合威数码传真机使用说明书.doc

1、目 录1. 概述 .21.1. 概述 .21.2. 产品特点 .21.3. 技术规格 .31.4. HEWAY 数码传真系统-企业版数码传真机的功能 .32. HEWAY 数码传真机与传统机械式传真机的主要区别 .42.1. HEWAY USB 数码传真机与互联网企业传真的比较 .42.2. HEWAY USB 数码传真机和网上流行的免费传真软件有什么区别？ .52.3. 普通传真机与 HEWAY USB 数码传真机使用成本对比表 .62.4. 服务费 .72.5. 实时资费标准 .73. 系统安装 .73.1. 硬件安装 .73.2. 软件安装 .84. 系统服务器端设置 .94.1. 设置

2、用户列表/群组 .94.2. 设置发送/接收参数 .104.3. 传真分发 .125. 制作电子签章以及签章管理 .125.1. 扫描图章和手写签字 .125.2. 添加图章到传真件 .136. 传真预览、签章、编辑 .136.1. 传真查看器界面工具栏功能说明 .146.2. 传真备份 .147. HEWAY 数码传真系统-客户端操作手册 .147.1. 客户端软件安装 .157.2. 登录 .157.3. 客户端传真收发 .157.4. 发送传真 .167.5. 直接发送传真 .177.6. 书面文件发送 .178. 如何发送传真 .198.1. 传真转发内部用户 .198.2. 传真转发

3、到邮箱 .198.3. 传真内部签审操作说明 .19第 2 页 共 23 页1. 概述1.1. 概述欢迎购买 HEWAY 数码传真系统- 企业版。本手册将详细介绍该产品的功能，软件安装以及使用方法，服务器端与客户端软件部分功能操作方法完全一致，将不一一分别说明，使用前请仔细阅读。在已成功向市场推出适合于传真量较少企业使用的单机（个人）版后， HEWAY 公司再次根据市场需求，推出这套适合于每天有大量传真进出的企业数码传真系统-企业版，一台传真机解决整个企业的传真需要，相当于为每位企业成员配备了一台独立的传真机。HEWAY 数码传真机-企业版，一台传真机解决整个企业的传真需要，帮您省钱，收发无纸

4、化处理，无需任何耗材，倡导绿色环保理念，开源节流；省力，电子文档直接通过电脑发送，无需人工送纸，拨号等，节省时间，提高办公室效率；省心，通讯录，联系人群组管理，传真自动保存，关机自动接收，支持对传真签名、盖章，擦除、备份、删除、重命名、移动、复制、查找、打印、等编辑处理，双供电设计，与电脑 USB 接口，即插即用，是现代社会无纸化办公室的最佳选择。HEWAY 主要功能介绍本节主要介绍 HEWAY 数码传真系统的产品特点，应用模式，主要功能，以及相关技术参数。帮助您从整体上快速了解 HEWAY 数码传真系统的优势以及特点。1.2. 产品特点功能特点 主要优势 对用户的价值传真文件无需打印，直接进

5、出电脑 不用传真纸、墨盒等耗材中小企业每年可节约近万元的耗材费用。简化传真操作程序。传真群发 不用重复放纸，即可实现传真群发。 一份传真件对多个对象发送，减少工作量，提高工作效率。传真资料自动保存 所有收发传真分类保存，可按号码、对象、关键字查找。 传真文件永不遗失，查找方便。高速传真 传真速度是传统传真方式的 1-2 倍。 提高传真速度，节省通讯费用。关机收发 电脑关机状态下能自动接收传真。 每天 24 小时用户传真收发自如，不会造成传真丢失。企业共享一台传真可实现 N 个办公位收发传真，发送简便，接受文件轻松分拣、企业共享。节省办公设备投资，实现传真有效管理，减少传真分拣、投递麻烦。语音提

6、示接收方操作 对方非自动传真，语音自动提示。 减少发送传真时的程序和麻烦。自动加拨外线、IP 号码 IP 号码、分机传真轻松摄制。 操作简便，节省费用。体积小、重量轻 不占地方 书本大小，携带方便一、 产品示意图第 3 页 共 23 页企业版数码传真机应用模式1.3. 技术规格内存容量 闪存 128M支持操作系统 Windows 全系列操作平台适用线路 公用电话线路传输速度 2400BPS14400BPS 自适应通讯接口 一个 USB2.0 接口、两个电话线接口传真分辨率 标准（200*100dpi） 、清晰（ 200*200dpi）液晶显示 可显示 7 种状态信息外形尺寸 24 * 16*4

