迎新晚会筹备方案(初稿).doc

1、 华中师范大学迎新晚会筹备方案 一、简述 根据华中师范大学学生会机构改革和职能转变方案（试行）及相关部门协商意见，华中师范大学学生会现机构设置如下： 各中心与部门职能发生较大变化，为适应筹备校园文化活动之需要，特以筹办华中师范大学迎新晚会为例，将各中心、部门职能与活动分工相对应并作出具体方案，为其他活动分工提供借鉴。 二、 迎新晚会筹备概述 一场完整的迎新晚会活动主要由策划拟定、前期准备、现场安排、后期整合四部分构成，为方便晚会筹备工作有序进行，一般将活动筹备组分为节目组、道具组、主持文案组、灯光舞美组、宣传技术组、场控机动组、外联后勤组、秘书组等组别。学生会各中心、部门按其职能与各小组对应，

2、完成活动相关工作。 策划拟定部分，是活动中最为重要的环节，它关系到活动的最初成型，关于策划如何拟定，下文将予以详述。 为突出学生会各中心、部门在活动筹备中的具体效用，下文将从各筹备小组在前期准备、现场分工。后期整合中的具体分工角度，阐释各中心、部门在活动中职能的具体发挥。 三、 策划拟定 按照校会内部决策流程（如下图）： 同时结合迎新晚会性质与特征，迎新晚会策划由各中心、部门各自上交一份；由办公 室通知各筹备组负责人召开会议，通过协商讨论，选出一份策划并作出修改意见；再交由创意中心二审修改；然后召开二次会议（此会议主席团必须参与），对策划进行再次修改；最终定稿，由各筹备组执行。 四、 迎新晚会

3、具体分工 （一）节目组 1、 对应中心、部门 文体部 2、对应理由： 文体分为文艺体育，在大型活动举办、节目编排等方面较为擅长。 3、主要工作： （ 1）前期 节目征集：大致分为语言类、创新类、歌舞类、互动类 初步拟定节目单顺序 进行节目审核并提出修改建议 确定节目的服装、化妆、道具要求 （ 2） 中期 组织联系晚会节目彩排、走场 进行晚会节目催场 （ 3） 后期 联系节目归还服装 （二）灯光舞美组 1、 对应中心、部门 创意中心 2、对应理由： 创意中心下设策划和设计两大板块，设计包括视频设计和平面设计（海报、 PPT、舞 美设计等）及学生会相关文化产品设计，对于舞台布置以及灯光要求有一定把

4、握。 3、主要工作： （ 1）前期 提交舞美设计方案，与舞美公司沟通确认舞美物资 与节目组沟通确认各节目灯光要求 （ 2）中期 与舞美公司对接 进行现场舞美、灯光布 置 （ 3）后期 清点物资并结算舞美经费 向各组织征集舞美设计意见反馈 （三）秘书组 1、 对应中心、部门 办公室 2、对应理由： 学生会办公室主要涉及人事调度、会务、档案管理及文件资料撰写等工作，在活动中可负责这方面工作，充分发挥其作用。 3、主要工作： （ 1） 前期 1 通知校会各中心、部门定期召开迎新筹备会议，做好会议记录 2 落实各筹备组工作人员及具体负责人，制作通讯录 3 制作邀请函并发放 4 准备嘉宾台签及背贴 （

5、3） 中期 1 向各筹备组负责人发放工作人员通讯录，方便联络 2 安排礼仪人员进行引导 3 布置主席台，摆放台签、张贴背贴 （ 2） 后期 1 整理会议记录 2 收集、整理晚会相关资料，归档 （四）外联后勤组 1、 对应中心、部门 财务中心 2、对应理由： 财务中心主要负责学生会年度预决算、各项工作的预决算、各项工作报账、学生会财务管理等一系列财务工作。与活动经费预算和支出密不可分，故作此安排。 3、主要工作： （ 1） 前期 1 外联工作完善 2 制作和审核经费预算 （ 4） 中期 1 外联方案落实 2 演职人员工作餐、饮用水订购及报销 3 各类物资购买 （ 3）后期 1 制作晚会经费决算表

