企业人力资源管理信息系统与人事档案管理初探.doc

1、1企业人力资源管理信息系统与人事档案管理初探摘要：人力资源管理信息系统和人事档案管理之间存在着某种内在的联系，本文主要围绕这两者之间的关系，分析了企业人力资源管理信息系统中的人事档案管理所存在的问题，并且针对这些问题提出了相关的解决方法。 关键词：企业；人力资源；人事档案管理 中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-00-01 在企业人力资源管理中，人事档案主要是为人力资源管理提供信息数据，在人力资源管理信息系统中来使自身的内容得到充实，这样就为企业的人力资源管理提供了很大的便捷，然而现在很多企业的人力资源管理信息系统中，人事档案管理的利用却存

2、在着很多的问题，及时的解决企业在运用过程中存在的问题，才能够发挥其最大的价值，来为企业创造出更多的利益。 一、人力资源管理信息系统与人事档案管理的含义 人力资源管理信息系统就是利用现代化的互联网信息科技，将信息集中化成数据库，利用数据库来处理数据，提供员工的资料统计和员工自助的服务，这样就可以大大降低人力资源行政方面的负担，同时也能够节约成本，提高员工们的工作效率。 人事档案主要是一种文字资料，里面主要是将员工的基本资料、个2人经历、以及学历、学位、就业经历等材料相整合，所形成的一种以个人为单位组合起来的文件，真实性强，有利于企业对员工的基本情况进行考核，是企业评判员工的重要依据之一。 二、企

3、业人力资源管理信息系统与人事档案管理的关系 企业人力资源管理信息系统在整个企业真正的实现战略性的支撑平台上面具有重要的位置，企业人力资源管理系统主要包括人力资源的规划、员工的薪酬、考勤、绩效、报表、门户管理等信息。数据管理作为人力资源管理信息系统的核心，它的真实性才是发挥企业人力资源信息系统的前提，人事档案作为它的组成部分，其实就是一个守护神，对于企业人力资源管理信息系统的开发和整个运行过程有着重要的地位，它负载着企业员工的信息源，占据整个人事管理模板的支撑，如果企业能够合理的运用人事档案里面所有的信息数据资料，就会避免出现重复的劳动资源，可以大大节省人力、财力以及物力，提高员工的工作效率。

4、三、企业人力资源信息系统中对于人事档案管理出现的问题 （一）人事档案信息化缺乏标准的规划 如果一个企业是多元化的集团企业，那么它的下属机构也会比较多，但是每个下属机构的业务和工作量也不太一样，所以各个部门就必须设定独立的人事档案管理标准机制，这个档案的管理特性也要分别注明。人事档案数据的整合和共享的前提就是员工工作的标准规范化。有的企业在人事档案管理方面业务较弱，基础知识较差，备案的质量并不高，这样就导致了管理质量的降低，现在人事档案信息化的工作并没有完善的标准，因为无法全面的实现标准上的统一。 3（二）人事档案信息资源开发有待开发 人力资源管理系统最基础的要求就是从员工基本资料和相关数据的录

5、入、修改，到存储、浏览、查询和统计，实现一条龙的服务，人力资源需要合理的利用，人力资源的最大价值需要被开发。很多企业都将员工的资料仅仅是收藏起来，等员工离开企业的时候再还给他们，然而在平时企业的综合考察等方面都没有将这个档案运用到实际中。所以将人事开发切实的执行下去，才是企业在人力资源信息管理系统中需要解决的问题。 （三）企业缺乏高素质的人事管理人才 越来越多的企业将人事资源管理施行了越来越科学的信息化管理，所以对于人事档案的管理人员也提出了越来越多的要求。然而，现在很多企业的人事档案管理队伍的整体素质并不是很高，专业知识也不够硬，对于计算机技术又不是十分精通，熟悉人力资源管理和人事档案管理工

6、作的人才基本上很少有，这样的现状根本就达不到人力资源信息化建设的标准。 （四）人事档案信息保密不安全 企业的人力信息资源系统管理主要是通过互联网进行的，然而在网络的条件下，人事档案信息的安全却受到了威胁，主要的原因是因为管理者的信息安全度不够重视和管理的技术不够完善。这两点主要体现在人力资源管理部门和人事档案部门的安全意识薄弱，对人事档案的信息缺乏严密的审核，在员工信息被输入到计算机上的时候，工作人员对于数据的备份并不完善，同时现在网络上的病毒也在不断的更新换代，使4档案的信息受到了重大的挑战。 四、加强企业人力资源信息系统中对于人事档案管理的方法 （一）加强人事档案管理的标准化工作 合理的对

7、员工的资料进行收集和录入，这样才能实现人力资源管理信息系统的有效规范，企业应该在选好人力资源管理信息系统之后，就应该对地区的政策、人力资源的规划等模块，采用国家标准的信息代码，将人事档案数据库化，实现人事档案信息处理的标准规范化。 （二）对信息系统中的人事档案信息进行挖掘 现代化的数据挖掘技术已经日趋成熟，企业完全可以利用这个技术，从不完全的应用数据中，将有效的，能够被人们所理解的信息挖掘出来，利用这种技术，可以打破传统的人力资源信息内容多、内容杂的局限性，能够将海量信息隐藏，将重要信息显示出来，这样的挖掘，也是为企业的决策者提供扩宽人力资源管理信息系统的领域媒介。 （三）提高人员培训的整体素

8、质 建立这个团队的规划系统中，对所有的员工进行严格的培训，从而来加快人力资源信息化的脚步，重点包括员工的应用培训、岗前培训计算机专业知识培训、人力资源基础知识培训等等，其次就是要建立纠错团队，在团队建立的过程中，一旦发现问题，就应该立刻提出，相互学习，这样才能提高团队的整体素质，这样的人才才能真正的适应人力资源管理信息化的建设。 （四）加强企业的人力资源管理信息系统的安全性 企业在人力资源管理信息系统的管理中应该施行完善的保密原则，5建立安全的人事网络，加强人事资源的信息数据资料安全，对于系统的管理应该采用分级管理的模式，加强计算机的安全性能，在系统的应用中，保证员工的培训、管理等数据，将它们安全的保存到数据库里面。 五、结语 现在很多企业在人事档案信息资源开发的利用上面意识还是比较薄弱的，这样就限制了人事档案信息资源的开发和利用，企业要想完全发挥人力资源管理信息系统对于企业成长的作用，就必须建立一个整体素质较强的团队，这样它才能实现为企业的管理者提供科学的决策的核心作用，这个才是人力资源信息系统管理的最终目标。 参考文献： 1李会从.人力资源管理下人事档案的管理要点J.无锡科技，2010（02）. 2罗晓娟.基于人事档案管理内容构想J.人事管理知识，2011（03）.