浅议会计电算化背景下单位的内部控制.doc

1、浅议会计电算化背景下单位的内部控制摘 要 我国的会计电算化工作始于 20 世纪 70 年代。随着会计电算化的普及，电算化在给单位带来工作效率、经济效益的同时，也给单位的内部控制带来了一系列的问题和隐患。传统的会计内部控制制度已不能适应新时代的要求，实行会计电算化后单位的内部控制问题也逐渐引起人们的关注。如果不及时解决这些问题，将严重阻碍会计电算化向更深层次发展。这就迫切要求我们根据电算化会计信息系统的特点，建立健全电算化背景下的内部控制体系。 关键词 会计电算化；会计信息；账务处理；内部控制 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 1

2、5. 022 中图分类号 F232；F239.45 文献标识码 A 文章编号 1673 - 0194（2013）15-0030-02 0 前 言 会计电算化，是将电子计算机应用在会计工作中，即以电子计算机代替人工管理账目，利用计算机的特点和优势，处理会计事务，将会计数据输入到会计软件中，以提高财务管理水平和单位的经济效益，对记账过程进行统计、判断和分析，最终通过计算机显示、打印会计凭证、账簿和报表，从而提高会计工作的现代化水平。 内部控制，是单位为保证会计信息的准确可靠，确保本单位资产的安全和完整，运用财务管理方法，以提高单位经营效率为目的，按照职责分工方式，对本单位内部所从事的各种经济业务活

3、动进行监督、制约和协调，以确保有关法律法规与规章制度全面有效地顺利执行而制定并认真贯彻实施的一系列控制方法、措施。 会计电算化背景下的内部控制既包括原来的手工记账过程，又包括程序设计、应用电算化进行账务处理过程、财务数据的备份等。 1 会计电算化与内部控制之间的相互关系 随着计算机、网络技术的迅速发展、普及，会计制度改革的不断深入，特别是党的十八大召开以后，对会计工作提出了更高的要求，会计工作全面实现电算化已经成为必然趋势。但随着会计电算化普及程度的不断提高，随之而来的舞弊案件也越来越多，涉及的金额也越来越大。由此可见，会计信息系统能够顺利有序运行的前提是建立健全、有效的内部控制机制。 1.1

4、 原手工记账与实行电算化记账内部控制的区别 原手工会计下的内部控制主要采用设置相互监督和制约的会计岗位，如分别设置记总账、明细账、日记账、审核、复核等岗位，通过对单位经济业务的多重反映或者相互稽核关系进行控制。比如，总账、明细账、日记账分人分岗位记录，结果相互验证，审核、复核随时监督检查；事后通过相互对账和内部审计进行账证、账账、账实核对。而实行电算化后再进行账账核对已失去意义，只要录入数据正确，通过计算机账账之间核对肯定正确，相比之下，对输入原始凭证的审核工作就显得尤为重要，成为内部控制的重点环节。财务人员岗位职责的分工要通过系统的设置授权才能实现，会计数据处理要由计算机系统来控制，会计原始

5、数据录入必须规范、标准，会计科目设置必须代码化，会计档案的保存、查找等都要通过计算机实现，会计电算化系统下内部控制的内容更为广泛，技术要求也更高。 1.2 加强会计电算化背景下内部控制的意义 随着信息时代的发展，传统的记账手段难以适应现代化工作的需要，取而代之的必定是会计电算化，电算化工作以其方便、准确、可靠、高效的优点越来越受到广大财会人员的认可。电算化工作提高了会计核算的准确性，提高了会计人员的工作效率，节约了大量的人力，提高了单位的经济效益。同时，电算化工作的弊端也浮出水面，利用计算机作弊的案件不断发生，而且涉及的金额及造成的损失比手工记账下大得多。这是因为实行电算化工作对原手工会计系统

