加强高校院系办公室工作执行力建设的思考.doc

1、加强高校院系办公室工作执行力建设的思考办公室工作执行力直接关系到院系工作能否正常运行，做好办公室工作关键是提升执行力，努力探索规律和方法，将为院系的发展起到良好的助推作用。 一、影响高校院系办公室工作执行力的不利因素 （一）办公室队伍结构存问题，专业程度不够。办公室工作的主体是人，执行力取决于执行者的素质和能力。例如：工作人员年龄偏大，精力不足，在一定程度上会影响工作效率。具有行政管理专业、文秘专业背景的不多。办公室工作人员本应具备文学、管理学、哲学、计算机科学等专业知识，但大多数是半路出家，从熟悉到培养成熟需要一定的过程。再有，缺少在学生时代担当学生干部的经历，文字、语言表达能力和组织协调能

2、力未充分得到锻炼与开发。在聘用工作人员时，没有考虑将个人能力与办公室的岗位职责要求相适应，造成人岗不匹配的窘境。（二）办公室事务繁杂无序，工作动力不足。办公室工作特点表现：一是突发性。往往临时性任务，都需要办公室协调落实，加班加点和放弃休息时间是常态，且需要一定的应变能力。二是紧急性。部分工作需要在较短的时间内完成，可能会由于赶时间出现工作效果欠佳的情况，已经出了力，但事与愿违，极大地挫伤工作人员的积极性。三是事务性。办公室作为院系的窗口，对各种事务性的大事小事都要认真细心去做，一旦没有做好，就会影响院系的形象。在事务繁杂的情况下，考验的是工作人员的心态和素质。四是服务性。办公室的最基本职能就

3、是服务，要满腔热情地为师生服务，要充分了解服务对象的需求，讲原则，讲艺术，服务的质量会越来越高。这些特点决定了办公室工作压力较大，做事要小心谨慎，害怕面对人和事，工作缺乏动力，削弱了办公室工作的执行力。 （三）办公室工作相对被动，创新意识不强。办公室为院系领导和全体师生服务，这种性质决定了其从属地位，要坚决执行领导班子和整体工作的意图，因而办公室停留在被动应付工作的水平上，等待领导班子布置工作任务，等待院系师生和相关职能部门提出要求，工作的思维方式已经僵固，出现被动工作的局面。同时，日常要应付具体工作事务，没有足够的时间去调查研究，认真思考问题，对办公室开展创新性工作的内涵，没能深刻理解和把握

4、，只是一味接受分配的任务，不善于应变求新，拓展思维空间，创造性地做好服务工作。再加上办公室工作人员虽然承担着比较繁重的工作任务，但在职务晋升和职称评定的空间较小，在心理上会产生悲观的态度，不会主动性和创造性地去探索工作新方式，创新意识不强，已经影响到办公室发挥“参谋助手”的重要职能和执行力水平的提升。 （四）办公室制度规范欠缺，管理水平不高。俗话说：“没有规矩，何成方圆” ，制度规范是办公室有条不紊开展工作的重要前提，没有较好的工作流程规范和管理制度，在具体事务实施的过程中，就会出现各自为政、主次不分、重复浪费、相互推诿等现象的发生，投入了大量的人力和财力，却得不到令人满意的工作效果。还有一些

5、工作流程和规章制度在没有经过充分调研的基础上，仓促出台，在具体实施过程中遇到较大的阻力。或者已经出台的工作流程和规章制度，在实际开展的工作中并未遵照执行，成为一纸空文，极大地降低了规范制度的严肃性和权威性。 （五）办公室工作界定模糊，职责分工不清。办公室工作十分琐碎，且责任重大，涉及到教学科研、组织人事、学生管理、继续教育等部门，由于办公室工作人员分工和职责未明确，可能会出现一人肩负多个事务，分工不合理的现象，甚至连工作的性质和内容都不了解，本是自己工作范围的事，能不管就不管，能推就推。目标不明确，工作就会缺乏自觉性和主动性。同时对于工作职责没有具体量化和奖惩制度加以规范，从而产生干多干少一个

