浅析大学生档案管理模式创新与实践.doc

1、浅析大学生档案管理模式创新与实践摘要：近几年我国经济和社会都得到了极大地发展，与此同时高等教育发展水平也在不断提高，国家和社会对大学生的重视程度逐渐提升，因此大学生的档案管理工作也受到了越来越多的关注。但是传统的档案管理方式已经不能满足现代社会的发展需要，我们要进行不断的创新与发展，建立适当的高校档案管理模式，这样才能为社会建设提供更多有效地信息，才能使档案工作在高校建设过程中发挥其真正的作用。 关键词：形势变化；开拓创新；档案管理模式；社会实践 高校档案作为用人单位考察学生在校行为品格的重要依据有着不可小觑的作用，这也说明了档案管理的重要性。而今随着经济形势的不断变化，信息时代特征日益明显，

2、现代科技技术的日益发达，我国与国际交往程度日益深厚，大学生档案管理模式的改变已迫在眉睫了。 一、浅析现今大学生档案管理弊端 现今档案管理弊端较多，主要原因与社会、学校、学生三方面有关。1.社会原因 当前，社会上出现严重的弃档现象，所谓弃档，是指学生在毕业后，由于种种原因没有按照档案移交手续将在校期间形成并保存的档案随就业而转移，对自己的档案持漠视态度。目前，企业发展迅速，企业多数没有保管员工档案的权利，对人事档案管理又了解不多，对档案查询、档案材料收集和用工手续办理不够及时和完善。有些小企业招聘看学生毕业证和相关资格证书以及实际工作能力就录用了，并没有较多地参考学生在校期间形成的档案；有的企业

3、收了学生档案也只是放在人事部或者行政部门的办公室，并不重视学生档案的价值，进而导致年轻人对档案产生错误认识，认为档案里的记录并不重要，也没有利用的必要。 2.学校原因 一般而言，档案机构主要为学校科研、教学等工作服务，而非主要的行政职能部门，领导重视不够。很多学校一般都在党政办公室下面设立档案科（室） ，也有未设置独立档案科（室） ，而是由党政办公室的副主任或者其他科（室）负责档案工作的.由于档案科（室）不是独立的管理机构，缺乏独立的经费预算和系统的管理体制，工作人员的自主性不强，导致档案利用宣传力度不够，宣传方式单一。由于没有把档案的重要性和利用的相关政策宣传出去，学生对档案和相关规定了解甚

4、少， 3.学生原因 学生，包括在校生和历届毕业生，本该是学生档案的主人，是学生档案利用的主要群体之一。但我们发现，学生对档案及档案利用的意识极为薄弱。原因如下，档案机构门禁森严，工作人员服务意识淡薄，网上服务功能不完善。长期以来，档案机构一直被视为机要部门，其神秘面纱始终难以揭开。加上档案利用规定严格，造成学生对档案机构的畏惧心理以及“无事不登三宝殿”的现象。此外，档案管理人员“重藏轻用”的传统观念未得到根本性的改变，仍然将主要精力放在档案的收集、整理和保管上，对于学生档案的利用持被动态度，缺乏主动服务意识。 二、管理模式创新与实验方法 高校档案作是为教学、科研、党政机关服务的.离不开学校领导

5、的重视与支持。这种重视与支持不能只是精神层面的号召.而是要求学校领导能在软件、硬件建设上给予大力的支持。在人力上.配备技术过硬、思想觉悟高的档案敬业的工作人员；在财力、物力上.支援必要的经费.购买相关的软件和硬件设备.配备配套的办公自动化系统设施等。 1.创新工作机制。 利用高校档案部门要建立创新的工作机制。突出服务这条主线，积极进行档案管理工作的探索.围绕本单位的中心工作，紧紧抓住。这一环节.做好“利用”的文章。高校档案管理部门应该重视学校档案管理工作，尤其是档案的接收工作、档案分类、编目、归档以及实体装盒等工作。另外还应该投入一定精力用于建设局域网。要不断的进行对计算机管理的研究。这样才能

6、更好地对各单位的档案整理工作进行指导和协作，进而有效地提高档案管理的服务质量和效率。档案管理部门还应该按期制定相关档案信息的资料，使档案资源的使用价值充分发挥出来。学校也应该加强对档案工作的管理力度，及时公开档案管理目录，提供档案信息检索和服务，这样才能更好地满足学校师生的需要。 2.加强管理，建立完善规章制度。 不同高校在档案管理过程中所要面对的情况存在一定差异，因此在选择档案管理方式时也应该结合本校的自身特点，建立完善的档案管理制度，这样才能使档案管理工作更加规范，才能使档案管理工作顺利进行。学校可以制定一些适合的管理制度，比如查询制度、借阅制度等等，只有对档案进行规范化的管理，才能真正提

7、高档案管理工作的质量。另外，我们要把档案制度建设放在档案管理和建章立制工作的首位，要从实际工作出发，建立一套完善的管理规则，对于档案管理过程中出现的每一个步骤都制度相应的规范，还要建立工作考核制度，这样才能提高档案管理效率，保证档案质量，使档案管理工作更加的规范和标准。 3.重视档案干部队伍的建设工作。 人才是社会发展的重要力量，高校档案建设工作也离不开人才，因此我们必须要重视档案管理人才的培养，要不断提高档案干部的素质，并且要将这项工作作为学校档案管理工作的重点。档案管理属于一项争业性和政治性较高的工作，这就对档案管理人员提出了更高的要求，无论是专职还是兼职的档案管理人员都必须具备较高的职业

8、素质和政治觉悟，要能够客观公正的完成工作，要具备责任心和良好的服务态度。因此，高校应该定期为档案管理人员创造培训机会，让工作人员能够通过不断地学习提高自身的业务水平和责任心，另外高校在选择档案工作人员时也应该进行严格的筛选，选择那些知识结构比较完善的人员，这样才能真正提高档案管理队伍的素质。 4.加强档案服务的质量和范围。 随着时代的快速发展，人们对档案信息的重视程度也在不断增加，这就需要档案管理人员在工作过程中要提高自身的服务意识，不断地进行服务形式的创新，这样才能进一步满足人们对档案信息的需要。高校档案管理人员应该不断地提高自身的服务质量，改变服务态度，丰富服务方式，加强对档案部门的宣传力度，这样才能使档案信息得到更全面的利用，尤其是在一些大型活动上，如校庆、学士学位评估等，档案管理部门要发挥其真正的作用。这样才能使高校档案管理工作质量不断地提高。 （作者单位：赣南医学院） 参考文献 1王英玮：信息时代的人事档案管理理论实践方法技术 ，中共党史出版社，2004 年。 2陈海静.当代我国大学生档案意识现状调查及对策分析以苏州地区在校大学生为例J.档案学通讯，2012（1）：8993.