XX公司公文管理制度.docx

1、公文管理制度第一章 总 则第一条 为进一步加 强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。第二章 公文处理原则第二条 公司公文是 实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第三条 公文 处理包括公文 拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。第四条 公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。第五条 行政部是公司公文 处理的管理部门，负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。第三章

2、 公文种类第六条 常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。（一）决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定” ；经 会议讨论 通过 并要求贯彻执行的事 项，用“ 决议”。（二）意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。（三）通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。（四）通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。（五）报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报 告” ；向上 级部门请示指示、批准用 “请示”。（六）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。（七）函

3、：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。（八）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。第四章 公文格式和行文规则（一）公文用纸幅面及版面尺寸1.公文用纸幅面尺寸 公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm。 2.公 文 页 边 与 版 心 尺 寸 公文用纸天头（上 白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为 ：156mm225mm（不含页码）。 （二）公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 （三）排版规格与印制装订要求1.排 版 规 格

4、 正文用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。2.制 版 要 求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1mm。 3.印 刷 要 求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BL100%，红色油墨 应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 4.装 订 要 求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 1/4 处，允许误差4mm 。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm-5mm；无坏钉、

5、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成 90，无毛茬或缺损。 （四）公文中各要素标识规则组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1.眉 首 （1）公 文 份 数 序 号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用 阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1 行。 （2）秘 密 等 级 和 保 密 期 限 如需标识秘密等级，用 3 号黑体字，顶格标识在版心

6、右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。 （3）紧 急 程 度 如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心右上角第 1 行，两字之间空 1 字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1 行，紧急程度顶格标识在版心右上角第 2 行。 （4）发 文 机 关 标 识 由公司全称或规范化简称后面加“文件” 组成，即“广东金晶能源股份有限公司文件”或“ 广东金晶公司文件 ”；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 2

7、5mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 （5）发 文 字 号 发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第” 字。公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下： 决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用粤金晶XX 号， 请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函号，会议纪要一律用粤金晶纪号。发文字号之下 4mm 处印

8、一条与版心等宽的红色反线。 （6）签 发 人 公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。 2.主 体 （1）公 文 标 题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（2）主

9、送 部 门 标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （3）公 文 正 文 主送部门名称下一行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能回行。 （4）附 件 公文如有附件，在正文下空一行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识“附件 ”，后标 全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1.”）；附件名称后不加 标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“ 附件 ”，有序号 时标识 序号；

10、附件的序号和名称前后 标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。 （5）成 文 时 间 用汉字将年、月、日标全；“零” 写为“”；成文时间的标识位置见下文。 （6）公 文 生 效 标 识 a.单 一 发 文 印 章 单 一 机 关 制 发 的 公 文 在 落 款 处 不 署 发 文 机 关 名 称 ，只 标识 成 文 时 间 。成 文 时 间 右 空 4 字 ；加 盖 印 章 应 上 距 正 文2mm-4mm，端 正 、居 中 下 压 成 文 时 间 ，印 章 用 红 色 。 当 印 章 下 弧 无 文 字 时 ，采

11、用 下 套 方 式 ，即 仅 以 下 弧 压 在成 文 时 间 上 ； 当 印 章 下 弧 有 文 字 时 ，采 用 中 套 方 式 ，即 印 章 中 心 线 压在 成 文 时 间 上 。 b.联 合 行 文 印 章 当 联 合 行 文 需 加 盖 两 个 印 章 时 ，应 将 成 文 时 间 拉 开 ，左右 各 空 7 字 ；主 办 机 关 印 章 在 前 ；两 个 印 章 均 压 成 文 时 间 ，印 章 用 红 色 。只 能 采 用 同 种 加 盖 印 章 方 式 ，以 保 证 印 章 排列 整 齐 。两 印 章 之 间 不 相 交 或 相 切 ，相 距 不 超 过 3mm。 当 联 合

12、 行 文 需 加 盖 3 个 以 上 印 章 时 ，为 防 止 出 现 空 白 印章 ，应 将 各 发 文 机 关 名 称 （可 用 简 称 ）排 在 发 文 时 间 和 正 文之 间 。主 办 机 关 印 章 在 前 ，每 排 最 多 排 3 个 印 章 ，两 端 不 得超 出 版 心 ；最 后 一 排 如 余 一 个 或 两 个 印 章 ，均 居 中 排 布 ；印章 之 间 互 不 相 交 或 相 切 ，在 最 后 一 排 印 章 之 下 右 空 2 字 标识 成 文 时 间 。 c.特 殊 情 况 说 明 当 公 文 排 版 后 所 剩 空 白 处 不 能 容 下 印 章 位 置 时 ，

13、应 采 取调 整 行 距 、字 距 的 措 施 加 以 解 决 ，务 使 印 章 与 正 文 同 处 一面 ，不 得 采 取 标 识 “此 页 无 正 文 ”的 方 法 解 决 。 （7）附 注 公 文 如 有 附 注 ，用 3 号 仿 宋 体 字 ，居 左 空 2 号 字 加 圆 括号 标 识 在 成 文 时 间 下 一 行 。 3.版 记 （1）主 题 词 主 题 词 用 3 号 黑 体 字 ，居 左 顶 格 标 识 ，后 标 全 角 冒 号 词目 用 3 号 小 标 宋 体 字 ；词 目 之 间 空 1 字 。 （2）抄 送 公 文 如 有 抄 送 ，在 主 题 词 下 一 行 ；左 空

14、 1 字 用 3 号 仿 宋体 字 标 识 “抄 送 ”，后 标 全 角 冒 号 ；回 行 时 与 冒 号 后 的 抄 送 部门 对 齐 ；在 最 后 一 个 抄 送 部 门 后 标 句 号 。如 主 送 部 门 移 至 主题 词 之 下 ，标 识 方 法 同 抄 送 部 门 。 （3）印 发 机 关 和 印 发 时 间 位 于 抄 送 机 关 之 下 （无 抄 送 机 关 在 主 题 词 之 下 ）占 1 行位 置 ；用 3 号 仿 宋 体 字 。印 发 机 关 左 空 1 字 ，印 发 时 间 右 空1 字 。印 发 时 间 以 公 文 复 印 的 日 期 为 准 ，用 阿 拉 伯 数 码

15、 标 识 。（4）版 记 中 的 反 线 版 记 中 各 要 素 之 下 均 加 一 条 反 线 ，宽 度 同 版 心 。 （5）版 记 的 位 置 版 记 应 置 于 公 文 最 后 一 页 ，版 记 的 最 后 一 个 要 素 置 于最 后 一 行 。 4.页 码用 4 号 阿 拉 伯 数 字 在 页 面 底 部 居 中 标 注 页 码 ，空 白 页和 空 白 页 以 后 的 页 不 标 识 页 码 。 第五章 行文规则第八条 行文应当确有必要，注重效用。第九条 行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。第十条 各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控（参）股

16、企业正式行文。除行政部外，其他部门不得对外正式行文。第十一条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。第十二条 “报告” 或其他文种不得 夹带请 示事项。第六章 发文办理第十三条 发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第十四条 草拟公文应当做到：（一）符合法律、法规及市集团有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、 ”，第二 层为“（一）”，第三层为“1 、”，第四 层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。