也谈档案管理中的前端控制.doc

1、1也谈档案管理中的前端控制摘 要：前端控制理论是目前档案学研究的一个重要课题，也是档案管理体系建设的重要基础和保障。本文旨在从历史性、全面性、控制性与前瞻性原则出发，分析与探讨前端控制理论的含义和本质，并就档案管理工作中前端控制的运用进行浅析。 关键词：档案管理；前端控制；本质；运用 随着当前知识经济和信息技术的高速发展和档案事业地位的逐步提高，越来越多的人将目光投向档案管理工作和其对应的学科档案学，广大档案工作者们在进行档案管理理论研究和工作实践中，积极探讨和建立新的管理理论和体系，在这一背景下，前端控制理论由此被提出和应用。 1 前端控制从何而来，其含义是什么？ 前端控制理论是由法国著名档

2、案学者 C?诺加雷提出的，在传统的档案管理模式下，文件和档案是“分而治之” 、 “分工又分家”的，这种模式表现为：各类文件的日常管理工作是由“上游”的文书管理部门进行管理， “下游”的档案部门对其进行管控则是在文件办理完归档手续成为档案之后才相继展开的，在这一模式影响下，档案管理部门接受各类文件十分被动，没有任何主动权，归档文件的质量（即真实性、完整性、有效性、可靠性等）如何保证就成为困扰档案管理部门的一大难题，源于此，档案管理部门需要重新审视和更加重视这一问题，并需要提前介2入文件管理工作，也正基于此，作为当时法国国家档案馆总保管员的 C?诺加雷就指出：档案工作者要重新考虑他们在文件生命周期

3、中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。 凡事预则立，不预则废。所谓前端控制，是指档案工作人员根据“文件生命周期理论”和“全程控制”理论，对于应归档文件进行的“提前介入”和“超前管理” ，即是按照文件形成之前文件形成文件整理文件归档文件转化为档案档案管理这一系列节点和整个过程进行统一规划和部署，把涉及文件管理和文件控制的各项功能提前“预埋”入文件管理和流转系统之中，在这个系统中一直对文件的流转进行各项管控，并将这个管理延伸至档案形成和维护阶段。 2 前端控制究竟是为了做什么？ 前端控制的目的是如何保证文件归档后转化为档案后的各项特质（真实性、完整性、可靠性和有效性等） ，无疑，前端控制

4、是保证档案管理质量和提高档案管理水平的重要工具。然而，前端控制究竟是要做什么，它的使命和精髓是什么，很多广大档案工作者对此是心存疑惑的。其实对于文件的“档案化” ，或者说是“档案化管理”就是前端控制原则的本质，也就是说要充分保证确保文件的质量（即真实性、完整性、可靠性和长期有效性等档案特质） ，保证档案化管理在这些文件在归档成为档案前就开展。充分认识和理解前端控制的这个精髓，可以避免档案工作人员按照日常工作惯性解决各类问题，并全过程监控文件的生成和流转等各项环节和细节，使其每一件文件都具备成为档案的资格并能及时转入档案管理的阶段。由此可见，前端控制理论所提倡的“档案化”和3“档案化管理”理念对

5、文件和档案管理工作意义重大，影响深远。 3 笔者关于前端控制的几种应用方法推介 在经济环境的改变及“文档一体化”的发展趋势下，文件归档过程中出现诸多严重的问题和现象：例如文件归档不完整；文件归档不及时；文件归档质量不合格；缺乏文件整理标准和规范指引；混用文件格式；归档文件不完整等，凡此种种严重增加了档案管理的难度，一直成为档案工作者管理工作中的令人棘手的“拦路虎” 。由此可见，前端控制的思想是档案学研究和档案事业发展到一定阶段的必然产物，它的应用必将对推进各项档案工作的开展产生重大的影响。因此，如何运用前端控制理论开展档案工作是摆在我们面前需要认真思考和着手解决的问题。 3.1 培养档案队伍，

6、提升其职业操守和业务水平 “人”在各项工作中扮演着主角，影响前端控制的重要因素首先是“人” ，也正基于此，档案工作人员需要具备良好的职业操守（即具备高度的工作责任感和严谨的工作作风）和专业水准的业务水平（即具备档案专业知识，精通文字处理能力） ；同时信息技术的发展日新月异，档案工作人员要紧跟节奏，及时适应现代信息技术对档案管理工作的影响力和推动力，在档案管理理论学习和研究的同时，还要重点加强对于信息技术、网络技术、办公自动化、文书处理等相关专业知识的学习，以更好地开展各项档案工作。 另一方面，诸多档案兼职人员因处于文件管理的“上游” ，对各类文件管理业务以及文件处理事务中出现的问题了然于胸，因

7、此档案工作人员要多组织对于兼职档案人员的业务培训，从文件的收集方式、整理规4则、归档要求等各方面业务进行专门培训，藉以提升兼职人员的专业业务水平和技能，使文件管理工作科学管理，并能得到有效控制，为日后档案管理的各项工作打下坚实基础，做好保障服务工作，最终实现档案队伍不断进步和档案事业的长足发展。 3.2 尽快实施“走出去”战略，内部日常沟通“常态化” 以前端控制思想为指引，传统档案管理模式开始转变，档案工作提前至文件生成和生成之前的设计阶段，基于这一模式的转变，前端控制理论对各文件管理人员的职业素质和专业能力的要求更加严格，对于业务标准和业务培训的需求更加突出，档案管理人员要根据这种情况及时实

8、施“走出去”战略，加强到文件生成和管理部门进行调研和业务指导的力度，对文件管理各节点进行相应的具体指导，提出标准性和规范性的要求，对调研和指导过程中发现的影响文件生成和管理的各项业务流程进行汇总分析，并及时完善和改进，协助加强文件管理的内部控制。 3.3 以基础制度建设为“抓手” ，狠抓前端控制 前端控制的实施离不开标准化和规范化的指引和助推，专业、良好的制度规范是前端控制顺利开展的基础。以我司为例，为提升集团公文处理工作效率、推进公文处理标准化和可执行化，根据党政机关公文格式 、 归档文件整理规则等十余项国家和行业内规范性文件，同时与公司实际管理情况相结合，我司组织专业资深人士编制了XX 集

9、团公文处理办法 。该办法中明确规定了公文分类、公文保密、公文格式，行文规则，收发流程、文件整理及归档要求，使前端控制有章可循，有法可依，保证了归档文件的各项质量要求，极大地提升了我司行政管理5部门公文事务的办理效率和公文的保密安全，为文件归档后档案管理各项业务提供了极大的便捷条件。 在文档一体化和电子文件快速发展的今天，前端控制作为档案管理的重要抓手和“助推器” ，其在档案体系建设中的指导意义更加深远，辅助作用更加明显，我们广大档案工作者在今后各项档案工作中，一定要充分认识和利用这个“犀利”的工具，在各行业中为档案事业做出更大、更多的贡献。 参考文献 1詹姆斯?罗兹著，孙钢译，何嘉荪校.档案和文件管理在国家信息系统中的作用文件档案管理规划（RAMP）研究C.浙江档案，1984，6：32 2冯惠玲.档案学概论M. 2nd， 北京：中国人民大学出版社，2006 3邓绍兴，陈智等.档案管理学M. 2nd， 北京：中国人民大学出版社，1999 4薛四新，杨艳等.现代档案管理基础M. 1st， 北京：机械工业出版社，2007 5吕元智.关于文件“前端”控制的几个问题J.图书情报知识，2002，6：37-38