秘书学.ppt

1、秘 书 学,第一章 绪论第一节 秘书 秘书学,下面三张照片如果与秘书学这门课联系起来你想到了什么？图片一 图片二 图片三,一、秘书秘书的含义是研究秘书学的理论起点，是秘书学科的逻辑起点。,国外秘书含义界定 国际职业秘书组织：秘书是具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。 前苏联：秘书是一项普通的职业，其职能主要为机关提供辅助性、事务性、信息性的服务。 日本：秘书是帮助上司处理各种事务的工作人员。分析： 社会职业，为社会经济发展服务；领导人的助手。,一、秘书的含义,我国古代秘书含义演变远古的秘书性人员：巫、祝先秦秘书性人员：史秦的

2、秘书性人员：长史、尚书、主簿东汉：出现单独的词组“秘书”，秘书=秘秘+书 （王宫经典文献；谶纬chn wi 图箓等书，隐语、咒语等占卜类书）东汉后期：秘书寺、秘书监、秘书郎等，为朝廷掌管图书和文书的官职。(由物到人),一、秘书的含义,当前我国秘书含义职务说：辞海1979秘书是职务的名称之一，是领导的助手。 辞海1999职务名称，掌管文件并协助领导人处理日常工作。（毛含德 常崇宜 王千弓）职位说：袁维国说，秘书在我国主要指党政机关、企事业单位、社会团体等内的一种行政职位。职业说：张家仪说，秘书从事的工作也是秘书职业，秘书绝不是一种职务而是职业。人员说：秘书是辅助领导和个人实施管理和处理日常事务的

3、人员。（杨永清 董继超 张明清）,一、秘书的含义,通行的含义广义：秘书是领导人的事务与信息助手，围绕领导工作，在领导身边为领导服务的人员。狭义：秘书是为政府机关，企事业单位，社会团体或个人提供综合服务、辅助管理的人员。理解:1.活动范围是领导机构和领导人; 2.工作范围信息处理和综合服务; 3.工作的根本性质是辅助管理。,秘书的横向分类从服务对象和经济领域:公务秘书私人秘书;从工作范围:通用秘书专业秘书;以精力投入多少:专职秘书兼职秘书;按智能特长:参谋型办事型公关型秀才型技术型等;按工作分工:行政秘书文字秘书机要秘书信访秘书生活秘书事务秘书;从行业特征看:企业秘书法律秘书科技秘书教学秘书涉外

4、秘书。,秘书的纵向分类从组织级别看:中央国家机关秘书地方领导机关秘书基层单位秘书;从职务高低看:高级秘书中级秘书初级秘书,二、秘书学,是研究秘书工作及规律的学科。秘学学的任务是揭示秘书工作的规律，但它的应用性很强，光揭示其规律远远不够，它的宗旨是通过揭示规律达到应用的目的，因此，秘书工作规律在实践中的应用也是其研究的对象。,二、秘书学,一、秘书学的产生、发展及研究现状 产生背景：以社会主义市场经济的发展为根本动力；以当代管理学的发展为基石；以历史文化为积淀；以信息技术为保障。产生的时间和标志：20世纪80年代1.人才培养：1980年初，上海大学文学院（前复旦大学分校）和天津南开大学率先设置了秘

5、书学专业。1982年后，武汉江汉大学等一批地方综合大学和省市职工大学相继设置秘书专业（120）。,二、秘书学,2.学术机构成立：1984年10月，在上海召开了全国“高等院校秘书学教学经验交流会”，有全国23个省市78所高等院校的120多名代表参加。会上成立了“高等院校秘书教学研究会”，（1988年更名为“高等院校秘书学学会”）。,二、秘书学,3.学术成果：1983年起，上海大学文学院创办了秘书，兰州大学，甘肃省写作协会合编的秘书之友等。翁世荣等编写的秘书学概论王千弓等的秘书学与秘书工作李欣的秘书工作,秘书工作,秘书,秘书部门,秘书工作规律和特性,秘书活动,秘书学,二、秘书学的研究对象和方法,二

