办公室文员职责及岗位细则.doc

1、文 员 岗 位 职 责1、负 责 接 听 、转 接 外 部 电 话 ；2、负 责 接 待 来 访 人 员 。3、负 责 办 公 室 的 各 项 资 料 的 打 印 、复 印 、扫 描 、装 订 、销 毁 等 文 秘 工 作 。4、负 责 做 好 各 项 会 议 安 排 、记 录 、纪 要 、决 议 跟 进 。 5、负 责 公 司 传 真 件 、公 文 、信 件 、邮 件 、报 刊 、杂 志 、广 告 页 等 资 料 的签 收 、整 理 、分 送 ，并 做 好 相 关 记 录 。 6、做 好 公 司 宣 传 专 栏 、网 络 资 料 的 组 稿 、更 新 。7、负 责 办 公 室 各 项 档 案

2、 资 料 （包 括 电 子 档 ）的 收 集 、整 理 工 作 ，负 责 与工 作 内 容 相 关 的 各 类 文 件 的 归 档 管 理 。8、做好业务内勤工作。负 责 客 户 资 料 的 入 档 ；空 白 表 单 、合 同 的 管 理 ；参与 市 场 宣 传 、推 广 、公 关 ；能 够 进 行 初 级 的 客 户 咨 询 。9、协 助 招 聘 ，管 理 员 工 档 案 ,参 与 人事、业务等相关考核 统计。10、统 计 每 月 考 勤 ，上 报 主 管 领 导 ，并 送 交 财 务 做 帐 ，留 底 。11、负 责 办 公 室 物 品 的 保 管 、整 理 、出 库 、入 库 、发 放

3、、使 用 登 记 和 离 职时 的 收 缴 。 12、负 责 公 司 办 公 设 备 的 管 理 ，计 算 机 、传 真 机 、复 印 机 的 具 体 使 用 和登 记 ，管 理 办 公 室 各 种 财 产 ,合 理 使 用 并 提 高 财 产 的 使 用 效 率 ,提 倡 节 俭 。13、负 责 办 公 室 公 共 区 域 、总 经 理 室 的 清 洁 卫 生 。 14、负 责 公 司 办 公 场 所 的 室 内 外 绿 化 、盆 景 状 况 的 检 查 监 督 ，保 证 舒 适良 好 的 工 作 氛 围15、负 责 下 班 时 对 整 个 办 公 区 的 巡 视 ，查 看 门 窗 、饮 水

4、 机 电 源 、电 脑 电源 等 关 闭 情 况 并 做 记 录 。 16、负 责 公 司 全 体 员 工 的 后 勤 保 障 工 作 ，包 括 发 放 办 公 用 品 、印 制 名 片 、办 理 工 卡 、定 水 、定 票 、办 证 、邮 寄 。17、负 责 按 时 缴 纳 水 电 、电 话 、网 络 等 常 规 性 费 用 ，确 保 畅 通 使 用 。18、完 成 上 级 安 排 的 其 他 临 时 工 作 任 务 。文 员 工 作 细 则一 、前 台 接 听 来 访 电 话 1、三大注意：三声之内接起，即 使 是 你 正 在 接 听 一 个 电 话 ；在电话中微笑；号码四号一组。三大细节

5、：在 电话傍准备纸和笔；把握通话节奏，给对方留说话的时间；声音适中，即让对方听清，又不影响他人。2、做 好 前 台 电 话 的 转 接 工 作 ，有 人 需 要 转 接 到 总 经 理 办 公 室 、财 务 室 时需 要 与 总 经 理 、财 务 相 关 人 员 沟 通 好 后 方 可 接 入 。 3、出 现 电 话 没 有 办 法 转 接 或 是 需 要 听 电 话 的 员 工 不 在 办 公 室 时 及 时 留下 顾 客 的 电 话 与 姓 名 ，方 便 公 司 员 工 与 他 取 得 联 系 。每 日 要 形 成 电 话 来 访 登记 ，梳 理 汇 总 相 关 信 息 。4、对 来 往

