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公司办公OA系统方案.docx

1、陕西国诚中电科技有限公司陕西国诚中电科技有限公司公司办公 OA 系统方案部 门 设 计 校 对 日 期 陕西国诚中电科技有限公司目录一、公司现状分析.1二、OA 系统定位标准.1三、OA 系统功能模块.1四、预计 OA 系统应用效果.5五、厂商比对.6六、结论.8陕西国诚中电科技有限公司1一、公司现状分析目前公司尚无系统化办公软件,导致存在诸多问题,主要分析如下:1. 公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂,报表种类繁多无统一办公平台;2. 缺乏标准化、规范化的科学管理手段,导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异;3. 办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使

2、用申请仅靠纸质登记,无电子留档,且纸质申请过程繁琐,影响办公效率;4. 各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低,重复作业多;公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等;公告通知仅依靠微信告知员工,留底、存档工作很难进行;5. 领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管;6. 大量的极其有价值的历史数据被丢失,对企业业务的长期发展造成损失;7. 办公信息化程度普遍不高,公司仅仅依靠网站,介绍本公司的情況,而企业内部的信息处理仍然处在 office +打印机的层面上;8. 公司审批流程通过纸质版审批周期较长。因此各部门为更好的梳理办公流程,提升办公

3、效率,提升公司信息化办公水平,拟上线 OA 办公系统,并制定此方案。二、OA 系统定位标准根据公司办公需求,本次上线 OA 系统用户人数为 100 人,将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统,实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路,实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确;使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高企业的综合竞争力。三、OA 系统功能模块根据所定 OA 系统标准,选

4、择所需功能模块包含有以下方面:1. 个人事务:1.1. 电子邮件:用于内部邮件、外部邮件的收发,相互转发;1.2. 内部短信:主要起通知、提醒和交流作用;1.3. 任务中心:协同处理临时事项,并对完成进度进行记载;1.4. 公告通知:具有通知公告查看和查询等功能;1.5. 新闻:新闻的评论、管理和查询功能;陕西国诚中电科技有限公司21.6. 投票:主要用于意见收集、民主决策、结果测试等;1.7. 个人考勤:主要用于对公司内部员工考勤的管理,包含外出登陆、出差登记等;1.8. 日程安排:主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理;1.9. 工作日志:主要是对已经做的工作进行记录,如周报,月

5、度总结等;1.10. 个人文件柜:用来存放个人文件。支持建立多级目录,可共享给他人阅读;2. 工作流程:2.1. 新建工作:发起流程,从对应流程文件夹中选择需要的模板,开始填写表格;2.2. 待办工作:审批流程,可以审批各用户转交来的流程;2.3. 工作查询:查询自己发起和审批或被授权查询的流程,查询结果可导出 EXCEL;2.4. 工作监控:可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等;2.5. 数据报表:事先设置流程报表,自动汇总形成图表,如汇总求和,计算平均值等;2.6. 超时统计:对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计;2.7. 工作委托:因出差等原因需事先把自己审批的流程委托

6、给相关人员办理;2.8. 工作销毁:对删除的流程进行彻底清理,相当于 windows 的回收站;2.9. 流程日志查询:查询流程每一步骤的办理日志情况;2.10. 数据归档:对数据进行统一归档,即节约服务器空间,也方便保存,查询3. 行政办公:3.1. 公告通知管理:可以发布公告、查询公告,并可查看公告接收者对该公告的查阅情况;3.2. 公告通知审批:可以对公告的内容进行审批,审批过的公告才可以发布出去;3.3. 新闻管理:和公告管理类似,不同的是新闻允许评论,而公告不允许评论;3.4. 投票管理:类似于网络调查,可以自定义投票项目供投票者去选择;3.5. 日程安排查询:可以查看下属自己安排的