6、、秘书学,二、秘书学的研究对象和方法A理论联系实际 从实际出发，由实践理论实践。B 比较法 纵向：历史回顾 片段描述经验总结 萌芽发展变化创新 横向：不同地区及国家的不同情况C 注重对相关学科的研究D 高校教师与秘书工作者合作,二、秘书学,三、秘书学的学分类与特征 学科特征：1.知识的综合性2.理论的应用性3.学科的群体性,1,综合说,3,分支说,2,边缘说,秘书学,管理学,领导科学,文书、档案学,社会心理学,公共关系学,行为科学,二、秘书学四、秘书学与相关学科的关系,第一章 绪论,第二节 秘书机构,秘书机构 秘书机构的含义和构成 秘书机构的含义 ：广义，具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能

7、，并为领导工作和机关工作服务的办事部门。如：值班室、门卫、信访办等。狭义：负担文牍工作，并直接为领导人工作服务的办事部门。如：文书科、秘书科、办公室、办公厅等。临时性秘书机构：举办大型活动、大型会议所设的工作机构。如：xx秘书组、xx秘书处、xx办公室。,名称：办公+室或厅； 秘书+处、科、股、局等； 具体职能+办公室、局等，如：信访办、机要局。误区： 并非所有带有“办公室”字样的都属秘书机构，外事办、征兵办、国台办、侨务办等。基本分类：临时常设，群体个人，公务私人。,秘书机构的设置和类型一、秘书机构设置的原则 （一）必要性原则 （二）适应性原则 （三）精简性原则 （四）整体性原则二、秘书机构

8、的组织结构类型1.综理制：依据工作需要，只设置一个“三办”的综合办公部门，办公室内再分设一些不同的专业、层次部门。 (办公厅) 领导层办公室,2.分理制：根据领导人和工作的需要，设置秘书部门的同时又设置与其平级的其他秘书部门，如：调研、档案、信息、信访、文书、督察、机要等。 领导层 办 信 信 档 调 公 息 访 案 研 室 处 办 室 处3.单一制：一人班，只配备一名秘书为领导和部门提供综合辅助和服务。,秘书机构的配备及优化一、我国从中央到地方各层级秘书机构的设置及人员配备中央机关：办公厅(秘书长)-局(秘书局机要局)-处省、部、委：办公厅-处市、省属厅、委：办公室-科县：办公室-股；市属局

9、、委：办公室乡镇、县属局、委：办公室二、秘书群体结构的组合优化（一）知识结构（二）智能结构（三）气质结构（四）年龄结构（五）性别结构,秘书机构的建设1队伍建设 A保持相对稳定 B提高综合素质 C优化队伍机构 2制度建设 A秘书工作制度 B管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位制定工作责任制；目标管理制度。,第二章 我国秘书工作的起源和沿革,第一节 起源秘书性工作与秘书工作源远流畅的秘书性工作与源头判定。马克思：一切直接的社会活动和共同劳动都或多或少的需要管理。管理、辅助、服务、需要、必要、工具、手段？一、两个条件：文字出现，有领导部门的社会组织的出现。,

10、（一）文字的出现 结绳-文字1.6000年前的西安半坡遗址，陶器上刻有符号；郭沫若：其为文字，殆无可疑。2.4000-5000年前，伏羲、仓颉造字说；3.3000年前的甲骨文是较为成熟的文字。（二）有领导部门的社会组织的出现1.原始人群；2.6000年前的血统社会组织氏族公社；神农氏时期：淮南子：神农无制令而民从。3.4000-5000年前的部落联盟时期，地域较大，人员较多，事务繁杂。,二、秘书工作的源头,（一）黄帝时文字的改进秘书人员的诞生由于工作、生活的需要，造字、作书者众多。荀子.解蔽篇：好书者众矣，而仓颉独传者一也。史书会要：广伏羲之文造六书。李斯读出八字，叔孙通读出十二字。黄帝时期设

