ARP二期综合财务管理系统.doc

1、ARP二期综合财务管理系统 网上报销用户培训 2012年 10月 一、 网上报销流程 1、报销员通过系统填写借款单（不再填写预付本）或报销单 2、打印报销单，由相关负责人审签 3、在系统内点击提交财务后，将纸质报销凭证和原始单据一同送到财务审核 4、财务审核员审查纸质内容和系统数据。若审核通过，选择会计科目，生成分录，并进入付款程序；若审核未通过，驳回系统数据，报销人重新填写修正 5、出纳依据审核确认结果付款 6、审核员将付款后数据导入 ARP 财务模块，生成会计凭证。后台管理人再次审核会计凭证，无误后打印归 档 二、报销单的使用 1、 新建报销单步骤 新建后，按照规范要求填写报销事由和原始单

2、据张数 添加单据行 ,填写费用金额并选择费用所属子课题。如果多笔费用可添加多个单据行，具体填写要求见规范文本 根据实际情况可选择多种结算方式，系统自动计算结算金额 如属于冲账报销，根据事由内容选择要冲销的借款单 ,并填写本次要冲销借款的金额 填写完成后保存报销单 ,系统自动检查费用所属课题可用资金余额 打印报销单，签字确认后，点击提交财务 2、 编辑 打印 报销单 选择查询条件，状态为“待提交”或“审核未通过”时可以进行编辑修改 选 中具体的借款单或报销单 ,点“编辑”按纽 ,打开报销单后可对报销单摘要、 金额、所属子课题等信息进行编辑和修改 编辑完成后保存报销单，并重新打印 打印无需设置纸张

3、和页边距 ， 要求 统一使用 B5 纸打印。 3、 查看 删除 报销单 双击“网上报销”，即可以查看到本人所有已填写未处理完成的各种状态的报销单，并且可以进行相关操作 可以查看到自己填写或以代理方式代他人填写的所有借款单和报销单 通过报销（借款）事由、填报日期、报销金额、报销单状态等条件查询借款单和报销单 选择“编辑”按扭看到报销单具体信息 借款单或报销单状态是 “待提交”或“审核未通过”时，可以删除报销单 借款 /报销单状态 主要内容 待提交 新建报销单、领导未审核批的报销单和未提交财务的报销单 待审核 已提交财务、财务人员未审核的报销单 审核未通过 提交财务审核为通过被驳回的报销单 已审批

4、 固定资产管理员已审批，财务人员审核的固定资产报销单 已审核 财务人员已审核、未导入 ERP 系统的报销单 已确定金额 限借款单，已在银行支付并由财务人员确定限额借款的具体金额 已处理 导入 ERP 系统已生成记账凭证的报销单 三、 定额借款单 借款事由：预付 xx单位 货款 或 xx人预借 xx费 借款类别：根据具体借款内容选择 支付方式：个人借款选择现金，对外转账选择汇款，并正确录入对方银行信息和金额 备注：填写需要向财务说明的情况 借款单提交财务审核通过后，将会出现在报销界面最下方。后期报销时，可根据具体事由，找到对应的一张或多张借款单进行全部冲销或部分冲销（修改本次核销金额）。 借款时

5、间超过 1年即为超期，系统将会进行主动提示。报销员应特别关注超期未报销的单据，加紧收回发票，冲账报销，避免产生呆坏账。 其他说明： 1、 要求选择子课题，即审计时可体现为借款未报销。子课 题如选择不对，到报销时可再更改 2、 借款管理要求由正式在编职员填报，报销员（填报人及经手人）需相对固定，以便于年终财务与课题对账。非在编职员或学生需经过课题组长授权后（授权代理 授权），才可（借款管理 委托借款 定额借款）填报，此时实际显示借款人为委托人（课题组长） 3、 系统上线前，手工填报的预付单仍以手工方式完成后期冲账 4、 限额借款暂不使用 四、 普通报销单 系统提供多种专用报销单，除差旅费、固定资

6、产和分摊报销单外，其他类型支出也可以在普通（通用）报销单中填写。如一次性报销多项支出内容，就 可在一张普通报销单中完成。（附件张数注意要累加） 每一事项增加一个单据行，按规范要求填写报销事由、金额，并选择相应课题号，其他非必填信息可不填。点击预算信息，可查看所选子课题的收支情况 可根据需要修改结算方式，报销人若是刷卡报销或取现，系统默认为现金方式，无需修改；若需要对外转账，则需选择汇款方式，并准确填写对方银行账户信息和金额 。还可点击 增加 按钮选用多种方式结算。 报销事由填写规范： （关系到日后查账对账，要求 完整 填写） 接待费： xx单位接待 xx单位领导 （如 嘉宾酒楼接待福大教授）

7、维修费： xx单位 xx仪器维修费（如 福州三友仪器公司质谱仪维修费） 办公费： xx单位购办公品（如 福建日报订刊费、沃尔玛购办公品） 材料费： xx单位购材料 劳务费 /咨询费： xx人 xx月临时工资、 xx人 /xx会议咨询费 / 讲课费 医药费：按 xx%报销 xx通知医药费 借款剩余退回 五、 差旅费报销单 报销事由 xxx等 xx地 学术交流 / 科考测试 差旅费 出差人 单趟可填多人 人员级别 分副高及以上、其余人员两类，前者住宿补助不超过 300元 /天，后者 150元（相同级别人员可只填一行，不同级别人员增行填列） 目的地 单趟可填多地 交通费 机票、火车票、长途汽车票金额

