易磐科技：预算管理软件轻松解决企业费控难题.doc

1、易磐 EP 全面预算管理软件轻松解决费控难题费用预算与控制是企业财务管理中的一个重要环节。要做好这项工作，首先需要 对费用进行分析。才能够对症下药 。易磐科技（http:/ ）结合自身的项目经验和案例，对费用分析提出五个 针对性的建议。建议一：费用需要进行合理的细分费用种类费用繁多。第一步就是要对费用进行合理的分类。从财务管理角度出发，费用可以分为财务费用、销售费用和管理费用。从管理角度出发，这个费用的分类还是有点广。如销售费用，包括了产品广告费用、市场推广费用、销售部门的日常支出等等。销售费用一个大类无法反映企业的实际情况。类似，财务费用、管理费用也是如此。因此在实际工作中，有必要对相关费用

2、进行具体化。具体化的标准只有一个，就是根据企业管理的需要，来进行分类。而且不同的行业对此可能有不同的要求。如对于房地产行业，财务费用中的利息费用会占据半壁江山。在这种情况下，企业决策者可能会比较关心利息费用在各个年度的变化。如因为利率的变动对利息的影响等等。此时就需要将利息费用作为一个独立的分类拿出来考虑。而对于有自己品牌的企业来说，如像苏宁电器、海尔电器等等，他们销售费用中的广告费用比例很高。在费用预算控制中，这个就是管理的重点。可能需要分析费用的投入与收入之间的联系。此时就需要将广告费用拿出来独立进行分析。可见费用分类的重要性。不同的行业对于费用的分类要求也有不同。所以在预算和费控系统实施

3、之前，咨询顾问需要跟用户进行充分的沟通。根据用户的实际需要对费用进行合理的分类，以利于以后对费用的控制。建议二：费用可以与部门的销售额挂钩企业决策者比较关心的是销售费用与收入的增长关系。如海尔电器可能在全球各地都有销售处。在国内的话，也许各省份都有分公司或者办事处。决策者需要知道，各个销售机构的销售费用与销售额之间的对比关系。如果某个办事处销售费用高、而销售额比较低的话，则可能需要采取措施。当然在做出任何决策之前，都需要有数据的支持。不过需要注意的是，费用与销售收入一般不会成一种比例关系。如在比较成熟的市场中，销售费用可能比较低，但是收入确很高。而对于新开发的市场，销售费用比较高，但是收入确不

4、是很理想。所以在进行费用收入分析中，还需要结合其他的因素。如进入这个地区的时间等因素考虑。如果进入这个地区已经好几年了，但是销售收入一直上不去，而销售费用确居高不下，此时就需要分析原因了。总之，对于费用与收入分析模型来说，其可能需要好几年的数据进行前后的对比。而不能只是一年的数据。建议三：费用要以本位币计量有些企业规模比较大，在全球各地都有销售处。此时在对费用进行横向分析时，笔者认为需要考虑币种的问题。如需要将不同办事处的销售费用按统一的币种进行折算，最好是将各地的费用折算成本位币，或者与销售订单金额统计一直的币种，以利于进行相关的分析。在折算时主要需要考虑汇率的选择问题。如采用的是销售交易发

5、生时的汇率，还是采用期初或者期末的汇率？通常情况下，在企业日常管理中对这个都会有明确的要求。因为这也直接与财务管理挂钩。为此现在咨询顾问的主要工作就是同企业用户进行沟通，然后确定该采用的汇率。而不是想当然的采用自己所喜欢的汇率。在汇率选择时一个比较关键的问题是采用分析时的汇率还是采用交易发生当期的汇率。如现在是 10 年 12 月份，管理员需要分析 10 年 1 到 12 月的销售费用与销售收入的对比关系。此时在币种转换时，有两个汇率可以选择。一个是在每个月期末先折算成本外币，然后进行汇总。另外一个方法是先按外币进行汇总计算，然后再按分析时的汇率进行折算。此时由于不同时期的汇率不同，为此最终的

6、结果是不相同的，会有误差。在实际工作中，这两种方式都存在。那么该采用什么样的方式呢？笔者更倾向于第一种方式。因为这种方式虽然计算复杂，但是精确度比较高。现在将计算交给系统来说，所以计算量并不是大问题。 建议四：费用周期性分析在做费用预算与控制中，费用的周期性分析是一个很重要的环节。如对于一个新开发的市场来说，费用的发生额往往会有一个固定的规律。即先从低到高（新市场需要很多的市场推广活动）、然后再从高到低（当企业的产品被用户接受之后，市场推广费用会逐渐的降低）。在易磐科技的预算和费控系统中，要分析出这个规律的话，则需要好几年的数据。此时就需要用到费用的周期性分析的功能。在费用的周期性分析时，主要

7、需要把握如下几个内容。一是分析的周期。有些产品，可能市场推广的活动比较短，此时其分析的周期就会比较短，如可以以一个月或者一个季度为单位。但是有些产品，如大型的家电等等，其市场推广的周期比较长，此时采用的周期就可能会以一年为单位进行核算。不同的行业、不同的产品对于这个周期都会有不同的要求。从技术上来说，这并不是难点。主要是咨询顾问需要预先跟用户进行沟通，确定好分析所需要的周期。然后才能够跟用户索要相关的数据。二是费用的基数。在费用管理中，有些费用是相对固定的，不存在周期性。如办公场地的租金、水电费等支出等等。这些往往在一定时期内是固定不变的。在费用的周期性分析中，是否需要将这些固定费用剔除掉呢？

8、这也需要事先确认。确认完毕后只要在基本资料中对此做一些分类，然后就可以利用 Where 条件语句将其过滤掉。从以上内容中可以看到，在易磐科技的预算和费控系统实施时，重要时刻保持与企业用户的沟通。建议五：特殊费用特殊对待在费用管理中，可能还包括一些特殊的费用。如各个办公场地的固定支出、出差费用等等。对于这些特殊的费用可能有特殊的分析要求。如有些企业可能会认为市场的推广等费用很难与销售量进行挂钩。那么各个办公场地的固定支出至少可以与销售收入挂钩。如企业可能有一定的标准，根据销售量的多少，来决定一个办公场地的最高支出。然后在年末以此作为考核的标准，来判断这个办事处的日常办公支出是否超过要求，等等。对于这些细小的问题，在前期调研中企业用户应该主动向咨询顾问提出。其实从技术上来说，这些分析都没有多大的难度。其难点往往在于基础数据的整理与分类。如果一开始不提出，等到基础数据模型都搭建好了，再提出新的需求，就可能需要对基础数据进行重新的整理。这会让企业走冤枉路，从而延长项目的周期、提高项目的成本。总之对于费用分析来说，其切入点往往都是比较小的。但对于费用预算与控制来说却相当的。易磐科技作为国内领先的自主预算管理软件供应商，在预算编制、预算执行、费用控制等方面积累了丰富的经验，我们陆续还会推出更多的经验与企业、用户分享。