数据透视表的格式设置.doc

1、数据透视表的格式设置数据透视表最大的功能在于分析。但我们在用的时候往往不是分析给我们自己看的，而是分析给我们的同事、老板、客户供应商或给一些相关的人员看的，这时候就要注意一下透视表的仪表形象了。“爱美之心，人皆有之”，如何美化数据透视表，让透视表成为内在美与外在美兼备的“美人”，这也就是本节课的学习内容打造精美的数据透视表。 快速为数据透视表添加应用格式（套用格式有两种方法）：方法一：数据透视表工具栏，第二个按钮“设置报告格式”，选择想要套用的格式，确定。方法二：菜单栏格式，自动套用格式，确定。 四类自动格式的区别与特点第一类：报表 共十种格式。它的显著特征是一维表格，相当于一个列表，而且不同

2、优先级的字段呈缩进形态。通过演示文件可以看到，套用报表格式后，列字段就插入到了行字段的最前面，也就是说列字段优先于行字段。 建议大家谨慎使用，因为它会把你的布局都给改了。选择自动格式时，双击报表格式就可以，不用选中后再确定。第二类：表 共十种格式。特征是二维表格，有行字段、列字段和数据区。数据区域不带缩进。格式套用后仍保留透视表的布局。第三类：传统数据透视表 只有一种格式。这是数据透视表的默认格式，使用这种格式可以把套有格式的透视表“打回原形”。第四类：无 只有一种格式。可以把数据透视表变得不像透视表。演示文件中发现，它能去掉透视表数据区域上方的“数据”，将数据透视表伪装成普通表格，这就是无格

3、式的用处。可以看到，在“ 自动套用格式”对话框中，有很多的选择，从预览图中大概的可以看出，具体的为“报表 110”、“表 110”、“传统数据透视表”、“ 无”，即在“自动套用格式” 对话框中提供了 22 件“ 衣服”。2、四类自动格式的区 别与特点（1）报表在英文版的 Excel 里，“ 报表”显示为“Report”，从技术的角度讲，其 显著特征体现为一维的列表，不同级别的字段呈现缩进形态，如图可以看出，自动套用“ 报表”格式之后，列字段插入到行字段的最前面，即列字段优先于行字段，由此可得，“ 报表”格式会改变数据透视表的布局，而且原有列字段优先于行字段。但也因 为如此，在一般情况下不推荐使

4、用。（2）表在英文版的 Excel 里，“ 表”显示为“Table”，所呈 现的就是一个二维形态的表格，与生成的数据透视表很相像，有行字段、列字段、数据区域，发现数据透视表的布局与最开始生成的一样，有行字段、列字段，同时给整个数据透视表应用了一些格式，包括不同颜色和底纹的标题区、汇总行等，即不会让数据透视表看起来像一张白纸。可以看出，“表”不会改变原有数据透视表的布局，只是把相应单元格的字体样式、 单元格背景、边框等做了一些设置。（3）传统数据透 视表如果应用了“报表” 、“表”等格式后，不想使用了，想回到最初生成的数据透视表，不需要删了重新生成或手动调整，只需应用此项，即可恢复到最初的状态。

5、（4）无传统数据透视表已经非常朴素，但应用“无”的格式，会去掉所有的边框。这种格式并不是在所有的情况使用都有效果，如图如果想让数据透视表呈现为普通的表格，可使用“无” 的格式。如图如果继续对上表做一些修饰，就可以将数据透视表变得不像。 自动格式的优点与缺点优点：1、快：点开菜单，选择喜欢的报表形式。2、自动保鲜：当对透视表套用了一个自动格式以后，这个格式其实已经不是衣服这么简单了，它更像透视表的皮肤。无论你的透视表发生什么样的布局改变，刷新、筛选或内容增减，都不影响套用的格式的显示。如果不是自动套用格式，很难达到与透视表这种无缝隙结合的这个特点。缺点：1、样式太少了：才 22 个，容易引起审美

6、疲劳且缺少个性。2、不支持自定义：只有应用、确定的按钮，没有自定义。个性鲜明 DIY除了使用自动套用格式以外，接着学怎样对透视表进行个性化的格式 DIY。摩登套装虽然好但数量有限，如果满足不了你的需求，那么可以自己动手做个性化的套装，打上自己的性格烙印，自己的品牌烙印。 显示或隐藏透视表的行、列总计还有一种方法就是直接在“表格选项” 里修改隐藏方法一：把鼠标移到行/列总计栏上，鼠标变成向下或向右的实心小黑箭头，单击鼠标右键，选择隐藏。隐藏方法二：单击数据透视表任意单元格，右键，选择“表格选项”，取消勾选“列总计”和“行总计”。显示方法：单击数据透视表任意单元格，右键，在“表格选项”下，勾选“列

