企业财务人员做好费用审核工作刍议.doc

1、1企业财务人员做好费用审核工作刍议中图分类号：F812 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2014）02-000-02 摘 要 费用是指企业在日常活动中发生的、会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。实践证明，费用具有在企业资金流出中所占比重高，明细项目多，控制管理难度大等诸多特点。作为一名合格的企业财务人员，做好费用审核内部控制工作，就能起到降低费用开支，有效防止铺张浪费，尽量避免内部员工假公济私舞弊行为发生的作用，为企业创造管理效益，促进企业实现发展战略。 关键词 财务预算 真实合法 开具规范 报销时效 签批流程 附件一致 特殊规定 企业财务人员要做好费

2、用审核工作，就应当全方位、多角度找出审核过程中的关键控制点及其主要控制措施，并将具体措施深入贯彻执行，使企业在合法运营的基础上提高经营效率和效果。笔者结合在企业多年实际操作经验，从而归纳总结出费用审核工作主要控制措施，现与广大读者共同探讨。 一、费用支出是否符合财务预算合理性方面的审核 为合理控制各项费用支出，企业在年初做预算时，对于行政部门可以结合其工作性质，逐月分项预算每类费用数额，实行定额管理办法。比如人事部门发生的办公费、会议费等；对于业务部门每月发生的与其2经营业绩休戚相关的费用，可以实行定率管理办法，比如销售部门发生的与销售额成正比例增长的运输费、装卸费等。不仅如此，企业还应对某些

3、费用项目预算标准做出明文规定，比如员工异地出差可以选乘的交通工具，误餐补助及住宿费标准等业务，企业就应当根据当事人的职务、出差地点等具体情况逐项制定预算限额标准。这样一来，就使企业财务人员在审核费用时有案可稽。对于当事人报销的预算额度内符合标准的费用支出及时受理，除特殊情况外，对于超额或超标的费用支出坚决给予回避。财务人员每月定期将企业各部门实际发生的费用与预算作对比分析，并通过 OA 网上办公平台或者会议报告的形式对外公布，促使每位员工都能树立节约光荣，浪费可耻的企业理念。 二、费用票据是否真实、合法性方面的审核 根据中华人民共和国发票管理办法第二十一条的规定：所有单位和从事生产、经营活动的

4、个人在购买商品，接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。基于法律条文的明确规定，如果当事人报销时应当取得但并未取得正规票据时，财务人员为维护企业合法经济利益，应当拒绝为其办理费用报销业务；如果当事人虽然取得了发票，但是无法辨认发票真伪时，可以登陆税务系统网站输入“发票代码、发票号码、发票类型、发票密码”等各项内容，及时准确的掌握发票的详细信息，识别真伪；如果当事人取得的票据存在篡改品名或金额等情形时，财务人员在审核过程应及时指出并要求当事人退票重开。通过上述措施，确保入账的票据真实、合法，借助政策法规维护企业正当经济利益。 3三、费用票

5、据开具是否规范性方面的审核 对于当事人报销用的票据，不仅要求其真实、合法，而且票据的开具也应符合内在逻辑、规范完整。主要包括但不限于以下情形： 1、用于报销的发票正面必须加盖开票单位的发票专用章，发票抬头必须是本企业的全称，不得随意简化或篡改，除定额发票以外，发票抬头不得空置； 2、发票上的“项目名称”及票面上的“单价” 、 “数量” 、 “金额”等项目不得随意涂改，金额大小写必须相一致，数字计算无逻辑上错误； 3、发票上的“开票日期”与业务经办日期相一致，无随意填写开具日期的现象； 4、国税与地税发票应当分清，不得开具项目名称与票据种类相矛盾的发票； 5、如果本企业是一般纳税人，为减轻企业税

6、收负担，当事人购买办公用品，维修物品或者为车辆加油时，能够取得增值税专用发票的，必须要求对方单位开具增值税专用发票，便于企业进项税额的抵扣。 四、费用报销是否符合规定时效方面的审核 为提高工作效率，严格遵守会计信息及时性和权责发生制原则，企业财务部门应明确规定每月或者每周的费用报销日期，以及费用报销的最长期限。对于不在规定时间前来报销或者超过费用报销期限前来报销的当事人，财务人员有权拒绝受理。比如，财务人员可以要求当事人在出差任务完成后一个月内每周三到财务部门办理报销手续，在出差前有个人借款的应及时清理，坚持“前款不清后款不借”的原则。对于工作4拖沓不在规定时间报销影响财务部门正常结账的，或者

