三体系整合在昆山江锦机械有限公司的初步实践.doc

1、三体系整合在昆山江锦机械有限公司的初步实践【摘 要】质量、环境、职业健康安全管理三体系整合运行是必然的趋势，本文就三体系整合的模式及步骤在公司的初步实践谈一些体会。【关键词】质量 环境 职业健康安全 三体系 整合 在市场竞争不断加剧的今天，企业为了提高自身的管理优势，在竞争中立于不败之地，因而不断引入国际先进的管理模式和方法。我国企业往往在 ISO9001 质量管理体系认证取得成功的基础上相继开展了环境管理体系或职业健康安全管理体系认证工作，也就是说一个企业开展两个或以上的管理体系认证的局面已经形成。企业为了提高管理效率，将质量、环境、职业健康安全管理（简称三体系）这三个体系整合在一起运行并开

2、展认证，已成为必然的趋势。现就质量、环境、职业健康安全管理这三个体系的整合实践谈一些体会。 1.我公司管理体系整合的现状 我公司 2002 年实施运行了 ISO9001 质量管理体系，当时是由位于重庆的上级公司体系所覆盖并颁发分证书，事实证明由于其地理位置的遥远和管理效率的局限性，使得体系运行的充分性、适宜性、有效性都值得探究，因此于 2007 年结合公司自身的实际情况，按照标准的要求，独立起草发布了相应的质量管理手册和程序文件并予以试运行，于 2008 年通过中国船级社质量认证公司的认证；2010 年着手编写发布ISO9001、ISO14001、OHSAS18001 三体系整合的管理手册和程

3、序文件并予以试运行，于 2011 年通过中国船级社质量认证公司认证；这些认证对公司来说无疑是十分重要的，可以说每一个认证都与公司的生存与发展息息相关，使公司的质量、环境、安全等管理走上正规化，不仅为我公司产品打入国家重点新产品提供了通行证，2007 年公司还被评为江苏省高新技术企业保持至今，公司目前已发展成为国内船舶柴油机的重要配套企业，产品也不断销往国外，在行业内享有较高声誉，同时极大地促进了公司各项管理水平和人员素质的提高。 2.三体系整合的必要性和可行性 由于历史的原因，大多数企业的质量、环境和职业健康安全管理这三个体系可能分别于不同时间建立和开展认证的。企业可能要面对两个或三个认证机构

4、。不同的认证机构往往是在不同的时间进行认证审核，不同的认证机构的审核风格亦各不相同，企业的管理人员往往无所适从。在企业的内部，三个体系独立建立、独立运行同样给企业的工作安排增加许多不必要的麻烦和资源的不必要的浪费。三体系如果独立运行、独立认证势必造成管理效率和绩效的下降。因此，三体系的有效整合为一体化体系就显得十分必要和迫切。 所谓一体化体就是体系中只有一个总管理方针和目标，一体化的体系文件，它通过一套贯标认证的班子，一体化内审员队伍，进行一体化的审核和管理评审，从而消除了由于多个管理体系所带来的多个方针、多个目标、多个审核机构、多套体系文件、多次审核和管理评审的不便。多标准一体化贯彻有利于组

5、织的各个机构和岗位理清组织总的宗旨和方向；有利于各管理标准在组织各个方面得到最快速有效的识别和实施；有利于理清各标准之间的接口，实现各标准之间的无缝衔接；有利于实现日常工作与贯标工作的完全一体化。 企业的质量、环境和职业健康安全这三个体系虽然在关注的焦点、所解决的问题和所达成的目的上有所不同，但是这三体系建立所依据的标准的管理原理、管理原则、管理方法是相同的。特别是这三个体系所依据的标准都是采用过程模式和 PDCA 循环模式编排，兼容性极强，使得三体系整合成为可能。 3.三体系整合的模式 三体系的立脚点都在于每一个工作过程之中。人们在每一工作过程中都要考虑三个问题，即：工作的要求和标准（质量）

6、 、会产生哪些环境问题及如何控制（环境） 、存在哪些危险及如何避免（职业健康安全） 。ISO9001 质量管理体系标准建立的出发点，就是先进行“过程识别” ，识别出产品从产生、形成和实现的全过程中要经过哪些过程（工序或活动）以及这些过程之间的关系。这些过程（工序或活动）基本上涉及到企业的整个管理系统。因此，质量、环境和职业健康安全管理三体系的整合宜以质量管理体系的过程为主线。也就是说，在质量管理体系的过程（活动）的基础上，增加环境管理体系和职业健康安全管理体系的要素和要求。我们把三个体系的要素划分公共要素和专业要素，它们之间的关系如图 1 所示。 首先确定三个体系所需的公共要素和所需的组织机构

7、，然后在这个框架下确定每一个体系的专业要素。为了使三个体系的组成要素更加精简，凡涉及人、机、料、法、环五大类管理的要素宜整合在一起。例如：把质量管理的“采购”这个要素的适应范围扩大到职业健康安全的防护用品、安全设施的采购。把职业安全健康管理体系和环境管理体系中的“法律和法规要求”这一要素的适应范围扩大到质量管理体系中的“外来文件即国家技术标准、规程、规范”的管理。最后得出一张一体化职能分配表，表中对公共要素和专业要素以及标准对应的条款一目了然，便于体系文件的编写。体系文件结构采用了一本管理手册、一套程序文件、一套作业文件的一体化模式（见图 2） ，对于质量、环境和职业安全健康管理三体系中的公共