6、电 话 接 听 准 确 及 时 、声 音 清 晰 、态 度 和 蔼 ，恰 当 使 用 礼 貌 用 语 ；对 紧 急 电 话 设 法 接 通 ，未 通 者 速 报 主 管 领 导 处 理 。二 、前 台 接 待 来 访 客 人1、客 人 来 访 要 主 动 微 笑 问 候 “您 好 ”“请 问 ”“麻 烦 您 稍 等 一 下 ”，请 客 人到 茶 座 就 座 ，询 问 来 访 事 由 ，确 定 被 访 部 门 、被 访 人 ，同 时 按 照 客 人 的 需 求送 上 饮 品 （给 定 咖 啡 、果 汁 、茶 、水 ，让 客 人 选 择 ），通 知 被 访 人 接 待 ；在 客 人与 被 访 人

7、交 流 时 ，及 时 给 与 饮 品 添 加 、资 料 准 备 等 方 面 的 支 持 ；客 人 离 开 时要 从 吧 台 起 身 ，尽 量 参 与 礼 送 ，要 有 礼 貌 语 “再 见 ”“慢 走 ”；客 人 离 开 后 要 及时 收 走 纸 杯 ，整 理 茶 座 。2、一 次 性 接 待 顾 客 三 个 以 上 时 可 以 叫 其 他 人 员 帮 忙 接 待 。3、客 人 来 访 ，被 访 人 不 在 、并 且 不 能 很 快 返 回 时 ，要 准 确 记 录 来 访 人 的相 关 信 息 ，及 时 通 知 被 访 人 ，客 人 等 候 期 间 要 主 动 呈 递 公 司 资 料 及 相

8、 关 报 刊杂 志 。4、认 真 接 待 每 一 位 客 人 ，要 做 到 语 言 礼 貌 、举 止 文 雅 ，体 现 节 奏 效 率 ，传 递 公 司 文 化 ，做 好 公 司 的 形 象 窗 口 。5、前 台 每 日 要 形 成 客 人 来 访 登 记 ，梳 理 汇 总 相 关 信 息 。三 、文 书 文 秘 工 作1、文 件 打 印 要 实 行 标 准 化 操 作 ，初 稿 统 一 用 环 保 纸 打 印 ，重 要 文 稿 的领 导 修 改 稿 要 妥 善 保 存 ，打 印 文 档 要 分 类 执 行 统 一 版 式 、统 一 字 号 、统 一 台头 。用 印 文 件 要 有 备 份 存

9、 档 ，附 用 印 审 批 ，形 成 登 记 表 。及 时 整 理 电 脑 中 的电 子 文 档 资 料 ，合 理 归 档 。2、打 印 、复 印 、扫 描 、传 真 要 执 行 登 记 制 度 ，对 文 档 的 内 容 、用 途 、页 张形 成 统 计 。要 准 备 掌 握 各 种 文 件 、证 照 、资 质 的 复 印 、扫 描 、传 真 要 求 及 技 巧 ，体 现 专 业 精 神 。3、文 件 的 装 订 ：常规文件采用左侧二钉的方法装订，要求边距适中；孔洞材料要求折页整齐，美 观 大 方 。对大于 A4 纸型规格的 报表、 图样等文字材料,应按照 A4 纸型的尺寸加以折叠,尽量减少折

10、叠层次,折痕 处应尽量位于字迹之外。文档装订时,正文在前,底稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后；结论性材料在前,依据性材料在后。有文件 处理单的， 应放在最前面。不同文字的文本，无特殊规定的中文文本在前，外文文本在后。装订前将“件” 内的各页以左上侧对齐，有材料附件的用化学胶棒粘贴左上角，4、文 件 的 销 毁 ：废旧文件、资料不得随便弃置、不得变卖，各部 门必须严格遵守相关保密制度，本部门 日常办公作废的文件、草稿、清 样、腊纸、复印废页及其文字废纸，要集中捆扎或装在“ 废旧文件袋“内，送到前台，统一登记销毁。

11、 5、负责制作、上报公司要求的各类统计报表等相关资料，按 照 合 理 的 格 式通 过 打 印 机 打 印 出 来 交 给 相 关 人 员 。四 、各 项 会 议 安 排 、记 录 、纪 要 、决 议 跟 进 。1、会 议 安 排 ：要 根 据 公 司 行 事 历 、领 导 安 排 ，准 确 通 知 与 会 人 员 按 时参 加 各 项 会 议 ；做 好 会 议 前 的 场 地 、音 响 、卫 生 、茶 水 、议 程 、资 料 等 会 务安 排 ；提 前 进 入 会 议 场 所 ，接 待 会 议 人 员 ，发 放 会 议 资 料 。2、会 议 记 录 ：出 席 大 小 会 议 指 定 文 书