7、故意拖延时间，致使有关领导无法掌握费用发生真实性的，财务部门有权拒绝受理跨期票据，一切经济责任由当事人自行承担。这样一来，就能督促当事人积极配合财务人员的工作，当期费用单据及时报销入账，确保企业各期经营成果核算的准确性。 五、费用票据签批是否符合内部流程方面的审核 为有效防止当事人徇私舞弊、假公济私，使用虚假的费用票据报销进而骗取企业经济利益，同时也便于形成相互制衡的内部控制机制，企业应根据每项费用的性质及其金额的大小，明确相关部门及领导的审批权限和审批流程。但无论如何规定，原则上每张费用票据的签批最好不少于三人。即先由经办人员在原始票据（或费用报销汇总表）上签名确认，其次转交主管领导签字审核

8、其费用的真实性和必要性，再由财务人员进行常规财务审核，财务审核后是否呈送上级领导审批，可视企业内部控制的具体规定执行。而且，票据审核流程应当注意以下事项： 1、费用报销当事人不得越级或打乱签批次序进行票据审批； 2、上游部门审核未通过的票据，下游部门有权拒绝受理； 3、当事人经办事务发生的费用，尽量避免交由无关的第三人代为审批。 这样，通过逐级严密的费用签批手续及审批权限，就能有效的防止当事人利用职务犯罪，形成科学严谨的财务审核内控机制。 六、费用票据与其附件内容是否一致性方面的审核 为证实相关费用的真实完整，对于报销时能够取得附件的一定要求当事人提供附5件明细，以便于财务人员及时监督。现列示

9、但不限于常见的费用明细情形： 1、当事人报销办公用品时必须提供办公用品明细清单，保管人员在办公用品验收入库时应逐一核实品名、数量是否相符，单价有无异常； 2、当事人报销邮寄费用时，应当在发票后面附有每次邮寄文件或物品的寄件回执单，且各笔回执单的金额合计与发票金额相一致； 3、当事人在报销业务招待费时，原则上应在餐饮服务业发票的后面附有用餐单位出具的菜品及酒水清单，便于监督有无超标铺张浪费的现象； 4、当事人办理公务要求企业报销手机费时，应当提供报销当月的话费清单，经财务人员逐笔核实，确属为企业办公发生的话费部分可以报销； 5、使用实名制火车票或飞机票报销差旅费时，票据上的姓名必须与当事人姓名相

10、符，不得随意借用他人票据用于报销； 6、当事人报销会议费时，应在票据后面附有会议召开时间、地点、参会人员、会议内容，以及各服务项目收费标准等情况的明细单； 由此可见，只有当事人报销的费用票据与后附明细项目相吻合，才能有力的证明费用发生的真实性、必要性和合理性，进而为财务监督提供充足证据。 七、费用报销是否符合企业内部特殊规定方面的审核 企业应结合自身经营需要和发展阶段，对于一些非常规性业务在完善内部报销制度时做出明确的规定，便于财务人员审核费用票据时有章6可循。 现列示但不限于企业经常发生的非常规性业务： 1、当事人由于保管不善或发生被盗事件导致费用票据丢失，可否使用其他票据报销以及报销比例应

11、当明确规定； 2、司机由于车辆行驶违规接受交通部门罚款，财务人员因工作渎职延期报税使企业缴纳税收滞纳金，以及行政人员因各种证照逾期年检验证受到行政部门的经济制裁，对于此类费用企业是否予以报销，以及报销比例需要明确规定； 3、对于一些非常规性业务，应该取得但确实无法取得票据的补救措施； 4、当事人假公济私使用虚假发票报销以此来侵占企业经济利益，并经财务人员查证核实，相关处罚应有明文规定。 由此观之，财务人员做好费用审核工作还有赖于企业内部财务制度的建立与健全。 八、结束语 做好费用审核工作因企业性质、经济规模，以及企业发展阶段的不同而有所差异，并不是一成不变的。基于上述情况，企业财务人员在实际审核费用时应因地制宜，结合本企业实际经营情况和内部财务制度，本着制衡性和成本效益原则，实施行之有效的费用审核办法，促进企业在健全完善的内控环境中长足发展。 参考文献： 1中华人民共和国发票管理办法. 国函1993174 号，颁7发时间：1993-12-12. 2财政部会计资格评价中心.高级会计实务.经济科学出版社，2013-04. 3东北财经大学会计学系列教材.中级财务会计.东北财经大学出版社，2012-03.