7、日程内容,也可以对下属直接安排工作;3.6. 工作日志查询:可以查看下属写的工作日志,并可以对日志进行点评及共享;3.7. 管理简报:统计各用户各项工作的数量,查看企业目前的工作状态;3.8. 工作计划:多人参与,参与人随时可以看到任务进度,有权限人员可以点评;3.9. 办公用品管理:办公用品、低值易耗品的登记、领用、管理,可以生成各种统计报表;3.10. 固定资产:实现固定资产的录入,生成资产卡片,生成相应的查询报表;3.11. 图书管理:实现图书的管理录入、借阅、查询、管理;3.12. 资源申请管理:对相当设备的进行管理,排出使用日期等,如笔记本电脑、投陕西国诚中电科技有限公司3仪影等;3

8、.13. 会议申请安排:对会议室进行预约登记、会议申请、批准,会议纪要等进行全面管理;3.14. 车辆申请安排:对车辆使用申请、批准、预约情况、维护费用等进行全面管理;3.15. 公共通讯薄:按组查询人员通讯信息;3.16. 组织机构信息:可以查看单位、部门、用户相关信息;4. 知识管理:4.1. 公共文件柜:帮助用户实现文件系统化管理,可针对不同角色、不同用户授权;4.2. 网络硬盘:类似 FTP,针对服务器上相应路径授权,存放资源文件;4.3. 图片浏览:主要用于放 JPG、GIF 等图片格式文件,可以直接预览、播放;4.4. OA 知道:类似百度知道,问答式的知识积累,可以提问、回答、查

9、询等;4.5. 维基百科:类似于百度百科,词条式多人共同编辑完善的知识管理方式;4.6. 文档检索中心 :针对日积月累的数据进行检索,并支持 OFFICE,PDF 文档里面来的文字进行搜索。方便后期对文档数据的查找。5. 人力资源:5.1. 人事管理:主要实现档案资料的录入、查询、及统计分析等工作。实现单位人事档案的建立、查询、导入、导出等功能。可以实现如合同到期的定时提醒,可设置附件。包括人事档案、合同评审管理、奖惩管理、证照管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、人事调动、离职管理、复职管理、职称评定、员工关怀、人事分析等子模块;5.2. 招聘管理:实现从招聘需求到人员招聘、选才等过

10、程细分为招聘需求、招聘计划、人才库、招聘筛选、招聘录用、人才分析等模块;5.3. 培训管理:主要包括培训计划、培训审批、培训记录等模块;5.4. 考勤管理:对在 OA 上考勤的数据进行统计,同时对考勤进行设置包括考勤审批、考勤记录、考勤统计、排班管理等模块;5.5. 薪酬管理:通过 OA 发放工资条,可以自定义工资结构细分薪酬项目设置、薪酬基数设置、工资流程管理、财务工资录入、部门工资上报、福利管理等模块;5.6. 员工自助查询:员工可以查询自己的基本信息、职位情况、教育背景等内容;5.7. 人力资源设置:可以设置考勤、人力资源管理员及 HRMS 相关代码;5.8. 在线考试:通过 OA 进行

11、考试,标准化选择题,自动评分,包括题库管理、试题管理、试卷管理、考试信息管理、参加考试等模块。6. 档案管理:陕西国诚中电科技有限公司46.1. 卷库管理:建立相应的库;6.2. 案卷管理:建立相应的卷;6.3. 文件管理:建立相应的文件;6.4. 案卷借阅:对文件进行相应的人借阅,带相应的审批;6.5. 档案统计:最终档案的统计分析;6.6. 档案销毁:对于不需要的档案进行销毁;6.7. 系统设置:对 CRM 各模块中的代码进行设置;6.8. 我的任务:用户在各项目中需要完成的工作任务。7. 项目管理7.1. 我的项目:支持一级审批和免审批立项;7.2. 我的任务:分解下来的项目任务;7.3

12、. 项目审批:对于所立项目进行审批;7.4. 项目文档:对于项目过程中所形成的文档进行管理;7.5. 项目问题:项目中产生的问题进行咨询及处理;7.6. 基础数据设置:相应的参数设置。8. 交流园地8.1. 讨论区:单位的内部的 BBS,可以设置多个主题,有权限的人参与讨论;8.2. 论坛:可以集成 Discuz 超级社区论坛;8.3. 文本聊天室:可以在对应聊天室中与其他用户进行文本聊天;8.4. 语音聊天室:需要安装 MeChat 聊天服务器后可以进行语音聊天;8.5. 网络会议管理:包括发起会议、删除、结束、加人、会议记录等操作;8.6. 文本聊天室管理:可以设置聊天室名称,并可以进行删

