采购作业办法.doc

1、文件编号 文件版本4公司编制日期 文件页码文件名称 采购作业办法 生效日期 机密等级受控编号受控单1.0目的为了规定公司对供应商的选择、采购进度控制，以确保采购活动的顺利进行， 确保采购产品、原料符合规定要求。2.0范围适用于为本公司提供直接生产物料的供应商，不适用于行政物料采购供应商和设备类供应商。3.0定义本管理办法中的采购订单包含委外加工订单。4.0 职责4.1 采购部：4.1.1 公司所需物料的市场调查、预测，物料价格的询价、比价、 议价。4.1.2 供应商的开发、组织评审、考核及 维护， 合格供应商清单的建立与更新。 4.1.3 采购单的下达及物料跟催，与供应商进行采购事务的沟通及信

2、息传递。4.1.4 参与来料不良包括物料 质量/HSF 异常之评审、处理，并跟进处理结果及追踪供应商改善措施之达成。4.2 PMC：4.2.1 生产物料的申购，制定物料需求计划并跟进采购物料的回厂进度。4.2.2 当物料需求计划发生变更时，应及时在 ERP 实施变更并通知相关部门。4.2.3 必要时参与来料质量/HSF 异常不良评审处 置。4.3 仓库：4.3.1 所有采购物料的核点、保管、防护、发放及退 货的配合处理。4.3.2 超期库存物料的监控、通报。4.3.3 常规物料的存量控制及低于安全库存量时的及时预警。4.4 品管部：4.4.1 采购物料的品质检验，检验报告出具；新物料试用的品质

3、、HSF 承认。4.4.2 供应商年度稽核计划的制定。4.4.3 提出来料的不合格 MRB 处理方案，与供应商沟通，验证供应商之纠正预防措施。4.4.4 参与供应商的选择、评审和管理工作， HSF 异常跟踪处理。4.5 工程部：4.5.1 提供物料清单（BOM）、 产品图纸、规格及相关要求。4.5.2 新物料的承认工作。4.5.3 参与供应商的选择、评审工作。5.0工作程序5.1 物料需求申请及批准5.1.1 生产物料由 PMC 依客 户要求产品交期、 订单 量以及原料仓库存情况在 ERP 系统中开具采购申请单或委外加工申请单,经部门主管及相关分管领导审核、审批后，采购部下采购订单。5.1.2

4、 杂料中的办公用品由行政部统一统计请购，经部门确认后，交由相关分管领导审文件编号 文件版本4公司编制日期 文件页码文件名称 采购作业办法 生效日期 机密等级受控编号受控单批后，由采购部实施采购。5.1.3 非办公用品的杂料由使用部门请购，经部门主管和相关分管领导审核、审批后，交由采购部实施采购。5.2 供应商的选择、评价5.2.1 供应商的选择、评价，合格供应商资格的批准依据供应商管理程序执行;5.2.2 采购员接到物料申购资料后，应在合格供应商清单中寻找供应商，通知供应商报价。供应商报价需以书面形式，并签字盖章。采 购员 接到供应商的书面报价需交由采购部经理进行审核后作为报价单存档。采购员对

5、照报价单或以往订购单价进行比价、议价，确定合理的价格。5.2.3 采购员应就采购物料的种类、质量/ HSF 要求、规格、数量、交期及质量要求与供应商进行初步沟通，了解供应商产能、 HSF 体系保证能力、品质保证能力。5.2.4 采购员应在新供应导入前，要求其提供以下加盖公章的资质文件：营业执照、税务登记证、 组织机构供 码证、 环保承诺书、 相关方 环境安全管理要求、 ISO 体系证书、 EICC 作业守则承诺书，采 购员须对供应 商提供的以上资料的真实有效性进生验证。5.3采购订单审批5.3.1 经过询价、比价采购员依据“适质、适量、适价、适地、适 时”原则确定供应商，由采购员编制采购订单，

