档案编研选材数据库的合理开发.doc

1、档案编研选材数据库的合理开发在档案编研工作的各个阶段都会形成大量的原始信息，特别是在编研题目确定之后，编研人员要进行广泛的编研素材的查找、筛选和研究工作，这个阶段会形成大量的原始信息，信息量丰富而且复杂，如果对其加以有效的分类、整合、积累、保存，建立编研选材专题数据库，就能为今后的编研工作提供参考和借鉴。 一、建立档案编研选材数据库的必要性 （一）档案编研工作实际的需要。目前，各级档案馆在进行编研选题的时候，普遍存在主观随意性较大的问题，其中一个重要原因就是没有充分了解馆藏内容，致使编研选题与馆藏内容相脱离，因而编出的编研材料价值不大、参考性不强、实用性不高。在馆藏数量巨大而且逐年上升的形势下

2、，建立编研选材数据库，可以帮助我们深入了解馆藏档案内容，更加科学合理地确定编研选题，真实准确、齐全完整、系统丰富地选择材料进行编辑加工等工作。 （二）开展网络档案编研的前提。网络环境下，我们可以将编研选材数据库发布在网上，为编者提供材料线索。部分网络编辑系统还可提供“虚拟编辑室” ，使得不同地域的编研人员共同完成同一个编研材料，这样，异地联合编研就可成为现实。同时，浏览者通过上网浏览得到所需的线索，也可以提高到档案馆进行实地查档的查档率。 （三）档案工作新形势的要求。建立编研选材数据库，为开发档案编研管理软件提供了数据支持，是档案编研工作向现代化、信息化、网络化迈进的基础。 二、建立档案编研选

3、材数据库的形式 （一）档案文件目录数据库。就是把有研究参考价值、编研价值以及用于办展的档案的目录，按照一定的专题录入数据库，类似于我们常用的档案专题文件级目录数据库，比如我们档案馆的婚姻档案、房基地批示档案、招工档案等专题目录数据库。 （二）档案内容简介数据库。就是在目录数据库的基础上，增加档案内容简介字段，把一份文件中有价值的信息，利用主题词、关键词或内容概要等形式全部反映出来。这样不但可以检索到所需文件的题名，还可以对文件的内容进行全面的了解。 （三）档案原文检索数据库。在数据库中设置档案原文字段，档案原文的录入可分为嵌入式和链接式两种，嵌入式是直接在数据库中输入档案原文；链接式则是利用已

4、建好的档案原文数据库，把档案原文链接到数据库中。这样当检索到所需文件后，不但可以查看档案内容概要，还可以直接打开档案原文，有用的内容可以直接下载、编辑加工利用，这样，编研工作效率就会大大提高。 从以上编研选材数据库的三种形式不难看出，建立文件目录数据库虽然简单，工作量也较少，但所含信息量也较少。比如北京市平谷区档案馆的文件级目录数据库中，一些早期形成的文件题名不很规范，不能准确全面地概括文件内容，检索利用时有些内容重要的档案就可能被遗漏。而档案全文数据库信息量大，如果没有已建好的全文检索数据库，建立这种全文数据库十分困难。随着文档一体化进程的加快，大量电子文件形成，为全文数据库的建立提供了便利

5、。比如，目前我馆的文件目录数据库中已有条目近 120 万条，而且还会逐年增加，从实际出发，我觉得可以分阶段进行，首先建立文件目录数据库，然后逐渐扩充，添加内容，逐步形成档案内容简介数据库，乃至最终形成档案原文检索数据库。 三、建立档案编研选材数据库的步骤和方法 （一）对数据库的功能需求的调研。编研选材数据库一般容量较大，因此要具有较快的检索速度和较高的查全率、查准率，这样才能真正提高编研效率。将来开展网络编研是编研工作的趋势，不同的档案馆之间，档案馆、室之间，档案馆与社会有关部门之间都可以进行广泛的联合编研，因此编研选材数据库要适合在网络环境下使用，要具备较高的检索性能，便于实现数据库资源的信

