高校网上预约报账系统的优化与设想.doc

1、1高校网上预约报账系统的优化与设想【摘 要】 网上预约报账有效解决了目前高校财务报账的实际困难，对比传统报账模式，优点突出，文章通过网上预约报账系统在苏州大学的应用，阐述该系统在学校的运行状况和改进思路，并在此基础上进一步探索全面实现网上报账的可行性。 【关键词】 传统报账模式； 网上预约报账； 系统优化； 网上报账； 预约箱 近年来，随着高校办学规模的一再扩大，校区增多，经费不断增加，“报账难”问题日益突出，为此，部分高校率先推出了网上预约报账系统，该系统经过优化设计有效减少了报销大厅人员流量，并提升了财务工作效率。本文以苏州大学为例，分析了网上预约报账系统的优越性，并提出了优化设计的具体思

2、路，以供广大高校借鉴。 一、传统报账模式与网上预约报账模式的比较 苏州大学传统报账模式如图 1，财务报销大厅作为各类经费核算的聚集地、中心地，经常人满为患，报账人不得不长时间手持报销单在财务报销大厅内排队等候。 网上预约报账如图 2，报账人借助校园网可随时随地登录网上预约报账系统，通过敲击键盘操作替代到财务报销大厅几十分钟乃至几小时的排队等候，实现定时定点财务报销服务。 （一）报账人成本效用比较 2传统报账模式需要报账人长时间等候，按照微观经济学理论，等候是需要付出相应代价的，即因报账排队不得不放弃使用相同的时间资源要素，在教学科研或其他用途中所能得到的最高收益报账的机会成本。假设报账人平均每

3、月报销一次，每次排队一小时，路上来回一小时，一年以 10 个月计算，在传统报账模式框架下，一位报账人因报账耗费 20小时/年，以学校教师授课收益 50 元/小时计算，年排队报账机会成本是1 000 元。若苏州大学有 65 000 人次/年报账，那么学校年排队报账机会成本就是 650 万元人民币。 预约报账模式，报账人可以利用零散时间在网上填写报销单，预约适合自己的报销时间，实现无等候报账。就苏州大学而言，相对隐形收益也约等于 650 万元。隐形收益虽不是个人、单位实际收益，但是其潜在的间接经济、社会效应不容小觑。 （二）心理效应比较 传统报账模式，报账人排队时由于边际效用递减规律的作用耐心度随

4、等待时间的增长而急剧下降。特别是自己的票据不能顺利报销时，与财务审核的矛盾冲突随时可能爆发，财务投诉时有发生。而财务审核人员经年累月面对这样拥挤嘈杂的场面，一方面是接单、核算、解释等高强度、满负荷的工作；另一方面是担心差错、投诉、批评等消极情绪的影响，身心都承受着巨大的压力。 网上预约报账模式下，报账信息在网上轻松传输，报账人不再需要等候和面对财务审核的询问，对不能顺利报销的票据，只需按照提示补办手续后重新预约，轻松完成报销，面对面相互冲突及投诉则大大减少，3缓解了报账人员、审核人员的心理压力，使得他们能以愉快、和谐、健康的身心去从事本职工作。某种意义上说，网上预约报账的推行也是“人文关怀”

5、“以人为本”的体现。 （三）财务人力成本效应比较 传统报账模式，财务人员忙于应付繁忙的报销核算，而预算、资产、费用项分析等一系列财务管理工作因缺乏财务人力而相对松弛。随着学校内涵建设的需要，资金管理已成为学校财务管理当务之急，这使得财务部门核算与管理工作产生矛盾。 财务人力资本按照其具有提供未来服务或经济效益潜力的性质，应视作为学校的一项重要资产。网上预约报账，由于报账人参与了票据整理、数据录入，如表 1 所示，财务人力成本可以节约再利用。这也意味着学校这项特殊资产的增值，即财务人力具有的经济效益潜力增加，能为学校提供更多的财务服务。节约的财务人力一旦投入到合理的财务管理环节，可为学校带来巨额

6、收益，例如对日常数据等资料采集准备及时到位，就能及时抓住申请政府补助机会，或为项目成功申请等提供依据。可见，网上预约报账系统的实施，有利于实现财务核算与管理的双强化。二、网上预约报账系统的优化设计 网上预约报账系统虽有以上优点，但苏州大学在系统推行初期效果仍达不到预期水平。经过对预约报账操作流程和手工流程的分析比较，发现预约报账操作流程过于追求会计人员习惯的精细化核算填写，致使报账人网上填写手续复杂，操作容易出错。而一旦操作错误，报账人无4法完成网上预约报账，还得按传统报账模式排队报销。因此，苏州大学对该系统操作流程进行了优化调整设计，以使其能更好地为预约报账服务。 （一）预约页面优化设计 预