11、立了六相和史官等秘书性人员。汉书古今人表记：仓颉、沮诵、孔甲为史官。仓颉为左史，沮诵为右史。工作内容：记言记行、备忘、守信。礼记玉藻：左史记动，右史记言。（二）文书出现：范晔后汉书祭礼志：自五帝始有书锲。黄帝时期的典籍：三坟、五典、九丘、河图、洛书。,（三）尧舜禹时期秘书工作现象上古政治文献总集尚书；进善旗：后汉书杨震传：尧在位时，于庭前设进善旗，百姓立于旗下评议政事。诽谤之木：舜游天下，发现民有不少怨言，设木牌，民评议政事，指责政体过失。敢谏之鼓：舜时设敢谏之鼓。,第二节我国秘书工作的沿革,一、奴隶社会的秘书工作（一）国家秘书工作的端起夏国家的出现：礼记礼运关于“大同”与“小康”的说明。大同

12、：无阶级、无私产、无奴役现象的社会；小康：有阶级、私产、剥削、压迫的社会。夏遗址国家机构的出现。河南偃师、登封发现的二里头文化。夏朝的文书工作：国家文书和私人文书出现。唐代张怀瑾书断：大道衰而有书，利害萌而有锲。3.夏朝的史官工作：记言记行、拟制文书、参谋辅政。吕氏春秋.先识览：结昏暴，国危，太史令终取“图法”示桀，对桀哭谏。,（二）商朝的秘书工作1.秘书史官分类贞卜史官：沟通天与人的原始辅助。巫：以巫法占卜；史官：观天象，以龟甲占卜。汪中述学：天道鬼神灾祥卜筮梦之备书于策者何也？曰此史之职业也。祭祀史官：左传：“国之大事，在祀与戎”。祭的对象：天神（日月星辰），地祗（山川河海），人鬼（祖先圣

13、人功臣）。作册史官：文书工作、机要秘书。,2.最早的秘书机构-太史寮 有臣亿万、亿兆夷人、国土广阔、史官众多。 长官：太史，下属：史官。商朝的史官有层次、有组织、有分工。3.商朝的文书工作-甲骨文（多为占卜文书） 制作形成过程：打孔、烧烤 、显兆、 解释天意、应验。 文章结构：前词（某日某人卜问），命词（所卜何事），兆词（答案），验词（应验结果）。 例：郭沫若：“戊午卜，彘贞：我守敏，擒。之日狩，允擒虎一，鹿四十，狐六十四。 简牍文书：选材、截取、找平、抛光、杀青、刻写。 金文文书：武器 、鼎等。,（三）西周的秘书工作1.太史寮的成型：太史（长官），小史（太史的副手），内史（记言记行作册），御

14、史（掌四方文书）。 特点：宗教色彩减弱，分工较清晰。2.文书工作： 有了拟制、 收呈、颁发、传递的程序。 金文文书数量增加。,二、封建社会的秘书工作（一）春秋战国时期1.秘书队伍更新壮大：史官（巫史）地位衰落，文字秘书地位提高。史记：赐酒大王前，御史在旁，执法者在后。战国秦设“尚书”一职，（尚，执掌国君之意；书，文书）。齐设“掌书”一职。2.文书工作制度产生： 第一，撰文制度：草拟、讨论、修改、润色四环节。论语.宽问篇：为命裨湛草创之，世叔讨论之，行人子羽修饰之，东里子产润色之。 第二，用印制度：战乱辨别身份。诸侯：玺，调动军队：虎符。 第三，密封制度：竹简泥封。 第四，传递制度：传舍产生。,

15、（二）秦的秘书工作1.秘书人员构成：尚书：掌管皇帝文书，向丞相府、御史府传达皇帝命令；谒者：传达皇帝命令；符玺令：保管印玺；博士：智囊团。2.秘书机构： 国家管理结构 丞相府：皇帝的全面辅助机构。 黄帝 御史府：协助、配合丞相府 丞 开展工作，管理图书、监察百姓、 相 收受奏事、办理皇帝交办事务。 府 3.文书工作 御史府 百官 第一，书写工具、载体改进： 李斯、赵高改进文字-小篆 梦恬改进毛笔 第二， 文书成为工作制度：内史杂律：有事请也，必以书。毋以口。,（三）汉朝的秘书工作1.中央秘书机构变化-尚书台取代丞相府汉初丞相府为皇帝的办公厅-人员增多（300）、事务增多（诛罚、朝议、决策）、权