13、除、关闭、删除记录等操作。9. 系统管理:9.1. 组织机构设置:设置单位名称、部门、用户及角色与权限设置;9.2. 工作流设置:定义工作流表单、流程等,并对流程进行分类;9.3. 行政办公设置:设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板;9.4. 知识管理设置:可以对公共文件柜、网络硬盘、图片浏览进行权限设置;9.5. 信息交流设置:设置短信提醒、讨论区、词语过滤、信息过滤审核;9.6. 定时任务管理:有定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份等;9.7. 紧急通知设置:可以设置桌面模块及桌面显示窗口两种不同内容及显示方式;9.8. 界面设置:可以设置 IE 标题、主界面

14、、登陆界面等内容等;陕西国诚中电科技有限公司59.9. 状态栏设置:可以设置底部需要显示的文字;9.10. 系统代码设置:对 OA 中各模块设置不同代码;9.11. 自定义字段设置:可以设置 IE 标题、主界面、登陆界面等内容等可以对 OA 中模块自定义字段,用于增加对应表的输入内容;9.12. 数据库管理:对数据库进行优化、修复及导出、导入、备份、还原等操作;9.13. 系统日志管理:可以查询日志、统计日志及管理日志;9.14. 系统资源管理:分资源监控(可以监控内部短信和内部邮件)、数据压缩、文档备份管理、资源占有情况查询、资源回收、IM 资源管理等;9.15. 系统访问控制:可以设置 I

15、P 段,也可以设置外网访问权限;9.16. 系统安全设置:可以对密码强度、登陆次数、是否启用 USB KEY(使用 KEY 登陆需单独购买) 等进行设置。10. 文档在线阅读与编辑:支持 Office 文档(Word、Excel、Power Point 文档)在线编辑,无需下载,自动上传,支持痕迹保留,支持 pdf 文件在线阅读,客户端无需安装 pdf 阅读器。11. 客户端工具:除浏览器登录外,提供 OA 客户端工具,实现开机自动登录 OA ,支持内外网地址快速切换 。12. 智能门户:我的门户、门户管理、门户模板、门户内部管理,一站式信息服务中心、强大的内容管理、个性化设计和定义、与 OA

16、 业务紧密集成,支持门户属性自定义,门户编号、名称、类型、logo 信息、是否开启、门户访问权限、管理权限,支持总部门户、分子公司门户、部门门户、个人门户、信息门户等。13. 移动客户端:实现无线移动办公,提供邮件、公告、工作流、微讯等模块功能,随时查阅办公数据,14. 签章:14.1. 工作流表单网页手写签章:支持 web 网页签章,用户在表单中,通过签章组件进行签章的操作,以保证网页表单数据的安全性,防篡改和可鉴别,提高了网页签章的权威性、规范性,符合电子签名法则。14.2. 手机签章组件:手机签章组件是将特定手机签章,与客户的智能手机硬件或号码信息捆绑,当客户使用智能手机 OA 客户端,

17、进行工作流等审批操作时,可以实现安全的签章功能。14.3. Office 安全签章:支持 OA 系统中所有 Office 文档的电子签批、骑缝章、信息验证、生成二维码等功能。印章安全可信,防伪防盗。加强协同办公中的安全性。15. 服务器:OA 系统服务器可以由公司自建服务器,也可租赁工业云平台。陕西国诚中电科技有限公司616. 与 ERP 系统的对接以及与企业网站的对接。四、预计 OA 系统应用效果1. 创造数字化办公环境,突破沟通障碍,基于 INTERNET 技术实现全球化远程办公和移动办公;2. 改善沟通,建立企业内部信息门户,统一信息发布平台,促进文化建设以公告、新闻、论坛等多种方式和手