6、的内部控制带来了巨大影响，内部控制由原来的单纯人工控制变为人和计算机共同控制，原有的内部控制已无法适应现代化会计信息系统的要求。这就迫切要求我们适应电算化会计信息系统的特点，只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能提高会计的分析判断能力，为管理者提供准确可靠的会计数据，准确反映单位的经济业务活动，使管理者做出正确的决策，以保证单位有序、健康地发展。同时，只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能杜绝浪费、防止舞弊行为，才能保证单位财产的安全和完整。只有建立健全与会计电算化相匹配的内部控制制度，才能建立合理适用的岗位责任制，进一步提高会计人员工作质量，保证会计数据的真实性、可靠

7、性，协调好各部门各实体间的工作，确保各单位经济业务活动能够正常、安全、有效地进行，提高管理人员素质和管理水平；才能利于审计部门及其他相关部门开展工作，加强审计工作；才能使各项财务法规政策得以贯彻落实，做到有章可循、有法可依。内部控制制度在现代会计电算化环境下，具有举足轻重的作用。因此，建立一整套适合会计电算化系统的内部控制制度就显得尤为重要。 2 会计电算化工作对内部控制的影响 2.1 原始数据录入的准确性对内控的影响 在电算化会计中，所有会计账簿、财务数据分析、会计报表的编制、打印等工作均通过计算机程序的控制自动进行处理。但是，计算机中的原始数据必须经人工审核后再输入计算机，所以计算机处理数

8、据是否正确完全取决于原始数据输入的准确性。这就要求内部控制对一切原始数据的处理方法和过程都必须做到规范化，并保证其准确性和相对的稳定性，一旦输入错误信息，计算机本身无法辨别真伪，就会将错就错，造成后面一系列会计数据失真，因此，为了保证会计信息的真实性、完整性和准确性，必须加强原始数据的审核，并指定专人对录入信息与原始数据进行认真核对。 2.2 操作员权限设置对内控的影响 实现会计电算化后会计工作岗位一般分为出纳岗、会计核算岗和电算化会计岗，其中电算化会计岗又可分为会计主管、审核记账、电算维护、数据分析、会计档案保管员和系统管理员等岗位。根据各单位业务量不同，会计核算岗和电算化岗可在保证会计数据

9、安全的前提下交叉设置，几个电算化岗位可以由一人担任。如会计主管岗位可兼任审核记账、数据分析、软件维护等职责。对原始数据的审核至关重要，可以单独设立一个岗位，如对会计凭证的复核设立复核岗位，加强对会计数据的事后监督。 在会计电算化工作中，为保证计算机系统的安全运行，应限制会计人员的工作权限，设立系统管理员岗位。系统管理员负责整个信息系统的正常运行，如系统软件、硬件的维护，会计数据保存，服务器、数据库的口令设置，会计岗位的权限分工等。系统管理员必须明确自己的职责，认真履行岗位责任，做到到位而不越位。相反，如果系统管理员的权力过大，适用于系统的所有功能，甚至超过了会计主管的权限，就会造成管理混乱、职

10、责不清、会计信息泄露等问题。 2.3 凭证的修改对内控的影响 原手工记账时，为了保证账账相符、账证相符、账表相符，安排不同的人员分别登记总账、明细账、日记账，当记账发生错误时，会计法明确规定不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，更不准重新抄写。常用的修改方式有两种：一是红字冲销法，二是补充更正法。这两种修改方式均留下修改痕迹，会计业务的发生过程有据可查。实行会计电算化后，对已经录入并保存的凭证进行修改时，我们目前应用的一些会计核算软件提供了“取消审核” 、 “取消记账”等功能，甚至有的软件还设置了“反结账”功能，这些设置给会计人员的会计处理带来许多方便，但手工会计中的一些直接的线索如笔迹等，

