EXCEL在数据分析方面的应用.ppt

1、EXCEL在数据分析方面的初步应用,艾对元 Eddy Spring 9th, 2010Gansu agricultural university,Excel是什么 ?,Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件，确切地说，它是一个电子表 格软件，可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算，进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能；,1,MS Excel是Microsoft公司出品的一个电子表格软件，也是目前全球拥有用户最多的电子表格软件之一。它具有以下特点：直观易用性强大的公式处理能力和丰富的函数运算具有解决多种复杂问题的内置模型与微软其他软件的无缝协作性可编程能

2、力与可升级性与Internet配合进行协同工作,1,property,MS Excel的主要版本,MS Excel历史较长，发行过许多版本，目前在市面上仍可以见到的包括：Excel 6.0：MS Office 4.3套件的组件之一或单独发售Excel 95： MS Office 95套件的组件之一Excel 97： MS Office 97套件的组件之一Excel 2000： MS Office 20004.3套件的组件之一Excel 2003， Excel 2007， Excel 2010,1.1,1.2界面,界面,基本设置,设置,MS Excel的主要基本操作,MS Excel主要包含以下

3、基本操作：创建新的工作溥和打开已存在的工作溥选择工作表及工作表相关操作在工作表中有效地移动在工作表单元中正确地输入内容高效地选择所需要操作的表格区域或单元为工作表区域有单元设置格式行、列的尺寸调整,行、列的隐藏与显示行、列、区域、单元格的插、删及移动,2.,MS Excel的主要基本概念,正确进行MS Excel操作必须准确理解和掌握以下概念：工作溥及工作表工作表的行、列、区域及单元工作表单元格的内容及格式单元格内容的表现形式及内在实质填充与序列常数、变量及公式，公式的自动运算条件及条件处理,2.,MS Excel的存贮及表现实质,2.,存贮层,格式层,显示层,MS Excel的对象结构,2.

4、,文字和数据插入,双击单元格编辑区单击,双行字符的输入,ALT+ENTER,单行,双行,自动填充功能,自动填充功能,自动填充,自定义序列设置,简单的计算功能,相对引用和绝对引用,名称的使用,命名后的单元格可以通过名字选择该单元格，可以直接从名称框的下拉列表中进行选择，并直接在公式中进行调用。命名方法是选中一个单元格,在公式编辑器左边的输入框中输入该单元格的名称。如下图：,命名,应用,多文档切换,如果Excel窗口中同时打开了不只一个文件，在的多个文档之间切换还可以使用Windows切换程序的快捷键Alt+Tab来实现：按下Alt+Tab键，桌面上会出现下图所示窗口：,行高列高,手动调节自动（双

5、击）调节细调,选定操作区域,如果要选择一些连续的单元格，就是在要选择区域的开始的单元格按下左键，拖动鼠标拖到最终的单元格就可以了 按SHIFT键,单击如果要选定不连续的多个单元格，就是按住Ctrl键，一一单击要选择的单元格就可以了。,对工作表的操作,改名删除插入,单元格格式,自动更正,数字.负数.货币的输入,数字 1.直接输入：37215； 2.科学计算法：3.7214E4, 3.7214e4, .001=0.001, 2.3=2.300负数 1. 开头； 2. （data), exp: (34)= -34货币输入 1.在数值型之前加入货币符号； 2.通过【单元格格式】设置,分数的输入,如果直

6、接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”,文本数据输入,字符串：字母、汉字、非数字符号。首先输入“”（西文单引号）；或者输入=“数据”序列“001”的输入如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（西文单引号），然后输入“001”。,如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。,日期的输入,填充条纹,如果想在工作簿中加入漂亮的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，

7、选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮。,多张工作表中输入相同的内容,几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工

8、作表内。,不连续单元格填充同一数据,选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中的单元格中都出现了这一数据。,单元格内容的合并,在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“”，当光标变成后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再

9、删掉B、C、D列的数据,单元格内容的合并,合并不同单元格的内容，还有一种方法是利用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（本次河流生态调查结果：，B2，B3，为，B7，条/公里。）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。,错误1,）错误值： 含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做

10、减法，出现了负值。 解决办法：增加列的宽度，使结果能够完全显示。如果是由日期或时间相减产生了负值引起的，可以改变单元格的格式，比如改为文本格式，结果为负的时间量。,错误2,）错误值：DIV/0! 含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。 解决办法：修改单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。,错误3,）错误值：VALUE! 含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息VALUE!。 解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或

11、参数正确，并且公式引用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4D4时，系统不能将文本转换为正确的数据类型，因而返回错误值VALUE!。,错误4,）错误值：REF! 含义：删除了被公式引用的单元格范围。 解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是重新设定引用范围。,错误5,）错误值：N/A 含义：无信息可用于所要执行的计算。在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。 解决办法：在等待数据的单元格内填充上数据。,错误6,）错误值：NAME? 含义：在公式中使用了Exc

12、el所不能识别的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值 解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确实存在；如果是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 注意将公式中的文本括在双引号中。,错误7,）错误值：NUM! 含义：提供了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无法在工作表中表示。 解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-110307和11030

13、7之间。,）错误值：NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。 解决办法： 取消两个范围之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”,样式,隐藏行和列,创建公式,函数的使用,不同版本的函数库外观,自动求和,求和,求和,自定义函数,自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工

14、作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程VBAobject”栏中的当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = 上班 Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = 加班 Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = 休息日 Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function,散列求和