18、段建立立体沟通平台;增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设;3. 加强组织行为管理,监控制度执行与工作绩效,工作任务实时督办,提高成员的执行力;4. 过程控制,规范管理,制度流程驱动、表单展现,提高管理能见度;随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性;组织及体系化管理手段实施平台实现跨部门流程化协同工作,加强业务规范,提升工作效率;5. 知识管理,打破信息孤岛,实现知识、经验的随时积累共享、提升学习能力;6. 激活企业硬件投资,提高内部资源利用率,实现无纸化办公;提升单兵效率,有效抑制人力数量增长。7. 客户关系,全方位掌控客户资源,稳定客户关系,提升客户服务质量;8. 通过全面的企业信

19、息化解决方案,快速提高整体信息化水平,提升企业未来竞争力;9. 规范企业信息管理,多级权限控制,确保企业信息安全;10. 加强多层次沟通,实现全员参与,成为塑造企业文化的良好平台。五、厂商比对根据所指定需求功能,选择市场业内实力较强的泛微、通达 OA 以及新型办公软件金蝶云之家进行综合对比,如下表所示。表 1 OA 厂商对比公司名称 泛微 通达 金蝶主要案例复星集团、上海医药、三胞集团、得力文具、万达集团、大益集团、SMG、公牛集团、中国海运、PICC、合力叉车、百丽集团等中国兵器工业集团、中国航空工业、中船重工、中国冶金、中国电子科技集团、中核工业、中国一重、三环集团、蒙牛乳业等天津海事局、

20、珍宝岛药业、中华全国工商业联合会、辽宁医学院、中源协和、长济高速、西安西瓷、重庆远视科技等版本信息 e-officeV9.0 标准版 100 用户 云之家并发用户数 100 100 100服务器 租赁云平台陕西国诚中电科技有限公司7增值组件部分1、项目管理2、集成接口1、工作流表单网页手写签章;2、手机签章组件;3、office 安全签章项目管理组件系统架构模式 c/s 架构(浏览器/服务器)联系电话 胡经理 18966848903 陈经理 18049426172 陈经理 13369101717表 2 报价比对公司名称 泛微 OA 通达 OA 金蝶云之家软件平台费用 149000 39800

21、元 7000 元(100 人70)增值部分费用35000(用户数50070)30000 元(签章) 9950(项目管理 50 人)实施服务费用 28350 35000 元 20000合计总价 197350 104800 元 36950优惠价格 59205(16%专票) 79800 元(3% 专票)实施周期 1-3 个月 3 个月 20 天报价说明1、软件升级:小版本升级免费,大版本升级费用为合同费用的 10%;2、自验收通过之日起乙方享受一年的免费维保,以后每年的维护另签合同;3、本报价不含第三方产品和二次开发费用,如需开发按 2500 元/人天结算;本报价针对的为通达标准版 100 用户。注

22、册用户数100,并发用户数 100,即时通讯 100,移动客户端 100。除包含有通用功能外,新增组件包括工作流表单网页手写签章不限制印章个数、手机签章组件不限制印章个数、office 安全签章包含 3个 KEY,可以保存 3-6 个印章。云之家系统报价收费均为按用户数收费,本次报价按照用户数 100 人为准,70 元/人;项目管理板块实际用户人数按照 50 人制定,199 元/人。云之家板块中的签章板块不加密,无防伪功能。付款方式合同签订后 30%,需求调研完毕后 30%,系统调试安装完成之后 30%,系统合同签订后 50%,软件安装注册成功 30,项目实施完成验收合格后 20%。陕西国诚中电科技有限公司8上线运行之后 10%。厂商比较说明:根据调研,通达 OA 主要集群客户为大型国企,依附于中国兵器集团,从事 OA 行业时间较长,主要宣传途径为客户宣传,其功能较多,技术实力较强,性价比好,有售后支持保障能力,但通达开发技术为 PHP 较落后,扩展能力差。范围 OA 基本功能较完善,宣传力度大,技术成熟,服务有保障,客户群范围较广,大、中、小企业均有涉及,并有针对性版本,开发技术为 JAVA,整合性好,开发敏捷。金蝶云之家为新研发办公软件,其在市面上使用客户较少,且功能不够齐全,相关稳定性还不能得到确定,价格便宜。

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