采购部管理制度.docx

1、采购管理制度1、总则采购制度是严格按照公司的标准要求所制定。使其采购过程简化、程序可循，做到有据可查、防范风险、降低成本，便于加强采购工作的管理，提高采购工作的效率。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、采购部工作内容及职责（一）热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。（二）廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。（三）负责公司工程所需材料的采购工作。（四）负责供应商的开发、管理及维护工作。（五）坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。（六）大项材料必须做招标采购，其他材料询价必须三家供应商以上参与。（七）积极了解材料的短缺、发货、

2、验收等实际情况，早知道，早处理。（八）及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。（九）做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。（十）建立采购档案：将采购相关资料进行电子文档和书面文档分项管理；每一年的材料供销合同与相关文档统一管理；材料询价单、材料询比价表、材料审批表统一管理。（十一）完成领导交办的其他工作。3、工作指导流程采购部作为一个职能部门，在项目的具体实施中担负了不可推卸的重要责任， 采购工作的好坏，直接影响了项目的质量、工期、成本。建立高效、实用、完善的采购工作流程是提高采购效率，降低成本最有效的方法。在项目实施的过程中，采购部需要项目部、行政管理中心、财务管理中心

3、等各个部门的大力支持才能顺利的完成采购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，减少工作失误，为项目的顺利实施做出各自的贡献。（一）项目过程中指导流程1、在项目的初始运作阶段，采购部根据项目部的具体要求，配合进行投标的材料报价，以便更好的达到在以后的施工中控制成本的目的，更要避免发生投标价低于实际采购价的情况出现。2、项目正式运作后，采购计划由具体项目经理提供项目用料清单（见附表 1），经总经理批准后，统一下达到采购部。收到材料请购单后，采购部应该在第一时间开始进行所需材料的采购准备工作。3、采购部接到项目用料清单后，根据所需材料的规格、数量、质量要求及项目所在地等实际情况，

4、向公司已经确定的合格供应商中的 3 家5 家发出材料询价单（见附表 2）。供应商根据要求确认价格后对我司的材料询价单签字，盖公章后回传，签字盖章的材料询价单会做为以后向供应商付款的依据之一，需妥善保存。采购评估委员会根据几家供应商的材料询比价表（见附表 3）进行评价、定价后确定其中的一家或者几家进行供货。由采购负责人正确填写材料审批表（见附表 4），经审批确定后，采购部与供应商签订材料供销合同，同时向项目部通知其准备收货。4、供应商根据材料供销合同安排生产运输，各项具体要求以与我司签订的供销合同为准。随货携带各种合格证和材质证明书。5、项目部所需材料到场后，应由采购员负责材料的质量、数量检查，

5、检查中必须将供应商的送货单与我司的材料供销合同相对照，质量和数量都准确无误后才能进行收货，然后填写物料验收记录表（见附表 5）及材料进场验收单（见附表 6），相关责任人签字后回传采购部。6、项目完成后，采购部根据与供应商签订的合同条款安排付款。付款时，采购部填写统一的材料付款申请表（见附表 7），同时向财务管理中心递交此批次材料的材料付款审批表、材料供销合同和物料验收记录表。由财务管理中心根据材料供销合同安排付款额度。7、付款：供应商应于付款前开具出相符的增值税发票或者普通发票，财务管理中心在收到发票后即向供应商付款。（二）合同管理指导流程负责与客户签订采购合同，督促合同的正常履行，并催讨所欠

6、、退或索赔款项。1、合同签订：统一制定标准合同样本，主要体现产品明细及价格、主要技术参数、运输方式、到货时间、质保期等几个大的方面。如大型设备尽可能的争取扣留质保金。2、合同管理则按具体项目划分，直接采购部分按人头细分，重点跟踪供货周期长的产品执行情况（型号、数量、货期、运输等）。3、采购合同管理：采购部、财务管理中心统一管理。（三）供应商管理工作指导流程通过寻找新货源、拓展供应商范围，加强老供应商管理。每年对供应商进行一次评定（其中以质量、售前/后服务、交货期、付款及价格等方面考核），对不合格供应商及时进行调整，并进行合格供应商名录备案（见附表 8）。合格、长期供应商要进行年度复核（查看生产

7、能力、供应能力、资质证书（执照年审）、产品证书等），并进行供应商评定备案（见附表 9）。（4）采购（比价）工作指导流程熟悉和掌握公司所需的各类物资的名称、型号、规格、单价、用途、产地等，浏览相关网站。按时按量按质完成采购供应计划指标，积极开拓货源市场，做到货比三家，控制、降低采购成本。如出现所采产品与采购计划不符，则其损失由具体采购负责人承担。对特殊产品采购、按合同约定要求厂方提供相关证件或检测报告。采购活动具体实施分以询价、比价、议价三个方面，在比价和议价过程中做好记录及备案，设备、材料物品比价议价记录表（见附表10）。1、询价询价可以通过多种方式，包括网络、电话查询、面对直接供应商、供应商

