涉外项目现场管理探讨.doc

1、涉外项目现场管理探讨【摘要】莱钢自 2003 年开始进行了第二轮的改扩建工程,其中一些关键技术和设备全部都是从国外引进,含金量高,做好这些涉外项目的现场管理将直接影响到整个工程的质量和进度。本文从六个方面对涉外项目现场管理进行了有益的总结和探索,对其他企业搞好项目的现场管理有一定的借鉴作用。 【关键词】涉外项目 现场管理 莱钢十五、十一五技改工程是莱钢发展历史上一个重要的里程碑,工程的顺利完成必将实现莱钢超常规的跨越式发展,对莱钢实现做强做大的战略目标产生深远的影响。莱钢技改工程中的关键技术和设备全部都是从国外引进,其中包括有世界先进水平的整体生产线,其设备和技术的含金量非常高,对这些涉外项目

2、做好现场管理将直接关系到整个工程的质量和进度,并最终影响集团公司是否能及时创造良好的效益、按照预定期限收回投资。所以,涉外项目的现场管理工作就显得十分重要。本文通过参加十五、十一五技改工程涉外项目现场管理,对如何搞好技改工程涉外项目的现场管理进行了有益总结和探讨,并认为必须重点做好以下几个方面的工作。 一、提高认识、统一思想是搞好涉外项目现场管理的思想基础 涉外项目的现场管理是整个项目引进的关键,是涉外合同执行中的重中之重,其管理的好坏直接关系到整个涉外项目引进的成功与否。涉外合同管理者必须提高认识,统一思想,牢固树立“外事无小事,现场无小事”的观念。只有打好了搞好涉外项目现场管理的思想基础,

3、才能顾全大局、内外协调、有序衔接、快速推进。如果在脑子里没有绷紧这根弦,那就说明在思想上还没有正确认识到涉外项目现场管理的重要性,也就根本谈不上搞好涉外项目的现场管理工作,达不到涉外项目引进的目的。 二、熟悉商务合同和技术附件,做到一专多能是搞好涉外项目现场管理的基本条件 涉外商务合同和技术附件是整个涉外项目的基础和依据,脱离商务合同和技术附件来做现场管理就成了缘木求鱼,因此项目管理者必须做到心中有数、熟知合同和技术附件。由于涉外的商务合同和技术附件的内容很多、很细,且全部都是英文,这就要求项目的管理者必须具备很强的英语听、说、读、写、译的能力以及相应的科学技术知识。一个好的项目管理人员,不仅

4、要具备较全面的国际贸易知识、熟悉项目管理的有关规定与程序,而且还要有较高的组织和协调能力、对问题的综合判断分析能力,可谓要一身兼数职,既是翻译又是管理人员和技术人员,只有如此,才能胜任涉外项目现场管理工作。 三、结合现场的实际特点,制定必要和及时的措施是搞好涉外项目现场管理的关键 一个涉外项目的现场管理,包括很多内容:现场工程进度网络计划的执行与管理;中外双方会议、会谈的发起、组织、记录、翻译与整理;现场外专以及翻译人员的管理与服务;进口设备的开箱检验与漏发损坏件的索赔;进口设备安装、调试和考核等。针对现场的实际情况,及时制定和采取不同的、机动灵活的措施,随时解决发生的问题是至关重要的。现场的

5、情况和进度不等人,不能所有的问题都拿常规的思路和方法来考虑和解决,否则就要浪费时机,耽误工程进度。比如规定每天的早例会制度,就是一个解决现场问题很好的措施。在例会上,通报情况,安排当天的工作计划,解决前一天遇到的新问题,这是基于现场情况复杂,每天都可能遇到很多新的问题,这就要求双方随时都要交流,讨论解决问题的新方案,这一制度能够保证工程的进度,做到所有的问题都能及时解决。 四、 项目现场资料管理的规范化是搞好涉外项目现场管理的重要条件 在整个项目现场管理过程中,涉及到中外双方诸多方面的来往资料,对这些资料必须做到规范化管理。有些资料涉及到商业秘密或技术专利,必须妥善保管。针对资料的不同类型,要

