校园一卡通在高校财务管理中的应用研究.doc

1、1校园一卡通在高校财务管理中的应用研究摘要：我国高校在新世纪要实现跨越式发展，并参与国际竞争，就必须提高自身的管理水平，尤其是财务管理水平及高校的管理效率。在我国高校管理体制改革的新形势下，讲述了国内外的研究状况，指出通过校园一卡通系统的建设可以提高财务管理效率，从而提升高校管理效率。 关键词：校园一卡通系统 高校财务管理 管理效率 一、引言 随着信息技术的发展与推广，高等学校的管理模式正在朝信息化方向改革，以校园网络技术和 IC 卡技术为平台的高科技产品“校园一卡通” （以下简称一卡通）在高校得到普遍推广。所谓一卡通，就是在学校范围内，凡需要用现金、票证或需要识别身份的场合均采用校园卡来完成

2、。一卡通项目的建设是建立数字化校园的重要组成部分，目标是实现“一卡在手，走遍校园” 。一卡通所具有的强大功能，不仅为高校师生提供优质快捷的服务，也对财务信息管理、增强资金调度和调控能力、规范收费秩序等财务工作产生积极的影响，提高财务管理效率。从而对高校管理工作产生深远的影响。 二、国内外研究现状 美国 Florida 大学于 1996 年夏天首先推出校园智能卡，同时也是首所通过校园卡为学生发放奖贷学金、助学金的学校，该卡可用于查阅资2料、购买图书、在娱乐厅、洗衣房、游泳池、快餐厅等收费场所消费，信息反馈显示，不仅教职工和学生对新卡的功能非常满意，而且明显提高了管理效率。1997 年相继又有十几

3、所高校开始运行“一卡通”系统，英国各院校也对“一卡通”表现出浓厚的兴趣，并积极筹备实施。Thames Valley 大学于 1997 年 9 月最先实施，Exter 大学和 York 大学在Modex 公司的技术支持下，开始试运行“一卡通系统” 。这时的校园卡被赋予新的内涵，可用作图书证、门禁检验、选举卡、消费卡。持 Modex卡的学生家长还可通过电话为其子女的卡上加款。韩国淑明女子大学已经成为韩国，同时也是世界上第一所“手机大学” ，学生在校园内可以使用手机确认身份并进行交易。随着校园卡功能全球化、社会化，未来的校园卡不再随着学生生涯的结束被注销，而将伴随使用者一生，其内涵与外延的拓展更是意

4、义深远。这给高校财务管理带来了新气象，也成为当今世界的财务管理领域的潮流和趋势。 在我国，随着科学技术的发展与推广， “一卡通”也开始在许多领域得到应用，尤其在高校，校园一卡通的建设逐步得到重视。目前，北京大学、中国科技大学、首都师范大学、北京第二外国语大学、北京广播大学、上海交通大学、湖南湘潭大学等高校近年来均已推出特色各异的“一卡通” 。中山大学于 2002 年 9 月在中山大学本部推出“牡丹中山大学联名卡”为学生省却了许多麻烦，其功能从银行、邮局到自助转账圈存和财务结算；从餐厅、超市、小卖部到上机上网、图书借阅和医院就诊；从通道、门禁出入到宿舍考勤和保安巡逻，共涉及 12 个分系统，是目

5、前国内“一卡通”应用项目较多的系统。 3三、校园一卡通管理系统设计 根据高校的财务工作的实际情况，从以下六大模块设计校园一卡通管理系统，以达到提高财务管理效率的目的。 （一）缴费管理模块 缴费管理的模块的开发与应用，大大提高了收费水平与速度，也解决了一些手工收费方式下存在的弊端。高校的学生学费、住宿费等相关缴费信息都初始进校园卡系统平台，学校财务收费人员，凭借校园卡系统平台能及时准确的查询到学生所有已缴费和未缴费信息。也可以解决纸质数据的查找困难性和费时性。由于校园卡平台数据的可随时调阅的特点，从而可以提高管理质量，节约时间和人力成本。 1、根据学校教务处或研究生学院提供的学生信息，学费相关工

