海外施工项目财务管理工作若干问题探讨.DOC

1、 海外施工项目财务管理工作若干问题探讨项目背景介绍斯里兰卡汉班托塔港口一期项目是中国交通建设集团下的中港港湾工程有限公司近年承接的大型海外工程项目之一，该项目总造价逾 20 亿元人民币，并且目前还在不断追加投资，预期完工后继续做二期。与此同时，该项目因优质的管理与质量在斯里兰卡当地成了中国精品工程的标杆，由此带来一系列的投标机会，目前中港公司已陆续承接了斯里兰卡汉班托塔国际机场、斯里兰卡科伦坡南港等几大工程项目，中国工程公司在斯里兰卡的海外市场前景看好。在此背景下，项目的财务管理工作也需上一个台阶，不断总结适合当地的工作经验及发展模式，以保障项目的顺利运行。本文为笔者在汉班托塔港一期工程项目财

2、务部工作两年有余，通过实践摸索出一些财务管理工作的心得。1、民工薪酬管理目前国内不少公司已经实现了无现金化的财务管理，但海外施工项目地点多为欠发达国家，而且由于工程行业的特殊性，往往需直接雇佣一定数量的当地劳工，而且这些民工流动性比较大，只能采用现金的形式发放薪酬。如本工程，规模就比较浩大，高峰期时雇用当地民工高达 500 多人，平时也保持在 200-300 人。当地劳动法律较为齐全，规定雇员工资必须在每月 10 号以前发放，所以按时发放民工薪酬是财务工作每个月的必修课。为保证工资的按时、顺利发放，既需要财务工作的合理安排，也需各部门之间的协调配合。1.1、工资发放的准备1.1.1、出纳要做好

3、现金使用预算工作。为了提高效率，应先让人事部门提供民工工资的电子版，再用已经设置好公式的零钞计算表自动算出所需各种面值的钞票张数，然后汇总这些张数做个小小的“现金使用预算表” ，再据此打电话给银行预约提现。需要注意的是，人事部门往往反映其他部门拖延交纳民工的出勤工时表，导致工资表迟迟出不来，这样会直接影响到下一步的工资准备工作，应加快催促。1.1.2、尽量避免长期存放大量现金的风险的同时，同时要保证工资按时发放。 因为当地经济状况较为落后，而我们每次发放工资都需几百万卢比（目前 1 元人民币约等于 16.8 卢比） ，银行财力有限，往往无法直接提现，一般需要一日提前预约，而且当地银行周末双休，

4、如果碰上周末，比如说，7 号是周五，那么周五就应该把现金提出，这就意味着周四即 6 号就要跟银行预约提款。值得一提的是，因为工资金额巨大，数目繁多，需要专门抽出时间来组织现金装袋工作，一般是 10 号下午发工资，但工资须在 10 号以前就装好，因为 10 号恰逢每月的付款高峰期，财务部来往人员络绎不绝，出纳鲜有闲暇，很难关起门来专门用几个小时数钱。所以，避免现金保管的风险及保证工资的按时发放，两者都要兼顾，需在权衡之后选择最佳方案。1.1.3、保证工资装袋准确无误。要一口气装几百封工资，很容易出现差错，导致最后又得全部拆开检查一遍。为了减少这种不必要的麻烦，应先根据零钞计算表，把工资所需的钞票

5、总额拿出，装袋工作完成后，应该是一分钱不剩，如果有剩，则说明装袋有误。还应合理安排工资装袋的个数和人数，比如说装 300 个工资，可以分成两组，每组 2 人，一个管初装，一个管复核。万一出现错误，就可以缩小范围查找。此外，工资装袋前还需复核下人事部门提供的工资电子版和审批签字的纸质版工资是否一致，因为有时候做工资的人会在电子版上改动，而忘记了纸质版应同时进行，这样会造成装袋错误，前功尽弃。1.2 工资发放进行中1.2.1 电脑辅助，快速发放。在工资发放的过程中，来领取工资的民工往往很集中，为提高工资发放效率，可以利用电脑辅助发放工资，方法是让民工提供工卡，根据工卡上面的姓名、身份证号等信息查找

6、其在工资表中的序列号，再根据序列号找出工资袋，复核无误后即可签收发放。1.2.2 分工合作，提高效率。工资发放现场最好由 3 人配合工作，出纳负责在电脑中根据工资信息查找工资所在位置，助手一在旁边根据查找信息找出相应工资袋，并复核工卡信息是否与工资袋上的工资条信息相一致，助手二则负责在纸质版工资表上找到相应位置，监督民工签字后再领取工资。助手二最好为当地员工，便于直接跟当地民工沟通，提高发放速度。这样分解了流程，每个人可以专心于自己的那一块工作，既能提高效率，又不易出错。其中还有个细节需注意，就是工卡制作时录入的民工信息尽量保证准确，以便能在电脑上快速查到。1.2.3 合理分流，避免大量民工离

