财务支付管理办法.doc

1、财务支付管理办法1 目的为加强公司财务管理、规范公司支付管理，根据公司相关业务政策，结合本公司的具体情况，制定本管理办法。 2 适用范围本管理办法适用于 XXXXXX。 3支付与控制原则 3.1 诚信原则：报销人和各审批人必须坚守诚信原则，实事求是。严禁弄虚作假， “化整为零”逃避审核人员的审批，或代为代审批人报销，造成审批人员自行审批报销等失控情况。财务部定期和不定期审查，对发现违反诚信原则的相关人员，予以严肃处理。 3.2 预算控制：支出必须严格控制在预算范围内，以总额控制为主、单项控制为辅的方式。 3.3 单据控制：单据必须符合真实性、合理性、合法性及完整性要求。 3.4 程序控制：必须

2、严格执行公司相关审批流程及审批权限。4各类费用管理规定 4.1 员工出差费用管理 4.1.1 出差的定义 出差是指员工因公离开公司所在地，一般以市级行政区域划分为界限。 4.1.2 出差审批规定：出差应事先提交出差审批流程进行相应审批；并报备人力资源部。出差审批表中应明确写明 5 定相关事项。4.1.3 出差交通费和住宿费标准 交通费标准 财务支付管理办法项目 职级火车 轮船 飞机 其他交通工具高管 二等动车、软卧 二等舱 经济舱 出租车部门经理 硬座、二等动车、硬卧 三等舱 经济舱 出租车其他人员 硬座、二等动车、硬卧 三等舱 公共交通住宿费标准（每人每天）住宿标准 元/日/人 项目标准职级

3、 A 类城市 B 类城市 C 类城市部门经理以上 250 200 150其他人员 200 150 100注：1、出差参加会议，住宿由会议统一安排的，住宿费用据实报销。2、有协议酒店的应住宿协议酒店，住宿费用按协议价格报销。 4.1.4 出差交通费规定 4.1.4.1 总分公司部门经理以下员工乘坐飞机、轮船二等舱及以上、火车软卧等需公司总经理批准。未经批准乘坐飞机、火车软卧和轮船二等舱及以上，自负 50%车票，但对随同公司领导出差的随行人员，可以参照同等级标准执行。租赁包车需经公司总经理同意。 4.1.4.2 出差目的地距离出发地 500 公里以内的，要求首先选择乘坐火车或长途汽车，如因财务支付

4、管理办法特殊情况需要乘坐飞机的，须书面说明原因，由总经理批准。 4.1.4.3 员工出差私车公用发生的过路过桥费据实报销，汽油费按照每百公里消耗 12 升汽油按发生当日的油价计算报销汽油费用。 4.1.4.4 公司统一为员工购买交通意外险，员工在出差时不需再次购买。 4.1.5 住宿费用规定 住宿费用报销一律以正规住宿费发票为报销凭证；对两人以上同行出差，可按最高级别者标准报销，如多人同行，应合理安排房间，无特殊原因不得超过合理的房间数，否则不予报销；对出差人员由接待单位或住在亲友家，无住宿费发票的，一律不予报销住宿费；对特殊情况，将超过上述标准的，须总经理批准。4.1.6 市内交通费 出差人

5、员往返机场尽可能乘坐机场巴士。在出差地市内，可乘坐公共交通工具或中等价位以下的出租车辆，并取得有效票据在市内交通费报销额度内报销。出差期间不得包租市内出租车跑长途，如发生此类费用，由当事人自理。 乘坐出租车费，出租车票必须写明日期，大写金额要字迹清楚，且要复写（手工）或者单联（打印） ，有财税部门套印监制章和开票单位的印章，市内车票背面应注明日期、起始地点、事由、实际使用金额。报销标准上限：发达城市（上海、北京、广州、天津、深圳、杭州）100 元/ 天，其他一般城市 80 元/天。 4.1.7 出差餐费补贴管理规定 4.1.7.1 以实际出差天数计发，按每人每日 50 元。对出差不满 6 小时