6、注明物料名称、质量/HSF 要求、规格、数量、单价、交 货日期、付款方式等，确认无误后交采购部主管审核，再交相关分管领导审批,最后由总经理批准。5.3.2 如有紧急物料，须进行合格供应商以外的例外采购，可由采购员提出申请，分管领导审批后，报总经理批准，总经理批准后，方可采购。5.4采购订单下达、确认5.4.1 采购员将批准后的采购订单传送至供应商，环保要求(包括环保标识要求)在采购订单上注明，必要时附相关的技术资料及相关要求，并确认对方收到采购信息的完整性、有效性。5.4.2 采购部应要求供应商在 8 小时内回签采购单，紧急采购应要求供应商在 3 小时内回复，并于采购订单上回复可交货具体日期、

7、 时间，采购员确认后回复 PMC。5.4.3 如供应商对上述交期、数量等不能满足时，采购员应及时通知 PMC，与之协商作出相应调整，必要时由市场部与客户实施沟通。5.5 物料的跟进、验证、异常处理5.5.1 采购员依据供应商回传的采购订单进行物料跟催，直至物料验收合格入库。采购部应确保物料准时到厂，若不能按时交货的， 应提前回复 PMC 准确的交货日期。5.5.2 物料到厂后，IQC 进 行来料检验，并填写于进料检验报告，合格品入库，不合格品依产品检验及不合格品控制程序处理; 进料异常包括材料 HSF 异常，采购协助IQC 联络供应商发出纠正预防措施表，由采购员依据 IQC 与供应商协商后的整

8、改日期进行供应商回复对策跟进；环保异常由品管部跟进供应商的追溯，横向展开 HSF 调查，视情况需要进行供应商的 HSF 管控、异常情况的现场稽核。文件编号 文件版本4公司编制日期 文件页码文件名称 采购作业办法 生效日期 机密等级受控编号受控单5.1.3 当 IQC 或生产部发现供应商来料有短装现像，应第一时间封存现场，并以书面形式通知采购，采购须立即以书面形式要求供应商 8 小时内到现场清点数量，并在 24 小时内对少数物料，作出补货动作；若供应商 8 小时内未到场清点数量，我司将作出供应商默认由我司代理点数处理，工时以实际发生额为准，标准工价按 20 元/小时计算，并在 24 小时内对我司

9、清点的少数物料，作出补货动作。5.6 采购订单的变更5.6.1 当供应商接受采购订单不能满足要求按期交货或环保材料要求时应以书面形式及时通知采购部。如供应商不能在交货期前 3 个工作日(不可抗拒外力，不可避免的意外情况除外)内回复， 则视为违约；采购部追究供应商责任包括取消合作资格，通知PMC 调整生产计划安排，影响交期的市场部与客户 沟通。5.6.2 如为工程变更引起的要求变更，工程部应及时通知 PMC 和采购执行相应变更调整。依据工程变更管理程序实施；由工程部提出补救措施交 PMC、采 购、品管部、生产部评审，市场部经理批准。5.6.3 工程部提出工程变更时无补救措施，由工程部提出原因分析

10、、解决对策或提出报废申请。依据纠正与预防措施控制程序、 产品检验及不合格品控制程序处理。由采购重新下单采购。采购员须附上市场工程部上述报告、单据，交由 总经理批准。5.6.4 紧急例外采购（在确保环保的前提下）每月不得超过 3 次。紧急例外采购物料由IQC 实施紧急检验或物料在线跟踪检验。5.7 采购资料统计、分析5.7.1 采购部每月应就部门质量目标和有关重要数据进行统计、分析。当采购发生较大异常时，采购部应进行原因分析、对策制订，其它相关部门配合执行。6.0相关支持文件6.1供应商管理程序6.2工程变更管理程序6.3纠正与预防措施控制程序6.4产品检验及不合格品控制程序7.0相关记录7.1 采购订单7.2 委外加工订单7.3 合格供应商清单7.4 物料需求计划7.5 采购申请单7.6 进料检验报告7.7 纠正预防措施表版本 修订日期 修订内容 编制 审核 批准修订记录文件编号 文件版本4公司编制日期 文件页码文件名称 采购作业办法 生效日期 机密等级受控编号受控单