会计凭证影像系统在高速公路企业内部审计中的应用.doc

1、会计凭证影像系统在高速公路企业内部审计中的应用随着云计算服务的快速发展，信息管理进入一个新的时期。企业充分利用云计算发展企业信息化管理是一种必然的趋势。企业内部审计是企业管理的重要组成部分，应与时俱进，不断创新审计管理手段，充分利用信息技术提高内部审计效率，降低审计成本，及时发挥审计监督管理作用，为企业内部控制制度的落实执行提供及时的反馈信息。实现会计凭证信息电子化是审计工作信息化的首要工作，本文以在高速公路企业集团将会计信息中最基本的会计凭证转化为电子文档资料的实践过程为例，探讨信息化手段在高速公路企业内部审计领域应用的有关问题，并提出了相关的对策，以进一步提高内部审计在企业集团内控制度管理

2、中发挥的作用。 一、高速公路企业管理架构及内部审计难点 近十年来，我国高速公路建设取得了迅速发展，高速公路建设资金需求量大，资金来源渠道也比较多，但总的来说，政府资金投资占主导地位。因此，我国大部分省市成立了高速公路投资集团来对本省的高速公路实行统一管理，规范高速公路的养护管理、运营管理、收费还贷和进一步的资金筹措，努力完成我国高速公路网的规划建设。在高速公路投资集团下，有控股或参股的子公司，有代管的政府投资的收费还贷高速公路。可见高速投资集团管理范围大，项目建设任务重，资金使用规模大，也是易发生腐败的重灾区，加强内部审计管理的重要性不言而喻。高速公路网状分布的特点决定了集团的组织管理架构是分

3、散点状分布，点多线长对企业集团内部审计工作有三方面不利，影响内部审计管理力度和效果。 一是内部审计管理成本高。以江西省高速公路投资集团为例，现管理建成营运的高速公路有 4243 公里，在建高速公路 413 公里，集团下设有财务核算的组织机构 183 个，大部分分布在高速公路沿线各处。集团向二级财务机构、二级财务机构向三级财务机构日常每进行一次内审，仅交通差旅费等成本费用都是一笔不小的数字。 二是审计效率低。因为点多线长，路途也需很多时间，审计效率低。由于集团筹资工作比较频繁，需提供经审计的财务报告工作较多，外部审计机构常要求下级机构送审，以提高审计效率。 三是审计监督效果滞后，难达到内审的管理

4、目的。由于受到内部审计成本和效率的影响，高速集团内部审计的反馈结果存在滞后性，从而导致一些违规的苗头不能及时发现和制止，对既成实事的违规现象缺少较强的纠正手段，内审管理效果不理想。 可见，提高高速公路企业集团内部审计效率，及时跟进审计进度是发挥内部审计监督作用的关键。传统审计方式是以直接查阅原始凭证为主，这也是最可靠的一手资料，但对高速公路企业集团来说，受空间分布原因，调阅原始凭证资料是影响审计效率的主要制约因素。因此，解决会计凭证资料电子化是提高内部审计效率的关键。笔者所在的单位在应用财务软件的基础上进行了软件二次开发，开发建立了会计凭证影像系统，尝试实现所有会计资料的电子化工作，同时借助网

5、络系统，改变了内部审计日常工作模式，提高了内部审计效率。 二、会计凭证影像系统 1.目前财务软件对凭证附件的处理。 以某财务软件为例，该软件网络版能同时运行多个账套，集团各用户通过互联网登陆到服务器使用相应的账套，对会计凭证附件保存信息化进行了相应的处理，其做法是先将原始凭证扫描或拍照保存为电子文档资料，会计人员填制会计凭证内容后，需上传附件时，点击保存附件按钮，从电子文档中选取相应的文件保存，基本可以实现查阅会计凭证时就可以查阅相应的附件。但是，凭证附件数据采集程序也存在一些不足之处，一是扫描或拍照的图片文档格式大小不一，一般扫描文件过大，影响网络传输速度和保存容量；二是附件采集人和相应的修

6、改记录不能保存，对于审计来说，无法查找相应责任人；三是由于先凭证和附件生成不同步，填制凭证选取文档时，易发生对应性错误，出现凭证与附件不匹配的现象；四是会计人员填制凭证时效率不高，附件采集往往不完整。可见，该软件系统解决了远程审阅凭证、账、表的问题，但对审计所需的其他原始凭证保存还达不到审计所需的要求。 2.对财务软件二次开发嵌入凭证附件采集模块，实现原始凭证采集与填制会计凭证的无缝对接。 针对目前市场上财务软件存在的不足，组织二次开发了凭证附件采集模块，嵌入到财务软件总账凭证模块中（见图所示） 。该模块克服了目前财务软件存在的缺陷。具体操作过程是：会计人员填制会计凭证内容后保存时，会自动驱动