7、.5CM传真标准 ITU-T30 标准存储传真数量 可存储一千多页传真电脑性能要求 P586/166 以上配置的电脑双向语音 接收和 发送都有语音提示收到传真提醒方式 LED 指示灯闪烁、语音提醒、LCD 显示电源 220交流供电或 USB 总线供电1.4. HEWAY 数码传真系统 -企业版数码传真机的功能企业共享 用户可在同一企业中任一台电脑上直接发送或接收传真。系统内部用户传真转发 接收的传真或者是内部的传真通知，可以在 HEWAY 数码传真机内部用户之间自由转发。传真打印 用户可以将所有收到的传真，在打印机上打印，同时在电脑上保存备份支持群发组 对客户传真号进行分组管理，方便群发传真。

8、无纸收发 传真直接进出电脑，不用传真纸、墨粉、硒鼓等耗材。第 4 页 共 23 页关机收发 无须电脑开机可自动接收传真。群发传真 只需一次操作，HEWAY 数码传真系统可将一份传真自动发给多个用户。自动排队自动重发 发送多个传真时，传真自动排队；由于对方占线等原因导致发送失败后自动重发。IP 自动拨号 在 HEWAY 数码传真机服务器可以设置 IP 号码。自动重发 因对方占线或无人接听导致传真失败，系统可以自动重发传真件。接收提示 接收到新的传真，管理软件会自动弹出一个提示框。传真副标题 HEWAY 数码传真系统提供了一个副标题选择，可以在发送出去的每一份传真上面输入公司宣传语，进行企业标识。

9、传真管理 收发传真自动保存；可以查看收发传真的时间、联系人、状态等信息；可以根据姓名、传真号码、日期、主题等多种方式查找收发的传真。传真编辑处理 可以将收到的传真直接在电脑上进行浏览、修订、批注、转发、归档、打印等。电子盖章签字 对收发的传真可以进行电子签名、盖章。电话簿管理 对客户传真号进行统一管理，可以对客户传真号进行查看、增加、修改、删除等操作；对发送成功的新的传真号码，系统自动加入到电话簿中。语音提示 当接收传真的客户为人工接听时，系统自动用语音提示客户给出传真信号接收传真。远程登陆 随时随地通过 Internet 登录到服务器端，收 /发/ 编辑传真件。开发接口 HEWAY 为软件公

10、司及二次开发用户，提供了方便的二次开发接口，可与企业的其它业务系统无缝对接，提高工作效率。2. HEWAY USB 数码传真机与传统机械式传真机的主要区别传统传真机有机械部分，可扫描和打印；数码传真机没有机械部分，打印或扫描是由打印机和扫描仪来处理的，二者因此而产生很大不同：1）传统传真机的机械部分容易损坏，会产生额外的维护费用，多合一的传真机一旦出现机械故障，还会造成其他功能（如打印/扫描/ 复印）同时不能使用；2）传统传真机不能直接发送电脑上的电子文档，而是需要先打印出来再发送，产生不必要的费用和损耗(纸张、碳粉等 )，数码传真机则可直接发送，无需打印；3）传统传真机收到传真后必须由传真机

11、本身打印出来，耗费纸张的墨盒，数码传真机则是根据用户需要来定；4）数码传真机自带海量存储芯片，可保存超过 1000 份传真，传统传真机缺纸时只能暂时存储极少量传真，甚至干脆就不能接收；5）数码传真机还可配合 PC 机软件实现传统传真机无法实现的功能，如：传真编辑、传真归档管理、快速查找传真、通讯录、企业共享、互联网远程登录管理、自动重发、多个传真自动排队、自定义传真副标题、自定义语音提示、软硬件固件在线升级等。数码传真相比传统传真可以用 8 个字概括：省钱、省力、省心、环保。2.1. HEWAY USB 数码传真机与互联网企业传真的比较与 HEWAY USB 数码传真机相比，通过互联网收发传真

