1、基建文件材料的整理归档的基建文件材料不应是一堆杂乱的材料或单份文件、单张图纸，而应该经过整理，组成保管单位。各单位档案部门应积极协助和指导基建部门做好这项工作，以保证归档材料的系统性和条理性，便于综合档案室进行接收和日后的管理工作。1、组织保管单位（即组卷）保管 单位及其特征。保管单位，是一 组具有有机联系的价值大体相同的基建文件材料的集合体。组织基建档案保管单位也既是基建档案的组卷，这是基建文件材料整理工作的核心内容之一。该项 工作一般应有有关基建部门来进行，档案部门对此项工作应进行必要的业务指导、监督和检查。保管单位具有以下特征：保管单位是一组具有有机联系的基建文件材料，就是说，保管单位不
2、是由内容毫不相关的一堆材料随意组成的，而是由相互之间由密切内在有机联系的基建文件材料组成的。 “有机联系“，是保管单 位的本质特征。保管单位内的基建文件材料有一个相对的数量界限。按照前述第一个特点，保管单位是一组具有有机联系的基建文件材料，但是， “有机 联系“的范 围、大小幅度伸 缩性很大。一项基建工程的图纸少的几十张，多的上百张，它们之间是有机联系的，如果吧全部图纸组成一个保管单位显然不行，既不便于管理也不便于使用。所以，作为保管单位来说，质的要求必须是有机联系的基建文件材料；除了质的要求以外，还应该有一个量的界限，这就是保管单位的组合度。一项工程的基建文件材料，可按其内部的相互关系和数量
3、多少，组若干个保管单位。同一保管单位内的基建文件材料的保存价值和保密等级应当一致。但如果“ 区分保存价值“ 和”划分秘级“同” 保持有机联系“ 发生矛盾 时，不能形而上学地运用区分价值和划分密级的原则，而 应当以保持” 有机联系“ 为主，并 对有文件材料的保存价值及密级做出弹性处理，即保存价值小的服务保存价值大的，密级低的服务密级高的。基建档案保管单位应力求做到整齐美观，便于管理和利用。基建档案保管单位十几件档案的各项管理、检索、编研和提供利用工作的基本单元，为此，应当注意提高保管单位的质量，做到整齐美观，便于日后的保管和查找利用。、组织保管单位的方法。根据基建文件材料的具体情况，选用既能保持
4、基建文件材料有机联系，又便于基建文件材料保管和使用的方法。一般常用的组卷方法又下面几种，我们可采用其中一种或将几种综合起来进行基建文件材料的组卷。按子项组织保管单位，每个子项的基建文件材料，均具有不可分割的有机联系，组织保管单位时，可以分别组合成保管单位。比如某基本建设工程由铸共车间、金属加工车间、机修车间、锅炉房、原料库、成品库等子项组成。各子项的积极按文件材料分别是具有有机联系的，即可分别组织保管单位。按工序或阶段组织保管单位。即根据一定的工作过程，把反映同以过程的有关文件材料，组合在一起。比如有关工程建设前期的文件材料；有关工程设计施工阶段的材料；有关工程项目竣工验收阶段的材料；有关工程
5、的设备、仪器安装阶段的材料等。按专业组织保管单位。这是按照基建文件材料内容所涉及的专业，来分别组织保管单位。如基本建设工程的图样，可以按建筑结构、通风、电气、水暖等不同专业，分别组成若干个保管单位。按问题组织保管单位。这是按照基建文件材料所反映的不同问题，分别组织保管单位，将同一问题的文件材料组织到一起。按文件名称或材料性质组织保管单位。按文件名称组织保管单位，就是按照基建文件材料的不同名称，如涉及任务书、计算书、 说明书、工程预算等等，分别组织保管单位。按材料性质组织保管单位，如可以将综合性材料、成果性材料、原始记录性材料等等，分别组织保管单位。案卷内基建文件材料的排列保管单位内基建文件材料
6、的系统排列，也是基建文件材料整理工作的一项内容，其目的是为了更好地保持和正确地反映基建文件材料之间的有机联系，便于管理和查找使用。、图样材料的排列。图样材料在形成时，一般有两种情况：以种情况是，在形成时编制了图样目录，比如工程设计图样，在设计过程中就形成了按一定顺序排列饿图样目录。凡有图样目录的图样材料。在保管单位内部进行排列时，都可以按照目录进行系统排列。这种排列方法，科学、简便、适用。另一种情况是，有些图样材料在形成过程种没有编制图样目录。对这 种图样材料，在进行保管单位内基建文件材料排列时可按总体和局部关系进行排列。其总的排列次序是：总体布置图系统图平面图（立面图、剖面图）大样图等。即总
7、体性、全局性、系统性的图样在前，局部性的图样排后，细部的、大样性的图样排最后。、文字材料的排列。基建文字材料在保管单位内部的排列，主要有以下几种方法：1、按重要城府排列。在一个保管单位内部，将重要的文字材料排列在前，次要的材料排列在后。2、按时间排列。这种方法是最常使用的系统排列方法，即按文件材料形成的时间或文件材料内容所反映的时间顺序排列。3、按文件材料之间的逻辑关系排列。这主要是指：来文和复文的关系：复文在前，来文在后；主件和附件的关系：主件在前，附件排后；正本和原稿的关系：正本在前，原稿在后。、图文混合材料的排列。在保管单位中，有的只有图样材料，有的只有文字材料，也有的是由图样材料和文字材料混合组成的。对于图文混合组成的保管单位，其文件材料的系统排列，一般采取以下两种方法：1、如果保管单位内的文字材料是整个工程或整个保管单位的全貌进行说明或指示的，要排在图样材料的前面。2、如果保管单位内的文字材料只是对本保管单位的图样材料进行补充或局部性的一般说明，这时，图样材料应当排在前，文字材料要排在图样材料的后面。案卷的 编 目保管单位编目，是基建文件材料整理工作的内容之一。基建文件材料组成保管单位并进行系统排列以后，就要对保管单位进行编目工作。通过编目来固定和揭示保管单位内基建文件材料的秩序和内容，以便于监督和保护保管单位的完整和安全，便于日后的查找和使用