15、,MS Excel中的公式及函数,公式是Excel中数值关系的具体体现，构成了Excel的核心，正确地使用任何一个公式必须明确地把握下面三个因素：公式中的参数：公式中需要哪些参数，自变量来源于何外，公式如何引用其他区域或单元格公式的运算：公式的运算实质性机理是什么，有什么约束条件公式运算的结果表现：公式运算的结果表现为什么，其格式如何,3,MS Excel中公式的输入,3.1,Excel中的公式通常都是以“=”开头的一个运算式或函数式，可以将“=”引导符看成是Excel公式的标志。例如：G5单元中有如下内容=G1+G3+G4*2又如：N9单元中有如下内容=SUM（A9:M9）这些都是Excel

16、中最简单的公式示例,MS Excel公式中的参数,3.2,Excel中公式中的参数有下列三种情况：常数：公式中使用某些常数来参与运算，或由常数指明公式的运算方式系统变量：公式的某些变量来源于计算机系统的自身参数，如机器时间等地址引用：对其他工作溥、工作表、区域或单元格的内容的引用，这种引用在是根据被引用对象的位置进行的，所以Excel中又称之为地址引用,MS Excel公式中对地址的引用方式,在Excel中公式对其他地址的引用分为三种情况：相对引用：即对另一单元的地址引用是按与当前单元的特定距来确定的，这种引用在该公式被复制时会自动调整绝对引用：即对被引用单元采用绝对的行列号来引用，公式不会自

17、动调整混合引用：行或列之一采用绝对引用如果有区域或单元格命名存在，还可以按名引用,3.3,MS Excel公式中对地址的操作方式,在Excel中输入公式需要进行地址引用时可以采用的操作方式为：直接输入式：直接输入被引用对象的行列地址交互指定式：即用鼠标或光标键直接交互式指出被引用对象的地址名称粘贴式：如果引用的对象已有命名，可以采用F3键来粘贴该对象的名称于公式之中,MS Excel公式相对与绝对地址操作,在Excel中输入公式时，相对地址与绝对地址可以进行转换操作：凡行或列地址前出现有“$”标志的，该行或列的地址即为绝对地址引用，否则为相对地址引用在地址输入时，相对地址和绝对地址间可以用F4

18、键进行循环转换,G3,F4,$G$3,F4,G$3,F4,$G3,MS Excel公式的自动调整,在Excel中公式的相对此用部分会，在该公式自身的位置发生变化，或在其引用对象的位置发生变化时，会自动进行相应的调整，但应注意一些细节：当公式被复制到它处时，会自动调整当公式被移动到它处时，不会自动调整如被引用对象为一区域，则在区域中插入或删除行列时，就注意引用这一对象的公式调整情况,3.4,MS Excel公式中的函数,函数是Excel中完成复杂运行的一种程序片断，它通常是Excel自身内含的，必须时也可以由用户通过VBA扩充。由于函数是Excel复杂运行的核心，而电子表格又是以运算作为主要功能

19、的，所以一个电子表格软件，其内含的函数数量基本上可以直接表征这个软件的功能广度和深度。Excel内部蕴含有丰富的积各类函数。,3.5,MS Excel中的函数类型,Excel有丰富的内部函数，其类型包括：财务函数日期与时间函数数学与三角函数统计函数查找与引用函数数据库函数文本函数逻辑函数信息函数,3.6,在MS Excel公式中输入函数,在Excel公式中输入函数有三种方式：最常见的求和函数，可直接利用工具栏上的 图标直接交互式输入对于其它函数，可利用工具栏上的图标，在Excel的引导下，进行交互式输入，实现函数粘贴如果操作者能记住所使用函数的语法及参数约定，也可以采用直接使用键盘，在公式中输

20、入该函数的全部内容的方式，进行直接输入建议采用“粘贴函数”的方式来交互式地进行函数的输入,3.7,MS Excel常用函数简介,3.8,获得更多的有关函数的信息,3.9,选择“粘贴函数”,选择函数类型,选择具体函数,查看函数说明,寻求更多的函数帮助,建立图表,饼图,打开“插入”菜单，单击“图表”命令，打开“图表向导”对话框，第一步是选择图表的类型，我们从左边的“类型”列表中选择“饼图”，从右边的“子图表类型”列表中选择默认的第一个，单击“下一步”按钮。,饼图的变化,饼图的变化,复合饼图,柱形图的生成,趋势线的使用,趋势线格式,几种常见的图表,折线图,冻结窗格,在查看表格时还会经常遇到这种情况：

21、在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题，给我们的查阅带来很大的不便；现在我们使用拆分可以很容易地解决这个问题：单击选中这个表的D7单元格，然后打开窗口菜单，单击“拆分”项，把窗口拆分开，现在右下角这个区域就只是数据了，我们通过拖动这个区域的滚动条，就可以参考上面和左边的数据来看这一部分的内容了。,数据的排序,sort,MS Excel中的图表,凡是MS OFFICE套件的组件，通常都能利用OFFICE的公用对象，如剪贴画、组织图、艺术字、图片等等，MS Excel中进行这些对象操作，同在Word中进行相应操作方式相同。但Excel毕竟是处理结构化数据的，这些数据在某些情况下用商

22、业统计图表现也许更为有效，因此，本节的重点内容在于统计图表的操作。,4,MS Excel中的图表生成的操作步骤,MS Excel进行图表生成，其步骤为：在工作表中选择欲生成图表的数据区域单击工具栏上“图表向导”的按钮在图表向导窗口中选择图表类型确定生成图表的数据源,4.1,选择A2:E7,单击“图表向导”,选定类型后单击“下一步”,确认数据后单击“下一步”,输入相关说明,单击“下一步”,确定图表摆放位置,单击“完成”,最终图表,图表工具栏,MS Excel图表结构示例,MS Excel图表结构示例,MS Excel图表结构示例,MS Excel图表结构示例,MS Excel图表结构示例,MS Excel图表结构示例,