市疾控中心档案管理培训提纲.doc

1、市疾控中心档案管理培训提纲 一、 概述 档案：是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种形式和载体的历史记录。 疾病预防控制档案，是指在疾病预防控制、卫生检验检测服务、健康教育与健康促进、科研培训、应急处置及党、政、工、团等活动中形成的各种门类、载体档案的总和。 疾病预防控制档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分，是提高疾病预防控制工作质量和科学管理水平、加强规范化建设的必要条件。 各科室形成的各种门类、载体的档案按规定进行整理，交中心档案室实行集中统一管理，确保档案 的完整、准确、安全，便于开发利用。 文书档案 党群、行政、疾控类 科技档案 疾控业务档

2、案 设备仪器档案 科研档案 基建档案 专门档案 会计档案 凭证、帐薄、财务报告（表） 、其他 人事档案 二、 档案的 收集 各科室在工作中形成的应归档的文件材料，必须按照规定，及时向中心的档案室移交，任何个人不得将归档文件材料据为己有。 1、归档范围按市疾病预防控制文件材料归档范围和档案保管期限表执行。 2、归档时间：各项工作中形成的全部应归档的文件材料，应于次年三月底前将整理后的文件材料移 交档案室，集中管理，以保证档案的完整与安全。 a 会计档案可在财务部门保留，但财务部门要编造清册交档案室归档。 b 科研课题、专题调查、仪器设备、基建工程等项目，应在项目完成后或告一段落时，将所有应归档文

3、件整理后，由项目（或部门）负责人审定后归档。 c 各类重大疫情处理、救灾防病及其他突发性公共卫生事件处理，应在工作结束后一个月内形成专题档案，经科室负责人审定， 办公室（档案室） 审核归档。 d 在检查、验收工作任务、基建工程和仪器设备时，应同时检查文件材料的齐全、完整及准确情况；其中科研成果、全局性的调查、重要的仪器 设备（万元以上）和基建项目（十万元以上）的检查验收，必须有档案部门的人员参加并签署意见，文件材料不符合要求的项目，不能通过鉴定验收。 文件材料归档范围和档案保管期限表 1、办公室 1.1 党群工作 1.1.1 本机关党支部会议记录、纪要 永久 1.1.2 本机关党、团、工会组织

4、简则、印信启用、换届选举的请示、批复、结果，党、团员、工会会员名册、党团组织关系介绍信及存根，批准加入党、团工会组织等文件材料 永久 1.1.3 本机关关于党、团、工会专项活动的报告、总结 1.1.3.1 重要的 永久 1.1.3.2 一般的 30 年 1.1.4 本机关关于党、团、工会工作的情况反映、工作简报 10 年 1.1.5 上级机关关于党的组织、宣传、统战、共青团、工会工作的规定、通知等文件材料 10 年 1.1.6 医学会工作活动中形成的文件材料 1.1.6.1 换届选举、发展会员文件 永久 1.1.6.2 年会文件 30 年 1.1.6.3 其他一般性文件材料 10 年 1.2

5、会议 1.2.1 本机关主任办公会议记录、纪要 永久 1.2.2本机关职工学习会议记录 10年 1.2.3 本机关召开工作会议的文件材料 1.2.3.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 1.2.3.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30 年 1.2.4 机关联合召开会议的文件材料 1.2.4.1 本机关为主办的 1.2.4.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告。讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 1.2.4.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30 年 1.2.4.2 本机关为协办的 1.2.4.2.1 请示、批复、通知、名单

6、、日程、报告。讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30 年 1.2.4.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本 30 年 1.2.5 上级机关或主管部门召开的与本中心主管业务的会议材料 1.2.5.1 通知、名单、日程、报告、总结、决议、决定、纪要 永久 1.2.5.2 典型材料、代表发言材料 、交流材料、简报 30 年 1.2.6 省主管部门召开的工作会议文件材料 10 年 1.3 文秘工作（综合性入此） 1.3.1 本机关制定的规范性文件、中长期规划纲要 永久 1.3.2 本机关综合性工作计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 1.3.2.1 反映主要职能活动

7、年度和年度以上的，重大疾病预警、流行、防治期间或对我市公众有重要影响的专题活动产生的 计划、 总结、报告 、统计 等材料 永久 1.3.2.2 年度以下的工作计划、总结、统计材料 10 年 1.3.2.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料 永久 1.3.2.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料 10 1.3.3 本机关编辑、编写的文件材料 1.3.3.1 大事记、组织沿革、年鉴等 永久 1.3.3.2 编辑的反映主要职能活动的二次以上信息加工的或有书（刊）号的出版物定稿和样本 永久 1.3.3.3 各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等 30 年 1.3.3.4 简报、情况反映、工作信

8、息等 10 年 1.3.4 本机关的请示与上级机关的批复、批示 1.3.4.1 重要的 永久 1.3.4.2 一般的 30 年 各类考核、检查评比等文件材料 重要的或综合性的考核、评比及一般性考核本单位得奖、评为先进的 永久 常规的、一般的、单项的检查、考核未得奖的 10 年 1.3.5 下级机关报送的文件材料 1.3.5.1 重大疾病预警、流行、防治期间或对我市公众有重要影响活动产生的专题报告，典型的、重要的文件材料 30 年 1.3.5.2 年度和年度以上的计划、总结 10 年 1.3.6 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30 年 1.3.7 机关联合

