浅谈技术创新中科技档案的应对策略.doc

1、浅谈技术创新中科技档案的应对策略摘要：文章阐述了企业科技档案对企业技术创新的作用，企业科技档案在知识经济信息时代，如何与时俱进，技术创新中科技档案的应对策略。 关键词：技术创新；企业科技档案；应对策略 企业科技档案是企业在生产、建设、科研、管理工作中直接形成的，具有保存价值的各种载体的科技文件材料(包括图纸、图表、文字、数字、声像等)，是企业的一种重要信息资源和无形资产。它具有潜在性、长期性、增值性，是一种知识形态的生产力。随着科学技术的不断发展进步，技术创新对社会进步的贡献越来越大，对市场经济条件下的各个竞争主体抢占市场制高点至关重要，可以说，没有技术创新就没有社会的进步，技术创新已成为企业

2、综合竞争力的主要衡量标准。企业科技档案管理工作在知识经济信息时代，如何与时俱进、为企业技术创新服务，本文将对此仅谈谈自己的一些粗浅看法。 一、企业科技档案在企业技术创新的作用 科学的本质就是创新，只有不断的创新才会发展。技术创新是一个继承和发展的过程，创新不可能靠主观凭空想出，只有在多年积累的研究经验，其中包括数据、图纸、设计方案等档案资料的基础上才能进行创新，这个基础越大、越广、越扎实技术创新的可能性和能力就越强。档案作为原生性信息，是技术创新活动最客观的记录，是后续科技活动不可多得的第一手资料。正是因为档案是在生产、经营、科研等活动中形成的有保存价值的文件材料，所以技术创新必须通过利用这些

3、档案，才能使企业技术创新得到提高，为企业创造经济效益。 二、新时期技术创新中科技档案的应对策略 当今社会，科技档案作为一种重要的信息资源越来越被人们所重视，如何做好科技档案管理工作，使其更好地为企业技术创新服务。笔者认为，可从企业人员的档案意识上、科技档案质量、档案人员对技术创新的认识、信息资源开发、人才队伍建设等方面加以分析。 1)提高企业人员的档案意识。科技档案工作不仅是传统档案室的接收、保管和利用工作，而且需要努力提高企业全员的档案意识、积极介入科技活动的相关环节，以保证档案文件形成的完整准确和系统，扩大科技档案的利用范围。在企业的各项工作中，作为基础工作和信息资源管理的科学技术档案管理

4、工作应该具有超前意识，才会有主动工作的思想基础。例如，在制定科技工作长远规划和近期计划时，应该与企业的发展方向、经营目标、经济效益结合起来，经常开展科学技术档案工作重要性的宣传，提高职工对科学技术档案工作的认识，加强对科学技术档案管理人员进行热爱档案事业的教育。 2)提高科技档案质量。质量控制是现代管理的重要手段， “质量控制不仅是对产品质量的控制，而且是对影响产品质量一切因素的控制，其中包括对文件的控制。 ”没有良好质量控制，产品难以抢占市场份额、科研成果难以产业化，所以技术创新工作同样要注重质量控制，包括对技术创新过程中形成的文件与档案的质量控制。档案来源于文件。档案质量在一定程度上也影响

5、着再次技术创新开发新产品的质量，而档案质量在很大程度上是由归档前的文件质量决定的，文件质量在一定程度上又影响着产品质量，文件管理是技术创新工作的组成部分。在现代企业中，文件是档案的前期形态，企业档案部门要想做好本职工作，必须深入了解企业文件的形成规律，指导各职能部门做好文件的积累、整理和归档工作；并对企业文件工作的全过程实施质量监督与控制，使其按照建立企业质量体系的要求，实现规范化、标准化，及与档案工作协调化，以便为企业档案工作奠定良好的基础。例如，对科技文件材料的归档范围、案卷质量及整理归档等做出明确规定，以保证档案材料的完整齐全、规范有序、利用方便。 3)增强技术创新意识。首先，企业档案人