16、力扩大（萧何传：丞相所请，糜有不从。佩剑上殿）-成帝时设尚书台分丞相府职能东汉初尚书台取代丞相府职能（起草、收发、拆阅文件，任用百官，处理日常事务）。结构：皇帝尚书令尚书仆射尚书左丞（日常事务）、尚书右丞（后勤）。,外朝秘书构成丞相府、尚书台各府衙的秘书人员。长史：协助主官处理日常事务；主簿：掌管文书工作；记室令史：收发起草文书。地方秘书人员州府：主簿；郡府：主计室；诸侯国：丞相、御史大夫；军队：长史、主簿。,（四）魏晋、唐宋秘书工作魏晋：曹操设秘书令，历史上名实相符的秘书职位。皇帝尚书台丞相秘书令秘书左丞、秘书右丞（起草、收发文件，传达政令，处理奏章）。唐代秘书工作封建社会制度的定型期。国家

17、机构构成：,批中书省：中书舍人（长官）、起居舍人（文书）、拾遗（参谋） 起草 审议 皇帝 门下省：侍中（长官）、侍郎（辅助）、宝符郎、典议（议事）执行 尚书省：尚书令（长官）、左右丞、左右郎、员外郎 六部 翰林学士：皇帝的专门辅助人员。（在翰林院值班待召，张说、张九龄、李白）,第一，唐秘书人员来源：科举、自荐、征召；第二，文书律令：避讳、漏字处罚、内容失真处罚、传递延期处罚、泄密处罚等；第三，文书制度：用纸制度（皇帝名义：黄纸，其他：白纸）；一文一事制度；贴黄、引黄制度（纠错，用黄纸贴于背面写上纠错字）。宋代：贴黄，纠错、补充；引黄，提要，用黄纸书写文章要义付与封面。明清：废除丞相、三省六部制

18、，实行内阁制；票拟，提供初步处理意见；贴黄，提要，用黄纸书写文章要义附与封面。,第三章 我国的秘书工作,秘书工作的内容 秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所承担的秘书业务工作。 广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面： 第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复 e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并纪录、差旅安排； 第二类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等； 第三类是沟通支援性工作，包括客户服务、媒体应对、公关策

19、划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。 概括起来：秘书工作可分为办文、办会、办事，三服务。,一、秘书工作的基本属性 秘书工作最基本的性质是秘书工作区别于其它部门工作的特殊之点。 多种说法。例如：政治性、政策性、机要性、事务性、辅助性、服务性、综合性、从属性，被动性、智能性、随机性、全面性、专业性、经常性、突击性、群众性、中介性、围核性、门面性、枢纽性等。 现象当特征;部分当整体;个别当一般 辅助性辅助性表现在： 1.所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸那里。 2.能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决问题的方案

20、，但只有发言权而无表决权，更无决定权。3.秘书人员在处理任何问题时，一般只能根据领导的意图和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其事。4.随着社会的发展进步，秘书人员辅助内容不断变化。,二、秘书工作的主要性质1.政治性 根源：秘书工作不是纯粹的业务技术工作，是体现、执行、贯彻领导意图的工作。 特殊地位中央办公厅领导指出，秘书有“三个特殊”：a工作岗位特殊：领导近身人员，是领导中枢的辅助部分，处在影响全局的特殊位置。b工作任务特殊：领导的助手和参谋，虽然没有决策权，但要参与决策过程。c工作影响特殊：秘书部门是承上启下，沟通左右的枢纽，是领导机关的门面和窗口。,2.综合性秘书部门是综合部

21、门，秘书工作是综合性工作。源于领导工作的全面性。第一，秘书工作内容广泛,“不管部”。第二，秘书服务领域广泛。三服务、为各职能部门、下属单位及广大群众服务。第三，秘书部门是信息“加工厂”。要对来自机关内外大量信息进行分析、归纳、概括、综合，为领导机关总揽全局、科学管理和正确决策，提供各类宝贵资料。3.事务性 “细、繁、杂、忙”的特点。,4.从属性 第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在； 第二，秘书有参谋权,无决策权。 5.被动性 第一，秘书只有做事的权力,没有选择的权力;第二，秘书只有做事的权力,不能选择做事的方法、时间、地点等;第三,秘书随时听命领导差遣或充当“灭火器”。6.服务性 秘书和秘书