7、约填写页面是报账人以最为直观的方式接触预约系统的部分，此页面设计好坏直接影响到报账人心理接受程度。 1.差旅费页面更新优化设计 差旅费作为特殊报销业务需要单独填报，不能和其他业务混同在一张记账凭证上。系统使用之初，该页面过于制度化设计，填写内容十分复杂。而此类业务量很大，为了方便报账人填写，省去了与做账无关的内容，采用了简洁明了的日常报销格式设计。 2.费用项提示信息优化设计 原系统费用项填写页面使用了大量制度性文字说明，报账人很难理解与接受此类信息。因此，通过对文件、制度等规范性术语的通俗化表述优化，简洁明了地诠释财务规定，突出强调费用填写的具体事项，易于报账人理解。 3.提示操作步骤简约优

8、化 预约报账系统中有多个阅读后点击“下一步”操作的页面，起告知提醒作用。当报账人申请多笔预约单时，此类页面就过于繁琐。新系统针对此类页面进行了合并与裁剪优化，以减少过多的操作步骤，缩短预约报账操作时间。 4.预约安排提示优化 5原系统中预约安排没有操作提示信息，因此，当报账人选择了系统默认双休日、节假日、寒暑假不报销日期，预约页面会显示一片空白，且无任何提示信息，致使报账人会误解为系统有问题而放弃使用预约报账，采用传统报账方式到财务报销大厅排队。为此，在相应页面增加了报账时间提示信息，通过选择的方式提供各报销点预约，完成预约安排。（二）费用项归类整理与细化设计 费用项填写需要报账人按费用归类整

9、理计算金额。原费用项完全按会计科目设置罗列，报账人因不理解会计科目而填报错误较多，使导入凭证须大量修改。因此，将科目按照日常报销费用名称归类呈现，方便报账人选择，如：邮电费细分成邮寄费、快递费、电话费、网络流量费、宽带费等。通过优化使报账人能准确填写费用项，也使导入的智能凭证摘要更规范。 （三）预约报账安排设计 网上预约报账的预约安排设计合理性直接影响着预约报账的推行效果。当报账人完成网上报账预约与审批签字后，需要兑现无等候报账待遇。而预约报账窗口单位时间合理定量很难准确推断，为此可采用以下两种操作方法。一是固定窗口预约报销，即单位时间增加业务量，由专人负责事先查看预约情况，根据预约报账集中程

10、度调度机动审核人员接单报账；二是不固定窗口，放宽报销业务量，各报销点设专人接收预约单，定时发放给审核人员完成报账，对特殊无法正常完成的报账业务单，由审核人电话通知报账人。 三、网上预约报账系统设想全面实现网上报账 6（一）网上报账设想之一：“预约箱” “预约箱”是指在财务报销大厅以外设置的预约报销单专用投放箱。“预约箱”预约不设时间与笔数限制，报账人可将预约成功的报销单装入特定的信封投入“预约箱” 。 “预约箱”由专人定时取单交予审核人员审核，对审核中发现的不能报销单据，写明原因装入原信封中通过电话联系报账人退回；对可以报销的单据，通过无现金系统支付到相应账号，完成报销。网上预约报账系统通过与

11、校园“物流系统”对接跟踪，使报账人可以随时清楚地了解自己报账单所处的状况。 （二）网上报账设想之二：数码单据上传与电子签名 网上预约报账已为网上报账提供了先行基础报账规范化。在此基础上，于网上预约单填制过程中加入数码单据上传和审批人网上数字签名，真正实现网上报账。数码单据上传是指网上预约单填制时将报销单据以拍照、扫描等方式上传。审批人网上电子签名是指审批人根据报账人上传的数码单据及预约单网上签署报销意见并电子签名。财务人员根据上传的信息及时退回不可报销单据，将已电子审批签名的可报销单据会同“校园物流”送达的报销单据记账、付款，相应的，数码单据被保存于会计电子档案中相应年限。 四、结束语 网上预约报账系统作为一种全新的报账模式有其独特的优点，同时，也需在实际应用中继续优化完善，唯有这样，该系统才能发挥出最大效用，并进一步全面实现网上报账。 【参考文献】 71 孙琪华.创新财务管理手段 提高财务管理水平“报账通”无现金报账系统在苏州大学的实践与探索J.会计之友，2010（4）. 2 林琴珍.高校实施网上预约报销系统的优势及建议J.福建农林大学学报（哲学社会科学版） ，2010（6）. 3 李明洋.浅谈高校财务预约报账机制J.财会通讯，2011（26）.