新形势下供销合作社秘书选聘标准探讨.doc

1、新形势下供销合作社秘书选聘标准探讨摘 要：改革开放的不断深入和社会主义市场经济体制的建立与完善，要求经济组织经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，也在客观上对秘书工作提出了更高要求。作为为“三农”服务的供销合作社，在秘书选聘时，更应从“人岗匹配”角度出发，充分考虑应聘者是否具有“胜任能力” 。本文从基本素养、态度能力、性格特质和抗挫能力等四方面，对供销合作社选聘秘书的标准进行初步探讨。 关键词：秘书选聘；基本素养；态度能力；性格特质；抗挫能力 在改革开放不断深入、社会主义市场经济体制建立与不断完善的新形势下，经济组织的经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，这也在客观上对秘书工作的职能性和艺

2、术性提出了更高要求。一个好的秘书工作者更应在自身的素质培养上做到全面而细致，以适应市场经济和国内外形势发展的需要。 以供销合作社为例。作为涉农部门，其当前工作，以“新网工程”为主的经营性服务不断巩固、公益性服务不断凸现，因此更加要求各项经营管理工作都要与时俱进。而作为领导的“骨肱之臣” 、 “左膀右臂” ，秘书选聘工作显得尤为重要。经过对多年工作经验的总结，笔者认为，供销合作社在选聘秘书时，应坚持以下四个指标，实现真正意义上的“人岗匹配” 。 一、基本素养 基本素养，即我们常说的“入门条件” 。在笔者看来，一个合格的秘书必须要具备以下四种素质： （一）过硬的政治素质 秘书工作是一项政治性、政策

3、性都很强的工作，也就决定了秘书人员必须具有较高的政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟，在大是大非面前保持清醒的头脑。所以在秘书选聘时，应当考察应聘者的政治理论素质，特别是对党和国家关于供销社的路线、方针和政策的学习和了解情况，这样才能在工作中不犯原则性、政策性错误。 （二）扎实的硬件水平 本文所说的硬件水平，包括文化水平和技能素质两方面。 文化水平，指的是学识、文化功底等。这是秘书的必需条件。在秘书选聘时，可以考察应聘者撰写材料的能力，看看是否能做到脉络清晰、用语简洁、准确细腻等。以笔者经验分析，要想成为供销合作社的秘书，在“写”这项基本功之外，还应对“三农”工作、供销社主营业务有所了解，善于

4、从“三农”的大局去看供销合作社为农服务工作。当然，如果还能有所涉略农村金融、现代物流、信息服务、社区服务、科技服务等新兴服务业，那么工作起来效率就会更高。 而随着现代化办公设备的普及，秘书必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能素质。特别是在办公技术方面，更需要跟上计算机应用的发展步伐。 （三）健康的身体素质 俗话说：“身体是革命的本钱。 ”没有好的身体，如何更好地为领导服务？供销合作社扎根于农村，面向农业，主要服务对象是农民，这就决定了秘书需经常随领导深入农村一线调研，能够承担繁重的任务，甚至不分昼夜和节假日去工作。所以，在选聘秘书时，还应考察应聘者平时是否有进行体育锻炼、其精神状态是否乐观

5、向上等等。 （四）高尚的品德素养 “德才兼备，以德为重。 ”秘书应具有职业性的高尚品德，比如热爱事业、安心工作，按领导意图办事和谦虚待人，还要严守本分、遵守纪律和保守机密，不搬弄是非，工作要做到公正、客观，等等。秘书若不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶” 、 “张良之才” ，也不能算是一个合格的秘书。 邓颖超同志曾经为秘书工作杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。供销合作社是农民的合作经济组织，社会地位和报酬不高，这就要求秘书具有良好的品德修养，弘扬供销合作社传统的“扁担精神” ，方能一心一意对待工作，做好工作。 二

6、、态度能力 态度能力，即我们常说的“办事能力” 。要想成为一名合格的文秘人员，其办事能力主要体现在以下四个方面： （一）理解和应变能力 日常工作中，秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交代的意图。当领导指示不明时，应随时随地请示汇报，不能想当然，甚至越位。同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。 与此同时，秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当。笔者也在多年的工作当中发现，秘书面临的各种事务也会变化和发展。比如有些办事的计划、预案

7、和想象，会与现实情况不相符，甚至把预案完全打乱。这就需要秘书具有较强的应变能力，做到临机不乱，迅速抉择，灵活处置。 （二）交际能力 交际能力是处理好人际关系的重要因素。秘书要处理好上下左右各方面的人际关系，必须克服困难，善于交际，这样办事效率才会更高。而在多年实际的工作中，笔者也看到：大部分秘书都能埋头苦干、兢兢业业，为供销合作社完成各项任务做出了积极贡献。但也有部分秘书虽然学历和知识水平较高，但工作一段时间后发现，他们的其他方面（比如人际沟通能力、综合协调能力等）都比较弱，并不适合秘书岗位，不但自己感觉很辛苦，也容易给领导造成很多工作上的被动。 （三）表达能力 表达能力（即说话能力）与办事的