8、要素编制公共程序文件，专业要素就单独编制专业程序文件。 4.三体系整合的方法和步骤 我公司采取了返聘企业退休员工作为智囊顾问予以自我整合的方法，根据公司的资源情况返聘那些对相关标准有较深入了解、对公司的管理过程（产品）及其加工过程较为熟悉的人员作为公司整合工作机构的骨干成员参与公司三体系整合工作的实施。这样能更快更好地识别公司的各个过程，顺利地编写适宜的手册和文件，推进体系整合的实施进度，而且体系具有更强的操作性和有效性。 三体系的整合工作涉及到企业的各个职能管理，必须有组织、有计划、有步骤、统一协调地进行，公司采取了以下步骤： （1）成立整合工作机构。由总经理签发文件成立整合工作机构并在全公

9、司范围内予以传达，目的是总经理充分授权整合工作机构，尤其是管理者代表必须得到总经理的“尚方宝剑” ，整合工作机构包括由管理者代表亲自挂帅的“整合工作领导小组”和由各职能部门负责人、智囊顾问及骨干人员组成的“整合工作小组” 。 （2）制订整合工作计划，明确整合工作任务、思路、要求、负责人、时间节点、奖惩措施等，该计划由总经理批准以文件形式下发。我们确定了 6 个月的整合工作时间，其整合工作计划进展情况纳入总经理办公会主要内容予以通报。 （3）开展培训，学习理解三体系标准要求。使参加整合工作的所有人员对三体系所依据的标准有进一步的了解，重点理解三体系公共的地方和各自的特点。针对整合工作机构人员尤其

10、是工作小组人员的培训，公司采取了两项举措，一是购买相关标准及其配套书籍按照规定的时间组织机构人员进行自学，二是将机构人员委外进行内审员资格培训，使他们自己对标准有更深入准确地理解。 （4）开展三体系运行情况调查和摸底。主要深入了解三体系在可操作性、有效性上还存在哪些问题，重点了解三体系之间哪些活动（过程） 、文件和记录表格可以进行合并和精简。 （5）进行三体系整合设计。体系设计的内容包括：整合的模式、组织机构或人员的调整、公共要素和专业要素的确定、体系文件的格式、程序文件的名称及数量、作业文件的名称及数量、记录表格的名称及数量等。 （6）编写体系文件。在文件编写前先行编制一份编写指南，明确文件

11、（表格）的编排格式、编号规则、需要编制哪些公共文件或专业文件等。文件的编写由该活动的职能部门在整合机构的指导下负责。文件的编写顺序先编写管理手册、再编写程序文件、后编写作业文件的方式。 （7）组织体系文件的审查和审批。体系文件的审查分层次、分阶段进行；文件审查的重点放在三体系整合后的合理性、可行性和可操作性上；文件审查的顺序管理手册、程序文件、作业文件管理制度等；文件审查的形式工作小组人员审查、部门主要骨干人员审查、公司班子成员审查、智囊人员和管理者代表再审查。 （8）体系文件的发布运行。在文件发布后应做好文件运行的配套措施，如文件和表格应发放到位等。 （9）员工的培训。员工对标准和体系文件的

12、理解程度对体系运行的好坏至关重要，因此公司针对所有生产骨干和后勤管理人员采取了外聘教师进行标准的集中脱产培训，优先培养部门的体系骨干，另外分部门组织员工集中学习相关的体系文件，必要时开展了有关标准和体系文件的知识竞赛活动，促使员工对体系文件有更深入的了解。 （10）体系文件的及时修改和完善。对文件运行发现的问题及时进行修改和完善。为了及时发现问题，文件发布半年内应组织一次集中式的内部审核或提前申请进行外部审核。 5.三体系整合的一些体会 我公司自从 2011 年三体系整合后，经过近 2 年的运行，就整合实践而言，有着较为深刻的体会： 5.1 工作机构得到总经理的充分授权非常重要，最高管理者的高

13、度重视和积极参与是推动体系整合过程的强大动力。 5.2 返聘智囊成员加入工作机构可以少走很多弯路，比如过程的识别更快速充分、编制的文件更切合企业实践。 5.3 全员参与是体系整合和有效运行的关键。因此各职能各层次的教育培训必不可少，不管是内部培训，还是外部培训，要让员工知晓作什么、怎么作、什么时候作。 5.4 体系运行情况的监督检查是确保有效运行和持续改进的必不可少的一种手段。公司采取了周综合监督检查、月度分部门内审、年度集中内审的内部审核管理方案以及年度外部监督审核的体系运行监督检查模式，便于及时发现体系运行过程中的不适宜性或督促纠正，以保证体系的有效运行和持续改进。 但是，任何一个管理体系都不是尽善尽美的，都有一个持续改进的过程，笔者认为，还应该对我公司的各项管理体系进行再整合与优化，以进一步提高公司的企业管理水平。 （作者单位：江锦机械有限公司；江苏 昆山 215331）