餐饮企业采购的原则、流程、方式方法.doc

1、目录：第一节 采购的基础知识一、采购概念二、采购的重要意义三、采购的八个要求四、采购的理想（终极）形态：5 个最合适五、人员配备及职责第二节：食物原材料的采购一、原料采购流程二、采购工作流程图三、采购的具体要求四、采购的内容与类别 五、采购的方式六、采购的主要方法、原则七、采购的规范事项第三节 原材料的进货与储存一、进货过程二、退货三、储存第四节 领料第五节 采购员一、采购员工作内容：二、采购人员的素质要求三、采购人员职业道德规范四、采购员岗位职责五、采购员卫生管理与要求六、采购员采购制度 第六节 采购的管理制度一、采购原料卫生规范二、对各种原材料的要求三、采购原料运输规范四、加强原材料的管理

2、第七节 供货商对固定供应商的管理规范第八节 采购的成本控制一、餐饮业成本结构二、采购索证索票规范第九节 采购设备安全操作规范一、采购设备基本要求二、采购车辆管理规定：第十节 采购工作的 12 点漏洞第十一节 采购工序安全事故案例一、农药残留超标引起的食物中毒二、采购无证经营单位食品引起的食物中毒餐饮采购技能培训采购是一项重要工作，从公司盈利的主体。采购从根本上影响者服务的质量与餐饮的安全，是餐饮公司全力把好的第一道关。采购需要进行系统的学习及先进的管理模式的借鉴。第一节 采购的基础知识一、 采购概念:所谓采购，就是指商品的选择与进货，是企业向供应商购买物资和服务的全过程，由采购部门具体执、完成

3、采购活动。二、采购的重要意义（一）原材料价格影响餐厅饭菜价格：- 处理好一个矛盾：公司盈利：这是一支自主经营、独立核算、自负盈亏的餐饮服务实体，要将后勤管理系统直接转变为企业管理，盈利就成为了团膳经营的目标之一服务为本：为了服务甲方，促进甲方事业顺利发展。采购负责人一定要重视原材料价格问题，在确保原材料质量符合标准规格的前提下，尽量争取最低的价格。要想对成本进行控制，可以从标准成本出发，进行采购价格控制。（二）原材料的质量影响服务的质量与餐饮安全-把握好一个原则服务质量：我是服务第一关。餐饮安全：食品安全大于天，源头做起我最勤。火眼金睛采购忙，质量第一刻心上。因此，作为采购人员一定要处理好一个

4、矛盾-把握好一个原则 达到四个方面的平衡采购质量为上安全考量道德素养公司盈利服务甲方目前团膳餐饮原材料采购存在着以下几个严重的安全问题：（1）餐饮原材料采购中存在管理盲点，劣质食品在市场环节遭受严厉打击的情况下，通过各种聚到流向团膳后厨，导致食品安全隐患。三、采购的八个要求（一） 、对供货满意度管理对供应商满意度的管理，通过物资原料使用单位的反馈信息、供应物资及时到位情况及服务意识等，制定一套评估方案。（二） 、严格食品卫生索证制度1、食品索证包括供货商的营业执照、卫生许可证、税务登记证、健康证、产品检验报告及禽畜产品的检疫合格证、特种行业的经营许可证如烟酒类专营许可证等。2、为每个供货商建立

5、一个档案，及时查验供货商各种证件。3、采购食品时，严格查验产品是否符合相关卫生法规或标准要求，查验供货产品合格证明并索取购物凭证。（三） 、对车辆的合理调度与管理1、建立车辆管理制度：组织制定部门车辆管理制度，对运输车辆的调度以及驾驶人员的管理做出明确的规定2、车辆购置管理：车辆购置、更新应根据公司的实际情况、按照适用、经济、配套的原则选择车种、车型。3、车辆使用原则：新车投入使用，在磨合期内应做到减速、限速行驶。4、车辆调度管理：结合货物的特点，在查询到的闲置可用车辆中挑选适合的车辆。5、车辆费用管理：配送部主管对配送车辆费用按照车辆费用预算表进行控制，对车辆费用报销进行审批。6 、车辆保养

6、管理：为保证车辆在任何条件下使用的可靠性，必须及时的进行车辆的修理和保养，按时对车辆进行年检、季检。7、车辆维修管理：应及时对磨损、变形或损坏的零件进行修理或更换。8、司机管理：司机必须遵守中华人民共和国道路交通安全法及当地有关交通安全管理规章规则，安全驾驶；爱惜车辆；出车前严格检查车辆的各项性能是否正常；严禁酒后驾车、疲劳驾驶。9、安全管理：物流配送部要把安全管理作为一项经常性工作来抓，制定具体的安全措施，定期检查；加强司机的思想教育，做到“四不出车”：油、电、水系统有故障不出车、制动系统不良不出车、安全设备不齐不出车、司机身体状况不好不出车。（四）财务管理1、坚持资本确定资本充实、资本保全

