文件管制程序.doc

1、公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 内文页数 : 等级 : 一般 批 准 审 核 编 制 Form No : YFJL-423-01 Rev.01 版序 变更章节 变更事项 编制单位 编制 人 修订日期 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 一、目的 建立一套有效且适行于全公司之文件管制标准，以达到文件系统标准化，进而提升文件管理质理与效率。 对文件的编制、审批、发放、更改、回收、保存、作废等进行控制，确保相关部门使用有效版本文件，防止失效的文件和资料被误用。 二、范围 适用于 国际标准组织所规定之质量管理体系之 公司内部有关文件 与数据 的管理，以

2、及外来文件和标准的控制。 实 验室因认证国家实验室，具有独立的质量体系。 三、相关资料 3.1 质量 手册 （ YFSC） 3.2 记录管制程序 (YFCX-42401) 3.3 ISO9001： 2008 质量管理体系 -要求 四 、定义 4.1 文件：信息及其承载媒体 ； 4.2 文控： 质 量 部文件管理师（简称 DCC）及各部门指定文管。 4.3 文件架构依管理体系分为四阶： 第一阶： 质量 手册（ YFSC）； 第二阶：程序文件（ YFCX）； 第三阶：操作规范、标准及技术文件（ YFZY）； 第四阶：记录、表单； 4.4 文件分类： 4.4.1 内部文件 ：公司内部所制定之文件；

3、4.4.2 外来文件：分二类 A 类：客供图纸、 标准、 技术资料。 B 类：法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准等。 4.5 文件等级： 4.5.1 机密文件：文件内容涉及产品价格、材料价格、客户项目、产品设计之线路图、 CAD File 等相关管制性文件或由主办单位宣告其为机密性文件的； 4.5.2 一般文件； 除上列 机密性文件 之外，均列为一般文件 ； 4.6 文件依其管制性可区分为： 4.6.1 管制文件：机密文件及对质量系统发生影响之文件均列为管制文件； 4.6.2 非管制 文件：非生产用途且与质量无关之文件列为非管制文件； 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期

4、: 版本 : 页号 : 4.6.3 参考文件：凡盖上“参考文件”章之文件皆属之。 五、作业程序与 权责 5.1 权责： 5.1.1 质 量 部：负责 文件 编制 、 编号、发行、 更改、 回收、 保存、作 废 等之 管控 ； 5.1.2 技术部：负责技术文件编制、 编号、发行、 更改、 回收、 保存、作 废 等之 管控 5.1.3 外销及市场 部：负责收集 、管理客户提供之 外来文件 ； 5.1.4 各部门：负责本部门 ISO 文件的编制、 修订及 管理。 5.2 文件内文： 5.2.1 符合六大项： 一、目的（ Objective） 二、 范围 (Scope) 三、相关资料 (Relevan

5、t Documents) 四、定义 (Definition) 五、作业程序与权责 (Operating Procedure YFZY - - 作业 文件 部门代码 流水 号 其对应表单编码原则： YFZY - - - 作业记录 部门代码 文件流水 号 记录流水号 范例： YFZY-ZL-001 原辅材料检验管理规范 YFZY-ZL-001-01 原辅材料检验管理规范第一份表单； 5.3.1.2 部门代码对照表： 部门 代号 部门 代号 总经办 ZB 运营中心 YY 采购部 CG 结算中心 JS 外销部 WX 网络中心 WZ 市场部 SC 帐篷公司 SG 质量部 ZL 睡袋公司 SD 技术部 J

6、S 服装公司 FS 行政部 XZ 箱包公司 XB 财务部 CW 物流中心 WL 5.3.2 外来文件编号规则： A YY EFGH 代号 年份代码 流水号 代号 A，统一为 Y表示外来文件 范例： Y-090001（ 09年收集的第 0001号外来文件） 5.4 文件审核 /核准及会签作业： 5.4.1 文件审核 /核准权限：文件在发行之前，应由权责人审核其适切性； 第一阶：审核：管理者代表 核准： 总经理 第二阶：审核：部门 主管 /经理 核准：厂长 /管理者代表 第 三阶：审核：部门经理 核准：厂长 5.4.2 文件会签作业：拟案单位送审文件时，文控依文件所涉及之范围，给相关部门进行电子会