6、的不予以发放；对由公司外派学习、培训，住宿实报实销，无补助。 4.1.7.2 出差、开会等，伙食由会议主办方或出差单位解决的，不再享受该项补贴。但对由个人自理和出差途中的伙食费用，可凭会议通知或相关证明，经批准后享受该项补贴。 4.1.7.3 出差期间发生业务招待费的，不再报销相应的餐费补贴。 财务支付管理办法4.1.8 出差其他相关规定 4.1.8.1 出差期间严格控制招待用餐费、礼品等开支。原则上不允许在下榻的宾馆签单消费，如业务需要必须消费时，要单独结算，不得将其费用打入住宿费报销。4.1.8.2 公司内部出差的住宿费用一律由出差人支付，回原单位报销，接待从简。4.1.8.3 工作人员出

7、差期间，非工作需要而开支的一切费用均由个人自理。 4.1.8.4 员工因公临时出国（境）的费用开支标准按其他相关规定执行。 4.1.8.5 员工应在出差审批流程通过后方能订票。在出差申请单审批前订票，后续如发生退票费用由员工自行承担。在出差审批单审批后订票，后续如发生的退票由公司承担。 4.1.8.6 差旅费报销仅限本公司员工，供应商的差旅费用应在合同价款中包含，统一开具业务发票。接待政府机构的差旅费应按照业务招待费报销。 4.2 业务招待费、礼品费管理 4.2.1 公司部门经理以下员工的业务招待费用，原则上不报销如有特殊情况，经过事先例外事项审批，可以由普通员工提请报销。 4.2.2 礼品发

8、票上应注明礼品内容、日期，金额，必须有当地财税部门监制印章，发票背面应有经手人签字。经手人应将具体情况另纸写明交审批人保存或和审批人口头交流获得批准。4.2.3 公司需要的招待礼品，原则上由公司综合管理部统一购置；如部门确需自行购置的须事先征得公司总经理的同意。公司综合管理部要指定专人负责，并设立登记簿，统一保管、按需领用，并保持合理的库存数量，一般库存物品价值不超过 2 万元。 4.2.4 各分公司和部门要严格在预算范围内控制招待用餐标准。 4.3 日常运营费用的管理 财务支付管理办法4.3.1 办公费用 4.3.1.1 办公用品按合理预算、统一购置、严格领用、统一报销的原则管理，各个部门根

9、据各自需求向综合管理部提出申请，并经审批后，由综合管理部负责采购、登记、办理领用移交手续。各部门要落实专人负责相关物品的保管，综合管理部、财务部将定期组织对相关资产进行盘点工作。 4.3.1.2 公司因业务需要，部门自行购买办公用品时，除本部门负责人签字外，还需综合管理部负责人签字，财务部门方可办理报销手续。 4.3.2 车辆费用 购置的车辆由综合管理部维护，车辆使用费由综合管理部统一负责开支，包括：维修保养费、汽油费、养路费、保险费、停车费、过桥过路费等。 4.3.3 座机费以各部门使用的电话号码所产生的费用计入相应部门费用，在电话使用过程中，员工应尽量不要占用办公电话办理私人事情。 4.3

10、.4 会务费 4.3.4.1 公司召开会议应本着精简、务实、节约的原则，尽可能使用电话和视频等低成本的开会方式，对于确需按传统形式举行的会议，在会议地点选取时应尽量考虑能节省交通费、场租费等的地点。 4.3.4.2 在公司外举行会议时，承办部门须在会议召开前编制会议计划预算，详细说明会议内容、时间、地点、与会人员构成和人数，以及会场租金、用餐和住宿等各项有关支出的明细预算及询价情况，公司级会议由总经理批准，并报财务部备案。待会议实际发生后，提供会议时间、地点、出席人员、会议议题、费用标准、发票等报销。 4.3.5 培训费用 4.3.5.1 公司培训费用指参加外部培训发生的费用。财务支付管理办法