11、都已消失殆尽，删除修改后的会计数据都无迹可寻，很容易发生问题，对会计内控是一个严峻的挑战。 3 加强会计电算化背景下的内部控制 3.1 提高财务人员业务水平 目前，我国从事会计电算化工作的会计人员普遍素质偏低、业务知识不系统，老会计人员经验丰富，但电算化水平不高，甚至不会，新上岗的会计人员知识水平虽高，但缺乏经验。会计信息系统是一个相对复杂的人机系统，其应用与维护需要较为复杂的信息技术与会计知识。单位在应用会计软件前就要组织相关人员进行培训，提高这些人员对系统的认识和理解能力，了解系统运行后新的内部控制制度、记账流转程序以及计算机系统提供的高质量的会计信息的进一步利用等内容，尽量培养“复合型”

12、人才，以减少使用软件后出错的可能性，掌握常见问题的处理方法，提高应变能力。 3.2 明确会计人员岗位职责 完善的内部控制制度要求建立健全会计人员岗位责任制，根据各单位经济业务的不同，设置不同的会计岗位，并定期进行考核。会计人员在处理同一笔业务时，必须相互稽核、相互监督、相互制约。手工记账时这样要求，实现会计电算化后更应如此。必须做到岗位分工明确，各司其职，尤其是加强系统管理员及电算会计主管的权限约束，防止越级查看和越权审批，保障会计信息的真实、完整，这也是防止人为错误和舞弊现象发生最有效的方法之一。 3.3 加强系统财务软件的安全控制 财务系统的安全性受外部环境因素的影响，系统管理员要时刻注意

13、系统的安全性和保密性。随着网络技术快速发展，单位应加强网络安全控制，设置网络安全性指标，包括数据保密、访问控制、身份识别等，并且针对单位的实际情况，开发相应的技术来保护系统。另外，还要加强对财务人员的培训，提高他们对自身密码的保护意识。笔者所在单位为保证系统的安全，设置防火墙、监控系统，限制外单位对数据库的非法访问，专门配备一台机器上校园网供各学院、各行政部门查看自己的财务情况，给各单位设置查账权限、密码，他们只能查看本学院、本部位的账目，其余报账、记账的机器都不能上网，有效控制了因网络病毒等不安全因素造成数据丢失等现象。 3.4 做好电算化会计信息系统的档案储存保管控制 档案管理是保障系统能

14、够安全、健康运行的一项重要的基础性工作。会计电算化管理办法规定，所有本年度发生的会计凭证、账簿、报表、往来明细，都必须打印并装订成册。建立健全完善的档案管理制度并配备合格的档案管理人员，严格执行会计档案管理办法规定，建立完善的资料借用和归还手续、标签与索引方法，配备安全可靠的档案保管设备等。要坚持对会计数据每天做好备份且双重备份，定期对所有档案进行备份，有条件的单位最好刻录光盘，并保管好，同时单位应制订应急预案。 3.5 选择安全可靠的财务软件 单位使用的会计软件应具有强制备份功能，以及一旦系统崩溃及时恢复到最近状态的功能。目前我国的财务软件种类众多，据统计，经国家审批的会计软件有 40 多种

15、，经省级审批的也超过 200 种。由于软件公司水平不同，软件的质量也参差不齐。选择财务软件时，应考虑本单位实际情况，结合本单位信息管理的整体需要，尽量选择资质好、口碑佳、实力强的企业所开发的软件，而且各部门之间要考虑数据共享原则。 4 结束语 总之，加强会计电算化背景下的内部控制，不断调整、完善内部控制制度，是对已建立的会计电算化系统进行全面的管理，保证系统的安全和正常运行，也是保证单位电算化工作高效有序进行的重要措施，可以确保会计数据的真实性、可靠性、完整性。 主要参考文献 1樊珊珊.目前我国会计电算化存在的问题及对策J.会计之友，2011（32）. 2刘芳.会计电算化内部控制存在的问题及对策J.商业经济，2010（5）. 3孙静.刍议会计电算化环境下的内部控制J.经营管理者，2010（11）. 4肖奎风.我国会计电算化的现状及发展趋势J.会计之友，2011（35）. 5李晓霞.会计电算化的内部控制研究J.会计之友，2011（2）.