对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考.doc

1、1对二级管理下高校科研秘书队伍建设的思考摘要：二级管理是目前我国高等院校科研管理体系的普遍模式，其中科研秘书作为学校科研管理部门与学院科研人员连接的纽带，是整个科研管理体系中必不可少的重要环节，起到上情下达、下情上传的沟通桥梁作用。本文结合科研秘书的主要工作对科研秘书队伍的现状展开分析，探讨存在的问题，并提出解决的方案对策。 关键词：二级管理 高等学校 科研秘书队伍建设现状 对策 一、二级管理中科研秘书的重要性及意义 目前我国的高等院校科研管理体系大多实行二级管理制度：学校科研管理部门负责统筹管理，制定科研管理相关的各类文件、制度，下达国家、省等上级单位的相关文件与通知，汇总下属学院的科研工作

2、情况等；而二级学院则负责各自学院的具体科研管理工作，与科研人员联系和沟通，汇总各自学院的信息并上报学校科研管理部门。 在二级学院中，科研秘书作为各自学院的具体科研管理人员，是整个科研管理体系中必不可少的重要中间环节，起到上情下达、下情上传的沟通桥梁作用。科研秘书的工作是学院科研发展的强力后盾，是科研能力提升的重要保障。 二、科研秘书的主要工作 科研管理工作包括项目申报、成果申报、绩效评价、学科建设、经费管理、学术交流等，内容复杂繁多。 2一方面，科研秘书是学院内所有科研人员的秘书，负责向本学院科研人员传达上级的政策、通告等，例如项目申请通告、项目立项通知、结题验收通知等；积极动员、组织指导科研

3、人员申报各级各类项目和奖励；汇总本学院科研人员申报的科研项目材料、科研成果材料等；督促学院内的学科建设和实验室建设等。科研秘书的工作在于解决管理中的实际问题，为学校科研项目的实际执行人科研人员创造良好的管理条件。 另一方面，科研秘书是上级科研管理部门的秘书，直接向学校科研管理部门负责，辅助其开展科研管理工作。接收上级的通知公告，为其提供必需的信息和资源，将本学院的材料汇总后上报至学校科研管理部门，协助其开展学术交流活动，将科研人员遇到的障碍和难点等具体问题反馈给学校科研管理部门。 三、科研秘书队伍存在的问题 1.科研管理制度不够完善 管理制度中对科研秘书的工作内容、工作范围和工作权职界定不明晰

4、。科研秘书存在并不完全明确其本职工作范畴的情况。尤其是一些科研秘书流动性较大的学院，管理人员的更替过于频繁，新上任的科研秘书往往对管理工作程序并不熟悉，出现纰漏的可能性也相应增加。 上级科研管理部门与科研秘书之间的管理权限之间存在交叉和空档。以项目申报为例，科研秘书一般不直接接触科研项目的立项和评审部门，往往只是根据其个人的理解实行。由于在审核过程中个人的出发点和审视角度不同，各个学院的科研秘书递送至学校科研管理部门的材料有时3会存在不同程度的疏漏，包括信息不健全、格式不规范、形式有偏差等，使得科研秘书无法发挥其实质性的作用。而学校科研管理部门作为直接联系上级立项或评审部门的管理机构，虽然能够

5、充分把握各类项目申报时所需注意的事项以及各类信息资源，但在汇总所有项目时，往往因为项目数量多、申报时间紧，缺乏足够的人员和精力对所有项目进行足够细致的审核。可见，在管理过程中尽管有科研管理部门、科研秘书这两层的审核部门，两者看似管理权限有交叉，但实际上二者之间又存在一定的管理空档，没有充分发挥二级管理的优势。 2.科研秘书自身素质问题 从客观的角度来看，部分科研秘书存在身兼数职的情况既是管理人员，本身又是一线的科研人员，同时又承担着教学任务。迫于科研和教学的压力，他们往往将更多的精力投入其中，对科研管理文件的精神领悟不够透彻，管理知识不扎实，管理工作业务不熟悉，开展管理工作时往往力不从心，疲于

6、应付，潦草应对。 从主观的角度来看，部分科研秘书缺乏对管理工作的热情和积极性，忽视了其管理工作在科研管理链中的重要作用，认为科研秘书的工作性质类似于“传送带”简单地收集材料后递交，而没有意识到其作为链接科研管理部门和科研人员的沟通枢纽，既比科研管理部门人员更熟悉科研人员的科研情况，能够在审核申报项目的真实性、落实项目实施过程中起到科研管理部门无法替代的作用，又比科研人员更熟悉科研管理部门的管理规定，能够在完善项目申请材料、提供必要信息资源的过程中发挥不可或缺的作用。 4四、加强科研秘书队伍的建设与培养 1.科研秘书应具备的素质 政策理解能力和信息传递能力。科研秘书应密切关注上级管理部门的政策和

