Excel XP“单元格”合并与拆分的技巧.doc

1、Excel XP“单元格”合并与拆分的技巧所谓合并数据是指将两列中的数据合并到一列中，拆分数据是指将一列中的数据拆分到两列中，图 1 为“毕业院校”和“专业”两列的拆分及合并的效果图。合并数据要将“毕业院校”和“专业”两列中数据合并为“毕业院校及专业”，有“真”、“假”两种合并方法，所谓真合并就是将两列数据真正合并到一列中，而假合并表面上看是合并为一列了，实际数据还是存在于两列中，具体操作跟我一起来看看吧。1、真合并如果将一列中的数据通过再输入合并到另一列中，那不是我们希望看到的解决办法，快捷而准确的操作方法是：(1)将需要合并的“毕业院校”和“专业”两列数据通过“剪切”、“粘贴”移动到一个新

2、工作表中，如命名为“合并”工作表。(2)在“合并”工作表中将 XLS 文件另存为 TXT 文件，单击“文件另存为”，保存类型选择“文本文件(制表符分隔)”，单击保存按钮后根据提示连续单击两次确定按钮即可。(3)在 Execl 中单击打开按钮，重新打开 TXT 文件，在“文本导入向导步骤之 1”中采用默认设置，单击下一步按钮，在“步骤之 2”分隔符号中，去掉“Tab 键”前复选框的选择，单击完成按钮，这时两列中数据合并到一列中。图 1(4)将合并后的数据再通过“剪切”、“粘贴”操作移动到原工作表的原位置处，合并操作完成。提示：合并后的数据在原来两列数据(如毕业院校和专业)之间会有一个空格，而有时

3、根据实际需要去掉或加宽空格，可采取如下措施：方法一：对 TXT 文件进行编辑XLS 文件中列与列之间数据转换为 TXT 文件后是以制表符分隔的，此时合并后的数据在原来两列数据之间会有一个空格，改变 TXT 文件中两列之间距离(即改变空格的大小)，对应的 XLS 文件中原两列数据之间的距离也会随之发生改变，若 TXT 文件中两列数据之间距离增大或减小为零，则合并的 XLS 文件中两列数据之间距离也会随之增大或减小为零。如果你要将两列数据无缝合并，建议应用下面两种方法。方法二：利用函数 ConcateName中-5-31 15:43:04图 2ConcateName 函数可以实现将几个文本字符串合

4、并为一个文本字符串，语法为：ConcateName (text1,text2,)，text1, text2,为 1 到 30 个将要合并成单个文本项的文本项，这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用，如图 2 所示。方法三：利用“为达到即可显示出单元格内所有的内容，又能尽可能地利用单元格的宽度的目的，我们必须对各种字号逐一进行测试，以选择最合适的字号大小，此举麻烦不说，还很难达到尽善尽美的地步。不过 Excel 97 用户大可不必这么麻烦，Excel 97 具备有“缩小字体填充”功能，它可自动让单元格内的数据与单元格的宽度相匹配，我们只需利用这一功能即可实现由系统自动调节单元格内的

5、字号大小、并实现与单元格的宽度相适应的目的，十分方便。为利用 Excel 97 的这一功能，我们可执行如下步骤：1 将希望具备有该功能的单元格定义为块。2 执行 Excel“格式”菜单的“单元格”命令，系统弹出“单元格”对话框。3 在“单元格”对话框中选择“对齐”选项卡。4 复选“文体控制”框中的“缩小字体填充”选项。5 单击“确定”按钮。Excel 就会自动缩小它们的字号，使它们能恰好在该单元格内显示下为止。这样就实现了即可显示所有数据，又可充分利用单元格已有宽度的目的，达到了两全其美，效果非常好。另外，我们在使用此功能时还应注意以下几点：Excel 工作簿中各个单元格内字号的大小可能就不完

6、全一样了，有些内容较少的单元格中的字号可能要大一些，而另外一些内容较多的单元格中的字号可能要小一些，这正是 Excel 自动对字号大小进行了调节的表现。广大用户若不喜欢这种字号不统一的形式，则必须禁止 Excel 的“缩小字体填充”功能，当然，此后拓宽调节单元格宽度也就成了我们解决此类问题的唯一办法了。(Excel 自动将字号缩小，此后又自动恢复到原有大小除外)，这点务必引起广大用户的注意.这样，被选定单元格即具备了自动调节字号大小的能力，当这些单元格内的数据较多、采用原有字号无法完整地进行显示时，会自动调节字号大小与单元格相匹配。巧用快捷键轻松设置 Eexel 单元格格式Ctrl + Shi

7、ft + ：应用“常规”数字格式“常规”格式不包含特定的数字格式，相当于在“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡中选择“常规”。比如原来的数字格式为“货币”或“百分比”形式，使用该快捷键可以将这些格式清除掉，恢复到常规的格式。Ctrl + Shift + $：应用带两个小数位的“货币”数字格式，(负数在括号中)Ctrl + Shift + %：应用不带小数位的“百分比”格式Ctrl + Shift + ：应用带两位小数位的“科学记数”数字格式Ctrl + Shift + !：应用带两位小数位、使用千位分隔符且负数用负号 (-) 表示的“数字”格式Ctrl + Shift + “亏“损“-#0.

8、00“元“”则会输入“3689.28”会显示“盈利3689.28 元”，而输入“-3689.28”则显示“亏损-3689.28 元”。小提示代码前后添加的文本可以在类型框中直接输入，需要的双引号 Excel能够自动添加。四种格式代码联合使用时，代码应按正数、负数、零和文本的顺序排列。给数据带上单位假设计算粮食的产量需要带上单位“千克”，可以在“单元格格式”的“自定义”窗口中输入“#0.00“千克“”这种数值格式。它的意义是数字部分不带千位分隔符，保留二位小数并显示单位千克。如果要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为“老师“”或“;“老师“”格式。此后只要在单元格内输入姓名（或其

9、他字符），Excel 自动在它们后面加上“老师”字样，显示“封老师”或“安老师”等。删除自定义格式在“单元格格式”的“自定义”窗口中可以选中自定义格式，再按下“删除”按钮可以删除自定义的格式工。如果“删除”按钮不可用，说明它不是系统内置的格式。让序号原地不动有时对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。给表格添加页眉页脚用 Excel 打开要设置页眉页脚的表格，然后选择菜单栏中的“文件”下面的“页面设置”，弹出页面设置，再选择“页眉页脚” 标签。设置页眉时，大家可以选择页眉下面的下拉箭头，从中进行选择。自定义页眉页脚设置页眉页脚时，如果光从页眉下面的下拉箭头，从中进行选择。但下拉列表中提供的几种页眉和页脚都比较简单，无法体现出的个性。可以单击“自定义页眉”和“自定义页脚”两个按钮，通过它们可以来自行设置表格的