ERP环境下企业销售业务的内部控制设计.doc

1、ERP 环境下企业销售业务的内部控制设计【摘 要】 销售作为企业生产经营活动的中心，在经营活动中占据着极其重要的地位。随着市场竞争的加剧，建立和完善企业销售业务的内部控制已经成为提升企业管理水平和竞争力的重要举措。ERP 系统的应用在提高企业运营效率的同时，也为企业内部控制设计实施提供了保障。文章介绍了 ERP 环境下企业销售业务的处理流程，结合企业销售业务特性，在对 ERP 环境下销售业务各环节的内部控制制度进行全面设计的基础上，对其中的重大风险点应收账款提出了风险应对措施。 【关键词】 ERP； 销售业务； 内部控制； 设计； 应收账款 内部控制作为自我约束的一种管理手段，是企业为适应自身

2、管理需要，保证其经营目标实现而建立的一整套相互联系、相互制约的控制制度和体系。良好的内部控制是帮助企业走向成功的关键。ERP 系统采用信息化管理手段，通过对企业各种资源进行有效整合，能够对业务流程实施动态监管、实时控制，为企业内部控制的建立和实施创造有利条件。销售核算与管理系统集多种功能于一体，是 ERP 系统的关键构成部分，通过对 ERP 环境下企业销售业务流程进行内部控制设计，对于加强企业销售业务实时核算与管理，防范资金回收风险，提升销售管理水平和销售业绩具有重大的理论和现实意义。在激烈的市场竞争环境中，企业采用赊销方式销售形成大量应收账款，目前因应收账款不能及时收回而被拖垮的企业屡见不鲜

3、，因此应收账款是销售业务流程的重大风险点，其风险控制的好坏直接关系到企业内部控制的成败。强化销售环节应收账款的事前、事中和事后控制，能够有效降低资金回收过程中存在的巨大风险，保证企业收入和利润的实现。 一、ERP 环境下企业销售业务的处理流程 企业要想合理有效设计 ERP 环境下销售业务的内部控制制度，首先应当全面把握 ERP 环境下销售业务的处理流程。普通销售业务的处理流程图如图 1。 在整个销售流程中，首先，客户向公司提交订购货物申请，根据客户需求销售人员编制销售订单，经销售部门审核批准后与客户签订销售合同，同时在 ERP 系统中录入销售订单，根据订单安排发货，生成出库单；系统以出库单为触

4、发点，自动发货记账，在期末进行存货出库成本核算。其次，根据出库单生成销售发票，在 ERP 财务系统中对销售发票分类汇总制单计入应收账款，收到账款时录入收款单核销制单，并及时催收未收回的货款。最后，把所有生成的记账凭证审核记入总账，在财务核算模块中分类汇总，再由财务部门申报纳税。如果发生销售退回则按照上述流程进行红字冲销。 二、ERP 环境下企业销售业务各环节的内部控制制度设计 设计内部控制制度应当遵循全面性原则，贯穿决策、执行及监督过程，覆盖企业及其所属单位的各种业务和事项，包括内部控制设计的全面性和实施过程中的全面性。为防范企业销售业务流程的风险，应在 ERP系统中销售业务各环节建立起完善的

5、内部控制制度体系，事前防范各种风险，保证企业稳健持续经营，提升企业经济效益。 （一）订货环节的内部控制制度设计 在 ERP 系统中对订货环节的管理和控制主要是通过销售业务处理流程中的管理功能来完成。销售订单是根据销售合同录入销售管理系统的首张原始单据，后续单据都依据它生成。因此加强销售订单中企业向客户提供货品种类、规格、赊销额度和期限、价格、数量及折让和折扣等各项目的授权管理，是对销售业务进行内部控制最为基础和关键的环节。对其实施有效控制，进行不相容职务分离设计、授权设计、明确规定操作员权限，可以保证销售业务发生的真实性、订单价格的合理性和应收账款的回收性，从而达到提高企业经济效益的目的。 首

6、先，应在系统内设计严格的销售业务授权批准程序，包括常规业务批准程序和特殊业务批准程序权限设置。其次，应当建立详细的客户信用档案，设置完整的信用额度体系和信用额度审批机制，并对客户赊销时间、产品的销售价格进行审批。最后，应在系统中对单据全面性和准确性检查设立严密的内部审核程序，通过 ERP 系统的集成性，调取购销链和生产制造等相关模块的信息，对商品的种类和数目进行审核；在系统中设定货品错误、数量短缺的提醒机制，审核不合格的单据将被阻止向下一环节传递，从而规避由此给企业带来经济和信誉上的损失。 （二）发货环节的内部控制制度设计 对发货环节进行内控设计，目的是从根本上避免存货管理人员自行发货及货物数