12、有以下缺陷。1）每月都要缴纳固定的月租费，不论是否有使用；2）传真收发有延迟，不能及时送达，一般延时在 5 分钟左右，由于没能即时送达，造成经常存在发送方已发送多时，接收方还迟迟没收到的现象，让发送方误以为发送失败，而重发多次，被多次收费；3）传真文件均保留在服务提供商的服务器上，业务安全存在巨大隐患，而 HEWAY USB 数码传真机无需上网、不用账号、不会丢失、不会泄密、即发即到，是办公室电子文件收发的又一个革命性方式。HEWAY USB 数码传真机的收发传真流程如下：第 5 页 共 23 页电 脑H E W A Y数 码 传 真 机H E W A Y数 码 传 真 机电 脑4）依赖互联网

13、，如果不能上网，就没法收发传真；5）收发传真时没有语音提示，不能起到提醒作用；2.2. HEWAY USB 数码传真机和网上流行的免费传真软件有什么区别？其实较早以前，就存在各种各样的传真软件，也能收发传真，而且大多是免费的，那为什么还要购买我们的数码传真机呢？这是一个很有趣的问题。但是你有可能只知其一，不知其二，目前企业上确实有很多免费的传真软件，有几点需要注意：1）它们大多是软件作者出于个人兴趣写的一些小程序，水平参差不齐，良莠并存，且大部分没有操作说明，界面可操作性差，比较不实用(如果界面是英文的，对于不熟悉英文的朋友则是难上加难)。2）软件功能相对比较简单，不够专业，一般都可以做到简单

14、的收发，部分的有通讯录功能，但没有太多有价值的功能，即便是微软操作系统自带的传真服务也是如此。而我们的数码传真机有专门的传真编辑器，可方便的进行电子签章/签字、文字标注等编辑操作，而且通过我们的软硬件可以方便的做到：传真归档管理、快速查找传真、企业共享、互联网远程登录管理、自动重发、群发、自定义传真副标题、自定义语音提示、可在线升级等功能。3）用户从网上下载来源不明的免费传真软件，有感染电脑病毒或黑客木马的危险。4）为了让这些免费的传真软件能工作，用户需要花钱购买该软件能识别的传真Modem(俗称传真猫，为压缩成本，现在电脑自带的大多是软猫，不一定有传真功能，即便有，兼容性也存在一定问题) ，

15、而另一方面，硬猫的价格不菲，因此说，免费软件并不免费。5）免费软件大多没有经过系统测试，软硬件的兼容性会存在较大的问题，也许用户只是更换一台机器，换一个 Modem 或换一个操作系统，软件就无法继续工作了。6）因为是免费软件，所以就没法指望它能对某项功能做出维护和改进，也不可能要求技术支持，更不存在售后服务。一般来讲，大多数免费软件都会有类似提示：本软件不提供任何品质保证，使用者风险自担等，这是免费软件与生俱来的特点。7）还有一个重要区别，就是这些传真软件，都无法脱机接收，也就是 PC 机必须 24小时开机运行，否则就收不到传真。综上所述，免费传真软件对于喜欢 DIY 的个人用户，可作为一种业

16、余爱好；另外，作为一种技术，它是数码传真机的雏形，数码传真机正是克服其固有弊端发展而来。传真机作为一种办公设备，对于企业来讲，是一个十分严谨的事情，明智的企业管理者大概都不会使用没有品质保证的免费传真软件来接收客户的订单，而且获得我们的数码传真产品，其完美的性价比，只会让您觉得物超所值。数码化是传真机发展的必然趋势将电脑应用于办公领域最早从科研单位兴起，之后便迅速向企业、政府、公司、工厂、甚至是个体户和家庭普及。据有关资料统计，我国目前电脑拥有量 2 亿台每年以 35%的速度递增，能够熟练操作的人仅 8000 万，想学电脑的人达 9 亿，在许多城市，新进入工作岗位的年轻人几乎 100%具有电脑

17、操作能力。传真机与电脑有着比其它产品更密切的联系，文件的产生、管理在我国已基本实现电脑化，而放在旁边的传真机是这些文件的主要传输工具。但现实是两者近在咫尺，远在天边：发送传真时，文件从电脑中打印出来，再由人工拨号、送纸从传真机发送；收到传真是纸面文件，无法放进电脑保存，更不用说用电脑进行修改了；传真机更是无法发送彩色照片、声音、Word/Excel 等电脑常用电子文件。因此，在电脑办公的大潮下，许多人对传真机的数码化跃跃欲试。根据我们的初步调查，在北京中关村电脑市场出入人员中，超过第 6 页 共 23 页70%知道电脑可以发送传真，还有接近 5%曾尝试过用电脑直发电子文件（基本上为专业人员和电

