秘书学与档案学课件.ppt

1、第一讲 秘书学概论 一、秘书学的研究对象 二、秘书学的学科性质和相关学科 三、秘书学的产生 四、秘书学讲授思路和学习要求 讲授： 文化与传媒学院 程 玥,一、秘书学的研究对象,秘书学是研究秘书工作规律及其应用的学科 秘书学的研究对象：和秘书有关的理论研究；秘书工作实践研究 秘书理论研究包括：秘书史、秘书人员、秘书机构等内容；秘书实务研究包括：会议组织、信访接待、档案管理等内容。,二、秘书学学科性质和相关学科,秘书学是一门综合性社会应用学科秘书学与决策学的关系；秘书学与管理学的关系；秘书学与行政学的关系；秘书学与文书学的关系；秘书学与应用写作学的关系等,三、秘书学的产生,秘书学产生的标志：设置专

2、业、开设课程、创办刊物、出版著作、召开会议、成立学会等； 秘书学产生的原因：管理科学的发展、秘书工作落后的现状、新技术革命浪潮的冲击、秘书职业化要求的趋势等。,四、讲授思路和学习要求,讲授思路：针对秘书职业岗位的需求，采用理论、实务相结合的方法； 学习要求：综合研究、融会贯通，注重历史、继承传统，注重实用、提高技能。,第二讲 秘书工作沿革 一、“秘书”概念内涵的变化 二、秘书活动的起源 三、历代秘书工作概述,一、“秘书”概念内涵变化,指宫中藏书 指谶纬图录指古代官职我国古代秘书概念内涵的变化，经历了一个由指物转向指物转向指人的过程。,二、秘书活动的起源,秘书活动起源于何时的三种说法：夏商时期、

3、原始社会末期、原始社会中早期、秘书活动出现于原始社会中早期理由：那时已经具备完成秘书活动的三个基本条件，包括活动的主体人；完成工作的辅助工具；开展活动的场所。结论：秘书活动是适应氏族部落管理工作的需要，随着公共事务的兴起、宗教活动的开始以及语言的产生、原始记录方法的发明和运用而发生的。,三、历代秘书活动概述,概括：秘书活动历史源远流长。原始社会萌芽；奴隶社会奠基；秦汉时代确立；魏晋到明清时期长足发展；近代以来日臻成熟和完善。 原始社会时期：我国秘书活动的萌芽期。,奴隶社会时期： -夏代。有文书，有管理典志的官员，史称“太史令”。 -商代。史官为数众多，秘书工作是这些官员所从事活动的组成部分。

4、-周代。周代史官有一部分摆脱了神职色彩而专事政务的佐治；职责明确、分工具体细致、层次丰富；具有更高的文化水平；有了初步的职业行为规范。 -春秋战国时期。史官的职责、地位发生变化；楚国有左徒（秘书）官职。,封建社会时期： -秦代。集权制建立，官制简约而齐全，中央与地方形成相对应的管理系统，秘书机构和秘书人员在其中发挥着联系上下、沟通内外的桥梁与纽带作用。秦代的文书工作，秦吏（秘书）的选拔。 -汉代。汉承秦制，初期沿袭了秦时秘书机构的设置，以后又加以变革。尚书台的设立。秦汉时期创设的秘书机构和秘书官职，为以后历代封建王朝的秘书工作提供了基本模式，秦汉时期是我国封建时代秘书工作的确立时期。,封建社会

5、时期： -魏晋南北朝。“秘书令”官职的设置。“三省制”的形成。曹操与秘书。诸葛亮与秘书。 -隋唐。“三省制”在隋唐的实行。我国历史上最早的信访机构“匦使院”。秘书人员的较高素质及表现。 -宋代。宋代的政治机构，适应中央集权的需要，分列为政务、军务和财政三大系统，各有一套秘书机构。宋代的地方行政建制大体划分为三级，各级各类官府中，都有不同层次不同等级的秘书人员。宋代的文书工作制度对后世秘书工作的影响。,封建社会时期： -元代。严格的秘书官吏选拔制度。元代的公文文种名称改革，行文、管理制度的健全完备。官方文件快速传达的“急递铺”制度。 -明代。秘书机构阵营庞大，人员众多。“六科”是执掌宽泛的典型秘