22、部门工作出发点应是为领导工作创造方便条件和良好环境，以促进工作效率和质量的提高。服务对象：三服务、为各职能部门、下属单位及广大群众服务。服务内容：工作服务,生活服务,三、秘书工作特点1.角色多重性；2.职能活动中介性；3.作息边界模糊性；4.工作绩效潜隐性；对秘书的要求：,四、秘书工作的原则 秘书工作的基本原则，准确、迅速、求实、保密。 1准确 准确，是对秘书工作质量的要求。 办文要准确，办事要稳妥，情况要属实，主意要慎重。 抄写、打印、登记文件，都应反复校对、核实。 2迅速 迅速，是对秘书工作效率的要求。 首先，秘书人员必须具有很强的工作责任心，要坚决反对拖拉、懒散的工作作风； 其次，要建立

23、科学的工作制度，合理地安排各项工作，尽量减少环节，简化程序。 此外，还要改善工作手段，尽可能使用先进的技术设备，提高工作效率。 3求实 求实，是对秘书工作的基本要求。 秘书工作必须尊重客观事实，不仅不能脱离社会实际，而且更不能为了个人或小团体的利益而弄虚作假。 4保密 保密，既是对秘书人员的要求，也是秘书工作的基本原则。,五、 秘书工作的作用 现代秘书工作的作用，归纳起来，主要有以下几方面： 1协调、衔接作用 在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。 2参谋助手作用 领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员

24、在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。 3形象作用 （减压） 人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。,第四章秘书职能范畴,围绕领导工作的开展，秘书的职能范畴一般包括两个大类：办公事务辅助、参谋智能辅助。,第一节 办公事务辅助办公事务辅助包括办文、办会、办事、环境整理四方面。特

25、点：量大2/3；锁细；基础。一、办文：撰拟、处理、保管撰拟：实用（用语）、代言（了解所代）、实情、规范； 文书处理：收文、发文；（了解过程，掌握内容，注意细节）；文件的保管：整理、利用、归档；二、办会,一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序（送审稿）”中列有“奏（或播放）国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式时进行，于是把此项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志，凭印象只知道已经删掉了

26、奏国际歌这项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予以批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。,案例分析,1.会议工作概述 第一、会议工作的含义 ：做好会议的组织、安排、管理、服务工作统称会务工作。 第二、会议的类型 ：会而议，会而不议； 第三、会议的作用 ：实施领导的重要工具。是领导贯彻民主集中制，实现决策民主化、科学化的必要手段。是各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信

27、息、协调行动的有效方法。,2.会议的要素一次完整的会议必须具备下列构成要素：形式要素 会议名称 时间 地点 主持人 参加者 主题会议方式 结果任何正式会议都必须具备此8项内容要素指导思想 目的 任务作用任何会议必须明确此4项，否则毫无结果。程序要素 会前准备工作 会议开始工作 会中服务工作 会议结束工作 决议的执行工作。这5个程序，组成会议的全部工作进程以上三要素，构成会议总体要素，缺一都构不成“会议”。,3.秘书会务工作的基本原则： （1）周密安排、有序运作； （2）热情服务、提高效率； （3）规范性与灵活性结合； （4）分工明确，互相支援协作原则。4.秘书会务工作的程序与内容：,一、会前准

28、备阶段 （一）确定会议议题：筛选、分类、轻重和先后（二）组成会议筹备班子：接待、秘书、会务、资料、生活、财务、保卫等（三）安排会议议程、日程和程序：议题先后、日程安排、主持、报告、发言、总结等安排（四）提名与会人员（五）办理会议报批手续（六）发出会议通知 （七）编排分组 （八）准备会议文件、材料 （九）制作会议证牌 （十）会场布置和检查 （十一）办妥后勤服务事宜二、会中服务阶段（一）会议签到 （二）安排大会发言（三）会议记录和会议录（四）做好上下联络工作（五）组织选举 （六）编写会议简报 （七）做好安全保卫工作（八）其他服务性工作（九）安排好闭会三、会后处理工作,一是会议结束后的工作，如撰写会