12、人 员 ，要 按 照 制 式 表 格 做 好 会 议主 题 、时 间 、地 点 、参 加 人 员 、会 议 内 容 等 相 关 记 录 ，记 录 要 用 语 准 确 、简 洁 、凝 练 ，文 字 书 写 要 公 正 ，必 要 时 要 进 行 电 脑 录 入 并 打 印 。3、会 议 纪 要 ：重 要 会 议 要 出 具 会 议 纪 要 ，用 以 督 促 会 议 要 求 、任 务 的 落实 ，一 般 需 会 议 主 持 人 签 发 ，方 可 递 送 与 会 人 员 及 相 关 部 门 。会 议 纪 要 内 容格 式 参 见 会 议 记 录 。4、决 议 跟 进 ：重 要 会 议 的 相 关 决

13、议 ，一 般 分 配 行 政 部 人 员 负 责 某 一 项或 几 项 内 容 的 跟 进 ，被 指 定 人 有 责 任 对 决 议 的 执 行 情 况 做 出 检 查 ，并 形 成材 料 适 时 汇 报 。五 、宣 传 专 栏 、网 络 资 料 的 组 稿 、更 新 。1、宣 传 栏 以 周 为 周 期 将 行 业 信 息 、公 司 通 知 、通 报 、重 大 事 项 等 随 时更 新 公 布 ，更 新 内 容 须 经 主 管 领 导 审 批 ，相 关 责 任 人 有 义 务 学 习 、查 找 、剪辑 和 掌 握 行 业 最 新 动 态 ，并 分 享 交 流 。2、负 责 公 司 网 站 、

14、博 客 相 关 信 息 、文 章 的 组 稿 、更 新 。3、要 掌 握 公 司 各 项 网 络 宣 传 、招 聘 账 户 、密 码 ，做 到 日 更 新 ，网 络 渠道 采 集 到 的 信 息 要 做 到 日 记 录 汇 总 ，及 时 反 馈 相 关 部 门 。六 、业务内勤工作1、空 白 表 单 、合 同 要 按 照 规 定 存 放 ，要 执 行 统 一 编 码 ，跟 踪 使 用 情 况 ，及 时 记 录 、补 充 ，作 废 的 预 制 件 合 同 要 登 记 编 号 ，收 回 销 毁 。2、内 勤 人 员 要 根 据 公 司 的 安 排 积 极 参 与 市 场 宣 传 、推 广 、公 关

15、 活 动 ，积极 为 公 司 业 务 发 展 献 言 献 策 。3、内 勤 人 员 要 掌 握 公 司 业 务 内 容 、流 程 及 相 关 规 则 ，能 够 进 行 初 级 的 客户 咨 询 ，要 不 断 提 要 业 务 素 养 ，挑 战 高 职 位 发 展 。4、及 时 处 理 好 客 户 的 投 诉 问 题 。七 、人 事 相 关 工 作1、协 助 招 聘 ，负 责 面 试 人 员 的 信 息 采 集 、面 试 通 知 、接 待 、简 历 填 写 、证 件 复 印 、秩 序 安 排 等 相 关 环 节 ，简 历 填 写 要 求 不 留 空 白 。2、负 责 新 进 人 员 的 入 职 手

16、 续 办 理 。提 供 相 关 表 格 ，指 导 填 写 、明 确 办 理流 程 ；收 集 证 件 复 印 件 、照 片 ；发 放 工 牌 、工 服 、员 工 手 册 、办 公 用 品 、劳保 福 利 用 品 ，并 逐 人 登 记 造 册 ；采 集 员 工 档 案 信 息 ，负 责 员 工 花 名 册 、通讯 录 信 息 的 更 新 。3、协 助 主 管 对 新 进 人 员 的 培 训 资 料 准 备 、场 次 安 排 、培 训 会 务 、效 果 跟踪 等 基 础 工 作 ；参 与 人事、业务的相关考核统计。4、负 责 离 职 人 员 的 离 职 手 续 办 理 。提 供 相 关 表 格 ，指

17、 导 填 写 明 确 办 理 流程 ；根 据 物 品 领 用 登 记 收 缴 配 发 的 工 牌 、工 服 （或 折 价 计 算 ）、大 件 办 公 用 品 、通 讯 工 具 等 。5、负 责 建 立 、完 善 、管 理 员 工 人 事 档 案 材 料 , 公 司 有 员 工 调 动 的 及 时公 示 调 动 通 知 ，及 时 更 改 公 司 的 通 讯 录 ，严 格 借 档 手 续 。八 、考 勤 的 统 计 1、文 员 要 严 把 考 勤 关 ，在 每 日 上 下 班 时 段 做 好 做 好 监 卡 工 作 ，详 细 登 记迟 到 、早 退 、请 假 、公 出 等 情 况 ，并 及 时 汇