6、书机构。“通政使司”的作用。 -清代。“军机处”的工作性质和特点。清代的幕友现象。,第三讲 秘书优良传统继承 一、积学 二、晓事 三、立诚 四、得中 五、养耻 六、慎独 七、谨慎几微,一、积学,历代帝王任用辅助者都有两方面要求：作为帝王和官员之间的桥梁（上情下达、下情上达）；作为帝王的谋士（智囊），帝王之师，因此对这一部分人的学识有很高的要求，对学识的重视无疑是古代秘书工作对现代秘书工作的有益启示。,二、晓事,秘书人员应该在对政治体制、经济体制文化体制以及整个社会运行机制有深切了解的基础上，通晓各种办事渠道、办事程序和办事方法，世事洞明，人情练达，具有很强的办事能力。,三、立诚,诚的意义是多方

7、面的，它包括诚实、正直、守信用，也包括忠诚。秘书在社会管理网络中承担着承上启下，联系内外，沟通左右的责任，不“诚”则危害极大，故中国古代十分强调秘书人员要以“立诚”为本。受当时情况限制，秘书很难做到。,四、得中,得中是对一种行为方式的把握，这种行为方式的核心是持重守衡，两全其美。我们现在对此的理解是讲究方法，把握尺度，情绪稳定处之泰然等，秘书人员所处的地位及所起的作用要求他们必须遵循这一原则。,五、养耻,养耻意味着要培养一种羞耻之心，要知廉耻。古人说：“人无廉耻，百事可为”，历代统治者对秘书在道德修养方面都提出了很高的要求。,六、慎独,慎是谨慎，独是独处。这是对秘书行为方式的要求，古代秘书传统

8、实践和认识都说明着这一道理。坚持这样一种行为方式，可使秘书摆脱无谓的应酬、交往带来的时间、精力上的浪费，避免陷进关系网，对秘书自身和工作都有好处。,七、谨慎几微,几与微都是微小的意思，谨慎几微就是不忽略小事。古籍中对此有精辟论述，这方面的传统也对当今秘书工作有借鉴作用。,第四讲 近现代秘书工作概述 一、民主革命时期辛亥革命开始了现代秘书工作的体制与模式共产党成立以后不同时期的秘书工作情况和特点 二、社会主义建设时期 新中国成立后，秘书工作得到党中央和国务院的高度重视，制定了一系列重要文件和法规召开了数次重要会议。十一届三中全会后秘书工作的发展。,一、民主革命时期的秘书工作辛亥革命时期： 孙中山

9、领导的政治、军事机关中， 秘书机构 的设置情况； 1912年有关公文程式条例的规定。,中国共产党成立后 中共初建阶段：工会、农会、青年团组织中都设立了秘书机构；重视利用各种公文形式宣传自己的政治主张；党的领导机关初步建立了会议记录、公文编号、文书传阅和分送制度。抗日战争时期：秘书工作规程较为完备秘书工作内容有了发展，日益丰富充实；提出了公文改革的要求和具体改革办法。 抗日战争胜利后：华北人民政府建制为各省市政府秘书工作机构的设置提供了模式。,二、社会主义建设时期秘书工作建国后到文革前 1951年四月，第一次全国秘书长和办公厅主任会议召开，在我国秘书发展史上具有里程碑作用。这一年先后下发的关于行

10、政公文处理暂行办法、关于处理人民来信和接见人民工作的决定等有关文件，对确立秘书工作基本原则、建立秘书工作制度至关重要。,十一届三中全会以后 “文革”中遭到破坏的秘书工作恢复正常；1985年1月，第三次全国秘书长、办公厅主任会议提出：秘书工作“三个服务、四个转变”的工作方针； 十一届三中全会后秘书工作发展的体现,第五讲 秘书部门设置与职能一、秘书部门的特点 二、秘书部门的组织形式 三、秘书部门设置的原则 四、秘书部门的职能,一、秘书部门的性质与特点 秘书部门是领导机构赖以指挥各职能部门正常运转，保证整个单位进行工作、发展业务、生存壮大的辅助机关，是领导机构联系、协调本单位内外、上下、左右各种关系