29、议纪要、报道会议情况、催办落实会议交办事项等；二是会场以外的事务性工作，如代表的离会安排、会场清理、物品清点、财务决算等。（一）送别与全代表 （二）回收有关文件、材料 （三）印发会议纪要 （四）汇编会议文件 （五）搞好新闻报道 （六）加强信息反馈 （七）开总结会,天地公司销售团体会议议程表公司销售团体会议在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行1、宣布议程2、说明有关人员缺席情况3、宣读并通过上次会议的记录4、通信联系情况5、东部地区销售活动的总结6、销售一部关于团队沟通问题的发言7、公司销售人员的招聘和重组8、销售二部经理的人选9、下季度销售目标,会场布置,要根据会议的规模、

30、性质和需要来布置。不同的布置形式，体现的意义、气氛和效果均不相同。,会场布置方式,主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。,相对式：,教室形会场,弦月形会场,不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。,全围式,介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。,半围式,将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌

31、形、V字形。,分散式,其中，主席台是会场的中心，一般大中型会议都应设主席台。布置主席台时，前排必须是通栏，后排可根据需要安排通栏或分栏式；主席台上可设讲台、话筒，以突出发言的重要性；重要大会的主席台边还应有休息室。,座位安排,提前安排好会议座位，有利于会议和各项活动井井有条的进行。主席台座次的安排：主席台座次安排，既是一项技术性工作，也是一项严肃的政治性工作，秘书人员一定要极其认真负责地对待。,首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： （单数） （双数）,会场人员座次安排横排法，即按照会议人员名

32、单，以姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列；竖排法，即将横排法中从左至右改为从前至后纵向排列；左右排列法，即将横排法中从左至右改为以主席台为中心，向左右两边交错排列。,实训题,王炎这次受李总委托，作为会务组和后勤组的召集人，责任重大。如会场布置、会议座位安排、会议气氛布置之类的事，最好不要让她分心，请你代她处理这三件事，主要是： 1，选择什么样的会场布置方式最为恰当？说出理由，并画出你所布置的草图。 2，座位如何安排，说出理由一并画出草图。 3，并说说你打算如何将这次恳谈会的气氛布置到最好效果。,三、办事（一）日常事务1.日常事务：办公室环境整理、接打电话、迎来送往、印章管理等。2

33、.共同特征：第一，为领导服务，把领导从事务工作中解放出来，提高领导管理效率、决策水平；第二，反复出现，内容稳定，应制定相应的工作要求、方法、制度、程序；第三，头绪多、繁琐、易遗漏和失误。,案例分析,早上，晓灵刚把接待室和前台整理清楚，急匆匆同时推门而入来了三位客人，一位是昨天下班前就约好要与总经理洽谈合作业务的乙公司的陈副总经理；一位是洪达公司的王经理，他是天安公司陈总经理大学的同窗好友，今天一早来找同学有要事相商；还有一位是某企业的业务推销员，声称有重要技术要与天安公司合作，他们都异口同声要与陈总经理面谈。晓灵一下子被搞得蒙了头，不懂得该如何安排他们与总经理洽谈。,导引 从一位局办副主任偶遇

34、一起“惊天意外事故”时的出色表现章起“九八”意外爆炸事故。2000年9月8日19时38分，一辆运载准备销毁的爆炸物品的卡车行至本市西郊的西山路段时发生爆炸，造成六十多人死亡、一百多人受伤。最先、最详细向领导机关报告事件情况并急告有关各方出动救援的，是市公安局办公室一位副主任和一位值勤交警。由于这两位同志特别是局办副主任的紧急报告和通知，使各级领导和消防警、巡警、交警、120急救等均在数分钟后赶到，展开了紧急抢险和救援。,（二）随机事务 ：难以预测、偶发，事故、灾变、纠纷等。处理三原则：1.预防原则：火、电；2.及时原则：反应敏锐；3.沟通原则：领导、部门。,（三）授权理事1.含义：领导根据工作