7、的原则。积极配合公司财务部门，做到账目清楚、报账核算及时准确。2、加强现金使用安全，提高资金的使用效率。3、制定各种物资的价格走势图，严格控制直接采购成本、燃油成本、管理成本。4、配合公司领导按餐厅确定的毛利率，从四季波动的伙食原料价格中找出一个平均值，该价格始终保持不变。（五）信息管理1、准确及时收集各餐厅每日的采购申报单。2、分类汇总各餐厅的采购申报项目。3、编制蔬菜汇总表和自采汇总表。4、及时 与供货商联系各项送货业务。5、准确记录供货商档案资料。6、准确及时记录各品种采购价、入库价及动态变化。7、绘制采购价、入库价波动折线图。8、提供结账查询。9、提供自采入库查询。（六）团队建设1、严

8、格遵守公司的各项规章制度，明确岗位责任制。2、同事之间工作上配合默契、做到不拖延、不敷衍、生活上相互关心。3、用心做事，真诚待人。4、团结一致，发扬团队精神共同克服困难完成工作任务，与公司同进步。（七）健全制度建设1、物流配送工作准则：（1）认真遵守公司各项规章制度，严格要求自己，提高组织纪律。（2）工作认真负责，礼貌待人，文明用语，努力提高业务水平。（3）搞好团结，共同协作。（4）尊敬领导，有问题及时汇报沟通。（5）不得泄露部门内部资料和商业机密。（6）不得利用岗位之便向供货商索要财物，不得接受供货商吃请贿赂，不得与供货商私下交易，一经发现，严肃处理。（7）在与客户交往中，维护公司利用，提高

9、公司形象。（8）积极配合相关部门工作，确保工作运转有序高效。（9）采购过程中认真负责，严把质量关，保证所采购物品质优价廉。2、采购员职责：（1）爱岗敬业，对本职工作有强烈的责任心，照章办事，不谋私利，廉洁奉公。（2）工作积极主动，采购过程中做到脑勤、眼勤、嘴勤、腿勤。（3）进货实行货比三家，比价格比质量，确保采购物资物美价廉。（4）对掌握的周转资金、支票、发票要妥善保管，不得随意挪用。（5）不得泄露部门内部资料和商业机密。（6）掌握市场行情，及时对餐厅提供相关市场信息。（7）加强业务学习，熟悉各种物资的鉴定方法，严把质量关。（8）认真学习和执行有关采购标准，做到三不准：不准采购过期食品和半成品

10、、不准采购腐烂变质食品、不准采购质次价高的物品。3、汽车驾驶员职责：（1）坚守岗位，保证按时出车，并做好出车、回车的各项检查，保证完成运输任务。（2）定期进行车辆维修与保养工作。（3）严格遵守交通规则，服从交通部门的管理。（4）忠于职守，秉公办事，节约用油，严禁公车办私事。（5）车上一切用具、工具必须妥善保管，未经许可不可外借他人。（6）货物运输前腰用绳索系紧，保证运输过程中货物的完好无损，五丢失现象。（7）外单位用车时，须经主管领导批准方可出车。4、核算员职责：（1）爱岗敬业。有责任心，照章办事，廉洁奉公，不谋私利。（2）做好部门成本核算和各种物资的检收核算工作。（3）对掌握的票据、账目要妥

11、善保管，保障采购资金及时到位。（4）矜持资本确定、资本充实、资本保全的原则。（5）配合公司财务部门及时报账，做到账目清楚，报表核算及时。（八）业务培训1、树立服务意识，学习领会后勤社会化改革精神，明确保障餐饮公司的经营理念和服务目标。2、认真学习中华人民共和国食品安全法 ，增强食品安全意识。3、熟知公司各项管理手册内容，注意落实各项条款。4、定期对采购员业务素质与技能进行专业培训。5、采取理论与实践相结合的方式，对常见问题的处理进行培训。四、采购的理想（终极）形态：5 个最合适1、选择最合适的餐饮原材料供应商2、选择最合适的品质。3、选择最合适的期限。4、选择最合适的数量。5、选择最合适的价格

12、五、人员配备及职责专业化团膳采购需要组建一支专业的采购团队，在这样一支团队里大家各司其职，相互协作，确保采购工作有序展开。（一） 采购部门经理职责1、 制定餐饮原材料采购计划，是采购的决策者。2、 审核餐饮原材料采购需求。3、 决定餐饮原材料合适的采购方式。4、 分配、选择和维护餐饮原材料潜在供应资源。5、 负责竞标的准备工作和申请工作。6、 负责餐饮原材料供应商的调查和实地勘察。7、 利用评分制或预定标准来衡量餐饮原材料供货商的绩效。8、 检查供货商提供的餐饮原材料样品，对其进行测试。9、 采购合约与订单的起草、签发以及管理。10、 根据需求采取相应的应急行动或进行后续跟踪。11、 解决与残