11、的桥梁和纽带。 秘书部门的特点：重要性、辅助性、综合性、中介性、机密性。,二、秘书部门的组织形式 按法定程序分类：常设秘书组织 临时秘书组织； 按办公方式不同分类：分理制、综理制。,三、秘书部门设置的原则 精简高效的原则：精简一指人员精干，二指机构内部管理层次少；高效的衡量标准包括四方面内容：一是能在必要的时间内完成所规定的各项工作，二是能以最少的工作量换取最大的成果，三是工作上不断有新意、日趋规范、严密，四是能协调内部的行动，并及时适应外部的变化。,优势互补的原则：知识互 补；智力、能力水平互补； 年龄互补；性别互补；性格、兴趣、气质互补。,四、秘书部门的职能 办事职能：办事的总和是辅助领导

12、机关的工作运转，总的要求是提高领导工作运转的效率，这是秘书工作的第一职能。 参谋职能：秘书当参谋的实质是为领导的决策服务，主要是在办事中体现参谋的特点。,第六讲 秘书人员 一、秘书的概念和含义 二、秘书的类型 三、秘书角色的主要特点 四、秘书应具备的能力,一、秘书的概念和含义 秘书人员作为秘书活动的主体，是秘书学研究的主要内容之一。但对秘书这一概念的界定、阐释是不尽相同的。比较一致的看法是：秘书是领导者的参谋和助手，在运筹决策、机构运转等方面为领导提供帮助和服务。,二、秘书的类型按服务对象和经济来源分为：公务秘书、私人秘书；按业务范围不同分为：通用秘书、行业秘书；按工作性质不同分为：文字秘书、

13、机要秘书、通讯秘书、信访秘书等,三、秘书角色的主要特点秘书人员在领导身边工作，既是领导者的下级又是领导者某种程度的代表和体现，秘书工作的这一性质 要求秘书人员必须摆正位置、处理好主见和服从的关系。秘书经常接触、掌握不易公开的信息和情况，经常与各种人打交道，出入大大小小的场合，因此必须强调保密意识，养成保密习惯。秘书工作量大、任务重、种类多，且工作成果多以其领导和所属组织的名义公之于众，具有潜隐性。,四、秘书应具备的能力 办事能力： 正确领会交办者意图，分清主次轻重，熟悉办事渠道、掌握办事程序，灵活应变交际能力： 掌握、运用处理人际关系的基本原则，形成较强的人际吸引力，克服妨碍人际吸引的个性品质

14、。,表达能力： 秘书需要很强的表达能力。口头表达应该清楚明白，得体恰当；书面表达必须坚持准确、严密、简明的原则，在书面文字材料中，任何的含混不清的表达都会给工作带来危害。操作能力： 办公自动化设备的应用，带来秘书工作方式的巨大变化，也对秘书提出了新的要求，秘书具备先进办公设备需要的操作技能，才能节约时间，保质保量地完成任务。,预测能力 预测能力来源于秘书对工作规律的研究和把握。具备预测能力有利于秘书制订出切实可行的工作计划，掌握工作主动权。秘书基本能力的培养 秘书基本能力的培养，主要靠后天的教育和公务实践锻炼。,五、秘书之忌与工作场所有关的： 一忌工作场所脏乱。工作场所环境，可以从一个侧面反映

15、出秘书的工作情况和工作习惯，从中甚至可以看出秘书的责任心，可信赖程度，不能忽视。 二忌办公室闲聊，私人电话多。这会涣散工作气氛，弱化秘书工作责任心，会导致因精力不集中出现工作失误，并容易在闲聊中引发人际之间矛盾。,与工作对象有关的： 秘书忌谈论领导私事。秘书和领导关系密切，对领导个人和家庭的情况了解较多，有时也可能听到、遇到一些领导比较私人性的谈话和场面，对此秘书人员不能向任何人传扬，一个知礼的秘书不要过问、涉及和工作无关的事情。秘书忌介入领导之间的矛盾。领导者之间由于各自分工主管的工作不同，本身在思想观念、领导风格和个性特征方面存在差异，必然产生一些矛盾分歧，对此秘书应采取巧妙的回避方式和积

16、极的对应措施。,六、秘书处理与领导关系的技巧 要有与领导进行沟通的良好意识 密切秘书与领导关系的重要方法就是思想沟通，秘书与领导关系既有上下级的区别，也有个人感情成分的参与。后者是拉近两者距离的润滑剂和调节器，秘书真心地发展、积极地努力建立起一种良好的与领导之间的关系，有利于工作的开展和进行。秘书和领导之间首先要重视沟通，讲究适时、适地、适言。,与不同领导相处要采取不同方式 根据你服务、辅助的对象领导者的不同特点采取不同的对应方式。包括：冷静的领导、豪爽的领导、注重形式的领导、独断专行的领导、不负责任的领导、摇摆不定的领导等。,第七讲 秘书与调查研究 一、调查研究的概念和作用 二、调查研究在秘