18、 报 主 管 领 导 。 2、每 月 月 初 将 上 个 月 的 考 勤 用 电 子 表 格 制 作 出 来 ，在 制 作 过 程 中 注 意请 假 、公 休 、加 班 等 出 勤 异 动 情 况 及 转 正 人 员 、新 入 职 人 员 、离 职 人 员 的 详细 标 注 。各 项 请 假 、加 班 手 续 须 完 整 ，主 管 领 导 签 批 后 交 财 务 做 帐 并 留 底 备查 。3、负 责 记 录 员 工 的 出 勤 异 动 情 况 ；负 责 每 日 外 勤 、业 务 人 员 公 出 统 计 ，客 观 填 写 相 关 统 计 表 格 。九 、办 公 室 物 品 管 理 ：1、入库：

19、物资入库，保管员要亲自同交货人交接手续，核 对清点物资名称、数量是否一致，仓库管理员 收货无误后签收，登 记造册。2、贮存：根据所贮存物资物品的属性、特点和用途分区域分类存放，合理有序；变质、失效或报废的物品可提出申请， 经批准后 办理清帐及报废等；每月进行一次盘点， 盘点应认真作好 记录， 发现数量、质量问题应 及时报告，查找原因，采取对策，追究责任；仓库管理人员须妥善保管贮存记录并保证其完整准确、信息及时可靠，做到账物一致。3、出库：物资领用要由领取人提出申请经主管领导同意可到仓库签领。常规性办公用品按标准配置发放签领，填写领取登记表，注明物资名称、数量、 领取部门、 领取人，仓库管理人员

20、及时登记物资保管登 记台帐（包括实物数的核对）。员 工离职时，要按照公司规定回收相应配备物品。4、借领：借领时应填写物品借用登记表，填明物品名称、数量、归还日期，由仓库管理人员进行登记、核 对，开具借条，并落实 物品回收情况。物品借用时出现损坏或丢失，应向仓库 管理人员说明情况，按照公司规定处理。5、调动：仓库管理人员工作调动、 变更，一定要 办理交接手 续，移交未了事宜及有关凭证，要列出清单 ，写明情况，双方各执一份，存档一份。十 、后 勤 服 务 保 障1、负 责 公 司 传 真 件 、公 文 、信 件 、邮 件 、报 刊 、杂 志 、广 告 页 等 资 料 的签 收 、整 理 、分 送

21、，并 做 好 相 关 记 录 。 2、负 责 办 公 室 各 项 档 案 资 料 （包 括 电 子 档 ）的 收 集 、整 理 工 作 ，负 责 与工 作 内 容 相 关 的 各 类 文 件 的 归 档 管 理 。3、负 责 公 司 办 公 设 备 的 管 理 ，计 算 机 、传 真 机 、复 印 机 的 具 体 使 用 和 登记 ，管 理 办 公 各 种 财 产 ,负 责 说 明 书 、保 修 卡 等 件 的 保 管 ，负 责 售 后 保 养 维修 联 系 ，合 理 分 配 并 提 高 财 产 的 使 用 效 率 ,提 倡 节 俭 。4、负 责 按 时 对 办 公 室 公 共 区 域 、总

22、经 理 室 的 卫 生 进 行 清 洁 ；负 责 公 司办 公 场 所 的 室 内 外 绿 化 、盆 景 状 况 的 检 查 监 督 ，保 证 舒 适 良 好 的 工 作 氛 围 。5、负 责 下 班 时 对 整 个 办 公 区 的 巡 视 ，查 看 门 窗 、饮 水 机 电 源 、电 脑 电 源等 关 闭 情 况 并 做 记 录 。 6、负 责 公 司 全 体 员 工 的 后 勤 保 障 工 作 ，包 括 发 放 办 公 用 品 、印 制 名 片 、办 理 工 卡 、定 水 、定 票 、办 证 、邮 寄 。7、负 责 按 时 缴 纳 水 电 、电 话 、网 络 等 常 规 性 费 用 ，确 保 畅 通 使 用 。8、完 成 上 级 安 排 的 其 他 临 时 工 作 任 务 。