7、岗影响赶工。因为工期紧张，一直都是处于赶工状态，工资发放时，可能会有很多民工离岗去领取，从而影响现场工作进度。为了将此负面影响降到最低，应鼓励可靠的当地工头或相关中方管理人员代领工资，民工人数多的时候，还可以按工种划分工资发放日期，统筹规划，合理分流。第四，注意安全，维持秩序。由于工资发放现场人数众多，安全问题不容忽视，要专门派遣保安负责维持现场秩序，避免发生意外。领取工资后，应让民工当面点清，核对无误后即刻离开发放现场。1.3 解雇民工工资管理民工的流动性大，造成项目部招聘及解雇都比较频繁，需要面对解雇民工的工资管理问题。由于大部分民工进场时都领用了劳保用品，项目部规定，解雇之前需把劳保用品

8、收回，节约项目成本。为了保证此项工作的规范顺畅，我们规范了相关流程，民工领取劳保用品后，即在其工资中预扣一定金额的押金，退场时需先交回劳保用品，方可返还押金。总而言之，发放民工工资是件由琐碎环节组成的工作，需要耐心、细心，并不断总结经验，提高效率。2、银行业务整合首先谈谈斯国的银行业现状。发展中国家，银行业也相对较落后，不同的银行之间各有一套，银联业务发展不成熟，限制多多，比如说，我开了一张 A 银行的支票给某人，而他的账户是 B 银行开的，那么他只能把支票送到 B 银行，才能存进去， A 银行是不会接受这类转账业务的。这就造成了我们必须要摸索出一套跟国内有所不同的工作办法，整合银行业务，以适

9、应项目资金管理的需要。2.1 选择开户行的问题。因为斯国当地政治局势相对没那么稳定，常年内战，这点在援建国家中也具有普遍性。所以在选择银行的时候要考虑到政局动荡带来的风险，最好不要把全部资金都放在当地的本土银行里，应首选安全性高、信誉好的外资银行，如果因为外资银行在工地现场未设分行，只能选择其他本土银行，也要本着短期内用多少转多少的原则，尽量避免在本土银行囤积大量资金。2.2 其次是尽量少开账户，一来方便管理，二来有利于集中资金，向银行争取大客户待遇，带来业务办理的便利，可以节省大量时间。2.3 再者，还可以利用大客户的优势，整合相关银行业务，甚至创造出一些新类型的业务。比如，可以通过当地 H

10、NB 银行签发银行本票（PAY ORDER） ，从而实现集中财务控制的目标。目前我们项目部在两家银行开有账户，一是身为外资银行的 SCB，一是身为本土银行的 HNB，SCB 开户行在首都 Colombo，未在工地现场 Hambantota 设分行，而 HNB 分行遍地开花，所以我们在 Hambantota 开了 HNB 账户以作补充。我们经常要支付很多进口物资的清关费用等，都指定要用银行本票支付，而清关的公司及相关工作人员又在首都,只能用 SCB 账户去支付这些款项。由于财务部只在工地现场而未进驻首都，工地离首都 300 多公里，诸事办起来非常不便，很多事情都是委托工地设在首都的办事处的工作人

11、员去办理，他们并非专业财务人员，对财务工作标准的理解有限，常会出现单据不合格、追单不及时等现象，不利于财务集中控制及核算。为了解决这个问题，我们与 HNB 进行了沟通，将银行本票的开具业务从 SCB 转移到HNB 在首都的总行，需要开具银行本票时，出纳便开好支票，写好本票开具委托信，发给HNB 的 Hambantota 分行，分行接到付款指令后，马上转发至首都的 HNB 总行，审核无误后，科伦坡的清关公司便可以去银行收取票据了。而且，由于工地离 HNB 较远，有时候业务紧急来不及递交指令原件时，我们还可以先将本票付款的指令资料传真给 HNB，等下次去银行办事时再送过去。由于项目部不少的经营活动

12、都是在首都进行，有时急需用到现金，而工地现场并非天天都有人传递支票到首都，在这种情况下，我们创造性地提出了在工地所在的 HNB Hambantota 分行递交支票原件及指定提现人信息的信件、收款人在 HNB 首都分行提现的办法，避免了长途携带大量现金或现金支票带来的风险。此外，工地现场地处偏僻，且离开户行较远，若遇到大宗提款，可委托银行上门服务，将现金送至我部，确保万无一失。2.4 涉及到外币兑换的业务时，也可以利用大客户的优势，向银行争取最有利于我方的汇率，降低汇率损失。2.5 建议开通网上银行业务，便于随时掌握账户动态，还可以随时下载对账单，用电子文档进行排序后再对账，提高工作效率。3、办

13、事处财务风险控制因为首都是国家的政治、经济、商业中心，各方面的资源都比较集中，为方便各项工作的开展，我们项目部在当地首都设了一个办事处。办事处未设专门的财务进行管理，早期的时候，资金使用状况不太理想，主要有两个问题，一是因为办事处人员并非专业财务人员，由他们直接办理各项款项收付工作等，很难做到严格的审核把关作用，有时收到不合格的会计凭证也不易察觉，或者无法及时追到应收集的单据，导致下一步的出账、统计、退税等财务工作难以开展；二是办事处每个月的零花开支较大，有时还会发生未经审批的业务招待费。为了改变这种状况，加强财务控制，降低资金风险，在项目部领导的牵头下，各部门配合，进行了流程改造工作。3.1

