财务单据管理规范.doc

1、1 财务 单据 管理规范 1. 目的 为 规范 常 用 财务单据的 接收、 整理、 填制 、传递 ， 加强 财务单据 的 管理和 财务 监督，保障 公司经济往来行为符合财务基础管理工作规范 和 税收征管 法律法规 的要求， 制定本 规范 。 2. 适用范围 各 部门通常 使用 的 财务 类 单据包括： 1、法定格式单据。如税务监制票据（发票）、国家规定特殊行业票据（银行、邮电等）、财政监制收据（行政事业收据）、财政监制收据（资金往来收据）； 2、非法定格式单据。是为适应不同单位的管理需要，单据格式可以自由设计选定，国家不作统一规范和约束的单据。如财务部门内部自制或从外部购买的费用报销单、差旅费

2、报销单、付款通知书、借款单、发票清单、对账单、普通收款收据等。其它部门业务流转单据 ，财务部门 专用 表 单 、 银行 支票、汇票等 不在本制度规范。 3. 部门职责 3.1. 财务部：负责制定 常用 财务 单据管理的 流程 及制度 ， 按要求开具财务单据， 并负责 对各部门提交的财务单据进行审核 ； 3.2. 业务部门：包括各职能部门 ， 从外单位 第一手接到 的 发票、收 据 时 应 进行初审， 必要时在取得单据前和财务部门沟通， 并 按照 规范向财务部门 填报传递 财务单据。 4. 主要 单据 用途 4.1. 外部来源 财务 单据 税务监制票据（发票） 从 外 单位采购资产、劳务的合法凭

3、证 发票 清单 从 外 单位采购资产、劳务 财务 对账单 从 外 单位采购资产、劳务 特殊行业票据（银行、邮电等） 在 银行、邮电等 单位发生费用的合法凭证 财政监制收据（行政事业收据 ） 在 行政事业 单位发生费用的合法凭证 财政监制收据 （资金往来收据） 单位资金往来， 付 款方 取得 的合法凭证 4.2. 内部来源财务单据 税务监制票据（发票） 本单位对外 销售资产、劳务的 合法 凭证 本单位财务部门 填制 发票 清单 本单位对外 销售资产、劳务 本单位财务部门 填制 2 财务 对账单 本单位对外 销售资产、劳务 本单位财务部门 填制 财政监制收据 （资金往来收据） 单位资金往来，收款方

4、开出的 合法凭证 本单位财务部门 填制 差旅费报销单 员工出差所发生的差旅费 报销时 本单位员工填制 费用报销单 需要财务部门 对 本 单位 员工支付差旅费以外报销款时 本单位员工填制 借款单 员工借款 时 本单位员工填制 付款通知书 需要财务部门 对外 单位 付款时 本单位采购部门填制 5. 单据 总体规范 5.1. 单据 的 内容 5.1.1. 主要包括： 单据 名称； 填制 单据 的日期；填制 单据 单位的名称或填制人的姓名；经办人的签名或盖单；接受 单据 的单位名称；经济业务的内容；数量、单价和金额 。 5.1.2. 发票 必 须 符合发票管理办法和实施细则的规定。 5.2. 单据 的

5、 填制 5.2.1. 内容 必须 填写 完整 ， 字迹清晰、工整 ， 手写 不得连笔 ， 无 涂改 、 污染 ，印 章清晰可辨。 5.2.2. 阿拉伯数字 5.2.2.1. 阿拉伯金额数字前面应当书写 币 种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。 如金额为 952 元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥ 952 元。 5.2.2.2. 所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分； 无 角分的，角位和分位可写 “00” ，或者符号 “ ” ；有角无分的，分位应当写 “0” ，不得用符号 “ ” 代替。 5.2.3. 汉字

6、大写 数字 5.2.3.1. 大写数字 标准写法为： 零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌 、玖、拾、佰、仟、万 等，一律用正楷或者行书体书写，不得用 0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替，不得 使用异体字和 简化字。 5.2.3.2. 已 印刷 有 大写 填写 栏 ： 应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“ X”并用圆圈圈住，在数字是 0 的位置填写汉字“零”。如金额为￥ 2034.50 元，则大写数字栏内填写： X 拾 X 万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分 。 5.2.3.3. 未 印刷大写 填写 栏 ： 大写金额数字前未 标明 货币名称的，应

7、当加填货币名称，货币名称与金额数3 字之间不得留有空白。阿拉伯金额数字中间有 “0” 时，汉字大写金额要写 “ 零 ” 字；阿拉伯金额数字中间连续有几个 “0” 时，汉字大写金额中可以只写一个 “ 零 ” 字；阿拉伯金额数字元位是“0” ，或者数字中间连续有几个 “0” 、元位也是 “0” 但角位不是 “0” 时，汉字大写金额可以只写一个 “ 零 ” 字，也可以不写 “ 零 ” 字。大写金额数字到元或者角为止的，在 “ 元 ” 或者 “ 角 ”字之后应当写 “ 整 ” 字或者 “ 正 ” 字；大写金额数字有分的，分字后面不写 “ 整 ” 或者 “ 正 ” 字。 5.2.4. 凡填有大写和小写金

8、额的原始 单据 ，大写与小写金额必须相符。 5.2.5. 凡单据内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。 5.2.6. 单据 不得涂改、挖补。发现原始 单据 有错误的， 除法定单据外， 应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章 和个人签 章 。 6. 外部 来源 单据 6.1.1. 从外单位取得的 发票、收据 必须 有 填制单位 盖 章；从个人取得的 发票、收据 ，必须有填制人员的签名或盖单； 6.1.2. 发票上未列清详细品名、数量、单价的（如办公用品一批 XXX 元 ）以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖 印 章的购货清单或