6、 2 完成活动经费的报销 （五）宣传技术组 1、 对应中心、部门 宣传中心、学术与科技创新部 2、 对应理由： 宣传中心统筹华大学生会各大媒体平台，对外则与华青等校媒交流密切，是起到线上宣传以及沟通的职能。宣传中心及学科部涉及海报组、视频制作组，专业海报策划以及视频策划等，另外可 以借助华青力量制作海报及视频。 3、 主要工作： （ 1）前期 1 线上宣传口 宣传中心（空间、微博活动推广，微信活动，班群） 2 活动海报制作 宣传中心、学科部（宣传标语、宣传单、宣传横幅） 3 宣传视频制作 宣传中心、学科部、华青 4 宣传展板制作 宣传中心、学科部 （ 2） 中期 1 晚会视频制作（涉及晚会节目

7、视频素 材） 学科部、华青、技术人员、统筹各 节目要求 2 晚会主题曲录制 学科部 3 晚会节目单、邀请涵等的美工设计 宣传中心、学科部 （ 3） 后期 1 校媒新闻宣传 宣传中心 2 现场微博墙操作 华青、宣传中心 3 各节目现场直播 宣传中心 4 晚会图集或者稿件 宣传中心 （ *后附宣传方案 ） （六）场控机动组 1、 对应中心、部门 维权与服务中心 2、 对应理由： 维权与服务中心处于晚会空缺位置，但其对于学校各大后勤部门联系紧密，对于场地协调、座椅规范等都有对应的职能。 3、 主要工作： （ 1） 前期 1 考察场地，制作现场布局图 2 制作现场突发状况应急预案 （ 2） 中期 1

8、现场秩序维护 控制几大入口流量，维护秩序 控制场地座位安排 控制前台舞台表演区 2 协助外联后勤组工作 场地协调、座位安排 晚会器械发放，灯、雨衣、水等 3 应对突发状况 （ 3）后期 1 解决晚会后座椅及垃圾问题 场地清理工作 （七）道具组 1、 对应中心、部门 调研与评估中心 2、 对应理由： 调研与评估中心下设调研与评估考核两大板块，负责舆情调研、维权调研、工作开展情况及效果调研等调研工作和学院精品活动、校学生会、学院学生会考评。调研与评估中心在晚会前期没有什么特别的任务，而文体部将负责节目安排，所以为了最大可能性的调动人员，统筹协调，作此安排。 3、主要工作： （ 1）前期 约 10

9、人，筹备人员以调研与评估中心调研员为主力。负责道具的租借。协助舞美组进行道具的安排；拟好道具的上下场方案。 （ 2）中期 现场道具的布置，以及节目进行期间的收放、更换道 具 （ 3）后期 晚会结束后，负责清点道具，以及归还道具。 （八）主持文案组 1、 对应中心、部门 艺术团、创意中心 2、对应理由： 创意中心下设策划和设计两大板块，策划包括各项工作的策划书。设计包括视频设计和平面设计（海报、 PPT、舞美设计等）及学生会相关文化产品设计。整个中心的文案能力强。 艺术团在校会改革后，将由副主席分管，其下辖主持队，主持经验丰富。 3、主要工作： （ 1）前期 主持人的邀请、选拔、培训（艺术团负责，尽量从艺术团主持队选人） 主持服装的 租借（艺术团负责） 主持人的串词、文案编辑（艺术团负责、创意中心协助）、晚会台本（创意中心负责） 领导致辞撰写（创意中心负责） （ 2）中期 对接主持人 （ 3）后期 归还 主持人的服装 附件： 宣传方案 前期及中期宣传 1. 时间： 新生军训期间 2. 方式： 平面宣传： 海报、横幅、宣传展板（提前一周进行布置） 网络宣传： QQ空间，微博 推文，配合宣传海报 微信 ，微信活动送礼物或报名形式 班群宣传 媒体宣传： 校园广播台在军训期间进行宣传 、校媒直播晚会筹备进程 现场及后期宣传 校媒联系及沟通 现场微博墙操作 各节目现场直播 晚会图集或者稿件