OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用.doc

1、OA 办公自动化系统在医院信息化管理中的应用【摘要】 OA 办公自动化系统使用各种协议和标准构建适合医院使用的信息集成和信息服务的设施。总体目标:以确保系统实用、可靠、先进为原则，建立以信息流转为核心的，以业务处理相互支配的现代办公自动化系统;在统一的工作平台下实现信息共享，建立工作流程自动化、图文传递电子化、文档一体化等的办公自动化系统，最终提高工作效率和管理水平。本文提出了医院办公自动化系统的主要功能模块，以及每个功能模块的功能概述. 【关键词】 办公自动化系统 医院 信息化管理1 OA 系统简介办公是我们每个人工作中接触到的最多的事务，办公自动化并不是计算机和办公业务的简单结合，办公自动

2、化仅仅是 OA 系统最初发展阶段人们对其的理解。随着网络经济的发展，市场经济模式从销售型经济模式转变到服务型经济模式，行政办公的内容和方式也发生了许多的变化，从以前以文档处理和工作流为主的管理方式，发展成为以知识的共享和交流，强调协作和团队精神的协同化的办公和服务,OA 越来越成为这种变化的载体。现今的 OA 带来的不仅是行政业务的制度化、规范化和高效率，同时带来了知识经济时代的知识获取和交流、知识利用以及知识的管理等许多行政管理理念的变革。OA 系统发展有以下三个阶段：(1)以数据处理为中心的最初的文档处理系统。这个阶段强调的是对数据的计算和统计能力，它存在于行政办公最初的信息化阶段。(2)

3、以工作流为中心的，日常行政办公事务的处理。这种办公业务的处理是基于通讯、协同操作、协同运行的基础之上，强调工作流程的自动化和规范化，以及提高行政办公效率、降低行政办公成本。(3)知识管理和协作系统随着市场竞争以及企业和客户之间联系的越来越紧密，企业和客户之间越来越需要进行信息的交流和共享，同时企业员工也需要不断的学习和获取企业中潜在的或别人的知识，避免重复劳动和重复错误。因此办公业务越来越多的是融入这种对企业所有知识进行管理和使用的服务中。2 OA 系统的特点2.1 实时通讯 提供知识共享和交互环境，当你有某个问题需要与专家商量时，能够及时通过基于网络的电子协作，找到相关人员，与专家进行深入交

4、流。通过人的实时参与和协作，实现更有效的协作2.2 信息的广泛的管理和集成 OA 系统中着重于文档的组织和管理，方便用户的检索和查询，在你有某个疑问时，能够及时地检索出最有用的知识，正确解决问题。2.3 知识门户的构造 随着企业和客户联系的越来越紧密，企业内部的信息和企业外部的信息的相互交融，信息化应用和服务越来越多的转到基于 WEB 的体系结构上，企业的行政管理决策越来越依靠各种企业资源系统，如企业资源信息系统、客户资源信息系统、质量管理系统等，这个阶段的 OA 系统将是从企业各种资源中获取各种信息，使办公自动化从业务处理为中心的联机事务处理中进展到以分析处理为中心的决策型办公系统发展。3

5、医院应用 OA 系统的必要性 因为目前很多医院都存在着一些问题，由于医院中部门繁多，传统的管理方法往往会造成以下不良现象（1）签核程序繁琐，工作相互干扰；（2）人工操作难免疏忽与意外，造成遗失、延误、缺席等；（3）制度制定后不易迅速执行；（4）制度调整更加困难重重；（5）人事组织异动， “适应期”较长；（6）难以掌控工作进度，更无法分析流程合理度；（7）纸张表单难以查询；（8）制度执行人为影响大，效率、质量低下。4 OA 办公自动化在医院的应用4.1 信息交流平台 （1）通知: 医院工作人员可以使用自己应有的权限在网上选择对某个人、某些人、某个部门或全体人员发送各种通知、通告、消息、留言等信息

6、，并可以随时查看自己已发和已收的通知，即使一时没在网上也不会错过任何信息，及时沟通、协同工作;（2）新闻: 可以直接添加各种业务、行政、人事等新闻，所有用户都可以随时查看，第一时间了解公司信息，支持新闻分类和评论，可以直接上传文件和图片;（3）电子邮件: 电子邮件功能可以以灵活的方式发送、接收和阅读邮件、应答及转发邮件和设定跟踪工作。电子邮件的使用，解决了由人工传送纸介质或磁介质信息的问题，减少了消耗材料的使用，消除传统信函效率低，成本高的弊端;（4）个人文件夹柜: 作为网上的文件柜，员工可以将自己平时积累的文摘、收集的信息、总结的经验、做过的工作、取得的成绩、科研资料等各种资源有序的存放在这