7、量、质量不符合要求的可能性。较为理想的控制程序是企业销售出库单全部根据已经获批的销售订单由系统自动生成，同时设计单据的内部追踪流程。在职责分配上应按照内控制度中不相容职务分离原则设计，货物保管、发货装运审核、开票等职务是不相容的，应设计由不同人员负责。 首先，仓库主管按照根据订单生成的出库单安排供货，要合理考虑库存和供货需求，按照要货的紧急程度安排出库单顺序，检查出库单的生成是否严格遵循货物出库流程，以便反映存货的真实状况。其次，当出库单经过配送主管确认之后，设计销售模块根据系统流转下来的单据自动开具虚拟销售发票，从而避免开具账单过程中出现少开、重开或错开的风险。然后将销售发票序时汇总统计形成

8、报表，便于企业管理人员定时查询分析一定期间内某些客户的销售总金额及每种产品销售总金额等信息。在虚拟销售发票过账时，应由业务分部会计根据每笔销售，核对订单、出库单后将虚拟销售发票逐个做标记过账，以避免遗漏销售业务。最后，为体现记账凭证、销售发票与所依附单据之间的关联关系，系统中应设置关联票据“双向轨迹”联查机制，目的是控制销售记录的真实性和完整性。 （三）应收账款回收环节的内部控制制度设计 销售与收款循环的最后一个环节是清账，在月末或期末由企业会计和业务人员对应收账款进行清查催收，这对于及时收回货款，保证企业收入实现具有重大现实意义。企业应设计如下内部控制制度：首先，对于在信用期限内收回的货款应

9、着重检查货款到账后对应收账款是否同步进行及时核销，同时在客户档案中记录客户信用变动情况，对客户赊销额度实施动态调整。其次，对于分期付款和延期付款的业务，应设置系统实时提醒货款支付情况，当收到货物款项时，财务人员在销售管理模块录入收款单，及时记录客户支付的款项，并设计程序通过销售发票和收款单的编号对应收账款进行自动核销，对于系统未找到对应关系的单据，经审核合格后可以授权人工核销。最后，对于到期仍然没有收回的货款，企业应在客户资信管理中对客户的风险进行进一步评估，并在客户档案中记录，以此为基础及时针对性地修改制定该客户的坏账预计期限和信用政策。 三、ERP 环境下企业销售业务流程的重大风险点及应对

10、措施 近年来随着市场竞争的加剧，企业大量采用赊销方式，在扩大销售规模、增加利润的同时也加大了资金回收风险。很多企业在盈利丰厚的情况下，因应收账款管理不善而面临资金链断裂的危机，影响企业持续经营能力。可见销售业务流程中应收账款存在的风险是影响企业发展最重大的风险，因此企业应按照重要性原则，在全面建立完善销售业务内控制度的基础上，对重大风险点应收账款设置重点监控，准确把握应收账款管理中的各种风险，及时采取风险应对措施。 （一）事前制定严格的信用政策防范交易风险 事前控制能够起到防患于未然的作用。企业管理层对市场宏观经济政策的判断和对赊销客户信用水平及还款能力的分析，对企业资金能否及时回收起着重要的

11、作用。制定信用政策就像构建赊销经营这座大厦的基石，上层建筑的稳定程度与基石的牢固情况紧密关联，应收账款回收的效果直接受信用政策制定好坏的影响。目前企业存在的主要问题是信用管理系统缺失，信用信息的搜集、整理和利用不规范，缺乏常设的风险管理机构和信息资源共享的有效途径，使企业无法获取全面、准确、真实的客户资信信息，导致交易风险增大。 企业要增强风险意识，建立健全信用风险管理体制，事前有效防范可能出现的重大风险，为企业发展构筑坚实的根基。首先，在 ERP 系统中应当设置客户的信用管理和资信管理功能，根据自己调查整理的资料及外部获取其近三年的信用报告，建立完善的包括客户基本资料、商品赊销合同、既往交易