6、作人员做好学生费用信息的初始。财务处票据管理人员做好收费人员票据的初始。 2、收费人员收费时，根据系统中已经初始的学生应缴费用信息收费，并打印票据。 3、此操作形成的缴费记录将保存于数据库里，学生可以查询到，学费管理工作人员也能及时查询欠费学生信息。对于学生遗失票据的行为，也可以避免在后台账务中去查找，而立即可以在票据信息中查询出何时由哪位操作员以何种方式收取学生何种项目的费用多少金额。 （二）手机校园一卡通管理模块 通过校园卡平台的研究与建设，升级现有的“非接触 IC 卡”模式，将“手机 IC 卡”模式引入校园，真正实现“一卡在手，走遍校园，跨出4校园” 。 “手机 IC 卡”模式的校园卡与

7、普通模式的校园卡的功能一致，包括身份识别、消费功能、借阅书本等，但通过“手机 IC 卡”的应用，可以使校园卡的应用更安全、更灵活、更透明、更便捷、更具服务性等。 （三）寝室管理模块 由于高校学生都有实习要求，尤其是医学类高校的学生从本科三年级开始就会陆续去各大医院实习，学习临床经验，而实习基地一般遍及重庆多地，为了方便学生学习，一般学生去基地以后，学校的寝室相应需要退出，并在实习基地安排住宿。而从公平的角度出发，针对这一部分流动性较大的学生，学校应按学生实际入住天数收取住宿费。从而导致因学生去实习的时间不一致而形成不同的住宿费。若以传统的手工方式收取费用的话，则需要财务人员根据实际入住天数进行

8、折算住宿费后再收取。这样一来学校财务人员的工作效率就下降了，再者由于人工操作的误差，必然不能做到对每个学生都公平收费。 寝室管理的模块是针对学校学生入住信息混乱和不能及时反馈性、手工操作的资料不易保存等传统寝室管理的弊端而开发与应用的。 1、寝室管理的工作人员于学生处提供的学生学号、姓名和性别等信息，在学生报到入学前就进行寝室的安排。一旦安排进入系统之后，同一学生在校园卡系统中就能不在另一个房间入住登记，从而避免了因为传统手工操作手段导致的同一学生寝室重复安排的错误。 2、财务工作人员可根据学生的入住情况自动生成相应的缴费明细，并据此收取相应的住宿费。避免了误收、错收或漏收住宿费的情况。 3、

9、学生的入住信息自动记录校园卡系统平台中，方便了学生工作办公室5的老师查询学生的入住情况后合理的管理学生。学校的寝室管理部门可以随时查询学校的寝室的入住率和空房率、合理优化学生寝室的资源配置。从而提高学生寝室的管理效率、节约资源。 （四）贷款管理模块 由于高校的家庭贫困的学生，不能按时足额的缴清在校期间的学杂费，根据国家的政策，学生可以通过国家助学贷款或生源地贷款方式缴纳在校期间的学杂费。而根据高校的规章制度，学生一般应该在学年初缴清学杂费，而学生的贷款却不能在学年初及时到达学校账户上，这中间的时间差必然会对学校清理恶意欠费信息带来不便，针对此种情况设计了“贷款管理”模块。 1、学生从报到入学开

10、始，需要贷款的同学通过学生处批准，办理绿色通道，进入学校学习。开始上课以后，学生根据个人情况填报办理国家贷款或者生源地贷款，一般若贷款成功，则学生可凭借其与国家贷款发放部门或者当地生源地贷款资助中心签定的贷款合同，在贷款办公室办理贷款登记。 2、贷款办公室整理贷款登记的贷款学生的信息提交给财务部门学费管理人员，财务部门的工作人员在“贷款管理”模块中录入学生贷款信息。财务部门的工作人员可据此信息在学生欠费表中清退相关贷款学生信息，整理出准备的学生欠费信息表，由此发出的学生欠费信息表能更准备的反映学生的欠费明细。学生工作办公室的工作人员根据此学生欠费明细可以及时有效的催交学生欠费，同时也避免误催学