9、小票。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。 6.1.3. 采购 物 料、固定资产 的 发票、收据 、清单、对账单 ，须有 齐全的内部表单为佐证方能结算 ，另在 采购付款管理制度 固定资产管理制度 规范。 6.1.4. 对外 支付 现金 ，必须 有付款的 合法 依 据 ， 即 取得收款单位或个人的收款证明以及签字 。 6.1.5. 预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始单据，不得以汇款回单代替。 6.1.6. 从外单位取得的 发票、收据 如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来 票 据 的号码、金额和内容等，由 本 单位 财务部 负责人和领导批准后，才能代

10、作原始 单据 。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由 本 单位 财务部 负责人和领导 批准后，代作原始 单据 ， 否则按业务发生日期网上查询价格金额的 50%报销 。 6.1.7. 单 据 报 账 ： 报 账 人第一手接到 发票、收据 时， 首先应该 按上述要求 进行自审 ， 所提供的 报 账票 据 必须符合单 据的真实性、准确性、及时性。 6.1.8. 所有经济业务均应提供 实际的 合法票据 ， 原则上只报销 符合实际的合法 发票 、 收据（ 税法规定： 除印有财政监制章的财政 收 据外，其余收据税前不得扣除） 。无法取得实际合法 票据 ， 以其他 合

11、法 票据充抵 时 ，需要事先向财务 部 说明情况 ，报 账 时 注明。 6.1.9. 如果实际情况确实连其它 合法 票据充抵也无法取得 。 取得非正规收据、白条 ， 必须加盖收款单位公4 章或收款人签字及电话号码 。 特殊情况下报 账 人无法 取得 任何单 据 （如在路摊上购买物品或坐三轮车或摩的等无法取得发票），需填写申请单，经直属主管或经理签字，总经理特批后 办理。 6.1.10. 不符合上述规定的 单据 ，出纳一律拒以报 账 。 7. 内部 来源 单据 7.1.1. 对外开出的 发票 ，必须加盖单位公章 或发票专用章 ，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用 章 。 7.1.2. 销售产

12、品的发票 、清单、对账单 ，须有 相应的内部表单为佐证方能开具，另在 销售管理制度 规范。 7.1.3. 自制 表单 应设计科学、格式规范、计算清楚。 7.1.4. 外部印制的整本编号表单，填写 作废时应当加盖 “ 作废 ” 戳记，连同存根一起保存，不得 随意 撕毁 。 7.1.5. 职工 因 公出 差等 借款 借据 ，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款 借 据。 7.1.6. 属于现金发放性质的原始单据，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。 7.1.7. 经上级批准的经济业

13、务， 必要时， 应当将 取得的 批准文件 、合同 作为 财务 单据 附件 。 8. 费用 报销 单 据 操作指引 8.1. 票据 分类 整理 和 粘贴 8.1.1. 票据分类 整理 的基本原则： 不同公司 、 不同部门 、 不同人员的单据必须分开填报，不得混淆在一张报销单上。 8.1.2. 首先 按照 个人支付的 不同费用类别 进行分类整理 。 如办公用品、固定资产（金额大于等于 500 元） 、电话费、差旅费、汽车使用费、资料费、招待费、物业费、运杂费， 广告 费、 中介 费、样品费等等。其次按时间顺序分类。最后按面额的大小分类。 8.1.3. 到行政部领取原始单据粘贴单 后 。原始单据应由

14、业务经办人按照要求粘贴在“原始单据粘贴单”上，粘贴应牢固、平整。并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。 8.1.4. 法定 发票 、 收据 与非 法定 收据 应分 报销单 粘 贴 报销 。 8.1.5. 将票据按下图样式整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴（如下图：此种粘贴方法称为“鱼鳞式”），且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使 单据装订起来不整齐，达不到档案保存要求； 5 如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得

15、以票贴票，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外。 8.1.6. 原始单据应保持原样粘贴 ， 个别规格参差不齐的单据，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始单据内容的完整性。粘贴的原始单据不得超出整张粘贴单（可超出边框范围），对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。两 排 之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。 8.1.7. 票据比较多时可使用多张粘贴单； 票据比较少时可以不用粘贴单，直接粘贴在报销单的背面，并且原始发票和报销单粘贴要左对齐，上对齐，超出报销单大小部分折叠在报销单范围之内。所有原始单据必须在粘贴单上由上而下、自右至左、均匀

16、排列粘贴，一般粘贴 1-2 排 ， 每 排 4-5 张。 8.1.8. 不要将票据倒置粘贴； 不要用订书机订票据； 粘贴票据只能用适量的胶水，不能用固体胶棒粘贴（使用固体胶棒粘不牢，易脱落）； 8.1.9. 如果 同一类 票据过多过厚 时， 可 不用将报销单和 原始 票据 粘贴 ，使用长尾票夹将 报销单 和 票据 夹在一起 提交审批 。 8.2. 报销单 填写 8.2.1. 有关报销单据均由经办人填写，应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写报销单，不得涂改 ， 特别是大小写金额不得有任何涂改 ； 8.2.2. 经办人、单据张数等信息应如实完整填写；报销单上的填写内容要和所分类粘贴的原始单据顺序一致，内容相符，金额小计对应 ； 填写不规范的 单据 ，不予报销 ；