14、 针对第一个问题，项目部制定了办事处付款流程规范，采用“预先审批，事后报销”的办法，控制办事处的付款权限。 “预先审批”是指预计要发生付款业务时，办事处人员先取得相关会计凭证，并根据业务性质填写付款审批表 ，在上面详细描述收款人、付款原因、付款金额、付款方式等信息，然后发送扫描版或传真至项目合约部，合约审核费用成本的真实性、合理性后，再由其他相关部门审核签批，如物资采购的由物资部批，机务配件由机务部批，然后再由财务部和项目领导审批，全部审批手续办完后，方可付款；“事后报销”是指在完成付款后，督促办事处尽快收集原件单据并送达工地财务部，再根据正常的审批程序走一遍流程，报销付款事项。这样既能保证付

15、款业务的合理性，比如，可以发现一些用途模糊的费用并加以控制，也可以事先了解各种税种的来龙去脉，对照当地政府给予本项目优惠政策，实行退税业务的准备工作；同时以报销责任约束办事处尽快收集合格的单据并送达现场。作为出纳，还应对预先审批付款的业务进行专门登记，经常清理，催促办事处及早报销，杜绝长期未达账项的出现。3.2 对于第二个问题，为让办事处的日常花费趋向合理化，项目部把其纳入了一个专门的管理体系。首先，规定每月的花费上限为 100 万卢比，有特殊情况需要增加开支再另外申请额度；其次，平时实行实报实销、备用金滚动使用制，办事处须每月按时送凭证报销，凭报销凭证再重新申请备用金。这样落实责任后，便避免

16、了办事处久拖不报销或者发生丢单事件，导致帐上长期挂着高额备用金的问题。此外，因为项目部经常有职工或者合作单位来往，发生业务招待费在所难免，如果没有相关标准，很容易超支，对此，我们专门制定了办事处的业务招待费管理条例，规定因休假来往办事处的职工自请备用金支付餐费等，每人每餐饭费在控制在 900 卢比以内，如办事处有其他业务招待支出，须先填写联系工程交际费报销单进行申请，得到项目部领导审批后方可报销。这些政策出台后，财务部集中了财权，还有利于财务部随时掌握资金动向，大大减少了远设办事处带来的资金风险，实现了由被动到主动的财务控制。4、退税管理工作对于汉班项目的退税工作，本人在 2009 年的论文海

17、外施工项目税务筹划中已有详细论述，根据近一年来的的工作实践，又总结了一些新的经验，要点如下。4.1 承接工程时并事先了解清楚相关的税务政策，知道有哪些可以或能争取免、退的税种，出账时将其独立出来，便于退税统计。4.2 要杜绝非原件发票。无论出于何种原因，如果未能出示含税发票原件，当地税务局是绝对不会同意退税的。这就要求我们在平时的工作中严格把关，秉持“先拿票，后付款”的原则，不可冒险给未能提供发票原件的商家先付款，如果有特殊情况，也要以经办人先请款的方式支付，这样才能保证有专人落实责任追踪发票。4.3 收到含税发票时，一定要注意，发票的标题是否为“TAX INVOICE”，如果只是“INVOI

18、CE”也不行，当地税务局规定，一定要是“TAX INVOICE”标题的发票才允许退税。4.4 发生食宿费等含税支出时，须公司注册的法人代表出具证明，证明其为商业活动而发生，才能退税。4.5 退税发票被税务局打回时，需积极与发票开具商联系，重新开具合格发票，但如果发票开具时间已经过了当年（斯里兰卡规定的会计年度为当年 4 月 1 日至下一年的 3月 31 日） ，供应商亦已向税务局申报纳税，不可再随意更改，需经税务局同意备案后方可重开，故还应与税务局保持密切联系。4.6 在当地聘请专业的财务及法律咨询，熟悉当地事务，变被动为主动。如我们就以总包中港公司的名义在当地聘请了税务咨询公司，利用对当地法

19、规的了解及专业优势与当地税务局进行谈判，力争节税。4.7 针对外资企业，斯里兰卡当地规定须征 10%的汇款税，因此，在结算汇款时尽量通过本国银行以外的其他途径汇款，如香港的结算中心，或国内的公司总部开户行等，合理节税。综上所述，财务工作琐碎而严谨，海外项目又具有一定的特殊性，需要灵活调整应变，将财务工作管理资金、监督动态、控制成本、降低风险、优化效益的功能发挥到最大化，为项目部创造出实实在在的利润。【作者简介】：张娜峰：出生于 1984 年，2007 年毕业于广东技术师范学院财务会计专业后入职中交第四航务工程局二公司，先后在深圳盐田国际集装箱码头及斯里兰卡汉班托塔港一期项目及斯里兰卡汉班托塔国际机场项目担任财务管理工作。作者联系方式：邮箱：QQ:171571516电话：0094-772069908，13794200730