17、书工作中的 位置 三、秘书部门调研和其它专职调研部门的区别 四、秘书进行调查研究的方法,一、调查研究的概念和作用 调查研究是人们有目地有意识地通过对社会现象的考查、了解和分析、研究，以认识社会生活的本质极其发展规律的一种自觉活动。调查研究作为一种科学的认识方法和工作方法，具有多种作用：树立实事求是思想作风，调查研究是基础和方法；领导正确决策，必须了解情况，调查研究是手段和工具；解决多种问题，必须对症下药，调查研究是第一手材料的来源，是解决问题的依据。,二、调查研究在秘书工作中的位置调查研究是秘书人员的重要职责。调查研究首先是各级领导和领导机关的事,领导干部亲自调查研究,不仅是带头、示范，也是履

18、行职责。但是领导下基层调研受很多限制，所以这项工作多半由秘书人员来做。调查研究与秘书各项工作紧密相连。秘书辅助领导决策；秘书起草各种文件等。调查研究对提高秘书人员的水平能力有益,三、秘书部门调研和专职部门调研的区别 调研在他们各自工作中所占的比重不同 调查研究的内容不同 对调研成果的要求不同 秘书部门调查研究的特点可概括为：根据领导工作需要；有突发性、临时性表现；与信息、督察工作相结合；与基层建立定点联系。,四、秘书进行调查研究的方法调研前的准备：明确调研目的；明确调研任务的基本要求。实施调研可采取的方法：直接调研方式，间接调研方式。直接调研方式包括现场观察、个别访查、集体座谈；间接调研方式包

19、括书面问卷、查阅资料、综合统计。,五、企业秘书的调研工作 时刻关注安全问题 面向市场经营，把握商机 着眼战略性发展，提出科学预测 重视企业文化建设。,第八讲 秘书与会议的 组织管理 一、会议概说 二、会议类型 三、会务工作,一、会议概说会议是若干人有目的有组织有领导地商议事项而采用的方法，是领导和管理过程中，必不可少的环节和活动。会务工作一般由秘书部门承担会议的作用：民主监督、领导指挥、交流沟通、宣传教育等。,二、会议类型 按会议性质划分按会议时间划分按会议规模划分 按与会者所代表的范围划分 按与会者相互关系划分,三、会务工作 会前的准备工作：协助领导者确定会议的目标、议题和议程；安排会议日程

20、；明确会议的出席对象；编组；拟定会议名称；选择会议的地点和会场；明确会务分工；制作会议证件；布置会场；准备会议文件；预算会议经费；发出会议通知；做好接待准备；会前检查。,会中的管理工作：接站；报到与签到；做好会议记录；编写会议简报；搞好后勤服务；应急处理突发事件 会后收尾工作：安排与会者的离会；必要文件收回；发布会议消息；拟写会议纪要；总结会务工作；跟踪了解会议传达贯彻情况。,第九讲 秘书与接待工作 一、接待工作概述 二、接待类型划分 三、接待活动中秘书的职责和原则 四、接待活动的具体实施 五、现代接待工作中的礼节,一、接待工作概述接待，指对来访者的迎送 、接洽和招待。和秘书有关的接待工作，是

21、指一定的社会团体、组织对公务活动中的来访者进行的迎送、接洽和招待活动。 秘书掌握接待活动的原则、方法礼节是工作的需求，十分重要。,二、接待类型划分 按来访对象划分按相互关系划分按来访意图目的划分 按接待内容不同划分 按公开程度划分,三、接待工作中秘书的职责和原则 职责：帮助领导分析来访者的来访意图及背景材料，确定接待的任务和方式；拟定接待方案，落实各项接待事项为领导正式出面接待与对方进行事先磋商；保证接待工作的顺序进行；做好接待活动的善后工作。 原则：热情周到，内外有别，相互尊重，俭省节约，确保安全。,四、接待活动的具体实施 接待中的迎和送 接待中的宴请 接待中的游览,五、现代接待工作中的礼节