11、4.3.5.2 培训报销需提供资料： 4.3.5.2.1 培训完成后应出具培训评分表和评估效果说明，是否达到合同约定的培训效果。 4.3.5.2.2 培训机构开具的合法发票。 4.3.6 固定资产和其他费用 4.3.6.1 运输邮寄费：凭邮寄原始单据和合法发票报销。 4.3.6.2 水电杂费、税费、审计代理费以及需要支出的其他费用根据实际情况，根据审批权限据实报销。 4.3.7 固定资产购置按照公司固定资产管理制度规定，固定资产验收后根据验收单、入库单、合法发票据以报销。 4.4 职工薪资福利费的管理4.4.1 职工工资、奖金、福利费开支由公司统一管理，各部门和项目公司必须严格执行。如有违反，

12、视情节轻重给予负责人以及相关人员经济处罚和行政处分。 4.4.2 职工工资、绩效奖金、销售业务奖励开支根据国家有关工资制度、公司薪酬管理制度、福利管理制度、各类业务考核办法等执行，由 HR 部统一发起薪资费用支付审批流。 4.4.3 职工福利费用管理 4.4.3.1 公司员工的相关福利项目和标准参见公司福利管理制度 。员工报销福利费需提供符合财务要求的发票。 4.4.3.2 劳保用品标准根据公司规定执行，总部由生产部购置和发放；分公司执行公司统一标准，不得超出公司规定标准。 4.4.3.3 外派员工住房补贴员工凭合法的租房发票在公司福利管理制度规定的额度内报销。外派员工驻外补贴、探亲往返交通费

13、在公司福利管理制度规定的额度内凭有效发票报销。 财务支付管理办法4.4.3.4 职工独生子女，必须领取独生子女证明，独生子女费根据国家有关规定发放。 4.4.3.5 员工手机话费：采用限额报销方式，报销标准详见公司福利管理制度 。员工凭有效发票报销。公司通讯费报销标准根据不同的职位和工作需要，制定上述不同的额度；因经营管理需要发生特殊情况，导致个人手机费非正常超标时，由本人提出申请，经公司董事长审批后可以批准报销；凡公司报销通讯费的员工，须 24 小时开机，不得关机（当特殊原因关机时，确保公司可以通过另一种通讯方式联系到本人） ；公司有事和员工手机联系时，员工须立即回复，若当时未能及时回电，也

14、必须事后回电向公司说明原因；一个月内 5 次未打通，又无正当的理由说明原因，公司将取消当月的手机费用报销。 4.4.3.6 员工交通费：采用限额报销方式，报销标准详见公司福利管理制度 。报销汽车费用的员工需跟公司签订私车公用协议。 销售业务活动发生的交通费用，在交通补贴额度中包干使用。 其他员工在市内因公办事发生的交通费用据实报销，不占用交通补贴额度。 公司不承担员工上下班交通费用，但如确实应工作需要，且加班时间超过21：00，则允许报销公司回家的出租车费用。 4.4.3.7 员工当期交通费、通讯费、驻外住房补贴、驻外补贴、驻外员工探亲费、职务津贴福利费的报销应不早于每月 25 号报销，严禁提

15、前报销。4.4.3.8 新入职的员工按照入职日期所属月份工作天数计算入职当月的交通补助和通讯补助。4.4.3.9 离职员工应按照离职日期所属月份工作天数计算离职当月的交通补助和通讯补助，特殊原因报销金额超过应报金额，需经总经理审批。 5、采购类支付的具体规定 5.1 对日常报销以外的各类付款，原则上都需要与对方签订相关合同，明确合同付款进度要求；如未签订合同的，则需要提供事前报告审批证明。此两项依据在签订或者审批完成后及财务支付管理办法时提供一份给财务，作为事后财务跟踪和支付的依据。 5.2 各类预付款 按照合同规定时间节点支付，并需提供正规收据或发票，如须提前支付将按预算外程序进行。5.3

