盐城工学院社会科学系档案材料归档整理方案.doc

1、1盐城工学院教务处、二级学院（系） 、教学部文件材料归档整理方案（试行）为规范我校教务处、二级学院（系）、教学部除移交学校综合档案室外自身留存档案（以下简称“自存档案 ”）的管理行 为，促使档案工作更好地为教学、科研、管理和 评估工作服务，依据中华人民共和国档案法中关于档案工作实行“统 一领导，分 级管理”的原则，学校决定对教务处、二 级学院（系）、教学部自存档案的管理工作 试 行二两管理。 现按照普通高等学校档案实体分类法、 归档文件整理 规则、 盐城工学院档案 实体分类编号办法等文件要求， 结合我校教务处、二级学院（系）、教学部实际情况，制定本方案。一、归档文件材料的整理要求1、归档文件材

2、料教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。2、文件材料的整理原则（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；（2）适当区分文件材料的不同价值；（3）便于保管和利用，并进行深度整理；（4）推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、 现代化。3、归档文件材料组件的方法一般以每份材料为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件 为一件，转发 文与被转发文为一件，试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。4、归档文件材料的质量要求（1）归档材料应齐全完整，已经破

3、损的归档材料应予修整，字迹模糊或易褪色的应予以复制。（2）整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装 订材料的选择应有利于档案的保护。5、文件材料的分类要求档案保管的最高单位是全宗，我校所有档案为一个母全宗，二级院（系、部）所有档案各 为一个子全宗。文件材料分类 前，首先区分子全宗。然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。具体要求如下：（1）注重方便使用，不设置虚类；（2）方便调整，体现可延续性和相对稳定性；2（3）各相同级位类别之间的划分标准一致；（4）同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容；（5）下位类别的外延之和，等于上位类目的外延；（6）跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定

4、分类规则解决。二、文件材料的归档整理程序1、装订按件装订，用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。装订时注意：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；如果来文与复文为一件，表达结 果的复文在前，来文在后。2、分类类目根据问题划分，目前暂设置党政、 师资、教学、成教、科研、学生工作、教 师业务、特殊载体等八个大类，在各个大 类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。3、排列文件材料在分类方案的最低一级类目内，按问题（事由）结合、时间、重要程度等排列，成套性材料（如评估材料）可以集中排列。4、编号归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅笔逐

5、件编号，编号位置在文件首页上端中间的空白处，加盖归档章，作为档号固定档案在档案装具中的位置。5、计算机输入与编目归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息，并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录，作为固定分类成果和将来查考的重要工具。归档文件目录设置件号、 责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录用纸大小与档案材料相同，一式四份，应同时装订成册，一份备查，一份装盒，一份交 综合档案室、一份交教务处。6、装盒编目完毕应根据需要选用档案盒，并制作备考表。 备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中 间，备考表置于档案材料

6、的后面。三、档案类目的划分和标识根据普通高等学校档案实体分类法、 归档文件整理规则的要求，结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度问题保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题 分类，再按保管期限区分。1、一级类目的设置和标识教务处、二级学院（系）、教学部档案共确定 为八个一级类目，各相关部 门和单位依据自身档案情况选择设定类别。 类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：DZ 党政档案3主要是二级学院（系）、教学部在党政活动、群 团活动中形成的、各种 载体的、有保存价值的文件。SZ 师资 档案主要是教务处、二级学院（系

7、）、教学部在师资工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。JX 教学档案主要是教务处、二级学院（系）、教学部在全日制本 专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。CJ 成教档案主要是二级学院（系）、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价 值的文件。KY 科研档案主要是二级学院（系）、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价 值的文件。XS 学生工作档案主要是二级学院（系）在学生教育、管理工作，共青团工作中形成的、各种 载体的、有保存价值的文件。JS 教师业务档案主要是二级学院（系）、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活 动中形成的

8、、各种载体的、有保存价值的文件。TZ 特殊载体档案主要是教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。2、二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分，其标识采用两位阿拉伯数字，依次标识为 11、1299，但不用带“0”的数字，如 10、20、等。考 虑到设置新类别的可能性，在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。四、分类主表1、教 务 处 自 存 档 案 分 类 主 表SZ 师 资11 结 构 状 态12 主 讲 教 师13 师 资 培 训14 教 师 风 范JX 教 学11 综 合12 教 学 条 件 与 利 用411 校 舍 状 况12 实

9、验 室 、实 习 基 地 状 况13 校 园 网 建 设 状 况14 运 动 场 及 体 育 设 施12 专 业11 专 业 结 构 与 布 局12 培 养 方 案13 课 程11 教 学 内 容 与 课 程 体 系 改 革12 教 材 建 设 与 选 用13 教 学 方 法 与 手 段 改 革14 双 语 教 学 14 实 践 教 学11 实 践 教 学 内 容 与 体 系12 实 验13 实 习 与 课 程 设 计15 教 学 管 理 队 伍11 结 构 与 素 质12 教 学 管 理 及 其 改 革 的 研 究 与 实 践 成 果16 教 务 管 理11 课 务 管 理12 学 籍 管

