南广物业有限公司客户服务管理制度.doc

1、南广物业有限公司客户满意度监测程序一、目的依据 ISO9001：2000 标准 8.2.1 条款的要求，监控客户的满意程度，及时发现问题，解决问题，从而不断的持续改进物业管理服务工作。二、适用范围适用于本公司对客户满意程度的测量。三、职责（1）各分公司（项目部）作为主控部门，对接受物业管理服务的客户，进行满意程度测量，负责与客户联系，有效处理客户意见。（2）物业客户服务中心作为主控部门，对物业管理服务的潜在客户和接受物业管理顾问工作的客户，进行满意程度测量，负责与客户联系，有效处理客户意见。（3）经营发展部作为主控部门，对接受新增服务项目的客户，进行满意程度测量，负责与客户联系，有效处理客户意

2、见。（4）相关部门负责整改方案的执行。四、工作程序（一）客户满意信息收集1.通过客户对公司投标前的考察，收集客户对公司信誉评价的信息。2.与客户面谈、信函、电话、传真等方式进行咨询，提供建议并派专人解答，暂时未能解答的要详细记录，并上报主管领导后给予解答。3.通过对客户的回访，收集服务过程中的质量信息。4.收集有关客户抱怨、投诉等方面的信息，并有效处理客户意见，执行投诉管理工作规程 。5.客户满意信息收集的方式：回访记录、客户意见调查表等。（二）客户满意度测量 1.主控部门每半年向客户发送客户意见调查表 ，调查客户对物管服务公司各项服务的满意程度，收集有关建议和意见。调查表回收率应达到 80%

3、以上，以便于统计分析。2.客户回访主控部门负责对客户进行回访，回访可包括：（1）在客户入住一月内进行客户日常回访；（2）重大维修工程应在完成维修后及时进行回访；（3）特约服务的回访应在协议执行结束后进行；（4）投诉事件的回访应在投诉处理完毕后的三天内进行，回访率达到 100%；（5）回访内容执行回访工作规程 ；（6）回访结果应按要求记录在回访记录表中。3.主控部门负责有效处理客户投诉或客户的意见，具体执行客户投诉管理工作规程 。4.各部门负责相关信息的收集，并将信息汇总反馈给主控部门和相关部门。5.主控部门每半年将上述测量结果进行一次统计分析，分析可采用统计技术的方法，依据分析结果，确定客户的

4、需求和期望及公司需改进的方面，并对照公司的质量目标进行考核。（三）对分析结果需整改的，经公司研究后，主控部门将整改意见以书面形式转送客户及相关部门。（四）各相关部门依据整改意见的通知实施整改。（五）主控部门对各部门整改问题的落实结果进行监督检查。客户投诉回访制度1目的规范客户访问工作，及时验证服务工作的质量和效果，确保物业管理服务工作质量。2范围适用于验证各项管理服务工作效果的访问工作。3制度（1）客户服务中心负责对客户的回访工作，回访工作分为：客户投诉回访、维修回访和客户调查表的回访工作；回访可采取电话回访、上门回访及书信回访等形式。（2）回访工作可采取同客户交谈、现场查看、检查等方式综合进

5、行。（3）客户服务中心接到客户投诉时应及时处理并填写回访客户记录 。通过回访将处理结果反馈给客户。（4）客户投诉的回访率为 100%。（5）维修回访的主要内容包括：维修工作的服务态度、工作效率、维修效果。（6）客户服务中心接到工程部反馈的已完成派工单后，应及时与客户取得联系，进行回访并填写工程维修回访意见表 。（7）维修回访率为 100%。（8）客户调查表回访工作的主要内容包括：对客户意见调查表中的不满意项进行回访。（9）客户服务中心每季度进行一次客户调查后,应及时对客户提出的不满意项 进行整改, 随后对客户进行回访并填写回访客户记录 。（10）客户调查回访率为 100%。客户投诉处理工作程序

6、1目的明确客户投诉处理工作的程序。2范围适用于对客户投诉的处理。3职责客户服务助理负责投诉的记录工作，客户服务助理、客户服务主任负责对投诉进行协调与处理。4工作程序客户对物管服务公司经营、管理、服务方面不论采取哪种方式的投诉，均由接待部门进行记录，然后反馈到客户服务中心。 客户服务主任将每项投诉记录在投诉登记表及投诉处理单上，并转给相关责任部门。 责任部门接到投诉处理单后对投诉项目进行调查，并限期整改。 对重大问题的投诉各责任部门不能处理或需要统一协调的，由物管服务公司总经理组织相关部门、人员进行检讨，落实解决措施及责任人，限期进行处理。 责任部门将投诉处理结果反馈给客户服务中心，客户服务中心

7、再将处理结果反馈给客户。 客户服务主任视情况安排人员对客户进行不同形势的回访。 投诉记录存档。5 工作标准 各工作人员上岗需按规定着装。 接待客户投诉时要耐心、礼貌。 客户投诉内容必须详细记录。 对客户投诉内容的调查、了解必须准确。 对投诉内容的处理记录齐全并跟踪回访。 对客户进行回访，回访工作可采取与客户交谈、现场查看、检查等方式综合进行。 对客户回访过程中，要向客户耐心解释，直至客户满意。四、客户投诉处理流程是客户投诉记录投诉内容投诉是否成立确定责任部门客户服务人员及相关人员尽快赶到投诉现场对投诉客户说明情况，认真做好沟通工作在了解有关事件资料后相关人员要及时做出行动处理该事相关人员判断是

8、否能及时解决尽快解决后向相关部门汇报情况先对客户进行解释、安慰，尽量争取客户的谅解。同时将具体情况上报相关部门，客服中心人员进行问题落实的跟进在投诉问题未解决时，要定期向客户讲明投诉问题的跟进及落实情况客户服务中心向客户做出相应回复（口头或书面）并将相关资料存档可以否客户投诉处理流程图问题解决投诉问题解决客户满意度调查工作程序1依据公司管理服务工作的需要定期开展客户意见调查工作，原则上每年不少于二次。2根据需要制作客户意见调查表 ，将管理服务工作进行分类，提前派发征询意见活动的通知，请客户填写客户意见调查表并将信息反馈至物业公司。3依据客户意见调查表反馈信息，对管理服务工作进行分析统计，并制定整改计划、措施。4依计划实施整改，责任落实到人，整改结束后将整改结果公示，征询客户满意与否，不合格的继续整改。5整个调查活动结束后提交工作报告至总经理办公室。6将客户意见调查表收存入档，以便对照分析。定期走访工作程序根据相关工作需要，对已进场办公的客户进行走访调查，了解管理服务工作中的合格与不合格项与客户公司主要负责人或物业联系人约定走访时间，适当整理走访资料登门走访，征询客户对物业日常各项工作的意见和建议等，并做好相关记录非管理范畴的要做好解释工作