费用报销制度及流程.doc

1、 川阳人字 2014 号 37 号 费用报销制度及 流程 一、 目的： 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为 ,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出， 将财务报销分为日常办公费用 .工薪福利及相关费用 .税费支出 .工程相关支出及专项支出等 ,以下分别说明报销相关的借款流程 及各项支出具体的财务报销制度和报销流程 ， 特制定本制度。 二 .本制度适用 范围： 公司全体员工。 三 .内容 1.借支管理规定及借支流程 1.1 借款管理规定 1.1.1 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续。 1.1.2 其他临时借款，如业

2、务费 .周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 1.1.3 各项借款金额超过 5000 元应提前一天通知财务中心备款。 1.2.借款销账规定： 主题词 费用报销 制度 及流程 拟稿人 曾勇 拟稿部门 财务中心 密级 普通 校稿人 付艳 校稿部门 总经办 公告审核 邱俊 执行监督 管理中心 抄送 阳光绿源 .田岭涧 .美图 存档部门 管理中心 签发 1.2.1 借款销帐时 应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销帐； 1.2.2 借领现金或现金支票者原则上应在 30 个工作日内办理销帐手续。 1.2.3.借款未

3、还者原则上不得再次借款。 1.3.借款流程 1.3.1 借款人按规定填写借款单，注明借款事由 .借款金额（大小写须完全一致，不得涂改） .支票或现金。 1.3.2 审批流程：主管部门经理审核签字财务总监复核总经理审批。 1.3.3 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务中心办理领款手续。 2.日常费用报 销制度及流程 2.1日常费用主要包括差旅费 .电话费 .交通费 .办公费 .低值易耗品及备品备件 .业务招待费 .培训费 .资料费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 2.2 费用报销的一般规定 2.2.1 报销人必须取得相应的合法票据 (相关规定见发票管理制度 ),且发

4、票背面有经办人签名。 2.2.2 填写报销单应注意 :根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真 填 写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。 2.2.3 按规定的审批程序报批。 2.2.4 费用报销的一般流程 :报销人整理报销单据并填写对应费用报销单 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单部门经理审核签字财务中心复核总经理审批到出纳处报销。 2.2.5 差旅费报销制度及流程。 2.2.5.1 费用标准 : （详见差旅费报销标准表） 2.2.5.2 费用标准的补充说明： 2.2.5.2.1 住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标

5、准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 2.2.5.2.2实际出差天数的计算以所乘交通工具出 发时间到返回时间为准， 12：00 以后出发（或 12： 00 以前到达）以半天计， 12： 00 以前出发（或 12： 00 以后到达）以一天计。 2.2.5.2.3 餐补标准 .交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 2.2.5.2.4 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20 .午餐或晚餐 40）扣减出差人当天的餐补补贴。 2.2.5.2.5 出差时由对方接待单位提供餐饮 .住宿及交通工具

6、等将不予报销相关费用。 3.报销流程 3.1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点 .目的 .行程安排 .交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 3.2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务中心 ,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3.3. 购票 : 出差人员持审批过的出差申请复印件，到管理中心订票（原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案）。 3.4. 出差报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理 报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务中心审

7、核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 4.交通费报销制度及流程 4.1 费用标准： 4.1.1 员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经管理中心同意后可以乘坐出租车 ; 4.1.2 市内因公公交车费应保存相应车票报销。 4.2 报销流程 4.2.1. 员工整理交通车票（含因公公交车票），在车票背面签经办人名字，并由管理中心派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。 4.2.2. 审批 :按日常费用审批程序审批。 4.2.3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 5.办公费 .低值易耗品等报销制度及流程 5.1 管理规定 :为了合理控制费用支出

8、 ,此类费用由公司管理中心统一管理，集中购置 ,并指定专人负责。 5.2 报销流程 5.2.1购置申请 : 公司管理中心每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 5.2.2报销程序：报销人先填写费用报销单 (附出入库单 )，按日常费用审批程序报批。审 批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务中心，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 5.2.3费用归集：财务中心按月根据管理中心提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 6.招待费 .培训费 .资料费及其他报销制度及流程 6.1 费用