10、理13 考 试 管 理14 学 位 管 理18 质 量 控 制11 教 学 规 章 制 度 的 建 设 与 执 行12 各 主 要 教 学 环 节 的 质 量 标 准13 教 学 质 量 监 控19 基 本 理 论 与 基 本 技 能 21 毕 业 论 文 或 毕 业 设 计 22 体 育23 其 它TZ 特 殊 载 体11 声 像12 电 子13 实 物2、二级学院（系）、教学部自存档案分 类主表DZ 党政11 党群512 行政SZ 师资JX 教学11 实验室、实习基地12 教学经费使用13 专业建设14 课程建设15 实践教学16 教学管理队伍与质量控制17 学生成绩学生基本理论与基本技能

11、的实际水平材料入此 18 毕业设计（论文）19 理论课程教学21 特色项目TY 体育运动场及体育设施材料入此CJ 成人教育KY 科研11 科研综合12 学科建设 13N 按项目排列XS 学生工作11 学生教育管理学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此；思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。12 各类活动课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。13 招生就业生源、社会评价、就业材料入此。JS 教师业务11N 按人头排列TZ 特殊载体11 声像12 电子14 实物五、档号的结构与档案的实体排列61、档号的结构档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行

12、编码，即完整的档号由“子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数”等七个部分组成。在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时，有 选择的取舍上述内容。(1)子全宗号：由阿拉伯数字组成。盐城工学院档案全宗在学校综合档案室的全宗号为04，教务处 、二级学院（系）、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。我校教 务处、二级学院（系）、教学部档案子全宗号分别规定如下：教务处为 0411，基础教学部为 0412、社会科学部为 0413、大学外语教学部 为 0414、体育部 为 0415、机械工程学院为 0421、电气与信息工程学院为 0422、化学生物学院 为 0423、经济与管理学院 为 0

13、424、人文学院 为 0425、设计艺术学院为 0426、材料工程系为 0427、建筑工程系 为 0428、纺织工程系为 0429。(2)年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。(3)类目号：由一、二级类目标识符号组成。(4)保管期限：在录入计算机和手工填写档案盒时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y” ，长期 为“C” ，短期为“D” 。(5)盒号：在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。(6)件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号，依次为 1、2、3。(7)页数：用阿拉伯数字 编写的本件文件的页码总数。档号按照 “子全宗号年度号类目号保管期限代

14、码盒号件号” 的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。2、档案实体排列：有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续，放入教务处、二 级学院（系）、教学部档案柜内保存。在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号，固定该盒档案在档案柜内的存址。 编定盒号后，按年度、类别、保管期限、盒号 顺序排列上架。本方案由教务处解释，自发布之日起施行。附件 1：盐城工学院教务处自存档案类别、归档范围、保管期限表附件 2：盐城工学院二级学院（系）、教学部自存档案类别、归档范围、保管期限表 78附件 1盐城工学院教务处自存档案类别、归档范围、保管期限表分类号 序号 材料名称 保管期限 材料要求

15、移交时间 移交方式 移交部门1 在编教师基本情况 永2 专任教师基本情况 永3 学历、学位、职称、学缘结构统计 永4 研究生及以上学历教师基本情况 永5 具有研究生学位的青年教师情况 永6 教授基本情况 永7 副教授基本情况 永8 青年教师基本情况 永按部门、姓名、性别、出生年月、学历、学位、毕业学校及专业、职称、职务等列表（建立教师基本情况数据库，根据需要筛选统计）学年末 集中移交 师培中心SZ119 校外兼职教授基本情况 长 表格 学年末 集中移交 教学院（系、部）1 符合主讲教师资格人员情况统计表 长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称等列表（资格是具有学士学位或讲师职称者） 。学年

16、末 集中移交 师培中心2 主讲教师基本情况 长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。学年末 集中移交 教务科3 教授、副教授为本科生上课情况统计表 长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。学年末 集中移交 教务科4 兼职教师上课情况统计表 长按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业、原工作单位等列表统计。学年末 集中移交 教务科5 返聘离退休教师上课情况统计表 长按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。学年末 集中移交 教务科6 外籍教师上课情况统计表

17、 长按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。学年末 集中移交 教务科教务科7 教师教学工作量登记表 长 原件 期末 集中移交 教学院（系、部）8 教师多媒体教学课件竞赛材料 长 原件 期末 集中移交 现教中心9 青年教师教学竞赛材料 长 原件 期末 集中移交 师培中心SZ1210 教师教学获奖情况 永 按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖时间等列表并提供获奖材料和证书复印件年末 集中移交 师培中心9分类号 序号 材料名称 保管期限 材料要求 移交时间 移交方式 移交部门教学院（系、部）11教师担任省部级教学指导委员会或其它学术机构（学位）成员情况长 表