13、影原材料供货商在合约上产生的分歧以及支付条款问题。12、 负责并确保所采取的采购行为符合有关政策、法规和道德规范。（二） 采购部核算员的职责1、 负责对采购物资的统计核算工作。2、 负责对采购加工部账务的管理3、 负责采购加工部的文字处理。4、 服从领导，认真完成上级交办的各项工作。（三） 采购部采购员的职责1、 采购员须注重职业道德修养，严格遵守采购纪律，按照采购的规范和要求进行餐饮原材料的采购工作。合适的时间合适的价格合适的供应商合适的质量合适的数量合适的供应距离采购2、 采购员在工作中多跑、多对比。精通采购业务，学则供货商时应货比三家，尽量压低餐饮原材料的采购成本。3、 按采购工作的规范

14、和流程进行有效的工作，采购单据和报账流程必须符合财会的要求。4、 对审批后的采购计划组织实施，确保项目经营过程中的物质供货。5、 有效进购项目所需物资，确保工程顺利进行。6、 完成上级交办的其他任务。（四） 采购部岗位设定与职责划分图。部门经理负责本部门全面工作核算员负责票据审核、报账、资金调节农贸市场 蔬菜批发市场采购员采购员负责接待餐厅物资采购负责副食品零星物资的采购采购员负责菜市场全面工作采购员采购员采购员采购员采购员采购员采购员蔬菜采购，供货商管理，物价管理蔬菜采购，供货商档案管理蔬菜采购，运输蔬菜采购，运输，市场调查蔬菜采购，运输，预定伙食原料蔬菜采购，运输，预定伙食原料蔬菜采购，运

15、输，预定伙食原料第二节：食物原材料的采购一、原料采购流程（一）获取需求信息由一线的厨师长将所需的餐饮原材料在前一天上报，经过核实后填写主副食原材料采购单。（二）市场调研采购的前提是了解物资的规格、性能、品质和价格。市场调研是餐饮原材料采购的出发点，是提高餐饮原材料采购效果的一种管理方法，从点差分析中提出解决问题的办法，为公司制定产品计划、营销目标、决定分销渠道，制定采购价格，为调整计划提供依据，起到检验和矫正的作用。（三）采购团膳行业原材料采购的特点有多样性、季节性、时鲜性、选择性以及计划性。根据这些特点，要很好的完成采购任务必须做到加强市场信息调研、合理组织采购方式，搞好采购人员培训。采购过

16、程可以分为以下几步：1、根据订单检查进货。（1）未办理订单手续的餐饮原材料不予受理。（2）规格未达标或串规的餐饮原材料不予受理。（3）对畜、禽、肉类原料，检查卫生检疫证，未经检疫或者检疫不合格原料拒绝受理。（4）冰冻原料如已化冻变软的，亦作不合格原材料拒绝。（5）对各类质量有怀疑的原料，需报请厨师长等专业技术权威自己检查，确保收进原材料符合原料规格书的最低质量标准。2、根据送货发票检查进货原料。（1）凡是以件数或个数为单位的送货，必须逐一点数，记录真实数目。（2）以重量计量的原材料，必须逐渐过磅，记录其真实重量。（3）对照随货交送的发票，检查原材料数量是否与实际数量相符，以及是否与采购订单原材

17、料数量相符。（4）检查送货发票原料价格是否与实际数量相符以及是否与采购订单原材料数据相符。（5）检查送货发票原料价格是否与采购定价一致，单价与金额是否相符。（6）如果由于某种原因，发票未随货同到，可开具餐饮公司印制的备忘清单，注明收到原料的熟练等。3、不符合餐饮原材料予以退回。4、授予餐饮原材料。5、原材料入库。6、完成有关报表。二、采购工作流程图：获取需求信息 市场调研 订单检货验收退回不合格原材料称量发票查货索证完成相关报表运输受理合格原材料照单确认原材料入库索票三、采购的具体要求（一）品种必须对路。即采购的货物必须适销。（二）质量必须优良。（三）价格必须合理。（四）数量必须适当。（五）费

18、用必须节省。（六）凭证必须齐全。四、采购的内容与类别 1、 仓库补仓物品的采购工作流程： 在仓库存仓物品的存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主任要填写一份仓库补仓“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。经保障区经理同意后，按仓库“采购申请单”内容要求进行采购。2、 部门新增物品的采购工作流程： 若部门欲添置新物品，总厨人员应撰写有关专门申请报告，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理及保障区经理同意后，按 “采购申请单