6、员要转换技术创新与我无关的认识，在观念上适应技术创新。其次，企业档案人员要树立档案特别是科技档案是潜在生产力的思想。因为科技档案可以首先转化为科技资料，然后转换为现行科技文件来推动科技活动的开展。科技档案具有很强的现实使用性，科技档案是潜在生产力的组成部分。再次，要求企业档案人员在其职务行为上适应技术创新，包括对技术创新所需要利用的档案能够随时提供，技术创新中形成的文件材料能及时立卷归档保存。增强技术创新意识，适应技术创新是企业档案工作服务于技术创新工作的最基本要求，它所体现的是一种被动的档案服务行为，是参与技术创新活动的前提。 4)参与技术创新。参与技术创新是对企业档案工作服务于技术创新工作

7、的更高层次的要求。对企业档案人员来说，必须有参与技术创新的意识，在提高自身素质的基础上，善于为技术创新服务。企业档案人员有了参与技术创新的意识，敢为技术创新服务是远远不够的，企业档案人员更重要的是善于为技术创新服务，把握好服务契机。第一，密切关注企业需求方向，了解企业技术创新动态，积极做好相关档案信息资源开发工作，为技术创新策略的制定，以及技术创新项目的选择评价服务。企业档案人员必须熟悉本企业档案馆藏、管理档案的内容及本企业生产专业知识。如科技档案管理人员要主动请教有关技术人员，深入生产一线，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案资料做到“胸中有数” ，这是非常重要的。第二

8、，配合科技档案管理制度中的“三纳入” 、 “四参加” 、 “四同步”等制度的执行，对技术创新活动的全过程实施文件跟踪管理，和技术创新项目的专兼职档案员对文件收集归档情况进行考核，确保文件收集无缺口，档案齐全完整，归档质量达到要求，档案利用无损毁，无泄密。第三、档案工作体制的改革和档案管理手段的改进，本身既是一种技术创新行为，也推动了其它方面的技术创新。我公司利用 OA 网络办公自动管理化系统进行电子文件归档，运用扫描仪、数码相机等设施对归档的重要文件数字化处理，档案人员可以根据需要，传输给有一定权限的其他部门的人员网上借阅。它不仅大大减少了文件信息流转的环节，节约了时间，而且还使文件的有效性得

9、到了根本的保证。这种做法表面上仅仅使利用档案节省了时间和经费，实际上也加速了技术创新的步伐，本身也是企业技术创新的组成部分。 5)积极开发档案信息资源。充分利用档案信息源进行技术创新，可以节省人力物力财力，又可以节约劳动，加快技术创新速度，给企业带来明显的经济效益。所以，技术创新行为客观上要求档案成为技术创新的重要信息源。在技术创新中形成的档案材料必须得到科学、合理的管理，它不仅是档案管理本身的需要，也是技术活动信息有序化管理的需要。只有实现对技术创新活动原始历史记录的有效管理，才能保证利用原有技术创新成果进行再次创新活动的开展。这要求企业档案人员对归档技术文件材料及时实行科学管理，编制检索工

10、具和开发利用研究，处理好保管和利用的关系，维护技术信息的实体安全和信息安全。 6)提高科技档案工作者素质。科技档案管理工作的发展离不开高水平、高素质的人才。要想提高科技档案管理工作，就必须在科技档案战线的人才培养上下大力气。首先，要不断引进专业的高素质档案人才来从事科技档案管理工作，为他们营造好的氛围和工作环境。其次，对现有人员实行公平竞争，择优上岗，做到优胜劣汰，使科技档案工作者清楚地认识到工作成绩与其生存和发展息息相关，不断激发每个人的工作活力，不断激发工作的创新力。第三，要把握时代脉搏，善于发现时代需求并积极采取行动，利用各种培训、讲座、参观学习、业务交流、座谈会等形式，努力学习，更新观念，增长才干，不断提高科技档案人员的业务素质、技术水平、专业技能，积极发挥科技档案人员的积极性和创造性。第四，要培养和使用好科技档案人才，创造一个人尽其才、人尽其用，争相创新的良好机制和氛围。参考文献： 1冯健萍.交通科技企业科技档案管理的探讨J.广东交通公路，2009(3). 2 汪锦莹.关于做好企业科技档案管理工作的思考J.经济师，2009(6).