7、总计”或 “行总计”。启用选定内容特性，可批量选择。 注意：鼠标应停在单元格的字段上，不能停在行号或列号上，这在透视表中是不允许的。鼠标形状相同，位置不同，则意义不同。显示或隐藏透视表的分类汇总项当行字段和列字段有多个时，会默认出现分类汇总的项目，相当于分类汇总小计。隐藏方法一：把光标停在其中一个分类汇总项上，当光标变成向右的实心小黑箭头时，单击鼠标左键，所有的分类汇总项就都会被选中（启用选定内容特性），单击鼠标右键，弹出的菜单中选择“隐藏”。隐藏方法二：双击行字段名称，弹出数据透视表字段对话框，分类汇总选项下选择“无”。显示方法：隐藏了哪一列的分类汇总，就双击哪一列的行字段名称，在弹出数据透

8、视表字段对话框，分类汇总选项下选择“自动”或“自定义”，确定。（自动就是表示有，默认是求和；自定义可以改变当前的汇总方式，如计数等）。 显示或隐藏透视表的明细项透视表里面不允许隐藏单个的单元格，因为透视表是一个整体区域，不能去删除、插入，而此时又不希望出现某一些明细项，这就需要按照自己的希望显示或隐藏。隐藏或显示明细数据之一：右键，“组及显示明细数据”下“隐藏明细数据”。隐藏或显示明细数据之二：双击某一个数据项即可显示或隐藏，比较简便。 合并居中显示标题内容在透视表任意单元格，单击鼠标右键，“表格选项”，勾选“合并标志”。数据透视表的居中是对整个表生效的，它跟菜单的合并居中是不一样的。建议：合

9、并居中能不用就不用。 每项后面插入空行透视表中是不允许插入空行的，那样会影响数据透视表的完整性。方法：双击字段名称，打开“数据透视表字段”对话框，选择“布局”，勾选“每项后面插入空行”，确定。 设置错误值的显示方式（让错误值显示的更友好或不显示）在透视表任意单元格，单击鼠标右键，表格选项，“格式选项”下勾选“对于错误值，显示（V）：”，确定。内可以为空、 “错误”、 “”等，可以根据你自己的需求来决定。录入特殊字符的快捷方式：“”快捷键：alt41409（小键盘）“”快捷键：alt41420（小键盘） 处理“空白”对于数据项有“空白” 单元格：在透视表任一单元格，单击鼠标右键，表格选项，格式选

10、项，勾选“对于空白选项，可以在空框处输入你想显示的内容，如 wrong 等。对于行字段有“空白”字符：选中任何一个包含空白的内容，复制，查找替换，查找内容粘贴刚才复制的内容，替换为 （空格）。 设置单元格格式行标题：选中，可以换一个背景，进行填充、加粗。汇总项：启用选定内容，进行填充背景，字体加粗，变换字体颜色。数据区域：设置数据格式区域的时候，除了手动设置的方式，最好还是进入数据字段的字段设置里面去做设置。如：做求和项的金额，双击字段，进入“数据透视表字段”，数字下进行相应的设置。这样设置的格式，不会因刷新、筛选等发生格式的丢失，它的格式是持久保鲜的。智能外观通过自定义数字格式、条件格式，让

11、你的数据透视表有一个智能的外观，在 DIY 的基础上更近一步，可以像变色龙一样，随着环境的变化、需求的变化、数据源的更新而去做一个变动。称之为智能外观。 改变数值的显示方式（自定义数字格式）1、将单元格中不太人性化的字符显示为“”方法一：全部选中，设置单元格格式。此方法简单，不能永久保存。方法二：双击计数项，数据透视表字段，数字，自定义，类型中按 ALT 键输入“41420”显示“”，确定。如果想让变成红色，则在自定义类型直接输入红色“”即可。注意： 必须在英文输入状态下。2、如班级下面是纯数字想在数字后面加一个“班”字双击班级，数字，自定义类型，输入“G/通用格”班”，确定。0.00”元”自

12、定义数字格式什么时候能用？只能对有数字的字段去设置。因为文本字段菜单中没有此项显示。 隐藏零值方法一：工具，选项，视图，勾选掉“零值”。 此公共选项适合整个工作表里只有一个透视表。方法二：如果工作表中还有其他数据，只希望零值不在透视表中显示，就只能用自定义数字格式去做。标注负数：双击字段名，数据透视表字段选择数字，数值，选择负数用红字显示格式；隐藏零值：双击字段名，数据透视表字段选择数字，数值，点击自定义，你会发现一个自定义代码，无论在哪个代码的后面输入；确定。这样就同时达到了不显示零值及负数为零的效果。代码分成四段：正数；负数；零；文本。 突出显示符合条件的数值1、按数值大小（500 以上用蓝色表示，500 以下用红色表示）方法一：自定义设置格式：双击字段名，数字，自定义类型下面输入“红色500G/通用格式;蓝色” ”,A$5”。 重新设置整个表格的字体。 取消表格中默认的网格线：工具，选项，视图，勾选掉网格线，确定。 为整个工作表添加一个背景：格式，工作表，背景，从电脑中选择一张图片（尽量简单一些的、色彩稍微明亮一点的、接近于白颜色或亮色系的图片），插入。 在 A 列前插入一列，这样可以让透视表居中且可以看到左边的边框线。