11、生欠费的情况。63、学费管理人员根据“贷款管理”模块中的学生贷款信息可以及时跟踪国家贷款的到账情况及生源地贷款的到账情况，催促相关部门及早汇入学生的贷款款项，加快学校资金的流入。 4、学校相关部门也可以根据“贷款管理”模块中学生的贷款人数、金额而制定出相应的学生扶持计划，帮助贫困学生顺利完成学业，实现学校的实现学校的社会帮扶效应。 （五）离校管理模块 学生报到注册是学校管理工作中的一件大事情，但学生是否顺利完成学业、图书是否归还、寝室是还退还、水电费是否缴清等一系列学生毕业离校将面对的问题将是学校的日常管理工作中的更大的难题。通过“离校管理”模块，将有效的解决离校中的一系列问题，并由此使离校完

12、成情况动态的展现在学校管理层的眼前，及时了解离校完成情况，解决离校过程中的问题。 与毕业生相关系统的各部门如：研究生学院、教务处、学生处、财务处、外事处、寝室管理中心、图书馆、设备处等将于学生毕业日前的一个月左右开始准备学生毕业工作。 具体流程如下图所示： 1、研究生学院和教务处将确定的毕业学生名单信息传递给财务处离校管理工作人员，财务处离校管理工作人员根据毕业学生名单信息将毕业生导入离校流程。 2、财务处离校管理工作人员将毕业生导入离校流程后，再通知其他相关部门，如：图书馆、寝室管理中心、外事处、贷款管理办公室、设7备处等与学生毕业离校相关部门的工作人员，在离校系统中完成毕业生的离校处理。

13、3、毕业学生在毕业前的两个星期内，可以在一卡通系统中，查询出自己是否完成离校流程顺利毕业，或者查询是哪些流程未完成，并去相应的部门办理手续。 通过此方法，可以避免到毕业时各个与毕业学生相关系的部门都被学生围着，工作人员辛苦、学生排队也麻烦。提高了学生毕业完成的速度，并能有效控制离校的质量。做到不放走一个未完成欠费、借书或未缴水电费等各种引起学校损失的学生，同时可以让结清所有费用或事项的毕业生方便快捷的毕业。 （六）停车管理模块 为了改善校内交通秩序，高校陆续设置了车闸系统，一卡通系统中可增设“停车管理”模块。对于需要办理包月卡的职工，携带有效证件到后勤物业管理办理停车登记，然后于次日在财务处办

14、理相应的停车卡及缴费。而对于临时出入校园的车辆，则由保卫处放行与收取停车费用。由此减少了社会上的车辆免费占用学校的停车位，解决了学校的车辆无处停车，外来学校的办公车辆停车难的现象。由此改善了校内交通秩序，合理利用了学校的室内和室外停车场，达到资源的合理配置。 四、结论 由于高校机构多，相应的财务数据来源渠道也多，而各部门的统计口径不相一致，造成同一信息各部门报送的结果不一致，使财务资料的统一性、真实性和可靠性大打折扣。实施校园一卡通，奖学金、贷款等8的发放和学费、医疗保险费、水电费等扣除均通过一卡通来完成，学生、教职工基于自身利益考虑，若信息有误，相关个人会自觉并积极地到一卡通部门修改或补充，这就保证了财务资料的统一性、真实性和可靠性。同时，各子系统录入的数据由一卡通统一管理并完成数据的处理和存储，也保证了信息管理的唯一性，变动后的数据能被其他系统及时调用，提高了会计原始数据的及时性和准确性，从而提高财务管理效率，进而对提高高校管理工作效率产生深远影响。 参考文献： 1盛其杰，校园“一卡通”的一种设计和规划，西北人学学报，2004.4 2师秀清， “校园一卡通”与高校财务管理信惠化建设J.山西财经大学学报，2006.2 3吴唐艳，校园一卡通在数字化校园建设中的作用J.中国教育信息化，2008 4赵颜成，校园一卡通对高校财务管理影响的浅析J.中国经济论坛，2007 年第 2 期