公司内部文件格式标准规范.doc

1、- 1 -公司内部公文格式标准规范（试行）1.目的为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。2.适用范围总公司及子公司各部门3.内容3.1 公司文件格式要求：3.1.1 红头文格式3.1.1.1 文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为 1 磅 3.1.1.2 发文字号的字体：四号宋体、黑色 3.1.1.3 标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中 3.1.1.4 主送机关的字体：四号宋体、黑色 3.1.1.5 正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距 3.1.1.6 附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进 2 个字符、1.5 倍行距 3.1.1.7

2、作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐 3.1.1.8 日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐， “零”可写为“” 3.1.1.9 注释的字体：小四号宋体、黑色 3.1.1.10 主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗 3.1.1.11 抄送机关的字体：四号宋体、黑色 文件名称湖南泰谷生物科技股份有限公司公司内部公文格式标准规范（试行） 文件编号 湘泰科字 2012015号编制部门 行政部 修改状态 第 1 次修改 共 9 页编制人 彭俊杰 发布日期 2012.12.15 实施日期 2013.1.1审核人： 日期： 批准人： 日期：- 2 -3.1.1.12 印发说明的字体：四号宋体、黑色 印章上不压正文

3、，下压日期3.1.1.13 所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管3.1.2 规章制度文格式3.1.2.1 文件标题：各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312 小四号字加粗3.1.2.2 文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3 发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字3.1.2.4 主题词/呈/发：宋体小四号字3.1.2.5 行间距：1.5 倍（未定义文档网格）3.1.2.6 页边距：上下各为 2.54,左右各为 3.17

4、3.1.2.7 公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”3.1.2.8 公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称3.1.2.9 公司文件机密程度说明（详见附件 1）3.1.3 请示文格式3.1.3.1 请示标题为三号宋体加粗居中3.1.3.2 正文段落 1.5 倍行距，字体为四号宋体字3.1.3.3 落款/日期为四号宋体字3.2 公司文件编号要求3.2.1 发文字号编写说明发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“ ”括入；序号编虚位（即 1 编为 001） ，不加“第”字，表头红线不加五角星。3.2.2 部门代码说明：部门

5、（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：行政部 XZ、证券与投融资 ZT、企划部 QH 、人力资源 HR、财务部 CW、有机物料腐剂营销中心 FSJ、生物肥料有限公司 SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部 CG、物流部 WL、质量部- 3 -ZL、农用微生物研究院 YJY、生产部 SC、后勤部 HQ。3.2.3 发文字号的种类及使用规定：3.2.3.1 以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。 （见附件 2）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编

6、号：湘泰科字2012 X 号3.2.3.2 公司内部各部门之间工作联系的文号。 （详见工作联络制度 ）3.2.3.3 公司内部制定相关管理制度办法等。 （见附件 3）3.2.3.4 部门名义上报公司领导的请示的文号。 （见附件 4）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司文件编号：TGQS-部门代码2012 X 号3.2.3.5 公司会议纪要的文号。 （详见会议管理制度 ）4.附则本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。湖南泰谷生物科技股份有限公司2013.1.1- 4 -5.附件附件 1：公司文件机密等级说明附件 2：公司发文模板附件 3：管理制度发文模板附件 4：内部请示模板附件 1：公司

7、文件机密等级的说明为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；文件等级分类保存期限举例说明 管控要求1: 一般文件3 年或文件有效期1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部联络单；1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部联络单；1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部联

8、络单；1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的;1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明) 且不涉及政策性与技术性的；1.8 其它有效期在 1 年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的；公司内部人员均有浏览权限2: 密件 5 年或文件有效期2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案或签呈；相关部门负责人有浏览- 5 -2.2 有关劳动合同及其附属文件；2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)；2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件；2.5 IS

9、O 相关文件、档案与数据；2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单.等单据与相关数据(含计算机档案)；2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料；2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等)；2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等)；2.10 登录“系统”之个人账号与密码；2.11 研发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；2.12 尚未对外公开之会议记录;2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；权限3.机密文件10 年或文件有效期3.

10、1 设计图纸、BOM 数据、样品测试数据、样品数据；3.2 质量部各项检验或测试数据和标准;3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据)；3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件；3.5 生产系统内之各项数据；相关部门经理级以上以及相关授权人有浏览权限4.极机密文件20 年或文件有效期4.1 财务部之各项文件与内部流通报表；4.2 采购部内部流通文件与报表；4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极机密的文件;相关部门经理级以上有浏览权限5: 绝对机密文件50 年或文件有效期5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如：客户

11、联系人及电话地址等)；5.2 与质检或商检局正式往来之各项资料(如：质公司决策层浏览权限- 6 -检单、账册等);5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料;5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料;5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文件;Comment 泰泰泰泰1: 文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为 1磅Comment 泰泰泰泰2: 四号宋体、黑色Comment 泰泰泰泰3: 三号黑体字、加粗、黑色、居中Comment 泰泰泰泰4: 四号宋体、黑色Comment 泰泰泰泰5: 四号宋体、黑色、右对齐， “零”可写为“”Comment 泰泰泰泰6:

12、主题词三号黑体、黑色、加粗Comment 泰泰泰泰7: 主题词内容为四号宋体，黑色- 7 -附件 2：湖 南 泰 谷 生 物 科 技 股 份 有 限 公 司 文 件湘泰科字 2012 XXX号 机密程度：关于下发 的通知正文：湖南泰谷生物科技股份有限公司二一二年 X月 X日主题词： 关键字 关键字发：湖南泰谷生物科技股份有限公司抄送：公司全体员工Comment 泰泰泰泰8: 四号宋体、黑色Comment 泰泰泰泰9: 宋体小四，加粗居中Comment 泰泰泰泰10: 黑体三号加粗居中Comment 泰泰泰泰11: 宋体四号加粗Comment 泰泰泰泰12: 宋体小四号字加粗Comment 泰泰泰泰13: 楷体小四字号字加粗Comment 泰泰泰泰14: 宋体小四号- 8 -附件 3：文件名称内部公文格式标准规范（试行）文件编号 TGXZ000编制部门 行政部 修改状态 初稿 共 1页编制人 彭俊杰 实施日期 年 月 日审核人： 日期： 批准人： 日期：标 题1.目的2.适用范围3.内容31 二级标题311 三级标题正文n.附则本规范从发文之日起执行，由 XX部负责解释。n+1.附件- 9 -附件 4：请 示TGQS-部门代码 2012 XXX号领导审批意见：标题：请示部门：请示人：请示部门负责人：请示时间：呈：抄送：请示内容：泰谷生物 XX 部年 月 日