成绩统计模块及教程1.doc

1、中小学成绩统计模块教程 1一、模块的安装模块安装程序下载页面：(在文件左边的方框中打上勾，即可下载)http:/ ，然后退出杀毒软件及 360 安全卫士（可能误报模块为病毒或木马，导致安装失败） ，打开 Excel2003（模块支持 Excel2003 和 Excel2007，教程以Excel2003 为例） ，将安全性设置到“中” ，最后退出 Excel。2、找到安装压缩包（） ，打开压缩包并双击里面的 liyunfei20120720.exe，如弹出“注册后使用全部功能”消息框，说明安装成功。二、模块的注册1、重新启动 Excel，Excel2003 版的界面如下，其中增加了“成绩统计”和

2、“其它”两个菜单。如果是 Excel2007，则界面中增加了“加载项” ，在“加载项”中有“成绩统计”和“其它”两个菜单。2、在“成绩统计”菜单中找到“注册”选项并单击，如 Excel 的安全性设置为“中” ，将弹出安全警告，单击“启用宏” （成绩统计模块主要由 LYFei001.xla，LYFei002.xla，LYFei003.xla 组成，今后出现安全警告要注意） ，将依次出现几个提示框，在提示输入注册码的对话框中输入获得的注册码（注意：机器码不同，注册码就不相同，输入时可不区分大小写，但不要输入空格字符） ，不注册只有小部分功能有限制。三、用模块进行成绩统计本模块最大统计范围：1 个年

3、级、1 次考试，100 个班、10000 人、50 个学科下面以测试文件（测试文件“周中 11 初六 2”在 liyunfei20120720.rar 压缩包内）为例，演示模块的主要功能。测试文件“周中 11 初六 2”代表周家中学初中 11 级第六学期第 2 次月考， （初中三年可分成六个学期，大家可结合自己学校的实际简化文件的命名） ，这是一个有三个工作表的工作簿，Sheet1 表中存放着 12 初全级刚录入完的原始成绩，Sheet2 和 Sheet3 表为空表，将用来存放统计数据（注意：统计数据和原始成绩不能放在一个表中，如果空表不够，可以添加新的空表） 。原始成绩表的格式设置及其它一些

4、事项见下表：图中第 3 行为空行，只是行距很窄。如果格式不符合要求或选错了要统计的表，则可能出现如下一些警告，并中止程序运行，请根据警告做相应的处理。1、数据备份统计之前最后对文件进行备份，打开“周中 11 初六 2(测试文件).xls” ，执行“成绩统计”“统计前准备”“数据备份至 D 盘” ，然后单击 “强制备份”按钮，出现 “备份成功”消息框，则当前的工作簿就被复制到目录“D:成绩统计备份”下。备份文件名是由当前文件名加上备份时间组成的，在需要的时候可以打开，注意目录“D:成绩统计备份”有可能是隐藏的。 目录“D:成绩统计备份 ”下的文件可以隔几年才清理一次，因为每个文件一般情况下都比较

5、小。2、数据检查在统计前要对被统计的数据进行检查，因为被统计的数据可能有输入错误，比如 78.5 被输入成 78.5，多一个小数点就成了文本格式。另外也有可能是从其它软件中复制来的数据，格式不符合统计要求。数据检查操作如下：激活要检查的工作表，本实例中是文件“周中 11 初六 2(测试文件).xls”的 Sheet1 表，执行“成绩统计”“统计前准备”“检查” 。 （“检查”菜单中的“N ”表示执行命令后，数据将产生在新建的工作簿中，如果是 “NA”则表示执行命令后，数据将产生在新建的工作簿中并且有参数可以调整，以后的其它菜单意义相同）执行命令后，将在新建工作簿中报告检查结果。以上表中显示的结

6、果表示被检查的数据没有错误，可以进行下一步操作，而下表中显示的结果表示被检查的数据有错误，需要处理后，再次检查，直至检查没有错误为止，才可以进行下一步操作。上表中必须要处理的数据有：姓名字段中有一空格，语文字段中有一个文本格式，数学字段中最大值超过了该科分制；可能需要处理的数据有：英语字段有 5 个空格（分情况处理：可能缺考，也可能是录入人员忘记录入） 。特别注意：如果要统计缺考，请保留空格，如果不统计缺考，请在空格中输入 0。如果检查没有错误，关闭新建的检查报告工作簿（不保存） 。3、基本统计基本统计（注意：基本统计的四个命令都是直接在当前激活的工作表中执行）（1）总分在总分字段下的第一个单

7、元格（本实例在单元格 L5）中输入总分公式“=E5/1.2+SUM(F5:K5)” ，在这里公式的含义是：语文分制是 120，计算总分时语文要折算成 100，其它学科全部计入总分。公式输入完成后，按回车，然后执行“成绩统计”“基本统计”“总分” 。如果公式符合要求且没有错误，执行后将出现如下对话框。建议选“是” ，这样当前工作簿将在总分之前被复制备份，当然如果选“否” ，也将总分，但不会对当前工作簿备份。选择后公式将复制至全级。特别注意：总分公式是由用户自己输入，因为不同的考试，不同的学校，总分的折算大不相同。在输入总分公式时不能输入“$”绝对引用符，也不能出现明显的错误。如果出现明显错误，执

8、行“总分”命令时，将出现如下提示。（2）排名执行“成绩统计”“基本统计”“排名” ，即可完成按总分由高到低的排序，并显示名次（3）升降如果前次（上次考试的名次）字段下有数据，则可执行“成绩统计”“基本统计”“升降” ，则可计算出每个学生两次考试的名次升降情况。（4）班名次执行“成绩统计”“基本统计”“班名次” ，即可计算出每个学生的总分班名次。4、名次分布统计（1）名次分布的简单统计名次分布的简单统计（常见的 10 名递增包含式）执行“成绩统计”“名次分布统计”“名次分布（简）N” ，可计算出全级总分名次在各班的分布情况，程序将自动新建一个工作簿存放计算结果。将新建工作簿中需要的数据复制到测试

9、文件工作簿“周中 11 初六 2(测试文件).xls”的 Sheet2 空表中（这里假设复制的是前 10 名至前 100 名的数据） ，复制完后关闭新建的工作簿并不保存。如果想彻底去除 0 值，从而使表格更加简洁，可以先选中你想去除的区域，然后执行“其它”“清除 0 值和错误值” 。单击“确定” ，最终结果如下。去除 0 值在以后还会用到，本教程只演示一次，使用这个命令要注意：一定要先选择想去除的区域，如果有些 0值需要保留，就不要选择。（2）名次分布的稍复杂统计名次分布的稍复杂统计（常见的递增包含式和分段式）重新激活测试文件工作簿“周中 11 初六 2(测试文件).xls”的 Sheet1 表，执行“成绩统计”“名次分布统计”“名次分布（详）NA” ，可计算出全级总分名次在各班的分布情况，程序将自动新建一个工作簿存，并在两个工作表中分别存放名次分布包含式和分段式统计结果。