7、该模块，弹出是否进行原始凭证采集对话框，需要采集时，点击“是”按钮，自动启动电子拍照影像设备，将原始凭证放置提示区域，点击“拍照”按钮，即生成该附件影像，影像图片在指定区域以加密格式保存。同时，记录录入人姓名，时间信息；若删除该影像时，原有图像删除，但删除操做人姓名，操作时间均会永久保留。图像大小为 50K 左右，图片清晰满足查阅要求，网上审阅时，传输速度较快，每张会计凭证附件保存数可以按需要设定。 3.附件保存信息量大，包括内部审计所需的大部分资料。 会计凭证附件主要有从外部取得的发票单据，内部填制的各种审批单据、进出库单、验收单、合同、文件、工程结算单等，在进行内部审计时，点击凭证右上角的

8、附件按钮即可查阅（见图所示） ，大大提高了审阅的速度和效率。 4.会计基础资料信息化过程中应注意的问题。 （1）规范会计凭证附件采集的范围。对高速公路企业管理来说，除原有财务核算的原始资料采集外，可以针对成本费用的管理重点领域，路面养护维修增加相应实况图片资料及工程维护审批资料，将业务管理资料纳入到财务核算管理中，做到精细化管理。同时，对如停车费之类的小额原始单据简化采集方式，按重要性原则，不必一一采集。 （2）建立完善的保证电子附件真实性的制度。现阶段要求会计凭证填制人员采集保存影像资料，对资料一致性和真实性负责。会计凭证稽核员也要审核采集的附件。随着电子签名采集制度的建立，以后可以充分利用

9、电子签名文档直接作为财务资料。 （3）提高采集效率，减少采集工作量。首先要充分利用内部信息化成果，包括利用网络电子签名的工资表、文件、合同等电子化资料，减少工作量和提高资料的真实性；其次利用外部信息化成果，例如网上银行形成的银行对账单、银行回单，税务局提供的纳税单据信息联网查询等。 5.会计凭证影像系统应用效果。 通过会计凭证影像系统将所有会计资料转换成影像资料存储在相应会计凭证附件后，在进行内部审计时，上一层组织机构内部审计人员在办公室通过网络登录到被审计单位的账套，就可以查看被审计机构所有应审阅的资料，对收费管理所（站）一级机构的年度审计工作时间由原来的每个单位平均两天缩短至四个小时。同时

10、，实现二级机构对三级机构（收费管理所、信息中心、养护中心、各类分支机构等）的会计凭证进行审核，可将内部审计与凭证稽核、预算管理控制结合并即时实施。集团内审人员可随时审阅下属各级机构的审计资料，只需对重点情况进行现场审计检查，实现了快捷高效、有的放矢的开展内部审计工作。 三、会计凭证影像系统在高速公路企业内部审计应用过程中可能遇到的问题及采取的对策 1.影像数据的安全性。 相对于财务报告等数据性财务资料，图片影像资料具有直观、真实、可读性强的特点，特别是有许多经办人员的签名，真实性的核查较容易。如果数据流失，会给企业集团造成不利影响。从经营角度来说，成本控制、进销渠道、客户资料等商业秘密可能会全

11、盘泄密，对生产经营造成打击；从高速公路建设公益性方面来说，片面地读取其中的信息可能在社会上形成对企业经营不利的舆论影响，我们企业目前还没有做好公益性项目财务公开的相应准备工作。因此，加强服务器数据安全管理非常重要。要从数据加密、接触数据人员、防病毒攻击等多个方面建立完善的制度和投入相应的技术设备。 2.部门利益的阻绕。 高速公路企业集团下属机构比较复杂，有全资或绝对控股的企业，也有参股的企业，还有不具法人资格的分支机构，利益目标不尽一致，还有企业短期目标与政府监管目标的差异，推进此项工作会进一步加快信息透明度，需决策层引起足够的重视才有可能推广应用。 3.对内部审计人员的综合素质提出了更高的要求。 相比传统审计，利用影像资料进行审计，其优点是可高效率地获取海量信息，从较全面的信息中提炼有价值的观点，对违反规章制度的信息较易发现。不足是首先要对影像资料的真伪进行鉴别，同时失去了现场观察和与相关人员面对面交流可获知的信息，对徇私舞弊类信息不易掌握。审计人员必须充分利用大量信息，善于总结规律，善于横向比较找差异，纵向比较找原因，结合实地现场审计检查，发现问题，分析形成问题原因。多分析、多比较来弥补非现场审计的不足。这对内审人员提出了更高的综合素质要求。因此，应注重从多渠道对现有审计人员的培训，以适应审计信息化的要求。 （作者单位：江西省高速公路投资集团宜春管理中心）