7、签，若文件权责单位较多， 由 文控 组织各权责单位 ，以会议公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 的行式进 行 文件评审 ，意见达成一致之后，再进行纸本的权限签核。 5.5 文件制定、发行、变更、作废及废止 5.5.1 文件的制订：由拟案人向质量部文控申请文号，然后将制订好的文件交由文控进行会签，会签完成后由文控 发文。如附件一： 5.10.1 文件制订流程 ； 5.5.2 文件的 发行：文控将会签完毕的纸本，再次同电子档确认无误后，在原稿封面加盖“ 受控 ”印章，同时更新文件汇 总 /回收 /销毁记录表 （ YFJL-423-02） ，其文件正本保存于质量部 。 发

8、放给需求单位之文件为文件的影印本，封面加盖红色“受控 ”印章，且将发放记录于文件分发 /补发签收记录表(YFJL-423-03)中。 5.5.3 四阶记录表单都需要由文件附件带出，不能形成单独的文件。有关记录表单管理请参见记录管制程序 (YFCX-42401)； 5.5.4 发放至各部门的管制文件由各部门文员归档、保管，不得私自打印、复印，文件保存应确保正确、清晰、易于识别和检索。 5.6 文件变更、修改 5.6.1 文件与现况不 符时，可提出修改变更文件，经同意后按附件三： 5.10.3 文件变更、修改流程 执行； 5.6.2 若文件只有四阶表单修正，不影响该文件内文，则文件不需跳版本，但表

9、单本身需要跳版本，且对所有旧表单进行回收，发放新的表单。 5.7 文件补发：各使用单位若将文件遗失，需填写 文件 申请 表 (YFJL-423-04)，再经 部门 主管批准后，向 质量部文控 申请补发。如附件四： 5.10.4 文件补发流程 ； 5.8 文件回收、作废、销毁： 5.8.1 文件回收及作废： 文件一经变更发行，旧版文件则失效，文控 收回所有旧版文件，并 记录于文件汇总 /回收 /销毁记录表 （ YFJL-423-02） 中，对回收的旧版文件，文控做集中的销毁处理。如附件五： 5.10.5 文件回收、作废、销毁流程 。 对正版的旧版文件，质量部文控 作永久性的保留。 以便后续翻查；

10、 5.8.2 文件废止：当文件不在适用于本公司时，对将文件废止，但废止之文件编号还需列管，不可重复使用，废止之文件需盖上“作废文件”及“参考文件”章；如附件五： 5.10.5 文件回收、作废、销毁流程 。 对正版的废止文件，文控作永久性的保留，以便后续翻查； 5.9 文件管控 5.9.1 管制文件：各类管制文件不得随意复制、携出。若有需求或因客户提出要求则需求单位 向质量部文控 申请，经管理代表核准后， 文控 于 复制件上加盖“参考文件”章后方可携出； 5.9.2 机密文件：其保管单位需由主管 级以上专人负责，以落实机密文件管制； 5.9.3 外来文件： 5.9.3.1 A 类 外来文件（ 客

11、供图纸、 客供 标准 、 技术资料 ）由 外销 部 和市场部公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 依客户财产管制程序管控，且负责其文件有效性的审查。电子媒体要注意备份、防毒、存取之管理。 5.9.3.2 B 类外来文件（ 法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标 准、行业标准等 ）由质量部文控 负责其有效性的审查、识别，并加盖“外来文件”章保管，并记录于 文件汇总 /回收 /销毁记录表 （ YFJL-423-02） 中，有需求之部门可按附件二 5.10.2 文件发文流程 进行申请；失效的外来文件需要作参考使用时，文控加盖“参考文件”印章，进行识别，并由 质量 部保存。