22、 约会 赴宴 拜访 仪容 称呼 介绍 致意 谈话 举止,第十讲 秘书的协调与督查 一、协调的涵义 二、协调范围分类 三、协调工作的原则 四、督查的涵义和作用 五、督查工作的内容和方法,一、协调的涵义 协调是主客体之间为实现一个共同的目的而互相沟通,寻找共同点,从而实现某种平衡,达到某种默契的一种行为方式。 公务协调是秘书工作部门的一项重要职能。秘书工作性质是和协调的行为方式一致的；秘书的工作过程是和协调结合在一起的。,二、协调范围分类 工作关系的协调：上下协调、左右协调、内外协调、党政协调；人际关系协调：协调人际关系，对秘书的要求，主要是协调自己，即协调自己的思想品德、道德修养、言谈风貌、仪表

23、举止。,三、协商工作原则 从属的原则 依法的原则 调查研究的原则 平等协商的原则,四、督查的涵义和作用 督查是为确保决策落实所采取的一个重要手段，是一个重要的领导环节和一种重要的领导方法。督查的作用：保证决策顺利、有效实施；促进决策科学化；提高工作办事效率；改善工作作风；是秘书部门搞好政务服务的主要内容。,五、督察工作内容和方法 决策督查。决策督查是重点。所谓决策督查即指领导部门的重大决策、重要工作部署出台后，秘书部门立即进行督促检查，确保决策落实。专项查办。专项查办是对领导和上级交办的事件督促检查。,督查工作方法 督查调研的方法 督查工作组织的方法 督查工作协调的方法,第十一讲 秘书与信访工

24、作一、现代信访工作概述二、信访工作机构及其人员职责三、信访工作的原则 四、信访工作程序,一、现代信访工作概述 “信访”一词有广义、狭义之分。广义是指社会成员通过写信和访问形式所进行的社会交往活动；狭义的信访仅指国家机关和其他社会组织对人民群众来信来访的受理工作。 信访工作的重要位置。,二、信访工作机构及其人员职责 机构设置：县以上党政人大机关都设立专门的信访工作机构。县级以下的机关或设立信访机构、或配备专职的信访工作人员、基层组织可设兼职信访工作人员。工作人员的职责：接受来信、接待来访、接听来电，为信访人提供服务；接受上级转办、交办的信访事项，向下级转办、交办信访事项并负责督促、检查，直到妥善

25、处理；参与协调处理有关信访事项；调查、研究和分析信访情况，及时向领导机关反馈信息，提出解决问题的建议。等等。,三、信访工作的原则 实事求是、调查研究 按法律、法规和政策办事 分级负责，归口办理 处理实际问题和解决思想问题结合 快速及时，消除隐患保护信访人,四、信访工作程序登记阶段处理阶段办结阶段,第十二讲 秘书差旅随从工作一、随从工作概述二、随行前的准备工作三、随行中的服务工作四、差旅结束后的工作,一、差旅随从工作概述差旅随从工作是指秘书与领导外出活动期间，为领导顺利开展工作所进行的综合性流动服务工作。差旅随从工作由于脱离了常规工作环境和工作方式，因此，对秘书工作计划、安排的周密性、灵活性提出

26、了更高的要求。,二、随行前的准备工作了解和掌握出访地信息准备好必要的用品制定出差日程表做好临行前的工作安排,三、随行中的服务工作组织安排活动处理日常事务妥善安排食宿安全防范、应急应变,四、差旅结束后的工作做好返程安排整理文件资料抓紧有关问题的落实核算报销差旅费向受访对象致谢回顾总结,第十三讲 秘书与档案管理工作 一、档案的含义和作用 二、档案的种类 三、档案工作的基本内容,一、档案的含义和作用 含义: 档案是在组织和个人的社会 活动中形成的。把对组织和个人而言有价值的，日后需要查考利用的文件整理存放起来，就成为档案。 作用：档案主要有凭证作用和参考作用。,二、档案的种类 文书档案 科学技术档案

27、 专门档案,三、档案工作的基本内容 除专职档案管理员业务范围内的工作外，和秘书有关的主要是： 文件材料的收集 文件材料的整理 按归档程序操作 符合质量要求,部门立卷制度是国家档案法规中规定的。中华人民共和国档案法实施办法第十二条规定：应该立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全、并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理：任何人不得据为己有或拒绝归档。,立卷是指文件材料形成部门对本部门形成或处理的、有查考利用价值的办理完毕的文件材料按照一定的要求整理成案卷。文件材料形成部门即为一个立卷部门。 案卷是有关某一问题或某一项工作活动的系统的，有密切联系的若干文件的组合体，又

