能适应新时代提出的新要求，从而推进政府采购档案信息化管理工作的开展。 3.4 档案管理规范化 加

10、强档案工作的规范化管理，实现档案管理标准的统一化，提高工作效率。同时，政府部门一定要解决好电子文件与纸质文件“双套制”保存的问题，实现两者之间的“通道”建设，针对两者之间的特点，制定符合现实的管理规章制度。 4 结语 随着社会经济的日益发展，政府采购档案信息化管理也要必须符合新时期的发展要求，在充分利用信息化成果的基础上，实现政府档案采6购管理工作的创新，最大程度的保障档案的安全性与完整性。本文对新时期政府采购档案信息化管理方法的研究与阐述，希望对相关部位工作的开展起到一定的借鉴作用。 参考文献 1刘颖梅. 政府采购档案管理的信息化建设J. 办公室业务，2012，11：116-117. 2邓显章. 浅谈政府采购档案管理的重要性J. 办公室业务，2013，11：177. 3周锦云. 档案管理系统的设计与实现D.电子科技大学，2013. 作者简介 邱静，女，汉族，四川省资阳市，档案馆员，凉山州政府采购中心，研究方向：政府采购档案。