18、脑玩家） ，另外，传统传真机中高端产品也开始一点点与电脑建立联系，潜在需求迅速膨胀，将传统的传真机更新换代适时地推出数码传真机已是“山雨欲来风满楼” 。电脑化和数码化的趋势不可阻挡，传真机更不例外，在未来的 3-5 年中，数码传真机将成为主流，没有数码功能的传真机将逐渐淡出市场。2.3. 普通传真机与 HEWAY USB 数码传真机使用成本对比表1. 纸张耗材费比较项目 热敏传真机 喷墨传真机 激光传真机 HEWAY USB 数码传真机传真纸 0.126 元/页 0 0 0A4 打印纸 0 0.044 元/页 0.044 元/页 0墨盒 0 0.42 元/页 0 0碳粉 0 0 0.05 元/

19、页 0接收成本 0.126 元/页 0.464 元/页 0.094 元/页 0发送打印成本 0.464 元/页 0.464 元/页 0.464 元/页 0一年费用合计 3186 元 5011 元 3013 元 02.折旧费和维修费比较项目 热敏传真机 喷墨传真机 激光传真机 HEWAY USB 数码传真机折旧费 300 元 500 元 800 元 200 元维修费 50 元 100 元 200 元 0 元3.发送人力成本的比较项目 传统传真机 HEWAY USB 数码传真机发送一份 3 页传真花费的时间 （包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档）6 分钟 4 秒接收传真保存

20、归档时间 2 分钟 2 秒平均人工成本（月薪+ 其它分摊成本） 12 元/小时 12 元/小时一年 300 天人工成本合计 2880 元 36 元4.通信费用数码传真机拥有高速传真功能，速度高达 14400bps，是市场上常见传真机（9600bps）速度的 1 倍，因此通信可节省 50%的费用。另外，HEWAY USB 数码传真机可以直传照片、图纸、程序、Word/Excel 等电子文件，令您的办公效率大为提高，通信费用进一步降低。5.年费用（纸张耗材费用+折旧维修费+人工费用，未计通信费用）比较项目 热敏传真机 喷墨传真机 激光传真机 HEWAY USB 数码传真机年费用合计 6416 元

21、8491 元 6893 元 236 元赶快用 HEWAY USB 数码传真机，每年至少为您节省数千元！XXX（公司名） “企业传真机”采用预付费制，用户需付一定的费用后方可开户使用，计费方式为：服务费+信息发送费，信息发送按实际发送量计费，短信提醒按条计费，接收第 7 页 共 23 页传真免费。具体标准如下：2.4. 服务费类型 服务费 传真箱配置直线 30 元/月(300 元/年) 容量 50M，通讯录 3000 条总机/直线分机 10 元/ 月 容量 20M，通讯录 1000 条分机 52715749-XXXX 10 元 /月 容量 20M，通讯录 1000 条总机/直线开户费 60 元

22、(按年付可免开户费)，靓号选号费另计，收传真免费。分机 52715749-XXXX 开户费 20 元，预存 100 元起开户。2.5. 实时资费标准 发传真：目的地 费率 (元/分钟)深圳 0.2国内 0.3港澳台 1.0美洲: 美国 加拿大欧洲: 英国 法国 丹麦 荷兰 比利时 芬兰 意大利 葡萄牙 希腊 瑞士 奥地利亚洲: 日本 南韩 新加坡 马来西亚 澳大利亚2.0德国 西班牙 巴西 阿根廷 以色列 印尼 泰国 3.6国际土耳其 伊朗 印度 4.6系统管理员与服务器端操作手册本节将介绍 HEWAY 数码传真系统服务器端的软硬件的安装，相关参数设置，以及收发操作3. 系统安装3.1. 硬件

23、安装用 USB 数据线连接 HEWAY USB 数码传真机硬件 USB 接口到计算机可用的 USB端口。 若是第一次安装，电脑会提示“找到新硬件” ， 并弹出“新硬件安装向导” ，用户根据安装向导提示，找到硬件驱动程序，完成安装。完成安装后，电脑提示“新硬件已经安装完成并可以使用” ，以后直接插上既可使用。注：硬件驱动程序在用户选择的软件安装目录路径文件夹下！连接时，数码传真机蜂鸣两声，表示已连接。此时移动鼠标光标到程序图标上，可看到“设备已连接”提示： 连接图如下所示：第 8 页 共 23 页3.2. 软件安装服务器端软件安装在用作服务器端的计算机上，将系统安装光盘插入电脑光驱，双击“合威传