12、 5.9.3.3 适用的外来文件（如：信息、制度、规定、标准等），其内容若经相关部门确定需转化为内部文件时，由文控按其内部文件进行管控，各部门按其需求进行文件申请； 5. 9.3.4 外销 部 和市场部 负责公司 A 类外来文件 有效性审查， 文控 负责 B 类外来文件的有效性审查，确保使用的外来文件为最新版本。 5. 9.3.6 部分失效的外来文件需要作参考使用时，文控盖 “作废 ”、 “参考 ”印章，由 质 量 部保存。 5.9.4 技术文件 5.9.4.1 A 类技术文件是指本公司的产品标准、产品名词术语以及产品开发资料。 5.9.4.2 B 类技术文件是指技术部门编制的产品纸板图样和根

13、据产品做工单而编制、生产工艺、排料图、当前物料清单（ BOM 清单）。其中排料图是根据实际需要时而提供的指导性文件，其他均为必需的执行性文件。此类技术文件以生产令号为唯一编号 。 5.9.4.3 C 类技术文件 是指样品资料。 是技术部门根据外销部 或市场部 下达的产品 样品做工单、顾客资料，在样品制作过程中形成尚未确定的内部技术资料，包括产品电脑图样、样品工艺、产品用料和用工估算资料。其作用：一是提供对外销部 或市场部 报价参考；二为生产企业估算成本依据。此类技术文件以样品做工单编号为追踪标识。 5.9.4.4 技术文件由技术部 专人 统一进行 管控 ； 5.9.4 文件使用单位： 5.9.

14、4.1 各部门之文件需要用文件汇总 /回收 /销毁记录表 （ YFJL-423-02）来记录本部门之文件； 5.9.4.2 各部门之文件需妥善保存，正确运用，分类整理； 5.9.4.3 各部门之文员要及时更新文件汇总 /回收 /销毁记录表（ YFJL-423-02） ，并确保所用之文件为最新版； 5.9.4.4 文件学习：文件发放后，由部门 主管 级以上人员组织本部门人员对文件内容进行培训或传阅学习； 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 5.9.5 洋帆 相关标准发至供应商、外发商： a. 电子版：需求部门向文控申请转换为 PDF 档的 ISO 文件； b. 纸档：

15、需求部门向文控申请盖有红色“参考文件”印章的 ISO 文件； c. 接洽部门需及时将洋帆改版后相关 质 量 标准传至供方，当 接收新的文件或文件变更时在六个工作日内通知厂商 。 5.10 文件作业流程 5.10.1 文件制订流程 （附件一） 5.10.2 文件发文流程 （附件二） 5.10.3 文件变更、修改流程 （附件三） 5.10.4 文件补发流程 （附件四） 5.10.5 文件回收、作废、销毁流程 （附件五） 六、附件 6.1 文件封面 /内文表格 （ YFJL-423-01） 6.2 文件汇总 /回收 /销毁记录表 （ YFJL-423-02） 6.3 文件分发 /补发签收记录表 (Y

16、FJL-423-03) 6.4 文 件 申请 表 (YFJL-423-04) 附件一： 5.10.1 文件制订流程 作业流程 责任单位 备注 质量部 文控申请文件编号编制 人向文控 申请文件编号 NO 拟案单位 拟案提出 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 附件二： 5.10.2 文件发文流程 作业流程 责任 单位 备注 文件发文 文件正确性 (编号 、 版本 、内容 、 签核 ) 文件审查 各单位文件控管人员 文控中心 如为变更版 ,则需于发文时 同步执行回收旧文件 质量部 文控 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 附件三： 5.10.3 文件变更、修改流程 作业流程 责任 单位 备注 编制 单位 由原 编制人向质量部文控 申请文件之 WORD 档 1.依原文号 2.变更文件版本 拟案单位 文件修改 变更案提出 公司名称 文件管制程序 编号 : 日期 : 版本 : 页号 : 附件四： 5.10.4 文件补发流程 作业流程 责任单位 备注 收文 or 使用 单位 文件遗失单位以 文件 申请表向 质量部 文控 申请 申请文件补发 依 需求单位之申请 决定