浅析中小民营企业资金支付流程对内部控制的推进作用.doc

1、浅析中小民营企业资金支付流程对内部控制的推进作用摘 要：资金是企业的血液。资金流畅通，意味着企业的运营正常且高效。本文从民营企业用人理念、关键岗位的设置、公司资金管理部门付款的流程出发，浅析如何从资金管控的角度来促进企业内部控制制度的实施。 关键词：流程；复核；网上银行 企业对资金的管理手段多种多样，从根源来说，笔者认为，应源于国家“收支两条线”管理理念。即使经济迅猛发展的今天， “收支两条线”依然是国企资金管理的核心内容。另一方面，经过三十年的发展，目前已经成为国民经济发展的重要组成部份，做为“二分天下有其一”的民营经济，在国民经济中也大放异彩。本文立足于民营中小型企业发展历程的特殊性，因地

2、制宜，因势利导，从关键岗位的设置及运用资金支付流程来推进企业的内部控制。 一.发展初期出纳的地位和作用。 中国的民营企业有很大比例是家族企业发展而来。在发展初期，由于家族企业中缺乏必须的会计人才而导致核算不准确、岗位职责不明确、不相容职务未分离等种种财务问题。创业初期，几乎所有的私营企业主选择亲信当出纳，以便控制资金的出入。 笔者认为，这是民营经济中最初的也是最朴素的一种内部控制措施。直到现在，民营经济的发展环境、经营范围、投资主体与 90 年代初期已经有了天壤之别，但是在设置公司的关键岗位时，出纳仍然是民营企业家考虑的重点对象。 在这个时期，企业赋予出纳的基本职责除了传统意义上的工作，即企业

3、全部货币资金与有价证券的收支、登记日记账簿外，还有一个付款审核职能。此阶段企业的最高领导者与出纳是直接领导与下属的关系，最简单也是最方便区别付款业务与不付款业务，即询查该笔业务是否有老板的的签字或授权。所以在私企里，出纳的经济地位高于会计是一种比较普遍的现象，小型的民营企业，甚至不设会计而交由会计公司进行账务处理。处于企业草创时期的资金支付流程图也许是最简单的： 二.发展中期资金管理人员的职责 根据企业管理理论，企业发展到一定程度后，资本所有权和经营权相分离，职业经理人应运而生。民营企业家和职业经理人经过一系列的需求错位、经营磨合、职权博弈后达到平衡。在平衡到来之前，深受企业所有者重视的资金管

4、理人员成为其放在经营活动中的眼睛。 企业经营者的转变，带来的不仅仅是先进的管理经理，同时还有企业经营制度的变革。首先一个最大的改变授权审批制度的出现，代表着所有权和经营权，同时也代表着企业开始进入现代化内部控制的管理。其次，文字资料取代了口头汇报，大量的文件、档案将企业的经营活动如实地记录下来。第三，企业开始大量外聘各部门职能支持人员，专业技能人才加盟，管理层级增加。 适度的授权有助于企业平稳过渡。草创期的各员工适应的审批流程是老板“一只笔”审批；引入职业经理人制后，在授权范围和额度内的现金支付由经理审批，超权限支付依然由老板审核。一般情形下，资金支付流程图如下： 从上面的流程图可以看出，老板

5、的一支笔审批权限变成了三级复核，理论上增加了内部控制的有效性，老板得以从烦琐的日常事务性工作解脱从来。资金管理人员涵盖财务人员和出纳，其职责包括：（1）按照授权的内容告知经办人最终审批权限领导和签字流程（2）对经办人的疑问做出解释。这要求资金管理人员必须熟知企业的支付流程和具有专业的知识技能。 在实际操作中，笔者发现，合理的授权额度和范围、运行前培训和宣贯工作，有利于授权制度的推进。太小的授权额度和范围达不到企业经营发展的需要；而过大的授权额度和范围会制约三级复核的实际操作，对于金额较大却又在授权额度内或者属于老板前期很重视目前又纳入授权范围内的各项业务，复核人员审核时、出纳付款时，可能会疑惑

6、不定，从而向老板再次确认，导致三级复核变成“一枝笔”确认。 一名合格的职业经理人，其经营目标包括“股东权益最大化” ，资金管理人员的职责在于保护老板的资产不受侵害。不难看出，职业经理人和资金管理人员有一致的目的，在此基础上合理商定授权内容有助于企业顺利渡过变革时代。 针对该时期的授权，笔者建设如下： 1、初期制订详细的授权业务范围，所涉及的领域不包括与企业中长期发展相关的各项活动，如投资、筹资、购建大型固定资产、购买无形资产等。2、细化设置较低的单笔授权额度。如单笔业务招待费的标准（每人每餐陪同人数） 、差旅费的标准（乘坐工具，住宿标准等） 。3、只针对老板的直属下级授权，不允许被授权人员再次

7、授权（临时授权除外） 。三、公司制管理下资金支付流程的设置 公司制管理下的民营企业，规模较草创期有长足的发展，人员结构以外聘为主、家庭成员为辅，开始建立或形成企业文化，管理层意识到经营战略的重要性。由于国家对公司制企业的监管比小型、微利的企业更严格，所以公司制下的民营企业在机构设置、岗位划分、档案保管、市场运行、公众义务等多方面必须按章办事，依法治司。 而在此时，民营企业经过长时期的发展，已经拥有了一批认同企业文化，忠诚企业的员工，所以在关键岗位的设置上，任人唯亲的局面自然而然的被打破，认同企业同时也被公司股东认可的员工安置在关键岗位上。从资金支付角度出发，如何控制和防范经营风险，笔者认为可以

8、从以下五方面考虑： 1、允许经营者根据业务重要性程度，适当分层授权； 2、资金审批流程必须逐级审批，不得越级；签字流程出现缺失的业务，财务不安排付款； 3、所有付款申请必须资料齐全，理解性强，便于后续审核人员和财务人员的理解； 4、在支付上，限定单笔业务支付方式的比例。如现金支付额度，银行存款支付比例，票据支付比例； 5、由财务人员先出具付款凭证，交其上级复核。复核范围包括账务处理是否正确、金额是否在授权额度内、业务是否属于授权范围等，再交出纳根据付款凭证的提示安排付款。 6、大额的支付必须通过银行转账，建议采用先进的网上银行支付。网银制单由公司出纳完成，一级复核交由资金管理人员完成，二级复核

9、视情况而定，由分管财务的领导或常务副总审批； -！ 在这种操作模式下，公司的付款程序变成两个流程。第一个流程是业务审核流程，具体审批该笔业务的真实性、合理性。第二个流程是支付流程，具体审核该笔业务财务上的合规性，例如发票的真实完整、资金的充足与否、授权审批是否合规等。流程图如下所示： 值得注意的是，企业规模越大，相应内部控制体系将会越完善，民营企业无需照搬内控管理专家的建议或者简单套用国内外所谓先进模式，而应顺应自己企业的优势，结合自己企业人员的配置，建立符合企业发展的内部控制制度，确保企业资产的安全，达到企业管理受控。 参考资料： 1唐荣明为什么民营企业家搞不定职业经理人 2易平论我国民营企业家族式管理向现代公司制的转化 3蒲林昌民营中小企业内部控制问题研究