24、真服务端.exe”开始安装，根据安装向导完成安装。升级此项服务只有已注册用户方能享受，用户收到 HEWAY 公司升级通知后，到HEWAY 公司网站 找到升级文件并下载到个人电脑上后。1）升级硬件代码：右击程序图标，选择“固件升级” ，在“打开”对话框中，选择刚下载的升级文件，打开即可升级硬件代码。升级完毕后，数码传真机硬件将自动重启，请耐心稍候。2）升级服务器端或客户端程序：直接双击安装即可。系统硬件面板指示说明指示灯 & 蜂鸣1）连接上电脑时，蜂鸣两声后，开始正常工作。2）发送/接收完毕时，长响一声。面板按钮说明1）铃声次数设置：“-”减少铃响次数； “+”增加铃响次数。2）AUTO ：自动

25、接收传真，设置为 AUTO 时，LCD 上显示 AUTO。3）MANUAL：手动接收切换设置，设置为 MANUAL 时，LCD 上显示为MANUAL。4）RECEIVE：发送/接收信号钮。LCD 文字1）RECEIVING ：表示传真接收中 2）SENDING：表示传真发送中3）NEWFAX：表示有新传真到4）AUTO ：自动接收模式，即无人自动接收，当有新传真到达时，电话铃响三声后，（三声为系统默认设置） ，HEWAY USB 数码传真机，自动开始接收传真，并自动保存到传真机内存芯片中，推荐无人值班时，使用此模式，用户把传真机接到电脑后，收到的传真会自动上传到电脑中。注：自动接收电话铃响时，

26、请勿拿起电话，否则会导致信号中断！5）MANUAL：手动接收模式，新传真到达时，当有新传真件到达时，电话铃响后，拿起电话，按下“发送/接收信号钮 ”，给对方发送信号，后挂电话，完成接收后，打开传真管理器“收件箱” ，可浏览传真件。 （若已知是传真件，可直接按下“发送/接收信号钮” ）6）RING NUM：振铃次数，可在右键快捷菜单“设置”-“自动应答振铃次数”中设定，也可按传真机硬件上“RING NUM”的+/-按钮设定，最多可设置为 8 声。第 9 页 共 23 页4. 系统服务器端设置4.1. 设置用户列表/群组1) 单击任务栏图标 ，打开传真管理器。2） 在传真管理器任务栏中，单击“联系

27、人” ，弹出联系人窗口。再单击“增加”打开联系人，即可添加联系人信息。在每次打开“联系人”栏，直接点开“增加”时，系统都将默认为“联系人（内部用户） ”，添加结束后点“确定”即可。 （如下图所示）如想增加非内部用户，打开联系人窗口后，单击“内部用户” ，再单击“增加” ，些时弹出来的窗口会变成不带有“内部用户”的“联系人” ，添加结束后点“确定”即可。 （如下图所示）3）在传真管理器任务栏中，单击“联系人” ，弹出联系人窗口。再单击“群组管理” ，打开群组管理窗口。 （如下图所示）第 10 页 共 23 页首先输入“增加群组”名称，然后在“设置群成员”栏的左侧“所有成员列表”中，单击用户预增加

28、的成员名字，再点 ，右侧成员列表中便会成功的增加用户所点成员。如想从右侧成员列表中把已增加的某位成员移除，单击预移除成员，再点 ，便可成功移除。另， 是将左侧“所有成员列表”内的所有人员一次性全部添加到右侧 “成员列表”中的操作键， 则是将右侧“成员列表”中的所有人员一次性全部移回左侧“所有成员列表”中。4.2. 设置发送/接收参数在传真管理器任务栏中，单击“设置” ，会出现“设备格式化” 、 “设置语音” 、 “设置传真” 、 “联系人” 、 “备份数据” 、 “变更数据位置”几项。1） 设备格式化分有“低级格式化” 、 “恢复出厂设置”两种供客户选择。 （如下图）2） 设置语音中的“设置内空”里，可选择用户预录音的用途，一为“接收传真欢迎词” ；二为“发送传真语音提示” 。 （如图 1） 用户可以直接点击“录音” ，也可以沟上（图 2）项。（图 1） （图 2）3） 点击“设置传真”进入“参数设置” ，用户可按需要逐一填写后点击“确定”即可。