35、需要，将自己权限内的事务授权秘书代表自己去处理。2.授权方式与秘书行为：,3.授权与领导权力区别：,要放心要放手要指导要有数,偶然疏忽后果不小 某地发生较大的地震后，我国南方的汛期即到。一日，南方某省领导机关的值班秘书，接到国家防汛抗灾指挥部电话，要检查了解该地区防汛抗灾准备工作情况，要求尽快作一次汇报，并指明要检查大中型水库坝基安全可靠程度如何。值班秘书接电话时，听错为防震指挥部来的电话，当时对地震惊恐的“余波”还影响着人们的心理，认为“防震”也是理所当然的，是可能的，而没有对打来的电话认真核对，便将听错的电话，向领导汇报。当时领导班子几个主要成员正在同兄弟省区来的领导同志商讨经济协作的事情

36、，被迫中断了商讨，立即召集省直各有关部门的负责人开会，研究防震工作，并准备按电话的要求向上级汇报。在研讨中，预感到如此紧急的电话，是否是上级防震部门预测到本地区最近可能会发生地震，于是由办公厅主任亲自去电话询问上级防震部门，得到的答复是，没有预测到你们地区最近会发生地震，也没有要你们汇报有关情况。经再次查问，原来是防汛指挥部来的电话。一场虚惊总算放下了，但教训是应该记取的。虽然未直接看到造成经济上有多么大的损失，但牵动了领导一班人的行动，打乱了领导机关工作部署，影响了领导机关工作的决策，不能不说是个较大的失误。,案例分析,第二节 参谋智能辅助毛泽东：领导干部的主要职责是：出主意，用干部。决策要

37、用好三脑：内脑、外脑、电脑。,决策辅助、信息利用辅助、正身洁行辅助。一、决策辅助1.决策定义 ，狭义：决策就是对若干个准备行动的方案进行选择，以期优化地达到目标。广义：是指个人或群体，为取得最佳效益和理想结果，在调查研究的基础上，依据一定的程序和方法，确定若干个准备行动的方案，并对此进行评估抉择，试验实证和组织实施以及追踪效果的全部活动过程。,2.决策活动由五个基本要素构成：决策者：承担决策责任，体现决策系统主观能力的个体或群体，是决策活动的核心。决策对象：即被决策的问题，涉及决策者的行为能够施加影响的自然、社会和精神领域，它是决策的基础。决策信息：即影响决策活动的内部根据和外部条件，它是主观

38、世界和客观世界发生联系的桥梁和媒介。决策技术方法：即进行决策活动的工具和手段，它贯穿于决策过程的每一环节，是实现决策科学化的基本保障。决策结果：即决策过程所得到的行动方针、原则、方法、指令、指示、方案等。,3.辅助决策的任务辅助有两类：秘书性辅助决策。智囊性辅助决策。二者既有联系，又有严格的区别。秘书性辅助决策的任务1、调查研究。收集情报、资料的信息，整理加工成目的性和倾向性都很明确的决策所需的“二次信息。”2、在上述工作的基础上，拟制方案，乃至论证方案或征求有关方面对方案的意见。3、方案意见确定的后，形成指令性文字，准确及时地传达到每一有关方面去。4、在决策实施过程中，督促检查，协调控制，收

39、集反馈信息，通过口头或局面形式，提出修改完善决策乃至追踪决策的参谋意见。5、在决策落实后，做好总结工作，总结经验和教训。6、当领导决策需要借助“外脑”时，提供智囊团体，咨询机构，策略人物备选名单，或组织临时性的智囊团体，充当联系人，引导不同意见的争论，听取发言，做好记录。,秘书辅助决策的独特优势：第一，显著的职位优势；第二，独特的视觉优势；第三，突出的沟通优势；,相关知识调查研究可先形成文字材料，再加工成调查报告，下面是两份关于大学生手机消费的文字材料例文：如今，大学生拥有手机已不是新鲜事，广州一些高校中学生手机拥有率高达十成左右，全国普及率还在不断上升。但手机的使用也在校园中带来一些不文明现