28、称卷。,第十四讲 档案管理知识 一、全宗的概念和分类 二、案卷的分类方法 三、档案的保管方法,一、全宗概念和分类全宗概念： 全宗是由一个独立机关、社会组织或个人形成的全部档案所组成的有机整体。简单地讲，一个立档单位所形成的全部档案就构成一个全宗。 全宗的补充形式有： 联合全宗: 两个以上互有联系的单位形成的档案，由于混在一起难以区分立档单位而联合组成的全宗。 全宗汇集: 由档案数量极少的若干全宗，按照一定的特点组成的一个全宗集合单位。 档案汇集: 指所属全宗不明的、零散的、残缺不全的档案，按一定特点组合起来的档案混合体,全宗群： 所谓“全宗群”是指将同一时期或地区，具有相同性质的、互有联系的若

29、干全宗组成的有机整体。全宗群不是档案整理工作和统计工作的一个实体单位，而是在档案管理中实际起组织作用的一种方法。,全宗分类： 全宗内文件的系统整理，首先是分类，只有经过合理分类，才能使全宗档案真正成为类别分明、条理清晰的有机整体，便于查找利用。在实际的档案分类过程中，常常不是单纯采用一种分类方法，多是两种方法结合使用。常用的复式分类法有以下四种，即：年度 组织机构分类法；组织机构 年度分类法；年度问题分类法；问题 年度分类法。,人物全宗内档案的分类方法 生平传记材料的收集 创作材料 公务活动材料 个人书信 经济材料 亲属材料 评价材料 音像材料,二、案卷的立卷方法 按问题特征立卷 按作者特征立

30、卷 按文种特征立卷 按时间特征立卷 按地区特征立卷 在实际立卷工作中，不能只从文件某一方面去考虑如何组卷，应根据存档文件情况，把几种特征综合运用。,三、档案的保管方法 档案价值鉴定 ： 档案部门或秘书人员要按照一定的原则、方法、标准判定档案价值，确定档案的保管期限基本工作要求：坚持 “集中统一”管理档案的原则；档案存放要有符合要求的库房；制订严格的管理制度；有效防止失密泄密事件发生。,保管技术要求：档案库房的要求；档案柜具的要求；档案的包装材料；档案在搬运中的保护；档案的安全检查。,第十五讲 档案检索与利用 一、档案检索的方法 二、档案的利用,一、档案的检索方法 按编制方法分： 目录。系统地揭

31、示档案内容和成分以及档号的一种检索工具，如卷内文件目录、案卷目录、全宗文件目录、专题目录和分类目录。 索引。以一定的排列顺序揭示某些文件或其组合单位中某一部分、某一项目，并指明其档号或存放位置的一种检索工具，如文号索引、人名索引和地名索引。指南。以叙述方式综合介绍档案情况的一种工具，如档案馆指南、全宗指南、专题指南。,按检索范围分：以一个档案馆（室）的全部（或主要部分）为对象的检索工具，如分类卡片、分类目录、主题卡片、主题目录、档案馆指南等。以一个全宗（或其部分）为对象的检索工具，有案卷目录、卷内文件目录汇集、全宗文件卡片、文号卡片、全宗指南等。以一定的专题为对象的检索工具，有专题卡片、专题目

32、录、人名卡片、地名卡片、专题指南等。,按外在形式分：卡片式书本式,检索工具编制的基本要求： 计划性和科学性的要求 实用性和统一性的要求,卡片式、书本式检索工具的优缺点：卡片式检索工具的优缺点书本式检索工具的优缺点,编制档案存放位置索引：全宗存放位置索引：即以全宗及其各类档案为单位，指出它们的存放处所。库房存放全宗索引：即以库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存的是什么全宗及其组成部分的档案，通常采用图表形式悬挂在适当的地方，便于有关人员随时参看。,二、档案的利用档案利用的一般方式和途径：档案的阅览档案的借出制发复印件举办档案展览制发证明印发目录,为领导提供档案服务：认识领导者档案需求的特点领导所需档案材料的一般内容,