6、息共享。 （二）准备数据库材料。编研选材数据库的数据来源主要是馆藏档案和资料，现行文件中心的现行文件资料，档案室保存的档案信息，其他档案馆保存的资料，通过网络、公开出版物等途径获得的资料信息等。比如，目前我们已收集了档案馆的 90 多万条目录的综合数据库，基层档案室报送的 30 多万条的电子目录，为建立选材数据库做好了准备。 （三）数据库选型。数据库的类型有很多，比如Access、Datebase、SQL server 等，一般应选择功能齐全、通用性强、兼容性能好的数据库。比如根据我馆的实际，可采用 Access 数据库格式，一是编研人员使用操作比较熟练，二是区档案馆、各单位档案室已建立的数据

7、库也是这种格式，我们可以直接在原数据库上进行操作。 （四）数据库的设计。主要是设计字段和设置字段类型。根据实际需要可以设置档号、类别、文件题名、内容简介、时间、保管单位、档案原文等字段，其中要注意以下几点： 1、类别的设置是关键。可以按专题设置类别，如可以设置历史、地理、人文、自然、政治、经济、科技、教育、文化、综合类等专题。专题的设置要以实用为主，如果专题分得太多，就不容易辨别区分，不容易归类；如果专题分得太少，检索使用起来就不方便。因此，设计专题要做好广泛的调研并通过实践修改完善，也可以参考县志、百科全书的类目设置。由于类别字段较多，可以用代字或代号表示，并编制字段设计说明。 2、内容简介

8、字段要设计成文本型。它是对文件内容进行准确、简要的概括，内容较单一的文件可以用主题词、关键词进行标注，内容较多的文件，可以编写摘要。标注内容简介是建立数据库的难点，工作量巨大不说，单就一份文件的内容来看，有的可能涉及政治、经济、文化、教育、体育等各个方面的重要信息，综合性文件可能还包含着历史、地理、自然等社会各个方面的信息，标注起来非常复杂。这就要求编研人员具备较高的判断、分析、研究能力，从一份文件材料中查找有利用价值信息，同时还要具备较好的总结、提炼、文字加工功底，全面细致准确地标注档案内容。 3、档案原文字段要设计成超级链接型。由于嵌入式档案原文所占空间较大，影响检索速度。档案的载体、类型

9、又有文本、照片、声像等多种形式，因此，应采用超级链接方式链接档案原文。 （五）窗体界面的设计。设计窗体界面表文件，是为了方便输入文件内容简介和档案原文等字段的内容，主要设计类别、文件题名、内容简介、时间、档案原文等字段。 （六）数据库的实施。从实际情况来看，数据库的建立可以分步实施。 第一步是从原目录数据库中挑选出可用的条目，建立选材目录数据库。具体方法：可以在原数据库中设置“是否存留”和“类型”两个新的字段，然后就需要从头至尾浏览数据库，从中找出可用的条目，并在是否存留字段中标注“1” ，同时在类型字段中标注应属于哪个类型，比如政治、经济、文化等类或用代号表示。数据库录入完成后，为方便使用，

10、可以用检索工具，检索出所有“是否存留”字段中是“1”的条目，另建新库保存，也就是新建一个有用的数据库。 第二步是在新建数据库中，添加内容简介。由于填写档案内容简介的工作量非常巨大，可以有针对性、有侧重点地进行文件内容简介录入。从馆藏来看，早年形成的档案文件标题不很规范，比如革命历史档案，敌伪档案，县委、人委、革委、五大公社档案，六大区委档案、四清档案等，而这些档案又往往是编研或者办展利用的重点，可以先从这些档案入手，边调研边录入内容简介。 第三步是录入档案原文。目前我馆还没有档案原文数据库，基层档案室电子档案还没有接受进馆，只能靠我们日常积累。比如我们在编研或是办展过程中要注意积累，对已形成的电子文件、数码照片等随时链接到数据库中。