9、标准 6.1.1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。 6.1.2. 培训费 :为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司管理中心门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 6.1.3. 资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到管理中心资料管理人员处进行登记 (资料管理人员在资料发票背面签字 )。 6.1.4.其他费用：根据实际需要据实支付。 6.2 报销流程： 6.2.1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销 手续。 6

10、.2.2.培训费由管理中心人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 6.2.3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 6.2.4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 7.工薪福利及相关费用支出制度及流程 7.1 工薪福利等支出包括工资 .临时工资 .社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 7.2 工薪福利支付流程 7.2.1 每月 15 日由管理中心将本月经公司总经理审批后的工资支付标准（含人员变 动 .额度变动 .扣款 .社会保险等信息）转交财务中心确认支付； 7.2.2 每月 15 日由财务中心通过银行代发

11、或现金等形式支付工资； 7.2.3 每月末之前员工到管理中心领工资条并与工资卡内资金进行核实。 7.2.4其他福利费支出由公司管理中心按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务中心进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务中心办理报销手续。 7.3 燃油补助费用报销及流程 7.3.1.各管理职能部门负责人特定燃油车补费用票据交由管理中心汇总，在每月末费用报销时间内统一归口报销。 7.3.2.燃油补助标准（票据不得使用跨年度，原则上为当月），总经理级别每月按 500元 /月 .总监级别每月按 400元 /月 .部门经理级别按 300元 /月给予补助，并凭票给予报销。燃油补助

12、的约定界域限于成都市绕城路之内的行政划分区域（含绕城路），在此之外出行按实际里程的核定费率 0.60 元 /KM 据以实报（特定不包含西部智谷到九江库房）。 8.专项支出财务报销制度及流程 8.1.专项支出主要包括软件及固定资产购置 .咨询顾问费用 .广告宣传活动费及其他专项费用等。 8.2.软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 8.2.1.填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。 8.2.2.报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 8.2.3.结账报销： 8.2.3.1 资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单（

13、经办人在发票背面签字并附出入库单）； 8.2.3.2 按资金支出规定审批程序审批； 8.2.3.3 财务中心根据审批后的报销单以约定形式付款； 8.2.3.4 若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在 5 个工作日内办理报销手续。 8.3.其 他专项支出报销制度及流程 8.3.1 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问 .广告及宣传活动费 .公司员工活动费用 .办公室装修及其他专项费用）支出。 8.3.2 费用标准：此类费用一般金额较大，由主管部门经理根据实际需要向总经理提交请示报告（含项目可行性分析 .费用预算及相关收益预测表等），经总经理签署审核意见后执行。 8.

14、3.3 财务报销流程 8.3.3.1 审批后的报告文件到财务中心备案，以便财务备款。 8.3.3.2 签订合同：由直接负责部门与合作方签订正式合作合同，（合同签订前由公 司法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。 8.3.3.3 付款流程： 8.3.3.3.1 由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）； 8.3.3.3.2按审批程序审批：主管部门经理审核签字 财务复核 总经理审批； 8.3.3.3.3 财务中心根据审批后的报销单金额付款； 8.3.3.3.4 若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在 5 个工作日内办理报销手续。 9.报销时间的具体规定 9

15、.1. 财务报销：公司财务中心每周四为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的 28 日以后，为了便于财务中心集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 9.2.借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 10.附则 10.1.本制度解释权归公司财务中心。 10.2.本制度经总经理办公会议讨论通过并由总经理或其授权人签字后生效。 10.3.单据整理要求：报销人在报销前必须事先整理好各类单据，首先对单据的类别 .时间 .批次 .项目等进行分类，然后按照一定的标准清晰准确的粘帖在报销单据的后面，并在附件中写明所附单据的张数，单据数量比较烦杂的要写出报销明细清单附在后面，单据分别不清晰 ，粘帖

16、不规范的财务中心可要求对方改正，不改正的有权予以拒绝受理。 具体粘贴标准为：报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；报销单据金额 .类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列； 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；报销单各项目应填写完整， 大小写金额一致，并经部门领导有效批准；有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；出租车票据需注明业务发生时间 .起至地点 .人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认；单据较少可不用粘贴单，直接贴在报销单据背后，并在报销单据内根据发票内容分类如实填写报销金额（费用发票金额只可多不可少）。 10.4.公司各阶层人员，在上述规范中操作失当，给公司带来损失风险的，根据情节大小由管理中心负责责任追究，讨论决定。