40、象，部分高校学生处负责人表示，将制定有关措施限制大学生不文明使用手机的现象。大学生用手机有“四不文明” 有关机构近日对华南理工大学和广东外语外贸大学学生进行了一次问卷调查，在接受调查的100位新生中，有超过12的人拥有手机，其中广外学生的手机拥有率高达96%；目前还没有手机的新生，也有近23的人认为大学生配手机十分必要，并且想尽快拥有。记者在采访中发现，在大学校园里手机普及率如此之高，使得不少奈人寻问的“手机现象”频频发生：现象一：图书馆内，本来只有轻轻的脚步声和翻书声，突然一阵尖锐的手机铃声响起，惊得四周的人频频回头。10分钟后，手机声再次响起，众多老师和学生怒目而视 现象二：课室内，老师正

41、讲得投入，不少同学在下面低头发短信，玩得不亦乐乎；老师侃侃而谈时，突然冒出一阵个性十足的手机铃声，惹得哄堂大笑,现象三：已是凌晨，某大学学生宿舍，听不见说话声，但见一张张蚊帐内不断传来手机按键声，手机荧屏闪亮，大家舞动手指，与电话里的他(她)倾诉心声。 现象四：校道上，阵阵急促的铃声此起彼伏，骑车人不停抱怨：“现在的大学生，睁着眼睛瞎走路，只顾捧着手机发短信，狠按铃都没反应，你们不怕撞我还怕摔呢！”,材料二： 南京大学生手机消费惊人。最近一项校园调查显示：南京高校大学生拥有手机的比例超过九成。最多的一名大学生同时拥有7部手机。 最近，南京理工大学对大学生的手机消费进行了一次调查。本次调查中，9

42、44份有效问卷中，仅有62份称未购买（并使用）过手机，有882人购买和使用过1部或1部以上的手机，944名调查对象共计购买过手机达1279部，人均约1.4部。目前，大学生的手机拥有率高达93.432。在拥有手机的学生当中，各人使用过的部数也大相径庭。调查显示：购买过1部手机的有589人，占调查总人数的62.394；购买2部、3部、4部和5部的分别有222人、50人、13人、5人；甚至购买手机达6部和7部的人数竟也有2人和1人！其中使用过6部手机的同学累计购买花费约8000元和11500元，购买7部手机的花费约30000元。 尽管调查表明大学生的手机拥有率很高，手机的消费部数较高，并且三成以上的

43、人购买过2部或2部以上的手机，然而调查同时却显示在大学生心目中手机的重要性并不像上述数据可推测的那般重要。有17.74、25.96和33.19的调查对象认为手机”不可或缺”、“很重要”及“重要”，另有19.93和3.18的人则认为“不太重要”、“并不需要”。,手机在大学校园早已十分普遍，那么，手机这一不算廉价的新生产品在大学生眼中究竟有怎样的内含或外延呢？调查中，122人认为手机代表了“新潮”，192人认为手机可代表“科技”，22人认为手机代表“财富”，371人选择“交际”，另有139人选择“其他”包括“方便”、“友谊”、“实用“、“生活”、“性格”等的外延，还有人称手机代表了“手表”，也有人

44、觉得手机“什么也不能代表”。 有关人士称，大学生正处于快速“社会化”的阶段，逐渐脱离家庭和小团体，逐渐组建和形成属于自己的交际圈，必然要结识更多的人，由此直接和间接地带来其他如通讯费用和人情支出的消费，这一类型的消费居高不下。,4、秘书如何有效地辅助领导决策：（一）要增强参谋意识 （二）要参“谋”不要参“断”（三）要善于领会领导的意图（四）要精于谋略（五）要善于分析形势（六）要严守纪律,二、信息利用的辅助1.信息的涵义，控制论的创始人偌伯特维纳认为：“信息是我们适应外部世界，并且使这种适应为外部世界所感到的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。”意思是说，信息是人感知到的外部世界来的东西。此外，有人认为，信息是指通过文字、数据或信号等形式来表现的、可以传递和处理的对象；有人认为，信息是可以用来通信的消息和知识；有人认为，信息是一种传播材料；等等。 我们认为，信息是通过物质载体反映出来的接收者预先未知的有用知识，是物质的一种存在形式。信息可以通过文字、符号、图像、数据、声波、电磁波等载体反映出来，并通过载体传递和存储。,