16、生产类（集散中心设备工具）采购进度款 5.3.1 采购部应严格按照合同规定办理“生产采购付款申请 ”。5.3.2 经综合管理部 质检合格、仓库签收后方可办理入库手续。5.3.3 生产采购部（ 综合管理部） 应提供正规的采购类增值税发票，附申购单、送货单、质检单、入库单传递财务部。5.4 工程类采购（集散中心设备工具）进度款5.4.1 工程采购部（ 综合管理部） （采购部）应严格按照合同规定办理 “设备工具付款申请” 。5.4.2 如货物直接发往现场，后期采购要提供经现场确认的收货签收单与客户服务质量单。5.4.3 如货物先发往公司后移送现场，参照资源供应采购服务商相关条款执行。5.4.4 集散

17、中心 应提供正规的采购类增值税发票，附申购单、现场确认的收货签收单与质量验收单传递财务部。6支付审批规定 按照分级审批原则，根据成本、费用开支金额大小，规定各级相应的开支审批权限，各级按设定的权限审批费用开支，不得越权审批。 7借款及审批 7.1 公司员工出差或参加会议等原则上不予借款，确因其他情况需借款的，应据实填写借款财务支付管理办法审批单。差旅费借款应结合出差申请 5 定内容，最高限额不得超过 5000 元。 （外派人员不适用于本条款） 7.2 借款人应及时归还借款，因公借款应在出差或事件结束后 1 个月内报销归还借款。所有借款应在当年 12 月 25 日前全部归还。原则上对前次借款未结

18、清的不再予以借款，因特殊原因需再借款的，应出具书面情况说明，经部门负责人和公司分管领导审核，报总经理审批。7.3 公司不办理任何形式的外币借款，如出国人员有换汇指标，财务部门可协助办理，其他情况由出国人员按照国家有关外汇管理规定自行解决。如确有需要借款的，根据国外出差预算，经总经理审批，到财务部门办理相关人民币借款。 7.4 公司出国人员在国外消费应尽量使用信用卡付费，同时应保留银行扣款单随同有关票据一同作为报销凭证。报销时外币折算人民币，按银行兑换单上的汇率计算；不能提供兑换单据的，以借款日或报销日银行公布的外汇卖出价计算。 8.单据及报销时间等相关规定 8.1 发票要求 8.1.1 发票审

19、核 经办人在取得发票时对照下列要求对发票的相关内容进行审核，以便及时处理相关发票问题，如未按要求取得发票，财务部门有权不予受理： 8.1.1.1 发票必须是财政或税务的正规票据。特殊行业的票据，必须符合财务报销规定； 8.1.1.2 发票上必须填写单位全称名称、商品（项目）名称； 8.1.1.3 发票上的金额若有大小写的，大小写金额必须相符，且金额不得涂改；8.1.1.4 发票上应注明开出日期，要有经办人的签名或盖章； 8.1.1.5 发票上必须加盖开出单位的发票专用章； 财务支付管理办法8.1.1.6 发票不得涂改、挖补。 8.1.2 相关特殊类发票 8.1.2.1 建筑业统一发票 从外县（

20、市）来工程项目地从事建筑安装、修缮、装饰及其他工程作业的施工单位取得的建筑业统一发票时，需要注意发票应是项目地所在税务部门代开。 8.1.2.2 对开具办公用品、日用品等发票，未能开具具体商品名称的，需要后附具体商品清单明细。 8.2 时间规定 员工报销应在报销事件发生月当月内提交报销审批，超过次月七个工作日再提交报销审批，财务可以不予报销。年内取得的发票应在本年内处理完，每年费用报销截止日为 12 月 25 日，当年发票日期 12 月 15 日及以前的票据，必须在当年 12 月 25 日前交财务报销入账，逾期不再报销。12 月 16 日以后的发票，可在次年 1-2 月内报销结清，3 月起跨年度发票逾期不再报销。 9. 附则 9.1 本办法经公司总经理批准后实施，如需调整需经公司总经理审批通过后实施。 9.2 本办法由公司财务部负责解释。 9.3 附 出差 5 定及出差借款单