综合办公室的精细化管理细则.doc

1、办 公 室 精 细 化 管 理 细 则2015 年 3 月 25 日2目 录1、文件管理制度32、文书管理制度43、档案管理制度54、办公用品管理制度65、会议管理制度 76、日常事务管理制度 87、用章管理制度 98、车辆管理制度 119、办公室考核办法153文 件 管 理 制 度第一条 管理要点1、文件管理的范围包括：上级下发文件、单位各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。2、制度类文件按照单位文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编

2、号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、单位收到各类文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。3、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。4、其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。5、办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。4文 书 管 理 制 度第一条 管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证单位内部资料的安全性、完整性，促

3、进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、申请、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关单位的重大事项文书资料。3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范1、根据单位实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、按时间、内容等合理排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。3、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理；如有需销毁的，须上级审批同意，方可销毁。5档 案 管 理

4、 制 度第一条 管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围：单位各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，

5、特别是单位职工个人信息、单位图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。5、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。6、如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室人员应及时做好相应的记录。6办 公 用 品 管 理 制 度第一条 管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条 制度规范1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序：各

6、科室将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至办公室，办公室根据各部门的需求 计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。3、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。4、任何人不得私自挪用办公用品。5、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。7会 议 管 理 制 度第一条 管理要点1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、根据单位实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、清楚会议召开目的，合理安排

7、时间，做到少而精、精而细，讲究高效原则。4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。第二条 制度规范1、 收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料整理并归档。5、 会议记录为单位的机要档案，保管人员不得擅自外泄；如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。8日 常 事 务 管 理 制 度1、接待管理第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护单位的良好形象，对接待工作做具体的要求。第二

8、条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。2、报刊收发整理第一条 办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理报纸，内部刊物可随意阅览。第三条 任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。第四条 报纸每月处理一次。3、后勤管理第一条 为了认真贯彻单位的各种制度，充分发挥和调动职工的积极性和主动性，根据实际严格制度。第二条 后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。9第三条 办公

9、室人员每周对考勤表收集一次，并打印最新考勤登记表，月末根据签到情况进行总的考勤汇总。第四条 合理安排周末、节假日值班工作。4、文化宣传管理第一条 负责单位内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责单位外部的宣传维护工作。第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源编辑整理张贴学习存档。5、其他事务第一条 各类标语、宣传制作、收发传真等其他事务。第二条 负责单位文书的打印复印工作。第三条 协助其他部门工作，完成上级交代

10、的其他任务。第四条 领导交办的其他临时性工作。10用 章 管 理 制 度第一条 管理要点1、单位公章、合同章等印章：由办公室指派专人负责管理。2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。第二条 印章使用范围1、单位各类合同。2、单位各类报表。3、文件材料。4、证明材料。5、其它需要使用印章的文书。第三条 制度规范1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写印章使用记录表注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由站长审批后可以使用印章。3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应副站长审核，站长批准后可以使用印章。4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、站长审批后方可使用印章。5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，站长同意后，可