12、情况、信用资料、相关评价等在内的客户档案，风险管理机构依据客户档案和跟踪调查的客户资信状况，建立完备的客户信用信息库，确定合理的客户信用额度，以便于企业与其进行业务合作时进行信用额度授权。同时可制定出不法或危险客户“黑名单”库，把具有不良记录的企业收录其中，防止自身利益遭受损失。其次，在 ERP系统启用客户信用管理，将不同客户设置为高、中、低三种风险级别，分别设置客户允许赊销的额度和回款期限的止损点，一旦发现信贷数据超限，系统立即冻结销售订单，关闭发货流程，直至客户缴纳规定数额的货款后才重新打开销售流程，这样可以有效降低赊销风险。为了更好地适应不断变化发展的新情况，企业必须根据客户的往来和市场

13、交易的状况定期对信用额度和止损点进行重新审核修订。 （二）事中设置有效追踪监管体制及时应对货款催收风险 随着市场经济的发展，大型企业之间的竞争愈加激烈，很多企业只重视销售，仅仅将工资报酬与销售任务相挂钩，忽略了产生坏账的可能性。因此，销售人员为了获取较多的个人利益，往往只顾扩大销量，对销售款项何时能收回、是否能够收回漠不关心。事前的盲目销售造成企业应收货款大量沉积，导致回收风险加大，同时带来事后追讨成本的增加。资金不能及时回笼，企业随时都会面临资金链断裂的风险。因此企业对应收账款应设置有效追踪监管体制，经常与客户进行联系沟通，实时关注客户的经营状况，维护企业的根本利益。 企业应采取如下措施：首

14、先，设置部门联查监管机制，实现应收账款全方位有效监管。信用管理部门进行资信调查并确定赊销授信额度，对销售部门实行销收一体化管理，进行应收账款跟踪催收，回款额度与个人、部门效益挂钩。财务部门对应收账款进行分析清查，内部审计发挥其监督作用。其次，为应对坏账风险的冲击，企业应当在 ERP 系统中设置应收账款坏账准备体系。在内控设计上应充分利用 ERP 系统的集成性设置程序实施控制，采用账龄分析法和间接调查法，对不同客户经营状况和应收账款的回收情况实时监督，制定提取坏账准备的可行性方案，提高坏账准备提取的合理性和可靠性。对于最终确实无法收回的部分，应提供可靠证据，由有关部门审核批准后再及时对坏账进行注

15、销。为避免因发生巨额坏账导致企业当期利润大幅波动，应当用事先提取的坏账准备金对实际发生的坏账予以冲抵。 （三）事后借助风险转移方式规避资金无法收回的风险 对应收账款实施有效的事前防范、事中控制措施，保证了企业营运资金的持续周转和经济效益的实现，但是有些巨额资金回收的风险仍然防不胜防。资金回收是资金流转过程的最后环节，资金回笼的时间与金额的不确定性导致了发生资产风险的可能性。资金回收风险除了可能与国家的宏观经济政策导致市场疲软、资金链断裂有关外，还取决于企业管理和决策水平的高低。企业应在应收账款收回发生危险时，借助风险转移方式有效地规避、转移信用风险。 首先，可以签订债务担保合同。在企业签订赊销

16、合同时可以选择有较好信誉和名望的大型企业担当客户保证人来转移风险，采用这种方式一旦债务人违约，企业可以向担保人进行索赔，或者通过质押、抵押、留置物受偿等途径，将存在的信用风险转移给其他企业或银行。其次，投保信用保险。企业通过投保信用保险，把不确定的较大额度的坏账损失转变为可确定的保险费开支计入成本费用。还可以通过与信保公司合作，获取一整套从卖方调查、出运着陆到风险监控等服务来转移信用风险，企业一旦遭受损失，能够及时获得经济赔偿。最后，也可采用把应收账款转为应收票据的方式化解风险。应收票据作为有形的纸质凭证握在企业手中，而应收账款没有具体形态掌握在别人手中，持有银行承兑汇票到期后可以保证收款，如果企业急需资金周转还可在票据到期前选择贴现或背书转让，可见应收票据比应收账款具有更强的灵活性和可靠性。企业可以让不能及时归还货款的企业将应收账款转为应收票据，降低坏账损失风险。 【参考文献】 1 成善学.ERP 环境下企业内部控制研究J.中国总会计师，2010（3）：77-79. 2 林燕飞.企业 ERP 销售流程规划中的财务管理控制J.财务与会计，2012（5）：25-26. 3 覃光新.基于 ERP 的企业内部控制研究J.财会通讯，2012（33）：130-132. 4 胡为民.内部控制与企业风险管理M.北京：电子工业出版社，2010：65-75.