19、”内容要求进行采购。3、 部门更新替换旧有设备和物品的采购工作流程： 如部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部审批，将一份“物品报损报告” 和采购申请单一并送交采购部，采购部须在采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格； （2）最近一次订货单价； （3）最近一次订货数量； （4）提供本次订货数量建议。经保障区经理批准后，组织采购。4、 鲜活食品冻品的采购工作流程：蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午以电话落单或第二日直接到市场选购。5、 燃料的采购工作流

20、程：采购部根据营业情况与工程部编制每月燃油、燃气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,经部门经理、保障区经理批准后组织实施。6、 维修零配件和工程物料的采购工作流程：工程仓日常补仓由工程部填写“采购申请单”，且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格； （2）平均每月消耗量； （3）库存数量； （4）最近一次订货单价； （5）最近一次订货数量； （6）提供本次订货数量建议。大型改造工程或大型维修活动,工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料 :（1）货品名称，规格； （2）库存数量； （3）最近一次订货单价；

21、（4）最近一次订货数量； （5）提供本次订货数量建议。采购申请单经部门负责人签批同意后，经保障区经理同意后，按 “采购申请单” 内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，组织采购。五、采购的方式1.报价采购(1)报价采购的含义报价采购是指餐饮业者拟购置货品时，先寻找理想供应商或货源，再向其询价寄出征购函，请其寄上报价单或正式报价，这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单，其内容包括：品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间。2.招标采购(1)招标采购的含义所谓“招标”又称“公开竞标” ，它是现行采购方法常见的一种。这是一种按规定的条件，由卖方投报价格，并择期公开当众开标，公开

22、比价，以符合规定的最低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点，可以使买者以合理的价格购得理想物料，并可杜绝徇私、防止弊端，不过手续较费时，对于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。(2)招标采购的程序公开招标采购的流程可分下列四大步骤，即发标、开标、决标、签订合约等四阶段。发标发标的前须对采购物品的内容，依其名称、规格、数量及条件等详加审查，若认为没有缺失或疑问，则开始制发标单、刊登公告并开始准备发售标单。开标开标的前须先作好事前准备工作，如准备开标场地、出售标单，然后再将厂商所投的标启封，审查厂商资格，若没问题再予以开标。决标开标的后，须对报价单所列各项规格、条款详加审查

23、是否合乎规定，再举行决标会议公布决标单并发出通知。签订合约决标通知一经发出，此项买卖即告成立，再依招标规定办理书面合约的签订工作，合约一经签署，招标采购即告完成。(3)招标采购的技术制作理想的标单如何拟订出一份理想标单，是标购作业中不可忽视的一项重要基础工作。一份理想的标单，至少须具备下列几项内容：a.能够确定适当的标购方式，不要指定厂牌开标。b.规格要明确，对于主要规格开列须明确，次要规格则可稍富弹性。c.所列条款务必具体、明确、合理，可以公平比较。d.投标须知及合约标准条款，能随同标单发出，内容订得合情合理。e.标单格式合理，发标程序制度化。招标采购须注意的事项a.品名是否明确、标购物品所

24、列名称是否采用标准名称?品名书写是否有笔误?b.质量、规格是否适合本身营业的需要，并了解主要规格与次要规格的作用。c.注意数量，了解各种吨、毛重、净重的计算与换算方法，力求准确。d.包装方法及条款是否适宜。e.交货日期必须明白订定为宜，避免使用含糊不清的用语，以免届时发生不必要的纠纷与困扰。3.议价采购(1)议价采购的含义议价采购是针对某项采购物品，品牌物料，以公开方式与厂商个别进行洽购并议定价格的一种采购方法。由于价格的拟定是双方磋商后订定，故此项采购方式又称为双方议价法。(2)议价采购的优缺点优点a.议价采购最适于紧急采购，它可及时取得迫切需要的物品。b.议价采购较其他采购方式更易获取适宜

25、的价格。c.对于特殊性与规格的采购品，议价采购最适宜，且能确保采购质量。d.可选择理想供应商，提高服务质量与交货安全。e.有利于政策性或互惠条件的运用。缺点a.议价采购是以不公开方式进行磋商议价，容易给采购人员造成舞弊机会。b.秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则，易造成价格垄断。c.独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。(3)议价预估的方法采购餐饮烹饪设备，若厂商有产品目录或价目表，则可参考，并可参照市场行情预估。实际从事市场商情调查，可通过同业所提供的采购资料，其实际调查比较三家以上厂商的价目表，以其平均值作为预估价格。采购食品原料，可参考以往进价及市场预估。对于大宗蔬果，除参照以往进价外，并可电询批发市场作为依据。若所采购物资无以往相同规格资料可参考时，则可以性质相似的采购物资价格资料供参考，或以政府或同业所订价格来预估。