9、行文的文件材料 1.3.7.1 本机关为主办的 1.3.7.1.1 重要业务问题 永久 1.3.7.1.2 一般业务问题的 30 年 1.3.7.2 本机关为协办的 1.3.7.2.1 重要业务问题 30 年 1.3.7.2.2一般业务问题的 10年 1.3.8 本机关承办的人大议案 及答复、政协提案及办理结果 永久 1.3.9 机关处理人民来信来访的文件材料 1.3.9.1 有领导重要批示和处理结果的 永久 1.3.9.2其他有处理的 30年 1.4 组织人事 1.4.1 本机关机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久 1.4.2 人事工作制度、规定、

10、办法等文件 1.4.2.1本机关制定的 30年 1.4.2.2上级机关或同级机关制发的 10年 1.4.3 本机关工作人员任免等文件 永久 1.4.4 本机关职工录用、转正、聘用、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 1.4.5 本机关职工名册 永久 1.4.6 本机关人事考核、职称评审工作文件材料 永久 1.4.7 本机关职工调动工作的行政、工资关系的介 绍信及存根 永久 1.4.8 本机关及工作人员被外机关评为先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 1.4.8.1 省级以上劳动模范、省卫生厅以上先进工作者的材料 永久 受县级（含）以上表彰、奖励的 永久 1.4.

11、8.2 受同级机关系统或行业管理评比性表彰、奖励的 30 年 1.4.8.3 受县级以下表彰、奖励的 30 年 1.4.9 本机关组织开展的表彰奖励的文件材料 1.4.9.1 对机关外进行表彰奖励的 永久 1.4.9.2 机关内部进行表彰奖励的 30 年 本单位对有关人员的处分材料 影响大的、问题严重的，或被 受到警告 (不含 )以上处分的 永久 一般的文件材料 30 年 1.4.10 人事教育、培训 1.4.10.1 本机关组织举办的教育、培训等文件材料 30 年 1.4.10.2 本机关职工参加上级主管部门组织的教育、培训等文件材料 10 年 1.5 本机关事务管理 1.5.1 房产、土地

12、所有权和使用权的文件材料 永久 1.5.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 1.5.2.1 重要的 永久 1.5.2.2 一般的 10 年 1.5.3 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30 年 1.5.4 本机关保卫部门的安全检查、调查记录 10 年 1.5.5 本机关有关文明创建、双拥、社会治安综 合治理等目标管理工作形成的文件材料 1.5.5.1 请示、批复等材料 永久 1.5.5.2 工作计划、实施方案、报告、总结等材料 30 年 *8、财务科 8.1 国有资产管理（登记、统计、

13、核查清算、交接等）文件材料 8.1.1 机关房产、土地等价值高、使用年限长的（永久） 8.1.2 一般办公用品、设备的（ 10 年） 8.2 机关财务预算（ 30 年） 8.3 中心财务管理制度、 办法、规定（永久） 8.4 上级下达的经费计划（永久） 8.5 对下级机关全年财务预算的批复（永久） 以下为各科共有 1 上级机关文件 直属上级机关颁发的、属本单位机构、人事变动或主管业务的年度工作要点、工作规范和检查通报； 非直属上级机关颁发的针对本单位主管业务并要执行的重大疾病预警、流行、防治期间或对我市公众有重要影响的文件材料 永久 直属上级机关颁发的、属单位主管业务并要执行的文件材料 30

14、年 其他需要执行的文件材料 10 年 2 同级机关和非隶属机关制发文件 非本单位主管业务 但要贯彻执行的条例、规定、通知等文件材料 10 年 3 上级领导视察工作时形成的材料 重要的音像、图片、题词、讲话等相关材料 永久 一般的文件材料 10 年 4 本单位制发的（包括与其他机关联合制发的）规定、通报、通知等文件材料 有关政策法规性的，重大疾病预警、流行、防治期间或对我市公众有重要影响活动的文件材料，本单位主要业务工作的规划、计划、要求、检查通报、总结等文字资料 永久 反映一般业务问题的文件材料 30 年 事务性有参考价值的文件材料 10 年 计划 免疫科 1.1 免疫 规划、方案、专题调查、

15、总结、接种率、免疫效果监测、人群免疫状况监测 永久 1.2 免疫生物制品计划、任务分配表及严重、特殊异常反应及事故的调查处理、效果评价 30 年 1.3 免疫效价检测、冷链设备管理及一般的异常反应调查处理 10 年 传 控与应急处置 科 1 突发公共卫生事件、 急性传染病 1.1 规划、方案、流行趋势预测、暴发流行调查处理、首例末例及重要病例的个案调查、疫 源检索等和突发疫情应急处理形成的材料、各监测点防治效果评价等相关材料 （永久） 1.2 培训和技术指导 （ 10 年） 2 艾滋病防治 2.1 规划、方案、专题调查、总结等 （永久） 2.2 培训和技术指导 （ 10 年） 2.3 各监察点

16、资料汇集 （ 30 年） 3 县级以上医疗机构死亡病例监测、分 析、报告工作 3.1 重要的 （永久） 3.2 一般的 （ 30年） 4 重点传染病防治工作中的中央财政、省政府补助重点项目工作 4.1 重要的 （永久） 4.2 一般的（ 30 年） 5 外地疾控中心疫情交换资料 10 年 地慢病科 1 慢性病防治 1.1 关于地方病、麻风病、性病、慢性病防治的 规划、方案、专题调查、总结等文件材料 （永久） 1.2 培训和技术指导 （ 10 年） 1.3 各监测点资料汇集 ，各县开展碘盐、甲仲治疗、麻风病调查报表（ 30年） 结核病科 1.1 规划、方案、专题调查、总结等（永久） 1.2 培训和技术指导（ 10 年） 1.3 各监察点资料汇集 、各县区网络财务的汇总 （ 30 年） 2 中国全球基金结核病项目 2.1 规划、计划、项目评估通知、 方案、专题调查、总结等 永久 2.2 下拨项目经费的通知 30 年 卫生科