7、里进行知识管理，便于需要的时候方便的查阅，而不必再东寻西找，浪费时间;5）文件传送: 传送的可以把医院正规的文件，它可以将固定格式的文件或图片、图表、幻灯片以附件的形式传送给相关人员，提高文件的快速传送，提高工作效率。 （6）网上业务：该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标。 （7）远程办公：提供的移动办公、网上办公功能，即使医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。 （8）个人论坛：为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。 （9）信息查询：对各

8、种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如医疗法规查询、英汉字典、省卫生厅网站链接、药品查询等实现网上收集，编辑和发布单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。4.2 针对医院不同角色实现的功能4.2.1 医院领导 能实施查阅自己所需要查阅的资料。 （例如：想查看某人的人事信息，不用象以往那样，打电话找人事科的负责人，让其翻箱倒柜找到资料送到自己办公室，只需要打开电脑，进入我们的系统，它的一些相关信息就可以查询到。或者给人事科长发封邮件，让其将资料发到自己邮箱中） 能快速而准确的规划自己的任务安排工作（作为领导人，各种各

9、样的会议要求参加，但桌上一堆请柬和通知难免有所遗漏，但电脑就不一样，用日历的方式显示每一天，几点到几点有什么安排。当中若有人打电话请领导参加什么活动，也不必查本子和安排，只要看自己的时间安排就可以马上给对方答复了） 。能查看下属所管辖的各个科主任的工作计划或者是工作汇报信息。能听到医院各个层次的员工直接发给你的意见或者建议（作为一个开明而负责的领导人，总想听他人对工作或者是院务工作的看法和意见，平时的见面和电话不一定能表述明白，但是文字却是最佳媒介） 。 与普通员工一起参与网上讨论与学术探讨（针对任何人开放的各色论坛是大家畅所欲言的场所） 。政务公开，可指定职务代理人（将自己的行踪公之于众，或

10、者指定自己不在时普通事务的处理人员，避免因人不在而导致某些审批项目受到耽误的情况发生） 。4.2.2 科室主管 能查看下属所管辖员工的工作计划、工作汇报或工作日志。能快速而准确的规划自己的任务安排工作（做为中层管理人员，他们的任务来自几个方面：院领导的指派，其他部门主管的委托、自己部门下属的汇报，及自己的任务安排） 。对下属工作人员指派任务监控具体项目的进度，实现网上的普通事务处理和电子审批操作。对一些普通的公共事务，且由本部门员工提出的申请进行审批（例如：部门大事记的登记归档、部门公告的发布审核工作等）4.2.3 普通员工 能通过电子邮件对领导反映问题，和表达自己的意见。快速便捷的获取信息和

11、资料。到自己喜欢的论坛与人进行交流和沟通，学习到更多知识和内容。看到领导给自己下达的明确的任务书。实时监控自己的申请项目和需要他人审批的内容（例如：自己的请假申请已经递交，要等领导和人事处的批复。平常的话对此将无法知道结果，而现在只要打开电脑就知道领导是否已经同意） 。很多文字和书面的任务完成简单方便（例如：领导要求院长办公室的某人将今年人事部门今年的用车情况汇报一下。以往的话，将查询大量的资料，然后在电脑里打好，然后打印输出后拿到领导那里。而现在只要通过系统简单查询一下，将结果用邮件发给领导即可）4.2.4 新员工 任何一个新员工都可以通过系统中的新员工快速导航，找到自己岗位的职责说明书。对

12、于新人需要查看的全院性的规章制度，部门规章制度等信息可以随时调阅查询。自己所要办理的各项手续，到什么部门，联系人是谁等都可以查询到，这样亲切而周到的环境能让员工迅速溶入集体中来。4.2.5 院外人员 这里主要指病人和病人家属。可以通过医院的门户，查询到医院每天的开诊时间，坐堂专家，医疗特色、交通指南等各类信息。方便就诊和提高医院形象。可以通过直接的网络上的信访部门的通道，反映问题，对医疗、护理等进行投诉或建议。5 OA 办公自动化对医院发展突出的四个功能5.1 整合医院网络资源，通过网络技术将医院的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使

13、用。5.2 加快信息流通，职能部门下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。5.3 规范办公流程，建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让医院充满活力，促进医院持续发展。5.4 提高办事效率，通过 OA 管理部门可以有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公，信息流通速度成倍提高。6 小结通过医院对办公自动化系统的应用将工作人员从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了医院办事效率和对信息的可控性，使医院管理趋于完善，提高执行力，最终实现医院市场竞争力全面提升的目标。通过 OA 系统的实施，能全面贯通医院内部经脉，通过对各办公要素的整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，加快信息流通，规范办公流程，提高办公效率，降低办公成本，为医务工作人员提供了一个科学、开放、先进的信息化办公平台，轻松实现了办公自动化。更重要是，给我们带来了全新的办公理念，使我们的办公方式发生了重大改变，提高了工作效率。