8、，不包括市内交通费 住宿费 按实填报，课题组超标住宿必须由课题组长审签，机关部门超标由主管领导审签 杂费 会议注册费、退票费，不包括其他 公杂费补助（自算填写） 每人每天 30元包干，若派公车接送，补助标准减半；若放弃包干补助，此栏为空，在规定范围内按实票报销，金额填在 在途补助 一栏。 （按实报销范围：副高及以上不超过 300元 /天，其余人员 150元 /天） 伙食费补助（自算填写） 每人每天 50元包干，若对方统一安排伙食，则无补助，此栏为空 在途补助：机场大巴费、按实报销的市内交通费 备注 需填写说明 有 /未派公车接送 、 对方有 /未安排伙食 以便财务审核 其他说明： 不再填写五定

9、单，以报销单上课题组长或部门领导审签为准 出国差旅费情况较为复杂，仍保留手工报销方式 到访专家报销差旅住宿费，可用普通报销单填写 单趟出差涉及多个课题组，且发票难以分割的，可由组长临时授权给其他组报销员（授权代理 授权子课题） 六、 费用分 摊报销单 用于所内服务部门向其他课题分摊费用 报销事由： xx年所内 xx费分摊（如测试、水电、房租等） 第一列选择应分担费用课题（系统默认可选择所有在研课题号，而无需额外授权），第三列选择费用转出课题（一般为所级课题） 七、 固定资产报销单 基本流程： 1、报销员填写报销单的同时，要完成设备基础信息录入（具体信息由入库管理员指导填写） 2、报销单填写完毕

10、提交入库管理员（待审批），由其审核并生成入库单号和资产序列号 3、入库管理员审核完成后，将报销单和入库单一并打印，交由报销人到财务进行财务审核（审批通过） 4、财务审核通过，报销员报销流程完结（已审核） 5、后期入库管理员根据财务审核确认再进行转固操作（已处理） 新增报销单，填写报销事由（ xx单位购买 xx等仪器）和单据张数 增加单据行，选择设备或家具。每一行代表一张入库单，如果一批购进设备型号单价完全相同，可填在一张入库单内（相同入库号，不同设备号） 保存退出 再增加单据行，录入同批购买的其他不同型号仪器 点击上方 带出上次保存数据 按钮，可简化操作，只需修改部分数据即可 部分必填项目说明

11、： 资产名称 资产全称，直接进口设备需填英文名称 资 产取得方式 多为政府集中采购（有政府采购合同的通用设备）、分散采购（ 120万以上专用设备）、研制转入（对应预算研制费）、自行采购（上述三类除外） 资产用途 科研用（后勤部门采购家具等选非科研用） 采购来源 国产、间接进口、直接进口（通过省进出口公司代理采购） 生产商、经销商信息 要求填全称 行政区划 福建，必填 计量信息 非计量 其他费用 包括手续费、运费等 责任人初值 若相同设备同时入库，系统默认被赋予初值的责任人为所有设备的责任人（下方可修改具体责任人和使用人） 八、 授权代理 授权管理的主要功能是维护网上报销系统授权、代理信息和代理

12、日志查看，并可对授权信息进行添加、修改和删除。系统默认课题组长可看到其名下所有课题，并有授权权限。 授权管理分两类 1、授权：授权他人以本人身份进行借款或报销，代理人需选择接受代理后生效。（报销时仍以代理人身份登录系统填写报销单，代理人选择委托借款或委托报销下的项目，打印出报销单上报销人为委托人） 2、授权子课题：将其名下课题授权给报销人（非课题组长报销人只能看到有自己参与的项目，同组中其他项目需组长额外授权才可选中使用） 授权代理 授权 人选择代理人、授权类型、授权有效率期、授权限额 授权子课题 增加被授权人、授权期间及子课题 九、 上线初期准备 系统上线课题 /部门需核对以下信息： 分别以

13、课题组长和报销员身份登录系统，完整个人设置（邮箱及电话），查看是否已完整安装财务模块 -网上报销 组长在网报模块选择通用报销单，尝试填写，点击选择子课题，查看是否可以看到全部在研课题（如只能看到部分在研课题，及时与科技或财务处联系。如需使用已到期课题，也要和财务联系，单独授权） 组长给组内报销人员授权或授权子课题，报销人员接受代理后查看是否可以看到所有授权 课题 上线初期可同时保留手工方式填单，并在旧单上签字。电子报销单可到财务处或资产入库部门辅导填写后打印 十、 后续数据维护 立项后，课题组长需及时给报销员授权子课题 报销员通过预算信息窗口或预算模块控制项目明细支出，尽量避免超标情况或大量结余 报销员变更或离职应及时告知财务处（包括学生转职工的情况），以便调整授权事项 系统管理员、人事处、科技处、资产入库部门配合财务处做好数据更新工作