18、格、聘书等 年末 集中移交 教学院（系、部）分类号 序号 材料名称 保管期限 材料要求 移交时间 移交方式 移交部门师培中心1 师资队伍建设规划及实施效果 永 原件或复印件 形成时 送交 教学院（系、部）师培中心2 教师非学历进修情况 长 姓名、进修类别、进修学校、进修起讫时间等列表 期末 集中移交 教学院（系、部）教师在职培训情况 师培中心SZ133教师现代教学技术培训情况长 培训计划、内容、措施、效果等材料 期末 集中移交现教中心1 教师教书育人事迹材料 长 文字材料 年末 集中移交 教学院（系、部）SZ142 教师获荣誉奖情况（非教学奖） 永按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖

19、时间等列表并提供获奖材料和证书复印件年末 集中移交 教学院（系、部）1 上级下达的有关教学工作的文件材料 永 原件或复印件 年末 集中移交 处办公室2 贯彻落实上级教学工作会议及文件的相关材料 长 原件 年末 集中移交 处办公室3 学校有关教学工作的文件材料 永 原件 形成时 送交 处办公室4 教学工作专题调研材料 长 原件 形成时 送交 处办公室5 教务处下发的各类文件材料 永 原件 形成时 送交 处办公室教务处工作计划 原件 第 2 周 送交6教务处工作总结永原件 期末 集中移交处办公室二级学院（系、部）工作计划 原件或复印件 第 2 周 送交7二级学院（系、部）工作总结短原件或复印件 期

20、末 集中移交教学院（系、部）8 教务处教学工作会议记录（纪要） 长 原件 期末 集中移交 处办公室9 教学简报 长 原件 形成时 送交 处办公室10 校分管教学领导现场办公材料（记录及会办纪要等） 长 原件 形成时 送交 处办公室JX1111 教务处领导下系部了解和处理问题材料（记录及会办纪要等） 长 原件 形成时 送交 处办公室1 教室配备情况一览表 永 表格 期末 集中移交 教务科2 生均教室面积一览表 永 表格 期末 集中移交 教务科3 多媒体教室情况统计表 永 表格 期末 集中移交 现教中心4 语言教室情况统计表 永 表格 期末 集中移交 现教中心5 微格教室情况统计表 永 表格 期末

21、 集中移交 现教中心6 教室分布情况 永 分布图 期末 集中移交 教务科JX12117 教室条件与利用 长 使用安排表、文字说明 期末 集中移交 教务科10分类号 序号 材料名称 保管期限 材料要求 移交时间 移交方式 移交部门1 学校实验室一览表 永 表格 期末 集中移交 实验教学部2 基础实验室一览表 永 表格 期末 集中移交 实验教学部3 专业实验室一览表 永 表格 期末 集中移交 实验教学部4生均实验室、实习场所设备、面积一览表长 表格 年末 集中移交 实验教学部5每年实验室规模、仪器设备总值变化情况长 表格 年末 集中移交 实验教学部6教学仪器设备总值及生均教学仪器设备值统计长 表格

22、 年末 集中移交 实验教学部7精密贵重仪器及大型设备年使用情况长 表格及文字说明材料 年末 集中移交 实验教学部8 实验设备完好率统计 长 表格 年末 集中移交 实验教学部9 实验室建设和设备管理制度汇编 长 原件 年末 集中移交 实验教学部10 实验室建设规划 永 原件或复印件 形成时 集中移交 实验教学部11 实验室建设项目材料 永 申报、论证、审批材料 形成时 送交 实验教学部12 实验室建设项目情况一览表 长按项目名称、责任人、参加人、立项时间、主要内容、完成情况等列表年末 集中移交 实验教学部13 实验室建设经费年度分配表 长 表格 年末 集中移交 实验教学部14重点投资建设的教学实

23、验室情况一览表长实验室名称、投入经费、仪器设备及使用效果等材料年末 集中移交 实验教学部实践教学科15 校内实习场所及利用情况 长基地名称、项目、专业、学生数、实习效果等列表期末 集中移交 教学院（系、部）实践教学科16校外实习基地一览表、利用情况及协议长基地名称、地点、实习项目、专业、学生数、实习时间、实习效果等列表期末 集中移交 教学院（系、部）JX121217 各专业实习经费计划统计表 长按专业、实习名称、周数、经费分配等列表期末 集中移交 实践教学科1 校园网建设、管理与培训情况 长 表格及文字说明 年末 集中移交 现教中心2 校园网教务网站使用情况 长 文字材料 年末 集中移交 现教中心JX12133直播教室、调频发射台情况统计表长 表格及文字说明 年末 集中移交 现教中心1 运动场地面积一览表、分类统计 永 表格 年末 集中移交 体育部JX12142各校区风雨操场、专项体育设施情况一览表永 表格 年末 集中移交 体育部