8、自我推销、展会等多种渠道。确定部分适合长期合作的合作伙伴的同时，也要不断开拓新供应商，寻找新产品，可采用少量进货的原则不断改进。2、比价对供应商所报的产品价格进行有效的核对（对具有可比性的厂家产品进行比价）。对单项产品做到至少比价三家，以正规比价格式存于计算机或手工纪录文字资料。在比价同时做出价格分析。3、议价在确定厂家后、进行产品价格商务谈判，尽量降低采购成本，可通过多种方式进行压价（通常可以以公司中标价格低，要求降低采购成本为由;以多家公司比较后相对竞争为由;以拖延时间，给供应商产生我们要更改采购意向为由;也可以与销售推心置腹，为对方能给予支持和帮助等等），具体问题需具体分析。4、岗位职责

9、(1)采购部经理1、拟定采购部门工作方针与目标。2、负责主要材料的采购。3、编制公司年度采购计划。4、签核材料供销合同。5、建立与改善采购制度。6、撰写部门周报、周议题、月报及年目标计划。7、主持采购人员的教育培训。8、建立与供应商的良好关系。9、主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。(2)采购员1、负责次要材料的采购。2、协助采购部经理与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。3、采购进度的追踪。4、市场调查、定期开展供应商考核。5、协助采购部经理查访厂商。6、协助内业人员建立供应商采购库。(3)采购内业人员1、项目用料清单、材料询价单、材料询比价表、材料供销合同、物料验收记录

10、表的登记和保管。2、公司内部采购手续的申办。3、电脑作业与档案管理。4、建立供应商采购库并及时更新。5、内部管理制度（一）采购时效管理制度所有的采购计划根据具体项目情况，确定哪些材料先到位，那些材料订货周期长，力争做到材料不耽误项目实施的前提下，材料及时到位，不挤占、积压公司采购货款。所有下达的采购计划、在供应商供货期没有变更的情况下、按采购计划规定时间完成任务，做到及时采购、及时跟踪、及时发货、及时反馈现场收货情况及材料使用情况。（二）采购岗位责任制 1、在部门经理领导下，采购负责公司所有采购范围内的工作，其中包括设备、设备备件、各种材料等。 2、采购应严格遵守采购程序，有效地进行采购，包括

11、：采购申请单的审查、询价、比价、正式订单的审查、合同审查、合同签定和跟踪货物等。 3、不断开辟建立新的物资供应渠道，寻找物美价廉的物资，提高供应商的服务质量，减少采购费用，节省开支，降低成本，获得充分的物资供应。4、采购合同的起草及审核，其中包括物资、设备、材料、材料加工、维修服务以及其它相关合同的谈判、起草和审定。5、提高工作效率、缩短采购周期、提高经济效益。6、对物资采购工作要及时提出对企业经营管理意见，以及相关采购的战略措施，按实际需要与供应厂商进行商务谈判，遵照技术先进可靠、质量好、价格低，服务优良、交货期有利的原则，对大型设备的采购提出建设性意见。7、在任职期间，严格履行本岗位的职责

12、，廉洁自律。8、定期向总经理汇报本部门的周、月、年的工作汇报及计划，并提出好的意见和建议。（三）联动责任1、负责与财务协调做好合同管理、出入库、发票清理和结款等工作。2、及时与项目部，了解项目进行情况和紧急情况变动。3、售后服务，由专人负责返修产品明细，其中包括产品、厂家、返修时间及联系方式等。由具体采购负责人与厂家协商、跟踪，保证产品在最短的时间内返还到工程现场。4、做到以公司利益为重，不索取回扣，馈赠物品上缴公司，如发现以上情况，根据情节轻重，扣除 1-3 个月工资。5、做好各部门及本部门内的工作协调。6、树立公司形象，不断学习，不断进步，体现自我价值，为公司创造更多效益。表 1 项目用料

13、清单编号：项目名称 订购日期预定交货日交货方法 交货地点 保管部门序号物品名称 品牌 规格 单位 数量 备注合 计注：项目部依据图纸要求做好数量统计。申请人： 部门负责人签字： 日期： 注 ： 此 表 由 项 目 部 填 写 ， 相 关 责 任 人 签 字 后 回 传 采 购 部 。 非 该 项 目 经 理 下达 的 采 购 计 划 概 不 采 购 。 项 目 用 料 清 单 中 应 标 明 ： 工 程 名 称 、 物 品名 称 、 数 量 、 规 格 （ 型 号 ） 、 及 相 关 技 术 参 数 等 。 采 购 部 接 到 采 购 计 划后 ， 将 采 购 计 划 与 项 目 合 同 进

14、行 核 对 ， 如 有 更 改 之 处 ， 需 经 项 目 经 理 签 字才 予 采 购 （ 其 中 包 括 数 量 增 减 、 型 号 更 改 、 增 减 项 目 等 ） 。 如 项 目 经 理出 差 ， 可 请 示 总 经 理 代 签 或 发 电 子 文 档 打 印 备 案 。表 2材料询价序号材料名称规格 数量质量要求专票 普票是否送货及安装保修年限备注报价单位名称（盖章）表 3 材料询比价表公司名称序号 材料名 称 规格 单位 数量 联系人电话12345678910111213141516价 格 信 息 比 较表 4材料审批表项目名称： 供货商名称：序号 名称 规格要求 单位 数量 中标单价 （元） 采购单价 （元） 采购合计 （元） 备 注123456合计经办人采购部： 项目经理： 总经理：审核人财务中心： 总办：审批人 董事长：说明：此表各部门留存。 日期： 年 月 日