6、做到分类别、按时间进行归档并有序整理,建立台账登记制度。对双方来往的所有传真以及翻译稿做到准确和快捷传送;每天的工作日志和备忘录做到一天一签并严格管理,以方便其他部门日后查询,特别是为整个项目结束后的最终商务谈判提供有力的证据支持,利于分清双方责任,提高工作效率,维护企业利益。在国内很多企业都有这样的例子,平时不注重资料的收集和管理,最终谈判时拿不出有力的证据,而不得不作出重大让步,损害企业的利益。 五、加强现场外专和翻译的管理,是搞好涉外项目现场管理的必要条件 每一个涉外合同都规定了外专必须到现场进行服务和指导的条款,另外中方还要为每一位外专配备翻译。由于国别不同,每个人都存在着一些工作习惯

7、、思维方式等方面的差异,如何使他们合理搭配,充分发挥协调优势,调动他们的积极性为莱钢的工程建设服务,是一项非常重要的工作。这就要求项目管理人员勤跑现场,掌握每位外专的情况,使工作中所采取的任何措施做到有的放矢。在搞好工作管理的同时还要注重安全管理,我们通过实践深深理解安全管理的重要性。加强外专在工作期间的安全教育管理是一项非常重要的工作,该项工作如果管理不到位,也会发生意想不到的事情,对莱钢、外专都会产生不利的影响,特别是对莱钢建设和谐社会带来很大的负面影响。为确保外专和翻译的人身安全,必须对他们进行入厂前的安全教育和不定期的安全教育,特别是在现场服务期间,必须遵守现场的安全规章制度,实行佩带

8、工作证、整齐穿戴工作服制度,树立安全防范意识。除了让外专了解莱钢安全规定,还规定各涉外项目负责人勤跑现场,加强和外专的沟通,在取得外专理解的同时,对当场发现的不安全因素和行为立即予以纠正。同时我们把安全延伸工作现场外,外专非工作时间的活动也要确保安全。在外专的理解认同下,我们要求项目管理人员严格掌握外专非工作时间安排,详细了解他们的活动计划,并及时提醒外专注意事项,确保外专非工作时间安全不出问题。另外还加强生活管理,为激励他们长期安心工作,还应当督促、协调有关部门为他们营造一个满意的、安全的工作和生活环境。利用业余时间注意加强与他们的感情交流,了解他们的思想动态,关心他们的生活,尊重他们的信仰

9、和生活习惯,对生活中遇到的难题要想尽办法给予帮助和解决,与外专建立一定程度上的相互信任,增进彼此的了解和友谊,将有利于搞好项目的现场管理工作。 六、重视协调中外双方的工作关系,提高工作效率是搞好涉外项目现场管理的重要环节 在现场中外双方合作过程中,由于人员复杂且素质参差不齐,并非每天的合作都令人满意和愉快,特别是遇到实质性或关键性的问题时,双方代表都站在各自的立场上,优先考虑各自的经济利益,如果处理不当,会影响问题的解决和工程进度。为协调中外双方关系以及避免中外双方工作中的分歧影响到工程进度,作为双方联络纽带的涉外项目管理人员就要及时有效地协调化解矛盾和问题。在不违反合同条款的前提下,本着大事

10、讲原则、小事讲风格的要求,既要维护莱钢的利益和信誉,又不能影响外国专家的工作积极性,必须把握问题的实质并给予深入地理性分析。凡是属于中方原因的就立即通知有关部门克服困难,协助外方开展工作;凡是属于外方原因的,就与其总部联系协商解决,不因拘泥于一点小事而影响整个工程进度。在协调过程中,坚持做到有理、有据、有节,不卑不亢,实事求是,对于一些实在不讲道理的外方人员或个别外方专家不能胜任工作的情况,项目管理人必须及时上报领导并提出相关处理意见,以便维护合同执行的严肃性,维护莱钢的尊严和利益。 只有做到了以上几点,涉外项目引进设备的安装、调试和热试才能顺利完成,才能真正发挥涉外项目的现场管理作用,以此带动整个工程项目早日结束,为企业实现经济利益作出贡献。