6、样，干与不干一个样的惯性思维，从某种程度而言，打击了那些认真履行岗位职责，默默奉献的工作人员的积极性。 二、加强高校院系办公室工作执行力建设的途径 （一）政治修养是保障。高校院系办公室工作人员必须具备良好的政治修养，是在从事工作中所体现的政治立场、政治品质和政治水平，在人的发展过程中起着主导作用。一是要加强政治学习，了解党和国家的教育方针，教育部和省教育厅出台的政策文件，对学校的中心工作要点深刻领会并保持高度一致。二是要增强政治敏锐性，剖析国外的教育体制，对不符合国情的制度和方式要保持高度警惕性，对国内教育的发展现状及时跟踪，找出问题。要有坚定的政治立场，具有辨别是非的能力。三是要锤炼政治品德

7、，办公室工作人员要有坚定的理想信念，良好的思想品德，讲正气、顾大局。四是提高政治水平，做好领导班子的参谋，积极主动地调研和收集信息，并对信息进行筛选、甄别，为领导班子决策提高准确、全面、真实的信息，献计献策，履行好参谋的职责，在参政的过程中不断提高自身的政治水平。 （二）制度规范是关键。制度规范是院系办公室工作运行的重要基石，是科学管理的需要，更会改变执行力的大小。一是要科学制定管理制度，包括党政、教学、科研、财务、学生管理等方面的制度，要认真调研，听取意见，真正做到有章可循，体现制度的科学化和公开化。二是要加强制度的执行力，办公室要坚持原则，严格要求自身，认真督促按制度办事，遇到特殊情况及时

8、向领导班子汇报，做到原则性和灵活性相统一。三是要明确办公室岗位职责，结合工作人员的基本情况和具体事务的操作要求，合理定岗定责，明确工作内容和要求。同时要配套出台岗位的考核细则，失职行为要予以追究，考核要与评奖评优和收入分配挂钩，调动工作的积极性和主动性。四是要建立工作规范。在实际工作中的规范能够保证任务通畅，执行效果明显。通过建立办公自动化系统，规范请示流程，逐层汇报审批，做到事事有答复，办公室具体负责落实和督促检查。举办重要活动时，规范事务分工，明确责任，从最优途径去办好活动，取得满意的效果。对待办公室工作要达到“科学分析任务分解督促检查落实反馈”规范流程，不断健全各项规章制度和工作规范，从

9、而形成有效的执行机制。 （三）强化意识是核心。办公室工作执行力是通过工作人员的工作成效而显现的，人的工作态度和意识是核心，尤为重要。一是人才意识，高校要高度重视院系办公室队伍建设，选配素质高、能力强、作风正的同志到办公室岗位，组成中青年搭配的梯队，保持工作的连贯性。高校要关心办公室工作人员的工作和生活，提高其工作的积极性。二是服务意识，要深刻认识到办公室岗位重要职能就是服务，时刻注意言行，深入调查，要善于为他人着想，乐于奉献，形成服务好就是管理好的理念。三是服从意识，对于上级布置的任务，师生提出的合理要求，要认真领会，坚决执行，工作不打折扣，不讨价还价，高效率保质保量去完成，让执行力得以体现。

10、四是学习意识，办公室工作涵盖各方面的知识，要求也越来越高，即使再忙碌，也要注意更新知识结构，参加办公室业务培训，到其他高校院系学习交流。通过学习，查找差距，改造自身，提高工作能力。五是团队意识，团结协作是有效执行的保证。办公室工作千头万绪，只靠几个人的努力是不够的，要做到分工不分家，遇到重大事务，大家全策全力，形成共同执行的合力，圆满完成工作任务，办公室要营造团结和谐、齐心协作的良好氛围。六是协调意识，办公室工作要讲究艺术，协调好各方面的事务，会极大提高工作的执行效率。在围绕工作重点抓大事时，要兼顾小事，全力做好每件工作，达到令人满意的效果。七是创新意识，创新是动力，提高办公室执行力，要会干事。办公室要改变被动工作的局面，面对新情况、新任务，要敢于创新、善于创新，勤思考、细观察，在实践中求创新，在创新中谋发展。 （作者单位：苏州大学东吴商学院）