1、附件： 内蒙古大唐国际锡林浩特矿业 有限 公司 会议室使用管理 制度 第一章 总则 第一条 为了充分利用会议室的功能，使会议室的管理更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合公司的实际情况制定本制度。 第二条 会议室使用管理由公司总经理工作部负责，并实施监督。 总经理工作部安排会议室专管员负责会议室的具体管理，包括使用安排、资产管理、保洁 管理 等各项 工作 。 第二章 范围及流程 第三条 本制度所指会议室为公司 205、 304、 307 及 501 会议室 。 第四条 本制度适用于公司全体员工。 第 五 条 会议室使用流程 。 第三章 具体细则 第 六 条 会议室内一切公共设
2、备，未经总经 理工作 部许可，不得私自搬离会议室。 使用经办人提前到总经部填写会议室使用申请表 总经部审核汇总后统一安排会议室的具体使用分配 会后经办人与总经部管理人员对会议室进行联合验收 第 七 条 使用会议室的部门、单位和个人要自觉维护室内整洁，不得乱贴乱挂，不得乱扔垃圾、不得踩踏翻越桌凳，不得随地吐痰。 第 八 条 使用会议室的部门和单位必须爱护并妥善保管室内各类设备设施，室内多媒体、音响、灯光等设备由会议室服务员操作，非指定人员不得操作，不得随意挪动或改变原有布置，如需更改应征得会议室 管理人员 同意方能进行。 第 九 条 使用 部门 在会后 须 将会议室 恢 复到原有状态、 并确保会
3、议室 既有 设备完好无损 、不丢失 （设备台账详见附件 1） ，待 会议室管理人员检查 验收 。如发生损坏 或丢失 情况，能修复的由 造损 部门负责维修，不能修复的 由造损 部门 以设备 的 作 价费用进行赔偿。 第 十 条 未到总经 理工作 部办理会议室使用申请手续而 擅自使用会议室的 部门 ， 视情况 考核部门 100-500 元。 第十 一 条 使用部门或经办人会后要将布置会场悬挂的条幅等非既有设施撤走，以方便会议室的再次使用。 第十 二 条 为避免使用冲突，使用 经办 人需至少提前一天到总经 理工作 部办理 会议室使用申请表（见附件 2） 。总经理工作部 负责人员按照登记的先后顺序统筹
4、安排，原则上同一时段谁先登记谁先使用。 第十 三 条 如遇会议室使用冲突，要遵守视频会议优先，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门秉着重要、紧急优先的原则自行协商解决。 第十 四 条 如遇上级公司组织召开的视频会议 ,请主办部门按照煤业公司下发关于规范视频会议管理工作的通知（办综 2012 5号）文件要求发布公告、做好会议登记并联系信息中心人员调试视频。 第十 五 条 会议室原则上只限矿业公司相关职能部门使用，如外单位借用会议室，则 对口 业务 部 门负责到总经 理工作 部填写 会议室使用申请 表 ，经总经理工作部审核同意后办理借用手续，各部门无权将会议室借给外单位使用 ，若经发现，则视
5、情况考核部门 100-500 元 。 第十 六 条 会议室使用之前，服务员应先检查电源、设备设施、做好登记、再移交使用部门或单位。 第十 七 条 会议室钥匙由会议室服务员负责保管和使用。 第十 八 条 在会议期间服务人员不得离岗，必须在会议结束之后离开，如遇下班情况，必须妥善安排好后才可下班。 第十九条 在会议室使用完之后，服务员及时做好会议室的卫生工作。 第二十条 本 制度 从颁布之日起执行 。 附件 -附件 1： 会议室设备台账 序号 设备名称 205 304 307 501 1 桌子 1 1 5 16 2 会议椅 27 40 12 8 3 排椅 300 4 茶水柜 1 1 2 5 空调
6、2 2 2 6 液晶显示屏 20 7 液晶升降器 20 8 电脑主机 1 1 9 投影仪 1 1 2 10 无线鼠标 1 11 无线键盘 1 12 摄像头 2 13 电动升降投影幕 1 1 2 14 无线麦克 4 4 11 15 音箱 4 4 10 16 专业功放 2 2 5 17 调音台 1 1 1 18 数字音箱控制器 1 19 反馈抑制器 1 1 1 20 DVD/VCD/CD 兼容机 1 21 电动升降投影机吊架 2 1 2 22 VGA矩阵器 1 2 1 23 AV 矩阵器 1 1 1 24 电源时序器 1 1 1 25 设备安装机柜 1 1 1 26 高速云台摄像球 1 27 一级面光灯 9 28 天幕灯 8 29 嵌入电动升降会议三基色 8 30 调光台 1 31 会议三基色空台 1 附件 -附件 2： 会议室使用申请表 申请部门 经办人 手机号码 使用事由 申请会议地点 借用时间 月 日 时 分 时 分 使用前设备情况 总经部 办理意见 验收 情况 经办人签字： 总经部人员 签字： 备注： 外单位借用会议室时需总经部负责人签字同意 会议室管理员 :刘畅 691389