8、成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功、处理好各种关系的一个基本条件。比如，待客时要礼貌温和、态度诚恳，汇报工作时要达意准确、繁简得当。同时还要注意说话的艺术，比如要有感染力、说服力、风度、礼貌，等等。因为，优秀的表达能力可以把事情办得利利落落。供销合作社的工作，要经常与农村、农民打交道，秘书不仅要能讲行话，还要学会讲土话，方能接地气、知真情、出主意、供决策。 （四）适应能力 所谓适应能力，就是说秘书要了解、熟悉领导，适应领导的作风、性格、办事习惯、思维和语言特点等。秘书除拥有自己的特长之外，还要尽可能与领导人的特长、爱好相接近，甚至相一致，这样才会有共

9、同语言，在生活上才能打成一片，工作上也更加便于服务。笔者曾跟随一位领导参加调研农村农资供应工作，我根据领导喜好，将其所表达的意思提炼为农资工作做到“量足价稳、质优品全” 的信息报道，得到领导的肯定。 三、性格特质 性格特质，是指一个人持续稳定的内在特征，以及在工作领域里发至内心的想法和偏好，它将驱动和决定一个人的外在行动。具体表现在工作态度上，包括是否有主动性、是否有责任感、是否注重细节等。 众所周知，秘书人员工作态度和工作质量的好坏，会在一定程度上直接影响着单位的作风建设和形象。笔者认为，只有养成较好的性格特质，秘书人员才能做到工作认真、态度端正、处事果断，表现出良好的思想文化和职业道德素养

10、，才能真正提高秘书工作的质量和水平。 然而，由于性格特质指标属于心理测试范畴，所以专家建议需要通过一定的心理测试来检验。而根据秘书的岗位要求，用得较多的主要是自陈式测试和投射测试。 自陈式测试是通过让应聘者回答一些事先设定好的问题，然后根据答题情况分析他们的心理和个性状况。投射测试采用让应聘者观察一张图或照片，并不容他们细加思索，让他们很快说出对图片的认识，从而探知应聘者潜在的态度、动机等（因为被测者无暇思索，会把自己内心深处的心理倾向“投射”到图片上，难以掩饰，较为可信） 。 当然，供销合作社可结合自身实际情况，通过多种科学、客观的测评方法对应聘者的个性特征、职业倾向、动机等进行测试与评价，

11、以判定他们与秘书岗位的匹配程度。 四、抗挫能力 挫折是指个人从事有目的的活动时，由于遇到阻碍和干扰，其需要得不到满足时表现出的一种消极情绪状态。笔者从多年的工作经验中总结出：在供销合作社秘书这个职位上，技术性的劳动并不多，大多是些琐碎重复的工作，不显山不露水，没有太多的成就感，因而在工作中可能会遇到：与上司沟通不好，甚至与上司发生争执；上司给的某份工作感觉吃力，难以胜任；对琐碎重复的工作感到怨烦，等等。 笔者认为：工作中难免会遇到挫折，虽然其有不可避免的一面，但也有正向和负向功能，关键在于怎样面对。所以，对于秘书来说，一定要有较强的抗挫能力，尤其是在遇到挫折时，应进行冷静分析，从客观、主观、目

12、标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。要有一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，应善于化压力为动力。 正如有些已经退休或工作多年的供销合作社老秘书说的那样：“我们做工作挨批评是常事，如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导的要求、批评也有弄错情况的，这时，最好不要急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和时再用适当方式说清楚。有时，情况不说自明。这样，对处好以后的关系做好服务工作是一种较好的方法。 ”所以，只有具备了较强的抗挫能力，才会做到“受批评而不急不怨” 。 尽管秘书人员级别不同， “闻道有先后，术业有专攻” ，但供销合作

13、社在秘书选聘时，仍要坚持从基本素养、态度能力、性格特质和抗挫能力等方面进行考量，才能“收获”精明能干的秘书，实现“人岗匹配” ，让秘书功能得到最佳发挥，让秘书职能得到高效运转。 尤其是在近年来，党中央、国务院高度重视“三农”工作，为供销合作社的改革发展注入了强大动力；现代农业建设的加快推进，为供销合作社服务“三农”开辟了广阔空间；同时，开拓农村市场、扩大国内需求，也为供销合作社的跨越发展提供了难得契机。为更好地适应市场经济和国内外形势发展的需要，供销合作社系统更需要加大人才引进力度，进一步加强秘书队伍建设，为适应现代社会高效率的管理提供强有力的人才保障和智力支持。 （作者单位：漳州市供销合作社）