7、通知，接到任务指示后，能够仔细研读分析，深刻理解把握，吃透文件精神，掌握重点，关注细节，并及时向科研人员传达各类信息。同时，应鼓励科研人员积极申报各类项目，并加强与项目负责人的联系沟通，跟踪从项目申报、立项、实施到结题、报奖的整个过程，总结项目负责人遇到的共性问题，并及时向上级管理部门反映。 责任心和服务意识。科研秘书的工作内容较为琐碎，所做的工作大多是“为他人作嫁衣裳” ，因此科研秘书必须具备良好的职业道德和奉献精神。要意识到科研秘书本身是服务性的岗位，应时刻以学院的整体利益为重，切实摆正自身的位置，认真负责，以饱满的工作积极性和高效的工作机制一丝不苟地开展工作，尽可能地帮助科研人员申报项目

8、和顺利完成项目。由于科研项目的申报往往附带时间限制，科研秘书应在规定的时间内保质保量地完成任务，必要时还需加班加点，切不能以自身事务繁忙为借口，推脱或延误应完成的工作，而应秉持“舍小我为大我”的理念和甘于奉献的牺牲精神，不计较个人得失，始终将集体利益放在第一位。 组织协调能力。科研秘书作为上级管理部门与科研人员的沟通桥梁，必须具备良好的交际能力和沟通技巧。科研秘书的工作性质决定了其常规工作涉及到多方联络：除了向科研管理部门上报科研项目之外，还需要与财务处联系加强项目经费管理，与宣传部联系开展各类宣讲会、研5讨会、验收会等学术交流活动等。科研秘书须协助各部门制定完善工作计划，安排落实工作任务，共

9、同营造良好的工作氛围，为科研人员营造有利的科研环境。 2.科研秘书队伍的建设 科研管理制度的完善。由科研管理部门牵头，学校应出台二级科研管理制度的相关文件，规定科研管理的操作流程，明确各级管理部门的职责和权利，尤其是科研秘书在科研管理链中的角色定位，阐明其工作性质、工作内容和工作范畴，强调科研秘书工作的重要性，建立实施评价体系，并要求各部门严格按照文件精神安排部署工作。文件内容还应包含在绩效考核的基础上，对违反文件精神的管理人员执行相应惩罚措施的条款，以及对在管理工作中具有突出贡献的人员进行表彰的激励机制。激励机制可以包括物质激励和精神激励。合理的实行赏罚分明，能够有效打击得过且过、消极工作的

10、部分科研秘书，同时能够激发优秀的科研秘书的工作热情，充分调动管理人员的积极性，鼓励科研秘书之间互相学习和探讨交流经验，营造竞争又合作的工作氛围，为构建一支热衷管理工作、具备高效管理能力的科研管理队伍提供强有力的制度保障。加强科研秘书与上级科研管理部门的沟通。学校应采取多种方式对科研秘书进行集中培训，有计划地安排不同的部门开展政策宣讲会、经验交流会，邀请有经验的专家介绍管理方法等，组织科研秘书和科研人员参与，将科研秘书的工作理念渗透到每个科研人员中，保证科研管理队伍的后备力量也同样具备一定的对管理工作的认识。同时，科研管理部门作为上级科研管理部门，应及时与科研秘书沟通，重视其对管理工6作的建议和

11、意见，将部分权力下放给科研秘书，使其真正参与到科研管理的决策中，能够增强科研秘书的主人翁意识和责任意识，增强其自我价值实现感。 设立岗位的专人任职机制。兼职科研秘书的频繁更换，不利于学校科研的长远发展。学院的科研秘书应由稳定的全职人员担任，其本职工作便是科研项目的管理，既不涉及实际的课题项目研究，也不需要开展针对学生的教学任务。而针对一些科研人员人数较少、科研方向较单一的学院，可以采取几个学院共有一名专职科研秘书的方式，实施统一管理。只有将科研秘书从科研、教学等其他繁琐的事务中解脱出来，一心一意展开科研服务工作，才能真正实现管理工作的专业化，达到建设完善科研管理队伍的目的。 *基金资助：浙江中

12、医药大学校级科研基金项目（2013SY13） 参考文献： 1陈曦.高校二级学院科研秘书工作对科研管理工作质量的影响J.价值工程，2012，31（13）：228. 2蓝蔚青，孙晓红，曹剑敏.高校二级学院科研秘书管理方法工作探析J.科技创新导报，2010， （4）：236-237. 3郝梅.高职院校二级管理中科研人员激励机制的研究J.中国科教创新导刊，2011（10）：120-121. 4郭婷.浅析高校二级学院科研秘书应具备的业务素质J学理论，2012（9）：126-127. 5管颖超，陈兰，徐时彬.新形势下高校科研管理工作创新探讨J7四川师范大学学报（自然科学版） ，2010，33（4）：568-571. 6王冰.从科研管理专业化角度浅议高校科研秘书队伍建设J学园，2012（14）：42-43. 7王艳艳.高校科研管理队伍建设J吉林省教育学院学报，2012，28（305）：47-48. 作者简介： 李婧娴（1988-） ，女，汉族，浙江温州，浙江中医药大学，硕士研究生，研究实习员。 通讯作者： 王辉（1979-）男，汉族，浙江杭州，浙江中医药大学，硕士研究生，助理研究员。 （作者单位：浙江中医药大学，浙江 杭州 310053）