1、,目录CONTENTS,第一部分 企业会议选址的技巧与实操,第二部分 会务落地策略,01,企业会议选址的 技巧与实操,一、 初步筛选确定侯选名单初步筛选之前，我们一定要知道此次会议的的明确目标，明确会议主题，再根据具体要求初步筛选名单。,企业会议选址的技巧与实操,如果举办的是大型展览，那么选择就相当简单，我们可以选择会议酒店或会展中心。,企业会议选址的技巧与实操,遵循的原则根据会议目标、会议策划方案和会议预算选择最适合举办会议的酒店。,大型的会议会展中心,目前适宜举办活动的酒店类型：,商务型酒店,度假型酒店,大型的会议会展中心：前些年这样的场所基本集中在北上广深，通过近些年的发展，目前国内大多
2、数的城市都已经拥有的属于自己的有特色的会议会展中心，包括今年唐山也新建了南湖国际会议会展中心，这样的场所拥有多种类型的会议场所，面积近万平米的单厅已经基本是标配，报告厅，电视电话多媒体厅等等，唯一需要注意的是一般这样的场所，提供的都是单独场地和餐饮服务，住宿一般是由周边的各个星级的酒店所承载。,商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、
3、游泳池等设施。,度假型酒店：这类酒店一般建在郊区、景区附近，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。,企业会议选址的技巧与实操,在经过初步筛选后，接下来就是缩小我们的侯选范围，通过整理总结，详细列表，包括房间再会期是否有房间、餐标、会议室面积等等汇总，然后把侯选名单提交主办方作出最终决定。但是在这里提醒一句，如果没经过实地考察，千万不要相信酒店的宣传照片，这种照片和现实往往距离还是蛮大的，最好能亲临实地进行考察甄选。往往在现场会发现很多差异，有惊喜
4、也有失望。,二、 背景调查,企业会议选址的技巧与实操,三、 实地考察,在经过前面的准备，基本就可以选择出明确需要的酒店了，但是在签订活动前，最好还是去实地考察一下，这对于这次会议的举办十分重要，不可忽视，后期不管是会议接待、会场布置和舞台搭建等等，都要求会议执行人对酒店的熟悉。,企业会议选址的技巧与实操,通过上述的三步骤，根据与会人数、与会人员的背景情况，企业会议的基本预算，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素。我们就可以列出可供选择的清单 清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。 在甄选会议举办场地的时候，也要
5、综合考虑费用的综合比，例如。淡季的时候很多客户会选择北戴河，不仅因为北戴河的历史文化积淀，也是因为在综合费用上，北戴河淡季的价格要远远低于北京、天津的同档次的酒店，即使是包含上客户的交通费用。也还具有一定的价格优势。以后大家可以考虑（建议时间，除了每年的7月1-8月30日以外的时段）,小结,02,会务落地策略,会务落地策略,根据会议的规模，形式，目的，初步甄选出的酒店大概要经过2-3轮的议价的过程。在这个过程中，会有一个逐级上报审批的过程，其中也有很多其他的酒店内部因素对于价格有制约。这也是目前很多客户选择第三方作为会议服务的主因之一。对于酒店方，不会单单考量一场活动收入，一个有送客实力的会议
6、公司及旅行社对于他们更具吸引力。相应的让利幅度也会更大。 尤其涉及到一些隐性收费的项目的时候，透过第三方的沟通协调，可以为企业节省很大的一部分开销，从总体的会议接待成本上来说，由于使用的第三方，企业的支出成本是明显降低的。,一、酒店议价技巧,会务落地策略,会议的筹备接待方案是否合理与可行，直接关系到会议能否取得预期效果。大中型会议必须在会前制定周密的会议预案。会议预案除了标明会议名称、时间、地点、会期、与会人员、会议日程外，还应有会议筹备人员和职责分工，会议经费来源及成本等。每项任务必须有具体要求和具体负责人。 会议接待贯穿这个会议服务流程，每一个环节都时刻影响着会议的服务质量，而详细规划会议
7、接待流程细节，是保证会议服务质量的关键，以下凤腾会议与大家分享会议接待流程的各个细节。,二、会务安排接待技巧,6、确认会议主办者预付会议订金事宜。7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）,二、会务安排接待技巧,会务落地策略,二、会务安排接待技巧,会务落地策略,会务落地策略,会务落地策略,制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。,1,制定会议议程,2,了解可供使用场所和设施情况,3,选择或提议合适的场所,4,检查并比较各项设施,5
8、,安排交通事宜,6,协调会务工作人员的活动,7,7,制定或按既定预算安排工作,8,确定各项工作的时间安排,7,9,视察选定的场所和设施,7,10,与各有关方面进行接洽,7,11,确定印刷公司,7,12,安排餐饮有关事宜,7,13,与各个供应商讨价还价,7,14,同会议发言人及贵宾进行联系,精彩案例展示略,1,北京饲料工业协会年会,2,九州大地年会,精彩案例展示略,3,北京伟嘉年会,4,北京伟嘉岳阳峰会,精彩案例展示略,5,九州大地杭州,6,北京伟嘉苏州、镇江,精彩案例展示略,7,康姿百德海南,8,康姿百德云南,精彩案例展示略,9,海纳杯艺术节北戴河首届,10,海纳杯艺术节北戴河二届,Add up everything what you like and everything what you want 梦想，要比昨天走的更远,海纳（北京）国际会议会展有限公司秦皇岛海纳会议服务有限公司邹乃昱总经理 13133560616,
